Seberapa Sehatkah Data Anda?

Diagnosis: Hal Buta

Saya dan istri saya mengomentari “kebutaan benda” – kemampuan untuk “tidak melihat” benda-benda yang kita tinggalkan tergeletak di sekitar rumah. Dia tidak memperhatikan ikat rambut elastis yang dia lepas di mana pun dia duduk. Saya tidak menyadarinya ketika saya meninggalkan tang atau obeng di meja. Mungkin masing-masing dari kita sudah terbiasa dengan keberadaan benda itu di mana-mana, atau mungkin ada suara hati yang mengatakan bahwa kita akan membutuhkannya lagi dalam waktu dekat, jadi mengapa menyimpannya? Apa pun alasannya, masing-masing tidak menyadari bahwa ada masalah dengan keberadaan benda itu di sana.

Demikian pula, banyak klien kami datang kepada kami dengan versi mereka sendiri tentang kebutaan, hanya saja ini semua tentang data mereka. Mereka telah mengumpulkan kumpulan nama, alamat, catatan, faktur, dan data lain yang mengalami banyak masalah, namun mereka tidak melihat apa yang sebenarnya ada di depan mata mereka. Bukan berarti klien kami pada dasarnya adalah orang-orang yang berantakan, atau mereka tidak peduli dengan kualitas datanya; hanya saja mereka tidak lagi melihat kesulitan dalam melakukan sesuatu dengan cara yang tidak terorganisir atau tidak lengkap.

Sebagai konsultan, tugas kita adalah meluruskan semua ini. Hal ini dimulai dengan memahami bagaimana segala sesuatunya menjadi seperti ini. Berikut adalah beberapa hal yang kami cari.

Menjadi Tua Itu Menyebalkan

Data akan kedaluwarsa segera setelah dimasukkan. Orang-orang berpindah, berpindah kantor, mendapatkan nomor telepon baru, dan mengubah nama belakang mereka. Dan tidak ada persen dari mereka yang merasa berkewajiban memberi tahu Anda tentang hal itu. Lebih buruk lagi, mereka tidak dapat mengingat siapa yang telah mereka ceritakan dan siapa yang tidak, jadi Elizabeth Cassiano, yang berbisnis dengan Anda tiga bulan lalu, sekarang menjadi Elizabeth Cassiano-Blightly. Atau, mungkin, Elizabeth Blightly. Begini saja, Anda mencari cara untuk menemukannya saat dia menunggu di telepon. Atau, mungkin lebih mudah membuat catatan kontak baru dan kehilangan semua riwayat yang Anda miliki di Elizabeth versi tunggal yang lama. Menggoda, tapi sangat membingungkan saat dia menelepon lagi.

Konsistensi Bukanlah Kuncinya

Sebagian besar aplikasi cukup spesifik tentang istilah pencarian. Membangun “logika fuzzy” merupakan tugas yang sangat rumit bagi pemrogram. Yang artinya “Jalan McKinley”. tidak sama dengan “McKinley Avenue”. Ketik salah satu dari ini secara keseluruhan, dan Anda tidak akan menemukan yang lain. Tipe data masalah umum lainnya adalah nomor telepon — beberapa orang suka mengetik (xxx) xxx-xxxx, sementara yang lain lebih suka xxx-xxx-xxxx, atau bahkan xxx.xxx.xxxx jika itu tipe artistik. Menurut pengalaman saya, sulit untuk mengajarkan dan menegakkan seperangkat aturan yang harus diingat orang untuk hal semacam ini, meskipun hal itu bisa dilakukan. Lebih lanjut tentang ini nanti.

Letakkan Saja Di Mana Saja

Apa yang Anda lakukan jika Anda memiliki dua nomor telepon dan satu kolom nomor telepon? Tentu saja letakkan yang kedua di mana pun Anda bisa. Bidang catatan? Tentu. Bidang alamat email? Kenapa tidak, lagipula aku tidak punya alamat emailnya. Orang-orang akan dapat menemukannya, bukan? Benar? Halo? Semuanya menyenangkan dan permainan sampai Anda perlu mencari berdasarkan nomor telepon itu, maka Anda memiliki masalah nyata.

Mengetahui Benar Dari Salah

Jika Anda menggunakan banyak aplikasi untuk menyelesaikan tugas Anda — Excel, Airtable, dan QuickBooks, misalnya — Anda harus memasukkan informasi berkali-kali. Nama, alamat, informasi tentang status pekerjaan, daftar suku cadang – apa pun yang penting bagi bisnis Anda. Jadi, katakanlah Anda memiliki dua alamat berbeda untuk sebuah bisnis, dan Anda tahu bahwa bisnis tersebut hanya memiliki satu lokasi. Yang mana yang benar? Anda mungkin memiliki petunjuk atau proses yang dihamparkan di atas data Anda yang membantu dalam hal ini. Atau Anda mungkin tidak. Tanggal modifikasi selalu membantu, jika semua tempat Anda menyimpan data yang sama secara otomatis melacak informasi tersebut. Jika salah satu saja tidak, Anda tidak tahu versi mana yang terbaru. Ini adalah masalah yang berpotensi merugikan yang dapat menyebabkan pemenuhan pesanan yang salah, tenggat waktu yang terlewat, dan sebagainya. Parahnya lagi, hal ini sangat umum terjadi. Bentuk lain dari masalah ini adalah ketika pengguna memasukkan lebih dari satu catatan untuk suatu hal — orang, lokasi, pesanan, inventaris — dan sekali lagi, akan sulit untuk mengetahui versi mana yang benar atau paling mutakhir.

Prognosis: Penglihatan 20-20

Beritanya bagus. Pengembang veteran seperti saya berpengalaman tidak hanya dalam memulihkan data yang bermasalah seperti dijelaskan di atas, namun kami bahkan lebih baik lagi dalam membangun lingkungan yang bersih dan terintegrasi untuk menampung data yang sudah sehat. Berikut adalah kunci penyimpanan data yang sehat.

Dalam sistem bisnis yang dibangun dengan baik, hanya ada satu tempat di mana setiap bagian data disimpan. Mottonya adalah, “masuk sekali, pakai banyak”. Dengan kata lain, hanya boleh ada satu catatan pelanggan per pelanggan. Nama pelanggan, alamat, nomor telepon, dll. masing-masing harus disimpan sedemikian rupa sehingga dapat muncul di mana pun diperlukan, namun hanya sebagai referensi, bukan sebagai informasi yang berpotensi menimbulkan konflik di dua bagian yang berbeda. sistem.

Dalam sistem bisnis yang dibangun dengan baik, hanya ada satu tempat di mana setiap bagian data disimpan. Mottonya adalah, “masuk sekali, pakai banyak”. Dengan kata lain, hanya boleh ada satu catatan Pelanggan per pelanggan. Nama pelanggan, alamat, nomor telepon, dll. masing-masing harus disimpan sedemikian rupa sehingga dapat muncul di mana pun diperlukan, namun hanya sebagai referensi, bukan sebagai informasi yang berpotensi menimbulkan konflik di dua bagian yang berbeda. sistem.

Memastikan data dapat ditemukan dengan mudah, menggunakan alat pencarian canggih yang memungkinkan adanya variasi dalam hasil. Anda tidak perlu ragu bahwa pencarian akan memberi Anda jawaban pasti apakah catatan itu ada, dan apakah itu benar. Setelah Anda menemukannya, Anda seharusnya dapat mengedit data dengan mudah, memberdayakan pengguna untuk selalu memperbarui dan akurat.

Data harus memungkinkan adanya kemungkinan bahwa ada lebih dari satu hal. Contoh klasiknya adalah orang yang memiliki lebih dari satu nomor telepon, atau beberapa alamat email. Kami merancang setiap sistem untuk memungkinkan masuknya data jenis ini tanpa batas, untuk menghindari mentalitas “letakkan di mana saja”.

Entri data harus memudahkan untuk mengikuti aturan. Jika Anda selalu ingin 10 digit nomor telepon AS mengikuti format (xxx) xxx-xxxx, kami akan memformatnya untuk Anda, bagaimana pun cara Anda memasukkannya. Tidak seorang pun harus mengingat bagaimana hal itu seharusnya dilakukan — itu berhasil.

Pelacakan modifikasi dengan cermat. Sistem bisnis yang baik harus memiliki log audit yang melacak perubahan pada catatan (apa yang diubah, siapa yang mengubahnya, dan kapan). Ini sangat membantu ketika mencoba mencari tahu apakah suatu catatan mutakhir atau tidak.

Hilangkan kebutuhan akan sekelompok aplikasi independen. Anda harus dapat mencapai semua yang Anda butuhkan dengan satu sistem bisnis yang dibangun dengan baik dan dirancang khusus untuk memenuhi semua kebutuhan Anda. Anda mungkin memiliki sistem akuntansi favorit atau yang wajib digunakan untuk digunakan juga, namun sistem tersebut dapat diintegrasikan untuk berbagi informasi dengan sistem bisnis, sehingga keduanya terintegrasi erat dan selalu sinkron.

Melihat ke depan

Migrasi data antar sistem lama seperti yang dijelaskan di atas biasanya dilakukan kemudian dalam proses pengembangan. Saat kami membuatkan aplikasi baru untuk Anda, kami merencanakannya dengan sangat hati-hati untuk mengakomodasi kebutuhan unik perusahaan atau organisasi Anda. Kami memiliki visi untuk melihat titik akhir sistem bisnis baru Anda dan dapat membantu memuluskan jalan menuju cara melakukan sesuatu yang lebih baik, lebih fungsional, dan menghemat pendapatan.