Status kepatuhan hibah pada tahun 2024: Apa yang perlu Anda ketahui tentang perubahan Pedoman Seragam

Sekilas tentang masa depan Uniform Guidance mulai terlihat, namun jika Anda tidak menghadiri Annual Grants Training (AGT) 2024, Anda mungkin melewatkannya. Singkatnya, kita mungkin akan melihat peningkatan ambang batas audit dan pengeluaran, lebih sedikit jargon, dan deteksi penipuan yang lebih cepat. Mari kita gali lebih dalam.

Penafian: Konten blog ini hanya bertujuan sebagai informasi umum dan tidak boleh ditafsirkan sebagai nasihat hukum. Pembaca didorong untuk mencari bimbingan dari penasihat hukum mereka sendiri sebelum mengambil keputusan berdasarkan informasi di sini. Kami tidak bertanggung jawab atas tindakan yang diambil atau tidak diambil berdasarkan artikel ini.

Catatan Penulis: Artikel ini ditulis sebelum pengumuman bahwa aturan Uniform Guidance yang baru akan diluncurkan pada Kamis, 4 April. Anda dapat mendaftar untuk webinar peluncuran di sini . Kami akan memperbarui bagian ini dengan apa yang kami pelajari.

Pada bulan April 2023, saya mempelajari semua yang saya bisa tentang Uniform Guidance for Federal Awards, atau 2 CFR Part 200, yang merupakan kerangka peraturan dan regulasi untuk pemberian dana federal. Sebagai bagian dari upaya ini, saya menghadiri AGT 2023 National Grant Management Association (NGMA).

Jika Anda juga berada di sana, Anda mungkin mengingat suatu momen dengan jelas seperti saya. Deidre Harrison, wakil pengontrol Kantor Manajemen dan Anggaran (OMB) berjalan ke atas panggung dan memberikan kejutan: OMB sedang mengerjakan pembaruan yang akan datang pada Uniform Guidance.

Berita Harrison disambut dengan keluhan kolektif.

Secara harfiah—saya dapat mendengar para profesional hibah di sekitar saya mengempis. Manajer hibah mendedikasikan waktu bertahun-tahun untuk menguasai Panduan Seragam, sering kali menjalani proses sertifikasi yang ketat. Setiap perubahan pada pedoman ini berarti banyak pekerjaan bagi banyak orang.

Seiring berlalunya waktu, kami mulai mendapatkan gambaran yang lebih jelas tentang apa yang akan berubah. Pada bulan September 2023, OMB menerbitkan beberapa dokumentasi pertama tentang perubahan Uniform Guidance yang akan datang. Hal ini sangat membantu, namun yang kami perlukan hanyalah menyelami lebih dalam sebagai bagian dari acara AGT.

AGT tahun 2024 memberikan penjelasan mendalam dan banyak lagi. Tahun ini, Harrison memberi kami secara spesifik, dan saya membuat banyak catatan. Inilah yang kami ketahui sejauh ini.

Mengapa Panduan Seragam berubah

Ketika Harrison tampil di atas panggung tahun ini, ruangan menjadi heboh, menunggu untuk mendengar lebih banyak tentang apa yang dia dan timnya telah rencanakan. Dengan adanya perubahan pada Uniform Guidance, OMB berupaya untuk:

1. Selaras dengan prioritas administrasi dengan memasukkan persyaratan undang-undang.
2. Kurangi beban melalui proses yang disederhanakan bagi lembaga dan penerima.
3. Klarifikasi dan standarisasi bagian yang ambigu untuk memastikan interpretasi yang konsisten.
4. Tulis ulang bagian dalam bahasa yang sederhana, perbaiki alur, dan atasi inkonsistensi.

Harrison juga memperkenalkan Dewan Bantuan Keuangan Federal (COFFA) yang baru dibentuk, yang diumumkan pada musim gugur lalu dan bertugas: “memastikan bahwa lembaga-lembaga Federal memiliki alat yang mereka perlukan untuk melaksanakan program bantuan keuangan Federal dengan cara yang efisien, efektif, dan adil. , sekaligus mengurangi beban administratif bagi pemohon dan penerima bantuan keuangan Federal.”

Sebagai bagian dari tujuan ini, COFFA akan mulai melakukan standarisasi pelatihan dan proses dalam Uniform Guidance. Untuk memahami caranya, kita perlu memahami apa yang berubah.

Ambang batas akan meningkat

Ruangan bersorak ketika Harrison mengumumkan proposal untuk meningkatkan biaya de minimis untuk biaya tidak langsung dan langsung.

• Untuk tarif biaya tidak langsung, usulan de minimis baru adalah 15% (naik dari 10%).
• Untuk biaya langsung, de minimis baru yang diusulkan adalah $50k (naik dari $25k).

Selain itu, ambang batas yang diusulkan untuk audit tunggal adalah $1 juta (naik dari $750 ribu). Perubahan ini sepertinya merupakan hal yang disambut baik, karena kemungkinan besar akan mengurangi beban administratif bagi banyak pemberi hibah. Kami harus menunggu dan melihat apakah hal ini memengaruhi jumlah total audit yang diperlukan.

Bahasa akan lebih sederhana dan jelas

Andrew Victor, Esq untuk USAID, tertawa pada sesi penutupan AGT 2024 ketika dia berkata, “Mungkin Anda tidak perlu menemui pengacara Anda hanya untuk mendapatkan penjelasan [Bimbingan Seragam].” Untuk tujuan ini, OMB bertujuan untuk membuat Panduan Seragam baru lebih jelas dan mudah dibaca untuk menghindari multitafsir dalam bahasa yang sama.

Misalnya, menggunakan “Penerima” dan bukan “entitas non-Federal” dan nama sebenarnya dari sistem pemerintahan tertentu (seperti SAM.gov) versus “sistem pemerintahan seluruh yang ditunjuk oleh OPB” yang sebelumnya tidak jelas. OMB menyediakan dokumen yang menunjukkan contoh pengeditan.

OMB juga bertujuan untuk menstandarkan Notice of Funding Opportunities (NOFO), yaitu pemberitahuan bahwa lembaga Federal memiliki dana yang tersedia untuk diberikan. Saat ini, NOFO bisa mencapai 100 halaman, diisi dengan bahasa Uniform Guidance yang tidak perlu ada di sana. Ke depannya, OMB bertujuan untuk mengurangi NOFO bersamaan dengan bahasa Panduan Seragam yang lebih sederhana.

Pengungkapan wajib dapat terjadi segera setelah Anda memiliki bukti

Dapat dimengerti bahwa transparansi dan pengurangan penipuan sangat penting bagi OMB. Jadi, mereka mengubah jadwal pengungkapan wajib, yaitu pemberitahuan investigasi penipuan.

Praktisnya, perubahan-perubahan ini hanyalah perubahan kecil pada kata-kata yang pada akhirnya berdampak besar pada waktu pengungkapan wajib. Melissa Prusock, Esq Greenberg Traurig, LLP, menyatakan bahwa dia merasa perubahan terminologi ini adalah perubahan terbesar yang dia lihat dari usulan aturan kepatuhan baru. Dia menjelaskan, “Dengan aturan yang diusulkan, itu adalah [kegiatan] kriminal. Ini merupakan perluasan yang signifikan. Ini menempatkan Anda pada posisi yang sama dengan kontraktor. Aturan ini juga mengatakan bahwa Anda harus 'cepat' dalam mengungkapkan informasi Anda, padahal sebelumnya dikatakan 'tepat waktu'.”

Sebelumnya, penafsirannya adalah bahwa pemohon, penerima, dan subpenerima perlu mengungkapkan potensi aktivitas penipuan setelah mereka yakin bahwa aktivitas tersebut adalah penipuan. Dengan usulan perubahan, orang-orang ini perlu mengungkapkan penyelidikan yang sedang dilakukan segera setelah Anda memiliki bukti yang dapat dipercaya.

Pada AGT 2024, David Clark, direktur pelaksana layanan khusus industri di BDO USA, menjelaskan bahwa, “Segera setelah Anda memiliki bukti yang dapat dipercaya, Anda perlu memberi tahu mereka. Anda tidak lagi harus menyelesaikan penyelidikan Anda. Jika Anda mempunyai petunjuk dan yakin itu nyata, Anda harus mengungkapkannya.”

Aturan pengungkapan informasi baru ini, meskipun terlihat kecil, namun merupakan perubahan besar, jadi pantau terus peraturan tersebut dan konsultasikan dengan penasihat hukum.

Perubahan akan memakan waktu cukup lama

Terakhir, hal terbesar yang saya pelajari adalah bahwa perubahan ini kemungkinan besar tidak akan berlaku dalam waktu dekat. Ketika pembaruan terakhir pada Uniform Guidance dirilis, Harrison meyakinkan kami bahwa akan ada banyak waktu untuk mempersiapkan sebelum implementasi.

Jadi, untuk saat ini saya sarankan Anda tetap fokus pada Uniform Guidance yang kita miliki saat ini dan tetap membuka mata terhadap perubahan apa yang akan terjadi.

Pengelolaan hibah adalah pekerjaan yang sulit

Saya sangat menghargai manajer hibah kami karena mereka bekerja tanpa kenal lelah untuk tetap mematuhi dan memahami peraturan ini luar dan dalam. Namun, mereka tetap mendidik dan melatih satu sama lain dan sub-penerimanya, NPO, dan semua orang baik yang melakukan pekerjaan baik. Ini bukan tugas kecil.

Jika Anda mencari perangkat lunak manajemen hibah untuk membantu Anda mencairkan dana dengan aman dan sesuai kepatuhan, saya mendorong Anda untuk menjadwalkan demo dengan Submittable. Jika Anda mencari konsultan untuk membantu Anda memikirkan kepatuhan, hubungi teman kami di BDO.