Bagaimana Mempekerjakan Asisten Virtual Membantu Membangun Bisnis Anda

Ketika Anda pertama kali memulai bisnis Anda, Anda adalah bisnisnya. Anda melakukan semua tugas:

• Admin – Proposal
• Keuangan – Pembukuan
• Situs Web – Grafik dan Salin
• Media Sosial – Membuat postingan dan mempostingnya

Ada banyak sistem di balik layar untuk bisnis. Seiring pertumbuhan bisnis Anda, waktu Anda lebih baik dihabiskan untuk bekerja di bidang keahlian Anda. Adapun hal-hal yang tidak berada dalam bidang kecemerlangan Anda? Ini adalah tugas untuk didelegasikan ke asisten virtual (VA).

Tetapi bagaimana Anda membuat transisi dari melakukannya sendiri ke menyerahkan sistem kepada orang lain? Membuat dokumen atau video sekarang menunjukkan bagaimana Anda saat ini menyelesaikan tugas-tugas ini membantu Anda mendelegasikannya nanti. Pada akhirnya, proses ini dapat dimasukkan ke dalam manual kebijakan dan prosedur untuk bisnis Anda.

Berikut adalah beberapa tugas yang khas untuk sebagian besar bisnis. Ini bukan daftar lengkap. Pilih salah satu dari ini dan dokumentasikan proses Anda untuk menyelesaikannya. Alat yang saya gunakan untuk mendokumentasikan dijelaskan nanti dalam artikel ini.

1. Admin
   sebuah. Proposal/Kontrak
   b. Faktur
   c. Pembukuan
2. Situs web
   sebuah. grafis
   b. Salinan
   c. Pembaruan pada halaman di situs web
   d. Pembaruan perangkat lunak jika WordPress
3. Postingan Blog
   sebuah. Tertulis
   b. Video
   saya. Bagaimana dibuat
   ii. Tempat menyimpan video (biasanya Youtube)
   c. Seberapa sering diposting?
   d. grafis
4. Media sosial
   sebuah. Outlet media sosial mana yang akan dibagikan
   b. Seberapa sering berbagi?
   c. Cara berbagi posting blog
   d. Sumber artikel eksternal untuk dibagikan

Berikut adalah 2 contoh proses dalam bisnis Anda yang mudah didelegasikan jika Anda menguraikan langkah-langkahnya dan menetapkan pedomannya. Tujuan membuat blog dan posting media sosial yang efektif adalah konsistensi untuk merek Anda dalam tampilan dan nuansa – logo, warna, font, dll.

Contoh 1: Posting blog ke situs web Anda.

1. Buat Judul Blog
2. Buat bagian tertulis atau video dari posting blog
3. Jika ada video tambahkan konten tertulis untuk menjelaskan videonya
4. Jika tidak ada video, cari atau buat gambar yang terkait dengan entri blog – visual penting agar mudah dibaca
5. Masuk ke Dasbor situs web
6. Navigasikan untuk menambahkan bagian blog baru (Di WordPress: Posts a Add New)
7. Masukkan judul
8. Periksa siput URL – ubah jika perlu
9. Masukkan teks dan gambar
10. Gunakan ukuran heading yang berbeda di berbagai tempat di postingan
11. Tambahkan Ajakan Bertindak (CTA) – unduh magnet utama gratis atau pesan panggilan singkat dengan Anda
12. Tambahkan teks yang meminta pembaca untuk berkomentar di blog atau mengirim komentar melalui media sosial
13. Tambahkan tombol berbagi sosial dan minta pembaca untuk membagikan artikel
14. Jika menggunakan plugin Yoast di WordPress
    sebuah. Tentukan Kata Kunci Fokus
    b. Tulis cuplikan (Teks pratinjau singkat yang muncul di penelusuran Google)
    c. Pastikan Anda memiliki 2 lampu hijau untuk SEO dan keterbacaan
15. Pratinjau sebelum menerbitkan pos secara resmi
16. Di WordPress, pastikan artikel dikaitkan dengan pemilik bisnis atau orang yang tepat.
17. Publikasikan artikel

Meskipun hal di atas mungkin tampak sedikit berlebihan, mendelegasikan semua atau sebagian dari proses dapat dilakukan. Pastikan VA Anda benar-benar memahami langkah-langkahnya dan dapat menyampaikan brand Anda. Anda juga harus menyetujui semua konten sebelum dipublikasikan.

Contoh #2 adalah proses membuat dan memposting blog Anda, artikel yang dikurasi, dan kutipan ke media sosial.

1. Jenis Konten
   sebuah. Tautan untuk posting blog baru dan/atau video dari situs web atau saluran media sosial Anda
   b. Tautan ke artikel yang dikurasi terkait dengan topik atau tema Anda yang bukan milik Anda
   saya. Bagaimana Anda menemukan artikel ini – sumber tepercaya, kolega, publikasi industri?
   c. Kutipan
2. Buat gambar untuk setiap kutipan atau tautan jika diperlukan
   a.Gambar bermerek terutama untuk kutipan dapat dikenali dan menunjukkan konsistensi. (Contoh – lihat feed Twitter @Youpreneur. Semua kutipan memiliki tema, logo di atas, huruf kapital semua dalam warna putih dan gambar yang berbeda.) Itu branding!
3. Tulis salinan yang menjelaskan setiap tautan (dan untuk menunjukkan bahwa Anda memang membaca artikel yang bukan milik Anda).
4. Buka konten/kalender editorial
5. Tempel tautan ke kalender sehingga Anda tahu apa yang harus diposting kapan dan ke saluran apa
6. Jadwalkan posting di perangkat lunak penjadwalan media sosial Anda (contohnya adalah Buffer atau Hootsuite)

Tujuannya adalah untuk membuat dokumen dengan langkah-langkah tertulis terperinci dengan gambar yang menguraikan proses Anda. Kemudian siapa pun dapat mengikuti dan melakukan langkah-langkah tersebut setelah Anda mulai mendelegasikan tugas.

Misalnya, berikut adalah contoh yang menunjukkan bagaimana saya mendokumentasikan satu langkah untuk menambahkan posting blog baru di bagian belakang Situs WordPress saya.

1. Masuk ke WordPress
2. Klik Posting
3. Klik Tambah Baru

Berikut adalah alat yang saya gunakan untuk mendokumentasikan proses dalam bisnis saya.

• Microsoft Word atau Google Docs – Kedua alat memungkinkan pengeditan dan berbagi pekerjaan Anda dengan mudah
• Seorang mahasiswa! Saya mempekerjakan seorang mahasiswa di jalan. Saya merekam video yang menunjukkan proses dan dia membuat dokumen Word dengan langkah-langkah dan gambar berdasarkan arahan saya.
• Jing oleh Techsmith. Ini adalah alat gratis dan sangat keren. Saya memiliki gelembung kuning kecil di tepi layar desktop saya. Saya mengklik tanda plus dan saya mendapatkan garis bidik yang saya klik dan seret dari kiri atas ke sudut kanan bawah gambar yang ingin saya ambil di layar saya. Saya klik ambil untuk mengambil gambar. Kemudian saya dapat menyalin dan menempelkan gambar yang diambil ke Word atau Google Documents. Saya juga dapat menyimpannya sebagai file.

Saya dapat menambahkan panah yang menunjukkan tempat untuk mengklik atau komentar untuk menggambarkan sebuah langkah. Kemudian Anda menyalin tangkapan layar sehingga Anda dapat menempelkannya ke dalam dokumentasi Anda. Ini menunjukkan bagaimana Jing dapat dengan jelas memberikan arahan, berguna dalam pendelegasian.

Beberapa proses akan bersifat administratif, dan beberapa akan bersifat teknis. Either way, ketika Anda menyewa VA atau perlu mengganti VA Anda, dengan meluangkan waktu untuk mendokumentasikan bagaimana Anda menyelesaikan tugas, Anda memiliki proses yang mudah diikuti.

Tingkat kejelasan ini memungkinkan Anda mendelegasikan dan melupakannya, percaya bahwa VA Anda akan memahami cara kerja bisnis Anda. Anda memiliki lebih banyak waktu untuk mengerjakan bisnis Anda dan bukan dalam bisnis Anda. Anda dapat bekerja dengan lebih banyak klien melakukan apa yang paling Anda sukai, menghasilkan lebih banyak uang, dan membantu lebih banyak orang.