Panduan Anda untuk Komunikasi Asinkron

Tim di seluruh dunia kini telah mengakar kuat dalam konsep kerja jarak jauh. Selama satu setengah tahun terakhir, ada pembelajaran, frustrasi, dan beberapa terobosan besar dalam dinamika tim, budaya organisasi, dan produktivitas secara keseluruhan.

Perusahaan telah berhasil bervariasi dalam peralihan mereka ke pekerjaan jarak jauh. Tetapi organisasi yang paling sukses telah menyadari satu hal, bahwa kerja jarak jauh tidak sesederhana menerapkan struktur yang ada ketika tim ditempatkan bersama.

Tim terdistribusi merasa lebih berdaya ketika mereka memiliki fleksibilitas dan otonomi yang lebih besar. Kemampuan untuk membuat jadwal Anda sendiri dan memprioritaskan berbagai tugas dalam sehari sesuai dengan apa yang paling cocok untuk mereka memberi anggota tim kemampuan untuk merancang hari mereka dan memaksimalkan produktivitas mereka.

Semakin banyak, manfaat bekerja secara asinkron menjadi jelas. Organisasi menciptakan dan menerapkan struktur yang memanfaatkan semua manfaat yang berasal dari bekerja secara asinkron.

Apa itu Komunikasi Asinkron?

Pekerjaan asinkron adalah ketika anggota dalam tim dapat berkomunikasi satu sama lain tanpa harus hadir pada saat yang sama. Ini terjadi ketika informasi dapat dipertukarkan secara independen dari waktu ke waktu. Dalam komunikasi asinkron, anggota tim biasanya menyajikan beberapa informasi dan ada jeda waktu sebelum penerima memberikan tanggapan mereka. Sederhananya, pekerjaan asinkron adalah segala bentuk pekerjaan yang tidak terjadi secara real-time dan memungkinkan anggota tim untuk mengoordinasikan upaya mereka di berbagai jadwal untuk bekerja bersama dalam sebuah proyek.

Pekerjaan Asinkron Tidak Sama dengan Pekerjaan Jarak Jauh

Kedua istilah ini sering digabungkan tetapi pada kenyataannya mereka sangat berbeda. Beberapa perusahaan yang telah pergi jauh, masih mengharapkan karyawan untuk masuk pada waktu tertentu dan tetap di meja mereka dari jam 9 hingga jam 5 sama seperti jika mereka berada di kantor.

Pekerjaan asynchronous bagaimanapun, memungkinkan karyawan untuk menyelesaikan tugas-tugas pada waktu mereka sendiri yang mungkin sangat berbeda dari rekan-rekan mereka. Ini mengasumsikan bahwa komunikasi tidak dimaksudkan untuk segera dan orang-orang dapat merespons ketika itu nyaman bagi mereka. Hub online dan alat kolaborasi jarak jauh memungkinkan tim mengakses sumber daya bersama secara mandiri. Mereka menyelesaikan tugas dan mengirimkannya ke kolega mereka yang kemudian dapat mengambilnya kapan pun hari kerja mereka dimulai.

Rapat Itu Mengerikan

Check-in tanpa akhir, stand-up harian, dan rapat serba bisa bisa sangat tidak produktif. Rapat telah diidentifikasi sebagai salah satu penyerap waktu terbesar dalam organisasi mana pun. Dalam sebuah studi baru-baru ini yang dilakukan oleh Harvard Business Review, 65% manajer mengatakan bahwa rapat membuat mereka tidak menyelesaikan pekerjaan yang sebenarnya, 71% mengatakan rapat tidak produktif dan tidak efisien, dan 64% mengatakan mereka menghalangi pemikiran yang mendalam.

Sementara beberapa rapat tidak dapat dihindari, bekerja secara asinkron mengubah cara organisasi mendekati rapat secara umum. Untuk menjadwalkan rapat sambil bekerja secara asinkron, Anda harus mengoordinasikan berbagai waktu orang yang memastikan rapat hanya dilakukan saat benar-benar diperlukan. Ini memastikan agenda yang jelas dan interaksi yang lebih produktif.

Era Kerja Dalam

Saat tim semakin terdistribusi, nilai yang diberikan organisasi pada kuantitas waktu yang dihabiskan di tempat kerja telah sangat berkurang. Output dan produktivitas telah menjadi satu-satunya faktor penting ketika mengevaluasi kinerja karyawan.

“Tugas bergaya logistik yang tidak menuntut secara kognitif sering dilakukan saat terganggu. Upaya ini cenderung tidak menciptakan nilai baru di dunia dan mudah untuk ditiru.”

– Cal Newport

Pekerjaan yang mendalam mengacu pada kemampuan kita untuk bekerja dalam keadaan konsentrasi dan fokus yang dalam untuk jangka waktu yang lama, tanpa gangguan atau interupsi.

Bekerja secara asinkron menjauhkan karyawan dari gangguan sehari-hari di tempat kerja sehingga mereka dapat mendedikasikan sebagian hari mereka untuk menciptakan hasil yang produktif dan bernilai tinggi.

Manfaat Bekerja Secara Asinkron

Lebih Fleksibilitas: Bekerja Secara Asynchronous memungkinkan karyawan untuk menjadi penguasa waktu mereka. Mereka dapat membuat jadwal kerja yang sesuai dengan gaya hidup mereka yang mengarah pada keseimbangan kehidupan kerja yang lebih terpenuhi.

Tanggapan Lebih Terperinci: Ketika bekerja secara asinkron, orang tidak diharapkan untuk segera membalas atau merespons, yang berarti mereka dapat meluangkan waktu untuk benar-benar memikirkan suatu masalah dan menganalisisnya sebelum mereka memberikan tanggapan atau pendapat mereka. Ini mengarah pada keputusan yang lebih matang.

Lebih Sedikit Gangguan: Bekerja secara asinkron membantu karyawan memasuki kondisi aliran dengan lebih mudah. Dengan mengukir beberapa waktu yang didedikasikan untuk tugas tertentu, mereka dapat benar-benar terlibat dalam pemikiran yang mendalam tanpa harus khawatir diinterupsi oleh rekan kerja tentang tugas lain yang tidak terkait.

Dokumentasi Otomatis: Sebagian besar komunikasi asinkron adalah komunikasi tertulis. Baik melalui email, chatting atau di papan tulis online biasanya ada catatan komunikasi yang terjadi. Anda selalu dapat kembali dan merujuk ke komunikasi ini dan ini berfungsi sebagai log yang menghindari redundansi komunikasi.

Meratakan Hirarki: Ini menciptakan forum terbuka bagi karyawan untuk menambahkan saran dan pemikiran. Ini menghilangkan beberapa faktor intimidasi yang mungkin ada selama pertemuan atau interaksi tatap muka.

Alat untuk komunikasi asinkron yang efisien

Surel:
Popularitas email tampaknya memudar dengan munculnya banyak alat komunikasi zaman baru seperti Slack yang mengklaim dibuat untuk kolaborasi jarak jauh. Tetapi email masih diterjemahkan dengan sangat baik ke komunikasi asinkron. Itu tidak mengharapkan tanggapan segera, sehingga anggota tim dapat membalas pada waktu mereka sendiri dengan masukan yang berharga dan bijaksana.

Komunikasi Video:
Konferensi video telah menjadi cara komunikasi default untuk menggantikan pertemuan tatap muka. Tapi itu tidak diterjemahkan dengan baik ke pekerjaan asinkron karena melibatkan keharusan mengumpulkan orang pada waktu yang sama. Alat seperti Loom memperbaikinya dan memungkinkan Anda merasakan manfaat komunikasi verbal melalui rekaman dan berbagi layar.

Papan Tulis Daring:

Dengan alat seperti Creately, Anda dapat memvisualisasikan pemikiran, ide, dan rencana seperti yang Anda lakukan di ruang konferensi. Anggota tim kemudian dapat meninjau visualisasi Anda dan menambahkan komentar, pemikiran, dan saran pada waktu mereka sendiri. Ini menciptakan ruang kerja virtual yang fleksibel dan intuitif yang sangat bagus untuk tim asinkron Anda.

Kiat untuk Bekerja Secara Asinkron

Fokus pada Tujuan : Banyak pekerja jarak jauh merasakan tekanan untuk “terlihat sibuk”. Tetapi pekerjaan asinkron adalah tentang keluaran, bukan aktivitas. Dengan berfokus pada tugas yang didefinisikan dengan jelas, Anda dapat mengurangi obrolan tim yang tidak perlu, melakukan pekerjaan yang lebih baik, dan menikmati keseimbangan kehidupan kerja baru Anda.

Tetapkan Jam Inti. Bekerja secara asinkron bukan berarti bekerja tanpa rutinitas. Sebaliknya, terkadang ini melibatkan pembuatan rencana yang lebih terstruktur dan terperinci yang Anda patuhi. Mengkomunikasikan jam kerja inti Anda ke seluruh organisasi adalah penting sehingga semua orang tahu siapa yang mengerjakan jadwal apa.

Tetapkan Harapan Waktu: Saat berkolaborasi secara asinkron, penting untuk memperjelas tenggat waktu. Bekerja pada jadwal individu tidak dapat mengabaikan fakta bahwa jadwal yang lebih besar perlu dipatuhi. Menetapkan harapan tentang kapan sesuatu akan jatuh tempo penting untuk membantu karyawan mengatur hari kerja untuk memprioritaskan tugas-tugas mendesak terlebih dahulu.

Async Tidak Berarti Asosial. Bekerja secara asinkron tidak berarti bekerja dalam isolasi. Masih penting untuk menemukan cara agar anggota tim terhubung satu sama lain dan bersenang-senang.
Organisasi perlu memprioritaskan pemecah kebekuan dan pesta virtual atau agar rekan kerja dapat membiarkan rambut mereka terurai dan mengenal rekan satu tim mereka secara pribadi.

Beri tahu kami Tentang Pengalaman Anda Bekerja Secara Asinkron

Pekerjaan asinkron di seluruh organisasi masih merupakan konsep yang relatif baru dan tim masih berusaha untuk menyelesaikan semua masalah. Apakah Anda memiliki pengalaman bekerja secara asinkron? Kami ingin mendengar pendapat Anda tentang masalah ini, jangan ragu untuk membagikan wawasan Anda di komentar di bawah.