Bagaimana Firma Hukum Dapat Mengambil Manfaat dari Mengadopsi Perangkat Lunak Cloud eSignature

Industri Hukum adalah salah satu pengguna kertas terbesar karena persyaratan dokumentasi, otentikasi, dan verifikasi yang sangat besar. Menyusun dan menandatangani dokumen hukum adalah proses multi-langkah yang membutuhkan aliran dokumen dari bawah ke atas dan dari atas ke bawah.

Ini tidak hanya membuat proses penandatanganan menjadi sangat lambat, tetapi juga memiliki implikasi biaya yang besar. Di situlah mengadopsi Cloud eSignature Software tampak seperti pilihan yang layak untuk firma hukum. Pada artikel ini kita akan berbicara secara rinci tentang bagaimana firma hukum dapat mengambil manfaat dari perangkat lunak tanda tangan elektronik cloud.

Perangkat lunak eSignature berbasis cloud di-host di server jarak jauh yang dapat diakses dari mana saja dan tidak memerlukan perangkat keras khusus. Ini menghilangkan semua batasan geografis dan teknis yang terkait dengan proses penandatanganan tradisional.

Menggunakan perangkat lunak e-signature cloud alih-alih proses dokumentasi tradisional memiliki banyak keuntungan bagi firma hukum. Firma hukum dapat mengamankan data klien dengan enkripsi yang kuat dan merampingkan seluruh proses dokumentasi.

Manfaat Perangkat Lunak Cloud eSignature untuk Firma Hukum

Manfaat eSignature untuk firma hukum hampir tidak terbatas.

• Pengurangan Biaya

Menjadi tanpa kertas hadir dengan banyak manfaat dan sebagian besar berfokus pada pengurangan biaya perawatan, memiliki dampak positif pada laba. Sesuai penelitian, bisnis yang mengadopsi perangkat lunak eSignature mampu menurunkan biaya penanganan dokumen secara keseluruhan hingga 85%.

Mereka tidak perlu lagi menyelesaikan banyak cetakan dan menyimpannya sebagai dokumen fisik. Juga, bagi mereka yang ingin merasakan pendekatan terorganisir perangkat lunak eSignature dengan rencana berlangganan yang terdefinisi dengan baik memudahkan pengguna untuk merencanakan sebelumnya dan menyelesaikan sesuatu dengan tepat.

• Peningkatan Komunikasi Berbasis Klien

Dokumen hukum sering macet di pihak mitra atau klien saat dibagikan secara manual. Perangkat lunak eSignature dapat sangat membantu dalam menghindari penundaan seperti itu karena hambatan geografis. Perangkat lunak ini membantu firma hukum memantau permintaan tanda tangan yang luar biasa, melacak dokumen yang dikirim/diterima dan membuat perubahan dalam hak akses.

Disarankan Baca: Cara Membuat Tanda Tangan Digital Secara Elektronik dalam 6 Langkah

Dokumen pengadilan, perjanjian, dan kontrak dapat ditandatangani dan dibagikan secara instan dengan perangkat lunak eSignature. Selain itu, perusahaan dapat menambahkan formulir jenis penjelasan mandiri online atau buku instruksi bersama dengan dokumen hukum, menghemat banyak waktu dan usaha klien secara bersamaan.

• Perlindungan Lengkap Data Klien

Masalah seperti pemalsuan tanda tangan dan dokumen palsu cukup umum terjadi pada dokumen legal, terutama jika dikelola secara manual. Untungnya, sebagian besar perangkat lunak eSignature mematuhi langkah-langkah keamanan yang ketat untuk mengurus dokumen hukum.

Perangkat lunak manajemen eSignature berbasis cloud CryptoESIGN adalah salah satu contoh yang mencegah ancaman dunia maya. Informasi yang disimpan dalam perangkat lunak akan dihosting melalui penyedia layanan cloud utama yang memiliki akses, jaringan, dan keamanan basis data yang diperlukan. Platform ini kompatibel dengan konfigurasi SSL, selain dienkripsi melalui teknologi enkripsi 256-bit.

• Jejak Audit yang Disempurnakan Meningkatkan Visibilitas Dokumen

Sebagian besar perangkat lunak eSignature dilengkapi dengan kemampuan pelacakan yang ditingkatkan, sehingga memudahkan firma hukum 1 untuk mendapatkan kepastian yang tepat bahwa dokumen tersebut ditandatangani secara sah oleh individu yang berwenang. Dengan demikian menghilangkan semua kemungkinan penempaan yang tidak sah, gangguan data dan akses ilegal.

CryptoESIGN, dengan fasilitas jejak audit bawaannya, memudahkan firma hukum untuk menyelesaikan dokumen mereka dengan cara yang terorganisir. Perangkat lunak ini mencegah akses tidak sah ke dokumen dengan membuat profil penerima yang unik.

• Mencegah Denda Peraturan

Firma hukum rentan terhadap denda peraturan karena sifat industri hukum. Kebocoran data dan ketidakpatuhan dapat menyebabkan denda dan hukuman yang besar tidak hanya untuk pengacara tetapi juga untuk klien mereka.

Fakta bahwa sebagian besar dokumen hukum menjalani pemeriksaan yang lebih ketat membuat mereka lebih rentan terhadap denda dan hukuman. Perangkat lunak eSignature membantu firma hukum fokus pada bidang-bidang seperti akurasi data, ketepatan waktu, masalah kepatuhan sebelumnya. Ini mencegah kemungkinan denda dan penalti peraturan.

• Mengosongkan Arsip

Menyimpan, mengelola, dan mengambil kembali dokumen dan dokumen hukum adalah tugas yang tidak praktis untuk bisnis hukum. Semakin besar operasi firma hukum, semakin banyak yang harus mereka keluarkan untuk penyimpanan, pemeliharaan, dan tenaga kerja.

Perangkat lunak penandatanganan digital berbasis cloud memungkinkan bisnis untuk mengunggah setiap bagian dokumen dalam database cloud yang terpusat dan aman. Hal ini memungkinkan firma hukum untuk dengan mudah mengekstrak dokumen yang diperlukan dengan mudah menghemat waktu, biaya penyimpanan dan tenaga kerja.

Semuanya disimpan di cloud yang dilindungi di bawah langkah-langkah keamanan ketat yang diakui secara internasional dan pusat data yang dihosting secara memadai.

• Meningkatkan Mobilitas

Akses jarak jauh dan penandatanganan elektronik mungkin merupakan keuntungan terbesar dari perangkat lunak eSigning berbasis cloud dibandingkan penandatanganan tradisional. Perangkat lunak Cloud eSignature menawarkan akses online, memungkinkan pengacara dan klien untuk melihat, menandatangani, berbagi, dan memverifikasi dokumen hukum kapan saja dari mana saja.

Ini membuat proses penandatanganan secepat kilat karena penerima dapat menandatangani dokumen dari mana saja dengan internet dan perangkat. Ini juga menghilangkan biaya pencetakan, pemindaian, dan kurir.

Kata-kata Terakhir

Firma hukum beralih ke kantor tanpa kertas dengan kecepatan yang luar biasa. Ini karena perangkat lunak cloud eSignature menawarkan lusinan keunggulan dibandingkan sistem penandatanganan tradisional. Ini juga mengatasi setiap keterbatasan sistem tradisional, mengurangi biaya dan waktu serta meningkatkan efisiensi dan keamanan.

Meskipun artikel tersebut berbicara tentang manfaat ekonomis, manfaat terbesar menggunakan perangkat lunak tanda tangan elektronik tidak disebutkan dalam daftar kami. Itu karena melayani tujuan yang lebih besar dari sekedar menghemat waktu dan biaya. Menyelamatkan pohon adalah manfaat terbesar yang dapat ditawarkan oleh perangkat lunak tanda tangan digital online kepada umat manusia.

Saat ini, perangkat lunak tanda tangan elektronik berbasis cloud adalah praktik bisnis standar di industri hukum, bukan sekadar alat. Setiap firma hukum harus beralih ke perangkat lunak eSigning berbasis cloud untuk efisiensi, pertumbuhan, profitabilitas, dan bahkan mungkin kelangsungan hidup.