Masalah Rantai Pasokan Layanan Kesehatan dan Cara Mengatasinya Dengan Teknologi

Crystal Evans, 40 tahun dengan penyakit neuromuskular progresif, khawatir bakteri akan tumbuh di dalam tabung silikon yang menghubungkan tenggorokannya ke ventilator yang memompa udara ke paru-parunya. Seperti yang dia katakan kepada Washington Post, dia dulu memiliki rutinitas menyeluruh sebelum pandemi. Ini melibatkan penggantian sirkuit plastik beberapa kali sebulan agar tetap steril.

Sekarang pandemi telah menyebabkan kekurangan silikon dan plastik yang dibutuhkan untuk tabung dan membuat bahan-bahan ini lebih sulit untuk dipasok, Ms. Evans harus melewati hanya satu sirkuit baru dalam sebulan. Artinya, dia dan banyak pasien seperti dia, sebenarnya, telah menjadi mangsa rantai pasokan yang terganggu. Dan perkiraan mereka yang terkena dampak mencapai puluhan juta.

Skala gangguan merajalela. Menurut Kaufman Hall, perusahaan konsultan kesehatan, sejak awal pandemi, 86% rumah sakit AS telah melaporkan masalah rantai pasokan medis seperti sumber pasokan yang rumit dan 85% mengeluhkan lonjakan harga.

Dan sementara pada tahun 2022, industri perawatan kesehatan tampaknya telah berhasil mengatasi virus, dampak besar COVID-19 pada rantai pasokan perawatan kesehatan (yang sekarang diperburuk oleh invasi Rusia ke Ukraina) masih harus ditangani. Isu-isu rantai pasokan layanan kesehatan utama yang harus ditangani mencakup:

• Terbatasnya ketersediaan obat-obatan penting, terutama yang terlibat dalam pengobatan penyakit pernapasan akut, dan alat pelindung diri
• Masalah dalam pengadaan bahan yang digunakan untuk pembuatan obat-obatan
• Terbatasnya ketersediaan logam dasar dan bahan baku yang digunakan untuk pembuatan peralatan medis
• Kesulitan dalam memproduksi dan memasok semikonduktor (digunakan untuk mesin MRI, monitor tekanan darah, dan peralatan medis lainnya) yang disebabkan oleh gangguan akses ke bahan langka seperti gas neon dan bahan kimia C4F6
• Lonjakan biaya pengadaan dan operasional yang dipicu oleh kenaikan harga minyak mentah, gas, plastik, dan energi
• Visibilitas terbatas ke dalam rantai pasokan global dan rantai pasokan perawatan kesehatan sebagai bagian darinya
• Pengadaan lepas pantai yang gagal dan kebutuhan untuk mendesain ulang strategi pengadaan ke dekat pantai

Sebagai vendor pengembangan solusi perawatan kesehatan yang berpengalaman, kami di ITRex percaya bahwa sudah saatnya para pemimpin rantai pasokan layanan kesehatan memikirkan kembali strategi manajemen mereka dan mulai menanggapi masalah rantai pasokan medis yang disorot oleh COVID-19. Kami juga percaya bahwa teknologi dapat menjadi sekutu yang kuat bagi mereka yang siap untuk memulai perjalanan transformasi.

Untuk membantu Anda menavigasi perubahan, kami menunjukkan masalah utama rantai pasokan perawatan kesehatan dan menyoroti solusi teknologi yang membantu mengatasi tantangan ini.

Masalah rantai pasokan perawatan kesehatan kritis yang harus ditangani pada tahun 2022

Masalah 1. Pengeluaran yang tidak perlu terutama disebabkan oleh manajemen persediaan yang buruk

Salah satu masalah kritis dalam rantai pasokan medis adalah pengeluaran yang terus meningkat dan tidak perlu. Faktanya, sebuah studi Navigant terhadap 2.127 rumah sakit AS menemukan bahwa pengeluaran yang tidak perlu untuk operasi rantai pasokan telah mencapai sekitar $25,7 miliar per tahun. Dan sebagian besar pengeluaran, $11 juta per fasilitas per tahun, dapat dibebaskan dengan mengoptimalkan manajemen inventaris.

Manajemen inventaris rumah sakit adalah proses rumit yang melibatkan prediksi volume inventaris yang optimal, pelacakan pengiriman, perancangan strategi penyimpanan yang tepat, pengelolaan penarikan dan produk kadaluarsa, dan banyak lagi. Seringkali sulit bagi karyawan rantai pasokan untuk sekadar memberikan produk yang dibutuhkan kepada pasien dan dokter, apalagi mengoptimalkan prosesnya. Namun, dengan penerapan kemajuan teknologi baru-baru ini, eksekutif rantai pasokan dapat mengatasi masalah manajemen inventaris akut dalam rantai pasokan perawatan kesehatan, menyadari potensi penghematan, dan menahan lonjakan biaya operasional.

Solusi: Mengoptimalkan manajemen inventaris

Teknologi dapat mengatasi masalah manajemen inventaris dalam rantai pasokan layanan kesehatan dengan berbagai cara. Dua hal berikut, menurut kami, mendorong dampak paling besar: meningkatkan visibilitas inventaris dan menghadirkan wawasan baru yang didorong dari data inventaris historis.

Meningkatkan visibilitas inventaris

Statistik dan pengalaman pelanggan kami membuktikan bahwa tidak selalu mudah bagi pekerja rumah sakit untuk mengawasi inventaris dan memastikan mereka memiliki semua barang yang dibutuhkan. Terlebih lagi, 85% pekerja medis mengaku kesulitan mendokumentasikan persediaan dan 25% mengatakan tidak selalu memeriksa informasi kadaluarsa atau penarikan produk.

Apa yang dapat membantu mengatasi masalah rantai pasokan layanan kesehatan yang terkait dengan inventaris adalah, beralih ke manajemen inventaris yang didukung teknologi yang lebih transparan. Melacak inventaris melalui platform berbasis cloud yang aman dan memasukkan elemen Internet of Things, seperti suar atau sensor, untuk pelacakan waktu nyata secara drastis meningkatkan visibilitas inventaris. Ini juga memudahkan karyawan rantai pasokan untuk menghitung volume inventaris yang optimal, menangani pemasok, melacak pengiriman, dan mengirimkan barang yang dibutuhkan kepada pasien dan staf medis tepat waktu. Memiliki tampilan inventaris secara real-time membantu melacak kualitas barang yang dikirim, sehingga memfasilitasi kepatuhan dan pengelolaan produk yang kedaluwarsa atau ditarik kembali.

Dengan meningkatkan visibilitas ke dalam inventaris, rumah sakit dapat memulihkan sebagian dari pendapatan yang hilang yang berasal dari kehilangan data inventaris dan praktik manajemen inventaris yang cacat. Setiap tahun, pendapatan yang hilang ini mencapai $7 miliar.

Memanfaatkan wawasan prediktif

Membawa teknologi, kecerdasan buatan (AI) khususnya, ke dalam campuran manajemen rantai pasokan mereka, organisasi layanan kesehatan dapat menggunakan wawasan yang dihasilkan dari analitik prediktif untuk mengatasi masalah rantai pasokan layanan kesehatan seperti pengambilan keputusan yang tidak tepat dan pengetahuan yang terbatas tentang inventaris.

Algoritme AI dapat, misalnya, meningkatkan perkiraan permintaan berdasarkan data permintaan historis dan informasi tentang faktor eksternal yang memengaruhi permintaan, mengoptimalkan distribusi inventaris di beberapa lokasi penyimpanan, menyederhanakan pengelolaan produk yang kedaluwarsa dan ditarik, dan banyak lagi.

Akibatnya, rumah sakit dapat menghemat uang dengan mengukur inventaris mereka dengan tepat dan meningkatkan strategi pembelian dan penyimpanan mereka.

Masalah 2. Krisis bakat rantai pasokan ditambah dengan operasi manual biasa

Tantangan akut lainnya dalam rantai pasokan layanan kesehatan adalah krisis bakat — organisasi layanan kesehatan berjuang untuk merekrut, mengembangkan, dan mempertahankan pekerja manajemen rantai pasokan.

Menurut McKinsey, krisis ini berawal dari lebih dari 15,9 juta orang yang pindah di AS sejak awal pandemi dan 1,7 juta orang mengambil pensiun dini. Selain itu, penurunan 1,3 persen dalam tingkat imigrasi bersih berdampak pada pasokan tenaga kerja, yang diperkirakan akan bertahan lama.

Kurangnya profesional manajemen rantai pasokan diperkuat oleh fakta bahwa banyak manajemen rantai pasokan layanan kesehatan masih dilakukan secara manual. Menurut survei terbaru dari 100 pemimpin rantai pasokan rumah sakit, hampir setengah dari responden mengandalkan alat yang agak manual, seperti spreadsheet Excel.

Meskipun cocok untuk mengelola rantai pasokan dalam skala yang lebih kecil, ketika diterapkan pada operasi yang lebih kompleks, alat manual lambat, mahal, dan rentan terhadap kesalahan. Apa yang dapat dilakukan kemajuan teknologi adalah mendigitalkan dan bahkan mengotomatisasi bagian yang lebih besar dari operasi manajemen rantai pasokan, sehingga mengimbangi kekurangan bakat dan membebaskan pekerja dari menyelesaikan tugas-tugas rutin.

Solusi: Mengotomatiskan operasi manual

Di luar digitalisasi dasar manajemen rantai pasokan melalui platform berbasis cloud yang didukung dengan kemampuan pelacakan dan analitik, teknologi dapat membantu mengotomatiskan bagian operasi, memungkinkan rantai pasokan berjalan dengan lebih sedikit tenaga manusia. Teknologi yang dimaksud mencakup blockchain, robotic process automation (RPA), dan intelligent process automation (IPA).

Blockchain, misalnya, memiliki potensi untuk secara mendasar mengubah cara perawatan kesehatan mendekati kontrak, harga, dan manajemen transaksi.

Pada gilirannya, RPA yang melibatkan pembuatan, penerapan, dan pengelolaan bot yang meniru tindakan manusia tertentu dapat mengambil alih tugas-tugas berikut:

• Memproses pesanan
• Menangani invoice dan pembayaran
• Mengawasi volume inventaris
• Membaca dan membandingkan kutipan vendor
• Mengkomunikasikan status pengiriman, dan banyak lagi

Dan sementara RPA digunakan untuk melakukan tugas berulang dengan variasi minimal, otomatisasi proses cerdas — yang menggabungkan RPA dan kecerdasan buatan — menangani proses ujung ke ujung yang lebih kompleks, seperti:

• Pemasok daftar pendek
• Menilai tingkat persediaan persediaan
• Mengatasi backorder dan mengelola penarikan kembali
• Meninjau kontrak vendor

Isu 3. Jaminan pasokan yang rumit dan kesulitan dalam memprediksi kekurangan pasokan

Tantangan rantai pasokan layanan kesehatan utama lainnya yang diperkirakan akan berlanjut sepanjang tahun 2022 adalah jaminan pasokan yang rumit.

Industri ini menghadapi kelangkaan primer dan sekunder dari komoditas medis, peralatan, dan obat-obatan esensial.

Kelangkaan primer terjadi setiap kali permintaan melonjak untuk produk yang terkait langsung dengan gangguan, seperti produk terkait ventilasi atau pasokan pengujian pada saat COVID.

Kekurangan sekunder terjadi ketika produk terkait dengan gangguan secara tidak langsung. Pabrik bahan mentah yang ditutup dan mempengaruhi pembuatan produk yang digunakan di ruang operasi adalah contoh kekurangan pasokan sekunder.

Sementara alat manajemen rantai pasokan memungkinkan memprediksi kekurangan primer sampai batas tertentu, mereka tidak memberikan visibilitas ke kekurangan sekunder. Apa yang dapat dilakukan oleh teknologi canggih adalah membantu organisasi layanan kesehatan lebih memahami bagaimana pandemi, geopolitik, transportasi, tenaga kerja, keuangan, keamanan siber, dan faktor-faktor lain secara dinamis memengaruhi rantai pasokan.

Solusi: Memprediksi gangguan pasokan di semua tingkatan

Kemajuan teknologi dapat membantu pekerja rantai pasokan lebih memahami risiko yang terjadi pada tingkat pasokan sekunder dan seterusnya, serta memprediksi kekurangan pasokan.

Inovasi teknologi yang menjanjikan mencakup solusi medis berbasis AI yang menunjukkan produk yang menjadi penting dalam berbagai skenario gangguan dan kemudian, referensi silang produk setara di seluruh jaringan pemasok yang luas tanpa bias kompetitif. Solusi lain yang semakin populer adalah analitik canggih dan sistem pemantauan peristiwa yang membantu memprediksi kekurangan pasokan primer dan sekunder.

Alat dan alat penginderaan permintaan yang menghubungkan mitra dagang juga membantu mengatasi masalah kekurangan pasokan.

Dengan menerapkan solusi di atas, pakar rantai pasokan dapat secara signifikan meningkatkan visibilitas ke semua tingkatan pasokan, memperoleh pemahaman yang lebih baik tentang potensi risiko, dan mempertimbangkan sumber pasokan alternatif.

Masalah 4: Kurangnya ketahanan rantai pasokan secara keseluruhan

Pakar perawatan kesehatan menyatakan bahwa rantai pasokan perawatan kesehatan saat ini bersifat reaktif. Pandemi telah menyoroti perlunya organisasi layanan kesehatan untuk mempertimbangkan kembali cara mereka mendekati perencanaan strategis dan pencegahan risiko.

Apa yang dapat dilakukan teknologi adalah mendukung eksekutif rantai pasokan dalam perencanaan strategis dan memberikan akses ke wawasan yang sebelumnya tidak terjangkau.

Solusi: Perencanaan proaktif dengan mempertimbangkan risiko

Teknologi dapat mengubah pendekatan untuk mengelola aliran produk dalam perawatan kesehatan, memfasilitasi tiga aspek utama dari rantai pasokan yang tangguh:

• Hubungan pemasok yang andal: Terintegrasi ke dalam solusi manajemen rantai pasokan, algoritme AI dapat membantu memilih pemasok, menjalankan evaluasi pemasok otomatis, menyaring kontrak pemasok, serta mengoptimalkan manajemen pemasok dengan menimbang biaya dan waktu tunggu.
• Transparansi alur kerja: Teknologi membantu memungkinkan transparansi alur kerja dengan produk yang dilacak secara real-time di sepanjang rantai pasokan, serta transparansi komunikasi — dengan semua node dalam rantai pasokan memiliki akses ke informasi real-time yang sama.
• Manajemen inventaris yang tepat waktu dan ramping: Memanfaatkan peluang IoT, AI, dan RPA, organisasi layanan kesehatan dapat memprediksi volume inventaris yang sempurna untuk memenuhi permintaan tanpa risiko kelebihan stok atau kehabisan stok, mengelola kualitas item yang dikirim, dan mengatur otomatis pengisian untuk restocking lebih cepat dan lebih mudah.

Akibatnya, manajer rantai pasokan layanan kesehatan dapat mengembangkan strategi manajemen yang jauh lebih seimbang dan mencegah risiko, daripada bereaksi terhadap gangguan.

Hal-hal yang perlu diingat saat melakukan perombakan digital pada rantai pasokan layanan kesehatan Anda

Didorong oleh pandemi, organisasi kesehatan meningkatkan investasi teknologi mereka. Menurut sebuah penelitian baru-baru ini, hampir 81% organisasi layanan kesehatan mengindikasikan bahwa mereka meningkatkan investasi mereka dalam teknologi pada tahun 2021.

Namun, untuk memastikan investasi yang besar membuahkan hasil, penting untuk diingat bahwa mengadopsi teknologi canggih — termasuk AI, IoT, dan RPA — memiliki spesifikasinya sendiri. Kami merekomendasikan untuk mengingat aspek-aspek berikut:

• Menskalakan solusi teknologi di seluruh perusahaan

Rantai pasokan layanan kesehatan adalah campuran rumit dari node yang dihubungkan oleh banyak alur kerja dan orang, dan hampir tidak mungkin untuk meluncurkan teknologi yang mencakup semuanya. Oleh karena itu, saat mendigitalkan rantai pasokan Anda, kami menyarankan untuk mengambil jalur pengembangan berulang.

Katakanlah, Anda memilih untuk meluncurkan solusi RPA untuk mengotomatiskan bagian dari operasi sehari-hari. Mulailah dengan menjalankan analisis menyeluruh terhadap alur kerja organisasi Anda, tentukan dengan tepat apa yang dapat dan tidak dapat diotomatisasi, dan prioritaskan kemungkinan penciptaan nilai di seluruh segmen rantai pasokan dan alur kerja. Mulai luncurkan RPA ke segmen yang memiliki potensi penciptaan nilai tertinggi dan dorong ROI lebih cepat. Setelah solusi awal aktif dan berjalan, Anda dapat mulai membangunnya dan mengembangkan teknologi lebih lanjut — baik secara vertikal maupun horizontal.

• Memastikan kepatuhan terhadap peraturan dan standar TI perawatan kesehatan yang relevan

Menggelar teknologi di bidang yang diatur seperti perawatan kesehatan tidak mudah. Saat melakukannya, pastikan mitra teknologi Anda memiliki pemahaman mendalam tentang kompleksitas dan spesifikasi sistem perawatan kesehatan. Sangat penting bahwa mereka mempelajari secara menyeluruh konteks di mana teknologi akan digunakan, termasuk pengaturan organisasi dan kelompok pemangku kepentingan yang relevan, sebelum benar-benar merancang solusi.

Selama pengembangan, pastikan vendor teknologi Anda mendokumentasikan seluruh proses secara menyeluruh — mulai dari pembuatan ide hingga perancangan hingga rekayasa dan pengujian solusi perangkat lunak Anda. Itu akan mempermudah komunikasi dengan otoritas pengatur.

Terakhir, sebelum meluncurkan teknologi di seluruh perusahaan, pertimbangkan untuk melakukan audit eksternal untuk meminimalkan potensi risiko kepatuhan.

• Menjaga keamanan infrastruktur TI

Saat mengadopsi teknologi manajemen rantai pasokan layanan kesehatan, Anda harus waspada terhadap ancaman. Oleh karena itu, sangat penting untuk merancang strategi keamanan siber yang dipikirkan dengan matang di awal proses pengembangan dan merujuknya ke seluruh pengembangan untuk keselamatan bawaan. Pastikan untuk menyusun rencana tindakan untuk mencegah, mendeteksi, dan mengurangi risiko keamanan, serta mempertimbangkan untuk menjalankan audit keamanan eksternal untuk keamanan ekstra.

Jika Anda ingin mengatasi masalah rantai pasokan layanan kesehatan dengan memberikan perbaikan digital pada rantai pasokan Anda, hubungi pakar ITRex. ITRex akan menjawab pertanyaan Anda dan merencanakan langkah selanjutnya.

Awalnya diterbitkan di https://itrexgroup.com pada 14 Juli 2022.