Bagaimana Teknologi Mengubah Manajemen Fasilitas Rumah Sakit Seperti yang Kita Ketahui

Diterbitkan: 2023-08-01

Asosiasi Rumah Sakit Amerika melaporkan bahwa biaya rumah sakit meningkat 17,5% dari 2019 hingga 2022, sementara penggantian biaya Medicare tetap jauh di belakang, tumbuh hanya 7,5%.

Mengingat situasi yang tidak menguntungkan ini, organisasi layanan kesehatan perlu mengambil tanggung jawab sendiri untuk mengurangi biaya tanpa membebani staf medis dan administrasi mereka, yang sudah memiliki terlalu banyak beban. Salah satu cara untuk mengurangi biaya adalah dengan menerapkan solusi manajemen fasilitas rumah sakit yang akan meningkatkan operasional internal dan perawatan pasien.

Perusahaan pengembangan perangkat lunak rumah sakit menawarkan berbagai jenis alat siap pakai dan khusus yang dapat memenuhi kebutuhan unik Anda. Dan organisasi kesehatan tampaknya menyukainya. Pasar manajemen fasilitas kesehatan global diperkirakan akan mencapai $8,3 miliar pada tahun 2026 setelah bernilai $6 miliar pada tahun 2021.

Artikel ini menjelaskan apa itu manajemen fasilitas rumah sakit, menyajikan tujuh cara menarik di mana teknologi dapat meningkatkan operasi Anda, dan memberikan panduan singkat tentang cara melanjutkan penerapan.

Tugas apa yang terdiri dari manajemen fasilitas rumah sakit pada tahun 2023?

Manajemen fasilitas kesehatan bertujuan untuk mempertahankan lingkungan yang membantu anggota staf melakukan yang terbaik sambil meningkatkan pengalaman pasien. Konsepnya terdiri dari berbagai tugas, termasuk mengelola peralatan, merawat karyawan, memastikan fasilitas bersih dan aman, dan mengawasi anggaran. Di banyak organisasi layanan kesehatan, manajer fasilitas juga bertanggung jawab atas hubungan masyarakat, pemasaran, dan kepatuhan.

Pada dasarnya, disiplin ini bertanggung jawab atas semua kegiatan non-klinis yang dilakukan di organisasi kesehatan.

Berikut adalah daftar tugas utama yang terkait dengan manajemen fasilitas rumah sakit:

  • Menjaga kenyamanan dan privasi pasien
  • Menyederhanakan navigasi untuk staf dan pengunjung
  • Mengkoordinasikan penggunaan peralatan
  • Mengambil alih pembelian, pemasangan, dan pemeliharaan peralatan
  • Renovasi bangunan, yang meliputi pemilihan kontraktor dan pemantauan pekerjaan mereka
  • Mengambil langkah-langkah untuk menegakkan keselamatan dan keamanan rumah sakit, termasuk menilai bangunan secara berkala terhadap bahaya kebakaran dan semacamnya
  • Menempatkan protokol untuk situasi darurat, seperti pelepasan limbah berbahaya dan penyebaran infeksi
  • Memastikan kepatuhan terhadap peraturan pemerintah dan lokal, seperti kebijakan Pusat Pengendalian dan Pencegahan Penyakit
  • Menangani keuangan, termasuk mengedepankan anggaran operasi dan mematuhinya, memprioritaskan investasi, menegosiasikan perjanjian layanan
  • Memasarkan rumah sakit dan layanannya
  • Menyusun strategi untuk meningkatkan pengalaman pasien dan karyawan

Mari kita selidiki bagaimana teknologi membantu meningkatkan atau sepenuhnya mengotomatiskan proses ini, mengurangi beban pekerjaan administratif untuk organisasi layanan kesehatan.

7 cara teknologi mengubah manajemen fasilitas kesehatan seperti yang kita ketahui

Berikut adalah tujuh contoh utama bagaimana teknologi manajemen fasilitas rumah sakit dapat mendukung organisasi perawatan kesehatan Anda.

  1. Mengubah manajemen aset
  2. Mengaktifkan pemeliharaan prediktif
  3. Mengoptimalkan konsumsi energi
  4. Memperlancar otomatisasi proses
  5. Memfasilitasi analitik data kesehatan
  6. Meningkatkan perawatan pasien
  7. Memastikan kepatuhan dengan standar dan kebijakan

Mengubah manajemen aset

Teknologi dapat membantu manajer fasilitas rumah sakit menangani staf dan peralatan secara efektif. Di bawah ini Anda akan menemukan beberapa contoh rumah sakit yang memanfaatkan teknologi mutakhir, seperti Internet of Things dan kecerdasan buatan, untuk merampingkan operasi mereka.

Manajemen peralatan

Survei NutrsingTime.net melaporkan bahwa perawat cenderung membuang waktu sekitar 40 jam per bulan untuk mencari peralatan yang hilang; dalam 16% kasus, mereka gagal menemukannya. Rumah sakit dapat menyematkan berbagai jenis pelacak, seperti tag GPS dan Bluetooth, ke dalam defibrillator, kereta medis, dan peralatan lainnya untuk mengambil informasi tentang keberadaan peralatan dari sistem TI perawatan kesehatan secara real time.

Sebagai manfaat tambahan, praktik ini juga akan mengurangi pencurian. Penelitian menunjukkan bahwa 10%-20% aset medis dicuri selama siklus hidupnya, yang rata-rata merugi $3.000 per item.

Ada beberapa solusi manajemen fasilitas siap pakai untuk rumah sakit yang dapat membantu Anda dengan pelacakan peralatan. Salah satu contohnya adalah Asset Panda yang berbasis di Texas. Perusahaan membangun inventaris medis dan solusi pemantauan perangkat yang melacak lokasi peralatan, menampilkan kondisinya dan lokasi penempatannya, serta menjadwalkan pemeliharaan bila diperlukan. Manajer rumah sakit dapat menambahkan pengguna sebanyak yang mereka inginkan sambil mengaktifkan akses berbasis peran ke aset.

Manajemen staf

Teknologi manajemen fasilitas kesehatan yang didukung oleh solusi AI untuk rumah sakit dapat membantu mendistribusikan beban kerja secara merata di antara staf medis, dengan mempertimbangkan preferensi dan kemampuan mereka.

Sebuah tim peneliti dari Massachusetts Institute of Technology membuat robot AI yang dapat menugaskan pengasuh ke berbagai prosedur medis dan pasien. Solusi ini diuji di bangsal persalinan. Staf menerima 90% rekomendasi alat dan bersaksi tentang keberhasilannya dalam menciptakan beban kerja yang lebih merata daripada yang dapat mereka capai dengan penugasan manual.

Anda dapat menemukan lebih banyak contoh tentang bagaimana AI menguntungkan artikel sektor kesehatan di blog kami.

Mengaktifkan pemeliharaan prediktif

Pemeliharaan prediktif adalah tentang mengandalkan sensor Internet of Things (IoT) dan teknik analisis data untuk mendeteksi anomali apa pun dalam peralatan sebelum mulai tidak berfungsi. Pada tanda-tanda kerusakan pertama, pengelola perangkat dapat melakukan pemeliharaan pada waktu yang tepat untuk mencegah kerusakan.

Perusahaan pengembangan Rumah Sakit IoT menawarkan sensor dan perangkat lunak terkait untuk mengumpulkan data tentang konsumsi daya, suhu, dan lainnya. Data ini dianalisis untuk mendeteksi anomali apa pun, seperti getaran berlebihan, yang mungkin disebabkan oleh kelebihan beban alat berat, tetapi juga dapat menjadi indikator awal kerusakan. Pendekatan pemeliharaan ini mencegah kegagalan perangkat yang tidak terduga, yang dapat mengakibatkan hasil pasien yang buruk, litigasi, dan kerusakan reputasi.

Sebuah tim peneliti di Uni Emirat Arab mengembangkan pendekatan pemeliharaan prediktif bertenaga IoT dan mengujinya pada penganalisa Vitros-Immunoassay di rumah sakit setempat. Penyebab utama kerusakan perangkat ini adalah selip sabuk lengan pengukur saat sabuk aus. Tanda-tanda awal kerusakan sabuk dapat diketahui dengan menganalisis sinyal getaran. Jadi, para peneliti mengumpulkan data getaran dan menganalisisnya dengan algoritme ML untuk mendeteksi bukti kerusakan. Eksperimen ini menghasilkan penghematan 25% dalam biaya pemeliharaan perangkat.

Mengoptimalkan konsumsi energi

Tidak seperti bangunan tempat tinggal dan komersial, rumah sakit beroperasi 24/7, mengonsumsi listrik sekitar 2,5 kali lebih banyak daripada bangunan lain dengan ukuran yang sama.

Teknologi manajemen fasilitas rumah sakit, seperti AI, analitik data, dan komputasi awan, dapat membantu mengurangi tagihan listrik secara signifikan dengan cara berikut:

  • Analitik data dapat mengidentifikasi area energi yang terbuang dan merekomendasikan pengoptimalan.
  • Algoritme pembelajaran mesin dapat dilatih untuk memprediksi permintaan energi berdasarkan data penggunaan historis, informasi bangunan, iklim, dan parameter relevan lainnya. Hal ini memungkinkan rumah sakit untuk bersiap jika terjadi lonjakan permintaan dan mungkin mengurangi penggunaan energi di area lain untuk jangka waktu tersebut.
  • Beberapa teknologi dapat mengurangi konsumsi energi hanya dengan menerapkannya. Misalnya, penelitian menunjukkan bahwa organisasi dapat mencapai hampir 80% penghematan energi dengan memindahkan beban kerja mereka ke cloud alih-alih menyimpannya di tempat.

Salah satu contoh penerapan teknologi manajemen fasilitas rumah sakit untuk konsumsi energi berasal dari Tantangan Inovasi ENGIE x NTU di Singapura, di mana peserta memperoleh akses ke rumah sakit setempat untuk menghasilkan solusi pengoptimalan energi selama delapan bulan.

Para pemenang menggunakan sensor multi-varian untuk menangkap data pada parameter hunian kamar, seperti karbon dioksida dan kelembapan, menganalisisnya menggunakan algoritme pembelajaran mesin, dan mengontrol AC yang sesuai. Tim berhasil mengurangi konsumsi energi hingga 20%.

Memperlancar otomatisasi proses

Otomatisasi proses robot (RPA) memiliki banyak manfaat dalam perawatan kesehatan. Berikut adalah beberapa aplikasi kunci dari teknologi ini dalam konteks manajemen fasilitas rumah sakit:

  • Memperlancar penagihan dan pembayaran. Bot RPA dapat membantu staf dalam pengkodean medis dan menyiapkan klaim asuransi.
  • Memfasilitasi berbagi data. Alat RPA dapat memantau bahwa pembagian data di berbagai fasilitas kesehatan mematuhi protokol privasi data dan memiliki hak akses yang ketat.
  • Mengelola inventaris. Teknologi ini dapat memantau lokasi dan penggunaan alat medis yang berbeda. Ini bahkan diterapkan dalam pelacakan organ untuk memfasilitasi prosedur transplantasi organ.
  • Membantu dalam perekrutan dan onboarding. Bot dapat membantu menemukan kandidat yang tepat dan membimbing mereka melalui proses orientasi, mengurangi beban sumber daya manusia.

Misalnya, ApprioHelth yang berbasis di AS menggunakan solusi RPA UiPath yang disempurnakan dengan AI dan computer vision untuk memfasilitasi penanganan klaim asuransi. Alat ini mengotomatiskan pengambilan data dan masuk ke bidang formulir aplikasi yang sesuai. Ia bahkan dapat mengekstraksi teks dari gambar. Solusi ini menghasilkan pengurangan 96% dalam backlog klaim asuransi.

Memfasilitasi analitik data kesehatan

Big data memiliki banyak aplikasi di bidang medis. Ini termasuk membantu dalam pengobatan kanker, mengurangi risiko rawat inap, membantu pasien dengan masalah mental, dan banyak lagi.

Dalam konteks manajemen fasilitas rumah sakit, alat analitik data besar dapat membantu perencanaan strategis karena memungkinkan manajer untuk memahami kebutuhan dan motivasi staf medis. Analytics juga dapat memprediksi kapan anggota staf senior perlu hadir untuk berkonsultasi dengan rekan junior, dan dapat membantu menyusun rencana pelatihan dan pengembangan, karena alat ini memantau kinerja karyawan.

Alat analitik data juga dapat membantu mengalokasikan fasilitas rumah sakit dengan lebih baik. Misalnya, Rumah Sakit Anak Texas mengandalkan solusi visualisasi ruang bertenaga analitik untuk mengidentifikasi ruang praktik yang tersedia dan menugaskannya ke janji temu. Alat memproses data janji temu untuk memperkirakan permintaan kamar dan menemukan kamar kosong yang memenuhi kondisi tersebut. Berkat solusi ini, rumah sakit dapat menjadwalkan 550 janji temu tambahan, yang menambahkan pendapatan sebesar $86.000 hanya dalam waktu enam bulan.

Meningkatkan pengalaman pasien

Teknologi manajemen fasilitas rumah sakit juga dapat meningkatkan perawatan pasien sambil mengurangi beban staf medis dan fasilitas. Inilah yang dapat dilakukannya:

  • Memprediksi berapa banyak pasien yang diharapkan di rumah sakit pada hari tertentu, yang membantu pengaturan staf dan menghemat waktu tunggu pasien
  • Meringankan beban administrasi seputar kunjungan dokter, karena teknologi mendukung pasien dalam penjadwalan janji temu, mengirimkan pengingat, dan membantu pengunjung menjelajahi fasilitas alih-alih harus menelepon seseorang untuk menanyakan arah
  • Perawatan pasca-pulang, seperti mengirimkan pengingat otomatis tentang asupan obat, mendistribusikan survei kesehatan, dan menganalisis hasilnya tanpa membebani dokter dan perawat
  • Mengaktifkan perawatan virtual dan pemantauan pasien jarak jauh, karena pasien tidak perlu hadir secara fisik di rumah sakit untuk menerima konsultasi. Pasien senang tinggal di rumah dan rumah sakit tidak kelebihan beban.

Meskipun solusi telehealth biasanya tidak diklasifikasikan dalam teknologi manajemen fasilitas rumah sakit, orang dapat berargumen bahwa mereka meningkatkan perawatan pasien tanpa menambah beban pada fasilitas klinik. Dan mereka memungkinkan dokter untuk berkonsultasi dengan pasien, yang tidak akan mereka jangkau. Misalnya, Rumah Sakit Mata Aravind yang berlokasi di India membuka lima pusat bertenaga IT di daerah pedesaan untuk mengadakan sesi pengobatan jarak jauh dengan orang-orang yang tidak dapat menjangkau rumah sakit. Berkat pengaturan ini, lebih dari 90% pasien menerima perawatan yang memadai tanpa bepergian.

Memastikan kepatuhan dengan standar dan kebijakan

Kepatuhan sangat penting dalam sektor perawatan kesehatan, dan merupakan salah satu tanggung jawab manajer fasilitas rumah sakit. Tergantung pada negara tempat Anda beroperasi, ada berbagai peraturan kepatuhan yang harus dipatuhi. Di AS, sektor medis diatur oleh Health Insurance Portability and Accountability Act (HIPAA). Dan selain peraturan nasional, setiap rumah sakit memiliki serangkaian kebijakan yang juga dapat dibantu oleh solusi manajemen fasilitas medis.

Teknologi, seperti AI dan subtipenya, dapat meningkatkan kepatuhan dengan cara berikut:

  • Memantau pembaruan dalam standar dan peraturan perawatan kesehatan. Hukum kepatuhan cenderung berubah dengan cepat, dan rumah sakit tidak boleh ketinggalan. Solusi bertenaga AI dapat memantau peraturan dan melaporkan setiap perubahan.
  • Mengontrol akses data. Privasi data menjadi perhatian besar bagi institusi medis, dan alat kecerdasan buatan dapat memastikan bahwa hanya pihak berwenang yang mendapatkan akses ke informasi pasien.
  • Mencegah pelanggaran data. AI dapat terus memantau perangkat lunak rumah sakit untuk mencari kerentanan keamanan. Itu juga dapat memantau kata sandi dan memandu pengguna untuk memilih opsi yang sulit diretas.
  • Memperlancar kredensial karyawan. Ada solusi perangkat lunak manajemen kredensial siap pakai yang dapat melacak dan memverifikasi kualifikasi staf, termasuk gelar universitas mereka dan pelatihan apa pun yang mereka terima setelahnya.
  • Pelacakan pengunjung . Jenis solusi ini dapat membantu melacak jumlah pengunjung pada waktu tertentu agar tetap berada dalam batasan yang diberlakukan oleh rumah sakit dan pemerintah.
  • Manajemen insiden . Beberapa solusi perangkat lunak perawatan kesehatan dapat menangkap insiden/hampir insiden, menganalisisnya untuk menentukan penyebabnya, dan memantau perbaikan.

Salah satu contoh solusi manajemen insiden dan pelaporan berasal dari symplr. Berkantor pusat di Houston, symplr menggunakan teknologi untuk meningkatkan operasi perawatan kesehatan. Perusahaan menawarkan solusi yang memungkinkan rumah sakit untuk mengevaluasi dan memitigasi risiko operasional dan keuangan yang menyertai kegagalan untuk mematuhi peraturan yang berubah. Perusahaan mengklaim bahwa dengan bantuan perangkat lunak mereka, manajer akan menghabiskan waktu 45% lebih sedikit untuk memantau masalah kepatuhan.

Bagaimana mendekati perombakan manajemen fasilitas rumah sakit

Langkah-langkah berikut dapat memandu Anda melalui penerapan teknologi manajemen fasilitas medis:

  • Tentukan kebutuhan organisasi mana yang ingin Anda tangani. Apakah Anda sedang mempertimbangkan untuk memantau peralatan, meningkatkan efisiensi energi, meningkatkan kepatuhan, atau mengaktifkan pemeliharaan prediktif? Tuliskan apa yang ingin Anda liput, prioritaskan daftar ini, dan pilih teknologi yang paling sesuai.
  • Selain kasus penggunaan, pertimbangkan faktor lain, seperti skalabilitas, kemudahan penggunaan, seberapa baik integrasi dengan sistem yang ada, dan sebagainya.
  • Kembangkan strategi keseluruhan. Identifikasi pemangku kepentingan utama dan tentukan cara melibatkan mereka, alokasikan orang dan anggaran, dan tentukan bagaimana Anda akan mengukur kesuksesan.
  • Melakukan uji coba. Bereksperimen dengan teknologi akan mengungkapkan:

— Bagaimana sistem yang berbeda bekerja sama, terutama jika melibatkan peralatan lawas?

— Bisakah infrastruktur Anda menangani beban baru?

— Apakah solusi baru menggabungkan semua arus bisnis yang sesuai?

— Apakah setiap pengguna merasa nyaman dengan alat baru ini?

  • Menawarkan pelatihan dan pendidikan. Manajer fasilitas rumah sakit mungkin tidak terbiasa dengan jenis alat ini, dan lebih baik menawarkan pelatihan formal daripada mengharapkan karyawan untuk belajar secara mandiri. Jika mereka menemukan alat-alat baru sulit untuk digunakan, mereka tidak akan tertarik untuk mengadopsinya.
  • Datang dengan strategi manajemen data. Solusi manajemen fasilitas untuk rumah sakit cenderung menghasilkan data dalam jumlah besar, terutama jika melibatkan IoT. Anda memerlukan sistem yang dapat menyimpan dan memproses semua informasi ini.

Selain itu, bergantung pada teknologi yang Anda pilih, Anda mungkin menghadapi berbagai tantangan yang terkait dengan penerapannya. Blog kami merinci tantangan implementasi AI, tantangan terkait RPA, dan masalah yang terkait dengan data besar untuk membantu Anda menjalani transformasi.

Masih ragu untuk melanjutkan?

Ketika teknologi menjadi lebih kuat, itu memungkinkan manajer fasilitas di rumah sakit untuk mencapai lebih banyak dengan sumber daya yang lebih sedikit dan dalam waktu yang lebih singkat. Tidak perlu lagi berkeliaran mencari peralatan, menghabiskan waktu berjam-jam untuk tugas-tugas manual yang sepele, dan didenda karena melewatkan pembaruan peraturan terbaru. Jika ini masih terjadi di tempat praktik Anda, mungkin saat ini terasa dapat diterima, tetapi dalam waktu dekat, akan menjadi sulit untuk bersaing dengan fasilitas yang lebih paham teknologi.

Anda tidak perlu mengambil langkah radikal sekarang. Anda dapat memulai dengan satu atau dua kasus penggunaan, seperti pelacakan peralatan, dan penskalaan dari sana. Jika Anda ingin bekerja dengan solusi dasar manajemen fasilitas rumah sakit siap pakai, kami dapat membantu Anda mengintegrasikannya ke dalam alur kerja Anda dan menyesuaikannya jika diperlukan. Dan jika Anda tertarik untuk menerapkan sesuatu yang lebih komprehensif, kami dapat mempersiapkan Anda dengan sensor IoT, membangun dan melatih algoritme AI, mengembangkan analitik data dan alat pelaporan yang akan memberi Anda pandangan 360 derajat tentang operasi Anda, dan banyak lagi.

Dan, jangan ragu untuk menghubungi jika Anda memiliki pertanyaan. Mempertimbangkan untuk merampingkan operasi Anda dengan teknologi manajemen fasilitas rumah sakit? Berhubungan! Kami akan membantu Anda dalam memilih teknologi yang tepat, mengimplementasikan perangkat lunak, dan mengintegrasikan solusi akhir ke dalam sistem Anda.

Awalnya diterbitkan di https://itrexgroup.com pada 6 Juni 2023.