Cara Menyelenggarakan Acara Virtual yang Sukses: Dari Undangan hingga Tindak Lanjut

Kita semua telah menghadiri rapat Zoom yang tak terhitung jumlahnya saat ini. Menambahkan acara virtual ke dalam daftar bisa tampak seperti pertemuan virtuallainuntuk duduk dan menonton. Booooooring.

Tendang tren dan bayangkan kembali apa yang bisa dan seharusnya menjadi acara virtual! Anda masih dapat memberikan rasa berjejaring, keterlibatan, dan pendidikan yang dulunya hanya dapat dicapai dengan menghadiri acara secara langsung.

Untuk benar-benar melakukan acara virtual terbaik, Anda perlu mengambil keunggulan dari acara tatap muka, dan menskalakannya ke ruang digital.

Cara menyelenggarakan acara virtual yang sukses

Ini mungkin terdengar sedikit menakutkan pada awalnya, tetapi saya telah membagi prosesnya menjadi aktivitas yang lebih kecil dari perencanaan hingga pelaksanaan untuk membantu Anda sukses.

1. Kirim undangan
2. Kembangkan pendaftaran Anda
3. Persiapkan acara Anda
4. Temukan platform hosting yang tepat
5. Tindak lanjut dengan peserta

Mari selami detail untuk setiap langkah dan siapkan Anda untuk menjadi tuan rumah acara virtual yang sukses!

1. Kirim undangan yang berkesan

Undangan adalah titik kontak pertama bagi calon peserta acara. Undangan yang menarik dan menyenangkan lebih menarik daripada sekadar memposting tautan pendaftaran di situs web atau media sosial.

Kuncinya adalah membuat undangan acara menyenangkan, nyata, segera memberikan informasi, dan menarik. Undang individu dengan nama (jika Anda memiliki daftar yang diketahui seperti yang kami lakukan menggunakan CRM HubSpot) dan promosikan acara bermerek dengan desain yang konsisten dan menarik.

Beri penerima beberapa konteks dan nilai di setiap undangan. Menambahkan informasi penting segera menunjukkan audiens target Anda bahwa Anda memiliki wawasan untuk dibagikan, dan membuat beberapa gebrakan untuk membuat orang tertarik. Ingat, peserta tidak akan mendapatkan cakupan penuh dari merek perusahaan secara virtual, namun undangan yang efektif adalah langkah pertama untuk meningkatkan kesadaran dan keakraban merek.

Meskipun kita hidup di dunia digital “sekarang”, undangan acara virtual harus dikirim beberapa minggu sebelumnya. Jadikan acara Anda salah satu peserta yang tidak ingin ketinggalan dengan mempromosikan:

• Pembicara kunci atau tamu
• Keterampilan baru untuk dipelajari
• Peluang jaringan
• Tren industri atau pelanggan
• Barang curian!

Jadi, kapan waktu terbaik untuk mulai mengirimkan undangan? Biasanya ada lonjakan pendaftaran untuk suatu acara 2-3 minggu sebelum tanggalnya. Dengan kata lain, promosi dan undangan paling efektif selama jangka waktu ini . Pusatkan upaya pemasaran Anda beberapa minggu untuk memaksimalkan kehadiran.

Ada ratusan cara untuk berbagi detail acara virtual, tetapi undangan harus menyediakan semua detail yang diperlukan di satu tempat.

Buat halaman arahan yang berisi nama acara, tanggal, cara mengakses acara, CTA untuk mendaftar, dan informasi lain yang diperlukan seperti agenda atau harga jika berlaku. Setelah halaman arahan dibuat, kirimkan undangan melalui:

• Iklan. Perluas jangkauan merek di platform tempat audiens sudah aktif untuk menyebarkan berita tentang acara, tempat menemukan detail, dan cara mendaftar.
• Media sosial. Buat grafik hitung mundur, cerita Instagram, atau penggoda video untuk membangkitkan minat dengan tautan ke halaman arahan.
• Surel. Mintalah tim Anda mengirimkan lebih banyak undangan pribadi ke jaringan mereka untuk menumbuhkan hubungan yang ada dan membangun hubungan baik.

2. Pelihara pendaftaran

Daftar pendaftaran bertambah - yay! Berhati-hatilah dan pertahankan pendaftaran tersebut untuk memastikan mereka muncul untuk menghadiri acara tersebut. Jika Anda tidak terus memelihara dan membuat individu yang mendaftar tetap terlibat, Anda dapat memperoleh angka yang lebih rendah dari yang diantisipasi setelah acara itu sendiri ditayangkan.

Pemasaran email adalah salah satu cara terbaik untuk tetap berada di depan pendaftaran untuk menambah nilai acara dan meningkatkan tingkat kehadiran. Kirim email yang menunjukkan nilai acara tersebut, dan bangkitkan semangat untuk hadir. Atau, manfaatkan pemasaran FOMO. Detail kecil seperti pengumuman pembicara baru, atau segmen baru ditambahkan karena banyaknya permintaan, untuk semakin mendorong tingkat pendaftaran.

Jika perusahaan memiliki anggaran, bundel barang curian untuk pendaftaran adalah tren yang muncul untuk melibatkan peserta dan memberi mereka rasa akrab menghadiri acara. Jika mengoordinasikan acara dengan anggaran lebih kecil, pertimbangkan untuk bermitra dengan sponsor untuk merek bersama item guna menghubungkan peserta, menghasilkan buzz, dan meningkatkan kesadaran merek secara keseluruhan sebelum dan sesudah acara.

3. Mempersiapkan acara

Buat tagar dan tunjukkan perencanaan dan persiapan di balik layar untuk melibatkan peserta. Saat tanggal semakin dekat, dorong peserta untuk berpartisipasi di media sosial dengan tagar dengan membalas persiapan mereka untuk acara tersebut dan betapa bersemangatnya mereka untuk hadir.

Rencanakan yang terburuk, tetapi berharaplah yang terbaik. Buat rencana dukungan teknis, dan siapkan konten cadangan jika pembicara atau pembawa acara mengalami masalah. Pastikan ada rencana pemecahan masalah teknis untuk dirujuk oleh peserta jika mereka sendiri mengalami masalah. Dukungan obrolan atau anggota tim khusus untuk dukungan teknis adalah solusi yang baik untuk memastikan acara berjalan lancar.

4. Tuan rumah di platform yang tepat

Pastikan untuk memilih platform video terbaik yang memenuhi anggaran, memiliki layanan streaming terbaik, kemampuan acara, dan fitur pelaporan. Tetapkan KPI untuk acara virtual guna mengukur ROI dan gunakan fitur pelacakan untuk mendapatkan wawasan terbaik tentang peserta.

Simpan atau rekam elemen kunci acara untuk dibagikan dengan peserta dan ketidakhadiran setelahnya untuk membuat sumber daya yang berguna dan melanjutkan percakapan.

5. Tindak lanjut dengan peserta

Acara belum sepenuhnya berakhir setelah tuan rumah keluar. Strategi tindak lanjut diperlukan untuk memastikan bahwa para peserta memiliki pengalaman yang menyeluruh.

• Kirim Sebuah email. Berikan slide atau transkrip untuk acara tersebut ditambah sumber daya apa pun yang disebutkan. Sertakan survei untuk mendapatkan umpan balik langsung dari peserta untuk meningkatkan acara lainnya nanti.
• Posting di media sosial. Posting gambar, kutipan, atau video pendek dari acara tersebut agar percakapan tetap berjalan.
• Blog. Tulis tentang bagaimana prosesnya dan bagaimana menjadi tuan rumah acara virtual. Sertakan tip untuk digunakan orang lain jika mereka ingin menyelenggarakan acara virtual; Anda mungkin menjadi pemimpin pemikiran dalam industri ini. Dorong peserta untuk menulis tentang apa yang mereka pelajari di situs web mereka atau jika Anda telah membuat koneksi yang kuat, minta mereka menulis untuk situs web Anda.

Rencanakan ke depan untuk sukses di ruang acara virtual

Wah, banyak sekali! Acara virtual yang sukses membutuhkan banyak waktu, energi, dan perencanaan. Setiap detail mulai dari undangan hingga tindak lanjut penting saat membuat acara virtual sehingga merek dan peserta dapat memanfaatkannya secara maksimal.

Luangkan beberapa menit untuk berdiskusi dengan tim Anda untuk berbicara tentang bagaimana keadaannya, apa yang harus diperbaiki untuk waktu berikutnya, dan berikan laporan tentang analitik. Belajar dari keterlibatan untuk lebih memahami audiens Anda dan membuat keputusan yang tepat untuk acara virtual di masa mendatang.