Bagaimana Otomasi Akuntansi Dapat Membantu Bisnis di 2023

Diterbitkan: 2022-11-23

Saat ini, sebagian besar akuntan dan perusahaan telah beralih ke otomatisasi akuntansi. Dengan transisi ini, mengelola pembukuan, memelihara catatan keuangan, dan melacak data laba rugi menjadi lebih mudah.

Jadi, apa sebenarnya otomasi akuntansi itu? Apa manfaatnya? Dan bagaimana itu bisa menguntungkan bisnis Anda? Mari pelajari semua tentang otomatisasi dalam prosedur keuangan dan akuntansi di bawah ini.

Daftar isi

Apa itu Otomasi Akuntansi?

Otomatisasi akuntansi adalah prosedur mengotomatiskan operasi keuangan dan akuntansi utama dengan bantuan perangkat lunak. Ini termasuk rekonsiliasi akun, mengubah data keuangan, dan membuat laporan akuntansi.

Dengan kemajuan AI dan otomatisasi proses robot (RPA) dalam beberapa tahun terakhir, kemampuan perangkat lunak akuntansi telah berkembang. Dengan teknologi ini, bisnis dapat merekam dan melacak data, mengotomatiskan tugas berulang seperti entri data, merampingkan audit, penganggaran, pemrosesan faktur, dll. Dengan otomatisasi akuntansi, bisnis dapat menghemat waktu dan lebih fokus pada penganggaran dan perencanaan investasi serta meningkatkan efisiensi operasional mereka .

Bagaimana Otomasi Proses Akuntansi Dapat Membantu Bisnis?

Bacaan yang Disarankan: Masa Depan Software Akuntansi untuk Mengotomatiskan Keuangan Bisnis

Dengan mengotomatiskan seluruh prosedur akuntansi, bisnis dapat diuntungkan dengan berbagai cara seperti-

Hindari Krisis Arus Kas: Mencatat semua arus kas secara manual bisa jadi sulit. Otomatisasi akuntansi menghilangkan kemungkinan ini dengan mencatat setiap transaksi tunai secara akurat dan memberikan status keuangannya. Selain itu, ini juga memberikan gambaran tentang berapa banyak arus kas masuk yang terjadi pada tahun keuangan saat ini.
Menghemat Waktu: Solusi akuntansi menyederhanakan tugas memasukkan detail kartu debit dan kredit, dan informasi klien untuk akuntan. Selanjutnya, solusi ini secara otomatis memproses data yang dimasukkan dan menghasilkan laporan data yang akurat. Selain itu, alat ini membuat neraca, laporan laba rugi, dll., yang menghemat waktu yang berharga.
Menawarkan Keamanan yang Ditingkatkan: Sistem akuntansi otomatis menggunakan berbagai protokol keamanan seperti enkripsi untuk menjaga agar semua data dan catatan tetap aman dari serangan dunia maya. Selain itu, ini memungkinkan Anda mengelola izin bagi mereka yang dapat mengakses data untuk mencegah penggunaan yang tidak sah.
Menyediakan Analisis Data Detail: Dengan sistem akuntansi otomatis, kompilasi dan analisis data menjadi lebih mudah. Bisnis bisa mendapatkan data dan laporan keuangan dengan cepat. Data ini dapat digunakan untuk menemukan ketidaksesuaian, kesalahan penghilangan, duplikat entri, kesalahan perhitungan.
Temui Kepatuhan Peraturan: Dalam akuntansi manual, kepatuhan sepenuhnya didasarkan pada pengetahuan dan keahlian akuntan. Namun, perangkat lunak akuntansi memastikan bahwa Anda tetap patuh dengan mencatat dan memelihara laporan keuangan sesuai dengan persyaratan peraturannya.

Apa Manfaat Sistem Akuntansi Otomatis?

Alat akuntansi otomatis membantu menjaga akurasi data, memastikan pengambilan data lebih cepat, dan mengurangi biaya. Otomatisasi selanjutnya membantu persiapan catatan pajak, dan akses data dari cloud. Ini lebih lanjut membantu menghasilkan laporan keuangan bebas kesalahan dan tetap patuh. Mari kita lihat masing-masing secara detail –

Keakuratan data: Mungkin ada kesalahan perhitungan atau detail yang tidak akurat saat laporan akuntansi dibuat secara manual. Karenanya akuntansi otomatis memastikan data telah dimasukkan secara akurat melalui pembukuan keuangan otomatis. Ini akan membantu dalam membuat laporan keuangan yang akurat.
Pengambilan Data Lebih Cepat: Data keuangan dapat dengan mudah hilang ketika data disusun secara manual. Namun, saat Anda menggunakan perangkat lunak otomasi akuntansi, semua data keuangan Anda disimpan di server cloud dengan aman. Oleh karena itu, Anda dapat mencadangkan dan mengambil data dengan cepat jika terjadi kehilangan.
Mengurangi Biaya: Dengan otomatisasi akuntansi, bisnis dapat mengotomatiskan tugas sehari-hari seperti pembukuan, menghitung pajak, membuat laporan keuangan, merekonsiliasi laporan bank, dll. Ini membantu bisnis mengurangi biaya alat tulis dan staf karena semua tugas dapat diselesaikan dengan solusi tersebut.
Persiapkan Catatan untuk Pengurangan Pajak: Menjaga catatan semua pengeluaran dan penerimaan untuk pengurangan pajak sangat sibuk. Dengan otomatisasi proses pembukuan, transaksi akan tercatat secara otomatis untuk digunakan pada saat pengajuan pengembalian. Ini akan memberikan informasi tentang semua deductible di satu tempat.
Aksesibilitas Cloud: Sebagian besar alat otomasi akuntansi menawarkan aksesibilitas cloud untuk menyimpan semua data dan dokumen akuntansi. Ini membuatnya lebih mudah untuk mengambil dan menemukan file apa pun berdasarkan nama, tanggal, atau tipe datanya, tanpa mencarinya secara manual. Selain itu, Anda juga dapat berbagi file terenkripsi.

Bacaan yang Disarankan: Bagaimana Software Akuntansi Membantu Meningkatkan Produktivitas

Apa Risiko Otomasi Akuntansi?

Otomatisasi akuntansi memiliki manfaat yang luar biasa. Namun, beberapa risiko terkait dengannya, seperti antarmuka yang rumit, periode pelatihan yang lambat, transfer data yang rumit, dll. Bisnis juga telah menyaksikan gangguan teknis dan masalah keamanan dengan mengotomatiskan prosedur akuntansi mereka.

Antarmuka Rumit: Beberapa solusi perangkat lunak akuntansi memiliki antarmuka kompleks yang mungkin sulit dipelajari dan dinavigasi. Oleh karena itu, akuntan bisnis mungkin memerlukan waktu untuk membiasakan diri dengan solusi tersebut pada awalnya.
Periode Pelatihan Lambat: Transisi dari akuntansi manual ke otomatis membutuhkan pelatihan bagi karyawan untuk menggunakan sistem akuntansi. Selain itu, periode pelatihan akan berbeda dari orang ke orang berdasarkan kemampuannya, sehingga membuat implementasi perangkat lunak agak lambat.
Gangguan Teknis: Dukungan TI seringkali diperlukan untuk memperbaiki masalah yang mungkin menghambat pekerjaan. Selain itu, server perangkat lunak mungkin juga melambat, semakin menunda pekerjaan dan memengaruhi aksesibilitas database.
Transfer dan Integrasi Data yang Kompleks: Ada kemungkinan bahwa solusi kehilangan data penting apa pun selama transfer. Dengan demikian, menciptakan perbedaan dalam data yang dimigrasikan. Selain itu, tidak semua software akuntansi dapat diintegrasikan dengan software yang ada termasuk ERP, CRM, dll, untuk berbagi data.
Masalah Keamanan: Meskipun, otomatisasi akuntansi menggunakan berbagai protokol keamanan data seperti enkripsi. Namun, data tetap rentan terhadap pelanggaran dan serangan malware, sehingga menimbulkan ancaman terhadap keamanan informasi.

Bacaan yang Disarankan: Bagaimana Pemrosesan Faktur Otomatis Bekerja untuk Pembayaran Cepat?

Membungkus

Pergeseran ke otomatisasi akuntansi tidak dapat dihindari dan setiap bisnis perlu beralih ke opsi yang lebih kompetitif. Transisi dari otomatisasi manual ke akuntansi ini akan membantu bisnis meningkatkan efisiensi operasional, menjaga keakuratan data, dan tetap patuh. Ini membebaskan akuntan dari beban melakukan tugas-tugas duniawi sehingga mereka dapat lebih fokus pada perencanaan dan strategi keuangan.

Selanjutnya, otomatisasi prosedur akuntansi akan memberikan laporan keuangan yang mendalam yang dapat digunakan untuk menganalisis status pertumbuhan suatu organisasi dengan cepat.

FAQ

Apa yang Anda maksud dengan otomatisasi proses akuntansi?
Otomatisasi prosedur akuntansi berarti pengelolaan semua tugas akuntansi dan keuangan melalui perangkat lunak akuntansi. Dengannya, Anda dapat secara otomatis mencatat hutang dan piutang, menghitung pajak, membuat laporan keuangan, dll. Selain itu, ini juga menyediakan analisis real-time untuk memeriksa kesehatan keuangan perusahaan Anda.
Akankah otomatisasi mengambil alih akuntansi?
Tidak, otomatisasi tidak akan pernah mengambil alih akuntansi. Sebaliknya, itu hanya dapat menghilangkan redudansi dan kesalahan. Akuntan dapat menggunakannya untuk memeriksa arus kas masuk, mengotomatiskan pembukuan, menghitung keuntungan, membuat laporan keuangan, dll.
Bagaimana otomatisasi memengaruhi akuntansi?
Otomatisasi prosedur akuntansi telah membantu bisnis mengelola tugas akuntansi dan keuangan utama mereka secara efisien. Selain itu, ini membantu bisnis untuk menjaga keamanan data akuntansi mereka dari pelanggaran data. Ini juga menyederhanakan manajemen buku besar, manajemen arus kas, manajemen faktur, dll.
Apakah akuntan aman dari otomatisasi?
Ya, akuntan aman dari otomatisasi karena tidak akan pernah menggantikannya. Namun, itu hanya akan sekadar tugas mereka dengan merampingkan fungsi akuntansi utama. Data dan laporan yang dihasilkan oleh perangkat lunak dapat digunakan oleh akuntan untuk membuat strategi keuangan, menemukan hambatan arus kas, dan banyak lagi.
Bisakah audit diotomatisasi?
Ya, audit keuangan dapat dengan mudah diotomatisasi dengan sistem akuntansi. Anda dapat menggunakannya untuk merampingkan proses audit Anda dan memastikan bahwa perusahaan Anda mematuhi peraturan industri dan kebijakan internal.