Sebagian besar pemilik usaha kecil memikirkan pencadangan dan pemulihan data dengan mengajukan satu pertanyaan sederhana kepada diri mereka sendiri:

Apakah kita menyimpan salinan file kita yang paling penting?

Untungnya, jawabannya hampir selalu “ya”. Dan jelas ini penting. Tetapi terlalu sedikit dari pemilik bisnis yang sama ini yang berpikir untuk mengajukan pertanyaan yang sama pentingnya kepada diri mereka sendiri:

Seberapa mahal untuk benar-benar menggunakan cadangan ini?

Mari kita hadapi itu, semakin lama bisnis Anda turun, semakin banyak uang mengalir keluar. Pertama, biaya operasional Anda: sewa, upah, tagihan. Anda masih menghabiskan uang itu; Anda hanya tidak memiliki apa pun untuk ditunjukkan.

Biaya Anda yang lain – moral tim, hubungan pelanggan, stres, kehilangan momentum, dan peluang – lebih sulit diukur. Namun ini juga uang nyata yang keluar dari dompet Anda.

Kehilangan Data Tidak Dapat Dihindari

Gambar: Markus Spiske di Unsplash

Kebenaran yang sederhana adalah bahwa jika bisnis Anda ingin tetap beroperasi, pada titik tertentu Anda perlu menggunakan cadangan Anda.

Sulit untuk memprediksi bagaimana tepatnya itu akan terjadi. TI mungkin sambaran petir, perampokan, malware, kegagalan perangkat keras, atau kompetisi menenggak bir di ruang server menjadi sangat salah. Tapi bagaimanapun itu terjadi, itu bukan masalah jika, tapi kapan.

Dan sejujurnya, kehilangan data Anda selalu menyebalkan. Tapi apakah itu akan menjadi krisis, atau hanya merepotkan? Itu sebagian besar tergantung seberapa cepat Anda dapat bangkit kembali.

Kabar baiknya adalah Anda dapat mengendalikan ini. Jadi mari kita lihat lebih dekat.

Pencadangan dan Pemulihan Data untuk Bisnis Anda

Sistem pencadangan yang tepat sebagian besar bermuara pada dua hal:

• Berapa banyak data yang Anda cadangkan?
• Seberapa mahal setiap jam waktu henti?
  
  

Ini benar-benar hanya turun ke matematika. Jumlah data yang lebih besar membutuhkan waktu lebih lama untuk ditransfer, sementara jam yang lebih mahal...yah...lebih mahal. Karena masing-masing hal ini meningkat, lebih masuk akal untuk beralih ke sistem pencadangan yang lebih besar dan lebih canggih yang dapat membuat Anda kembali berbisnis lebih cepat.

Kedua angka ini akan berskala dengan ukuran bisnis. Bisnis yang lebih besar memiliki lebih banyak data dan mengeluarkan lebih banyak uang dengan setiap jam yang hilang.

Angkat tangan – siapa lagi yang laptopnya mati saat bekerja lepas dari rumah? Saya senang bahwa semua dokumen saya disinkronkan ke penyimpanan cloud. Jadi, saya bisa pergi dan membeli komputer baru, menginstal ulang aplikasi saya, dan menunggu setengah jam hingga dokumen saya muncul kembali.

Sebuah bisnis tidak perlu terlalu besar untuk pendekatan yang sama ini menjadi ide yang buruk.

Bayangkan (atau mungkin Anda tidak perlu membayangkan) bahwa Anda menjalankan semacam agensi kecil. Anda memiliki kantor kecil, jaringan klien/server, dan tiga orang yang bekerja untuk Anda.

Jika Anda hanya memiliki cadangan dokumen di penyimpanan cloud, Anda dapat mengonfigurasi ulang sisanya dari awal. Tapi ini lebih banyak pekerjaan daripada mengonfigurasi satu laptop – ini juga pekerjaan yang lebih khusus. Dan Anda membayar sewa dan upah untuk seluruh tim sambil menunggu. Anda benar-benar ingin workstation dan server Anda dicadangkan secara keseluruhan.

Ada faktor lain di luar jumlah orang dalam bisnis Anda. Seorang humas lepas dan editor video lepas mungkin memiliki pengeluaran dan tarif per jam yang serupa, tetapi pembuat video menyulap lebih banyak data. Sebuah bar kecil dan eksklusif di bagian kota yang paling mewah mungkin tidak memiliki banyak data, tetapi dapat dengan mudah memiliki jumlah besar yang dipertaruhkan dalam waktu pemulihan.

Paling ekstrem, Anda memiliki perusahaan teknologi miliaran dan triliun dolar. Mereka memiliki jumlah data yang mengejutkan untuk dicadangkan dan bahkan tidak mampu melakukan downtime sedetik pun. Bukan hal yang aneh bagi orang-orang ini untuk menempelkan hard drive raksasa di trailer truk dan mengendarainya di jalan raya. Saat Anda menangani data sebanyak itu, itulah cara tercepat untuk mengirimkannya – secara harfiah dengan muatan truk.

Gambar: Chantal Cadorette di Unsplash

Ini hanyalah cara panjang untuk mengatakan bahwa sistem yang tepat sangat bergantung pada siapa Anda. Semoga bisnis Anda semakin maju dan berkembang. Jadi, Anda harus meninjau kembali ini setiap satu atau dua tahun saat Anda naik level.

Mendokumentasikan dan Menguji Prosedur Anda

Jika bisnis Anda hanya Anda dan laptop Anda, prosedur pemulihan bencana Anda mungkin sangat sederhana sehingga Anda dapat menyimpannya di kepala Anda.

Untuk sesuatu yang lebih besar, Anda benar-benar menginginkan rencana langkah-demi-langkah tertulis yang siap dijalankan. Jika teknisi Anda harus menyelesaikan ini setelah kotoran masuk ke AC, semuanya perlu waktu lebih lama. Stres dan tekanan waktu dari keadaan ini sering juga dapat berarti bahwa komunikasi kurang sempurna, dan banyak hal yang terlewatkan.

Cadangan juga harus diuji. Ini adalah ukuran waktu pemulihan Anda yang paling nyata dan akurat dan cara terbaik untuk mengetahui bahwa Anda telah melampaui sistem lama Anda.

Alasan utama untuk mengujinya adalah untuk memeriksa apakah benda sialan itu benar-benar berfungsi. Jika tidak, Anda mungkin belajar tentang beberapa masalah bencana pada saat yang paling buruk.

Secara teori, mungkin saja kehilangan segalanya dalam situasi ini. Tetapi jauh lebih mungkin bahwa teknologi yang berbakat, dengan satu atau lain cara, dapat menyatukan kembali sebagian besar darinya. Itu mungkin memakan waktu cukup lama.

Penyimpanan di Tempat dan di Luar Tempat

Solusi pencadangan cloud populer karena alasan yang bagus: terjangkau, fleksibel, nyaman, dan tetap ada jika terjadi bencana di seluruh kantor Anda.

Jadi mengapa menggunakan yang lain? Masalah utamanya adalah bahwa semua data ini dibatasi oleh kecepatan koneksi internet Anda.

Apakah itu masalah? Itu tergantung pada kecepatan internet Anda dan seberapa banyak data yang Anda miliki. Apakah seperti mengisi ember dengan selang taman? Atau suka mengisi kolam renang olimpiade?

Jadi, Anda mungkin juga menginginkan lapisan tambahan di tempat, seperti penyimpanan yang terpasang ke jaringan. Anda tentu saja masih menginginkan semacam lapisan di luar kantor, jika terjadi sesuatu pada lapisan di tempat, atau bahkan di seluruh kantor.

Bagaimana Dengan Pengaturan Sementara?

Ini pasti membantu jika Anda dapat memulihkan data dengan cepat setelah kehilangannya. Tetapi bagaimana jika ada hal lain yang menghalangi – seperti kerugian total bangunan Anda? Bisakah Anda menyelesaikan pekerjaan sementara itu?

Ini adalah salah satu hal yang kami pikirkan ketika kami melihat solusi pencadangan cloud mana yang akan disertakan sebagai bagian dari penawaran layanan kami. Kami memilih penyedia yang, dengan satu sentuhan tombol, dapat membuat server file tersedia di internet.

Jadi ketika seluruh bangunan Anda terbakar dan Anda tiba-tiba harus berkumpul kembali di ruang kerja bersama, tim Anda dapat mengakses proyek mereka saat Anda menangani asuransi dan satu miliar sakit kepala lainnya.

Apakah itu sama baiknya dengan mengembalikan seluruh kantor Anda? Hampir tidak. Tapi itu pemandangan yang lebih baik daripada membayar staf untuk memutar-mutar jempol sementara semuanya dibangun kembali.

Penyimpanan Bayangan

Sistem backup terbaik di dunia masih belum bagus jika karyawan Anda menyimpan file penting di tempat lain sama sekali.

Ini umumnya masalah komunikasi dan pelatihan. Bagi banyak orang, menyimpan file ke stik USB adalah ritual yang mereka pahami, sementara menyimpan ke drive jaringan bisa tampak membingungkan dan misterius.

Tapi itu juga menempatkan Anda dalam situasi di mana kegagalan perangkat keras sederhana dapat berarti biaya panggilan darurat untuk layanan pemulihan disk spesialis. Atau jika media hilang atau salah tempat, file mungkin hilang untuk selamanya.

Ini benar-benar hal yang sangat sederhana, tetapi bisnis kecil selalu salah.

Semoga Cadangan Anda Akan Selalu Membosankan

Cadangan biasanya merupakan topik yang kering dan itu hal yang baik. Jika ini adalah tempat otak Anda berada selama minggu kerja biasa, Anda salah melakukannya. Fokus pemilik bisnis harus pada hal-hal yang menciptakan nilai, uang, dan pertumbuhan.

Tetapi jika Anda mengabaikan hal ini sepenuhnya? Anda mungkin menemukan bahwa sebenarnya ada dunia pengalaman yang kaya secara emosional untuk dijelajahi di sini – karena semuanya menjadi sangat salah.

Solusinya? Diorganisir. Setiap satu hingga dua tahun, selama bagian tahun yang lebih tenang, mintalah teknologi TI Anda mengunjungi kembali dan menguji sistem dan proses Anda.

Kemudian lanjutkan dengan mengembangkan bisnis Anda dengan ketenangan pikiran yang nyata Anda siap untuk apa pun yang terjadi.

James Mawson adalah seorang nerd teknologi, bisnis, dan internet, dengan minat besar pada teknologi open source, makanan Cina, dan video game jadul. Dia adalah salah satu pendiri DXM Tech Support, tim layanan TI kecil yang berbasis di Melbourne, Australia.