Cara Membayar Karyawan Jarak Jauh, Luar Negeri & Tetap Patuh

Membuat pilihan terbaik untuk bisnis Anda mungkin berarti mempekerjakan seseorang yang tinggal di negara bagian lain, mengakomodasi anggota staf yang ingin pindah, atau memindahkan karyawan melintasi batas negara bagian untuk memperluas basis pelanggan Anda. Untuk setiap karyawan luar negeri dalam daftar gaji Anda, Anda harus melakukan beberapa kerja keras untuk tetap mematuhi pajak dan agen tenaga kerja yang berlaku. Panduan di bawah ini dapat membantu Anda memulai.

1. Karyawan W-2 vs. Kontraktor Independen

Artikel ini berfokus pada pekerja jarak jauh yang memenuhi syarat sebagai karyawan W-2, bukan kontraktor independen, tetapi ini adalah perbedaan penting yang harus segera dibuat. IRS biasanya memperlakukan pekerja sebagai kontraktor independen jika mereka mengontrol bagaimana, kapan dan di mana pekerjaan dilakukan, dan jika majikan hanya mengarahkan hasil pekerjaan yang diinginkan. Jika tidak, mereka adalah karyawan W-2.

Perhatikan bahwa ini bukan definisi potong-dan-kering, dan pekerjaan jarak jauh dapat membuat area abu-abu. Tetapi jawabannya akan menentukan apakah bisnis Anda memotong pajak penghasilan negara dan membayar pajak Jaminan Sosial, Medicare, dan pengangguran. Bisnis biasanya tidak diharuskan untuk memotong atau membayar pajak atas upah kepada kontraktor independen, tetapi harus melakukannya untuk karyawan W-2.

Halaman Kontraktor atau Karyawan Independen IRS menguraikan 3 kategori luas—kontrol perilaku, kontrol keuangan, dan jenis hubungan—untuk membantu Anda memilih klasifikasi pekerja yang benar. Selain itu, undang-undang negara bagian dapat memengaruhi cara Anda mengklasifikasikan dan membayar pekerja Anda. Undang-undang Majelis California 5 (AB5), misalnya, mempersulit bisnis untuk mengklasifikasikan pekerja sebagai kontraktor independen.

2. Status Kerja vs. Status Penduduk untuk Pekerja Jarak Jauh

Setelah Anda yakin bahwa pekerja jarak jauh Anda memenuhi syarat sebagai karyawan W-2, inilah saatnya untuk menentukan di mana karyawan jarak jauh Anda bekerja dan di mana mereka tinggal. Seorang karyawan jarak jauh mungkin tinggal di satu negara bagian dan melakukan perjalanan untuk bekerja di negara lain, tetapi Anda biasanya harus memotong dan melaporkan pajak di negara bagian tempat karyawan jarak jauh Anda bekerja. Jika perusahaan Anda berbasis di Washington dan memiliki karyawan jarak jauh yang bekerja di California dan tinggal di Nevada, misalnya, Anda akan memotong pajak penghasilan karyawan dan membayar pajak pengangguran negara bagian di California.

Anda dapat mendasarkan pemotongan pajak Anda pada lokasi kerja yang dilaporkan sendiri oleh karyawan Anda jika jawaban mereka masuk akal. Namun, ada beberapa kemungkinan pengecualian untuk dipertimbangkan, termasuk perjanjian timbal balik antara negara bagian dan aturan de minimis atau pengecualian.

Perjanjian Timbal Balik

Perjanjian timbal balik adalah antara 2 negara tetangga yang mengizinkan penduduk satu negara bagian untuk meminta pembebasan dari pemotongan pajak di negara bagian (timbal balik) lainnya. Perjanjian timbal balik mencegah pekerja mengajukan beberapa pengembalian pajak negara bagian. Jika negara tempat kerja dan negara tempat tinggal karyawan Anda memiliki perjanjian timbal balik, Anda hanya akan memotong dan melaporkan pajak di negara tempat tinggal mereka.

Namun, timbal balik bukanlah konsep otomatis. Karyawan harus meminta Anda untuk memotong pajak di negara bagian asal mereka daripada di negara bagian kerja mereka. Ketika karyawan Anda memberi Anda formulir pembebasan pajak negara bagian mereka, berhentilah memotong pajak untuk negara bagian mereka dan mulai memotong pajak untuk negara bagian asal mereka. Simpan sertifikat pembebasan pajak negara bagian ini dalam catatan bisnis Anda jika status kerja karyawan Anda mengaudit bisnis Anda.

De Minimis atau Aturan Pengecualian

Jika karyawan di negara bagian Anda bekerja di negara bagian lain dengan basis yang sangat terbatas, mereka mungkin tidak dikenai pajak penghasilan negara bagian lain. Aturan de minimis atau pengecualian menentukan ambang batas (seperti jumlah hari maksimum yang dihabiskan untuk bekerja di negara bagian atau jumlah dolar dari pendapatan yang diperoleh) yang, bila terlampaui, mengharuskan pemberi kerja untuk mulai memotong pajak negara bagian.

Sebagian besar karyawan yang bekerja di negara bagian dari jarak jauh melebihi ambang batas de minimis, dan undang-undang dapat sangat bervariasi dari satu yurisdiksi ke yurisdiksi berikutnya. Oleh karena itu, menghubungi departemen pajak negara bagian di lokasi kerja karyawan Anda untuk mendapatkan panduan khusus negara bagian sangatlah penting.

3. Mencari Bimbingan Profesional

Mengelola penggajian untuk karyawan yang bekerja dan tinggal di tempat lain mungkin merupakan aspek paling kompleks dalam membangun tim jarak jauh. Untungnya, ada layanan profesional yang dapat membantu.

Penyedia Penggajian

Penyedia penggajian dapat membantu perusahaan Anda mematuhi undang-undang pajak penggajian dan mengajukan pengembalian pajak pemotongan. Mengotomatiskan proses penggajian Anda juga membantu Anda membayar jumlah pajak yang benar dan menghindari melewatkan tanggal jatuh tempo yang penting. Sebagian besar penyedia penggajian akan meminta Anda untuk mendaftar ke Departemen Tenaga Kerja dan mendapatkan ID pajak pekerjaan Anda sehingga mereka dapat memotong dan mengirimkan pajak sebagai perwakilan Anda.

CPA atau Profesional Pajak

Memiliki karyawan yang bekerja secara teratur di suatu negara bagian seringkali cukup untuk memicu aturan nexus "kehadiran fisik" — meskipun pedoman dapat bervariasi dari satu negara bagian ke negara bagian lainnya. Nexus adalah saat bisnis Anda memiliki hubungan yang cukup kuat dengan negara bagian lain untuk bertanggung jawab atas pajak pendapatan dan penjualan mereka.

Mengunjungi situs web Departemen Pendapatan dalam status kerja karyawan Anda dapat menghasilkan beberapa jawaban—tetapi apakah bisnis Anda memiliki nexus atau tidak mungkin merupakan pertanyaan yang rumit, dan dapat mencakup kebutuhan untuk mendaftar sebagai bisnis asing dan menunjuk agen terdaftar di negara bagian di mana karyawan jarak jauh Anda bekerja. Bertemu dengan profesional pajak atau CPA Anda dapat membantu Anda memahami dan tetap mengetahui kewajiban pendaftaran dan pajak Anda.

4. Hukum Ketenagakerjaan Lokal

Penting juga untuk mempelajari undang-undang perburuhan setempat di yurisdiksi tempat karyawan jarak jauh Anda bekerja, seperti persyaratan upah minimum dan istirahat wajib. Panduan Majikan Departemen Tenaga Kerja adalah sumber yang bagus untuk topik ini.

Negara bagian tempat karyawan jarak jauh Anda bekerja kemungkinan akan mengharuskan Anda untuk mendaftar asuransi pengangguran melalui program asuransi pengangguran negara bagian. Gagal melakukannya dapat membuat bisnis Anda terkena penalti dan biaya karena tidak mematuhi undang-undang asuransi pengangguran negara bagian.

Hampir setiap negara bagian mewajibkan pemberi kerja untuk memiliki asuransi Kompensasi Pekerja, yang melindungi karyawan Anda jika terjadi cedera atau penyakit terkait pekerjaan. Anda dapat mendaftar melalui penyedia komersial atau program asuransi kompensasi pekerja negara bagian Anda. Untuk mempelajari lebih lanjut, hubungi pejabat kompensasi pekerja di negara bagian tempat karyawan Anda akan bekerja.