6 Tips Menjadi Komunikator yang Efektif

Menjadi komunikator yang efektif adalah keterampilan yang harus dikuasai oleh pengusaha sukses. Ini membawa banyak bobot dalam hubungan bisnis dan perusahaan yang menunjukkan komunikasi yang efektif memiliki tingkat pergantian karyawan 50 persen lebih rendah.

Perusahaan yang berupaya memastikan komunikasi yang efektif dan positif tidak hanya menghindari biaya ini tetapi juga menempatkan angka tersebut di kolom plus dengan merangsang motivasi dan produktivitas. Sebenarnya, perusahaan yang manajernya adalah komunikator yang efektif melihat pengembalian 47 persen lebih tinggi kepada pemegang saham daripada perusahaan dengan keterampilan komunikasi yang buruk.

Jadi, apa yang dimaksud dengan komunikasi yang baik dan bagaimana Anda bisa menjadi lebih baik dalam hal itu? Berikut beberapa tipsnya:

Kirim Pesan Univokal yang Jelas

Kejelasan sangat penting dalam komunikasi. Jangan menggunakan bahasa yang terlalu rumit atau jargon-y saat menyampaikan informasi. Buat pesan Anda singkat dan to the point. Jangan mencoba memasukkan satu pesan atau rapat yang penuh dengan terlalu banyak ide. Sebaliknya, pikirkan satu poin utama yang ingin Anda komunikasikan.

Cara yang baik untuk memastikan pesan Anda jelas adalah dengan memikirkan tujuan Anda. Apa takeaway dari pesan Anda? Apakah dinyatakan dengan jelas? Mungkinkah ada ruang untuk kebingungan? Jika demikian, pikirkan kembali kata-kata Anda.

Miliki Rapat Produktif dengan Mengikuti Tiga Tips ini

Semua orang pernah ke pertemuan yang buruk sebelumnya. Jenis yang berlarut-larut tanpa perlu, berubah menjadi sesi merengek atau tidak memiliki tujuan yang jelas atau dinyatakan. Rapat semacam ini hanya membuang-buang waktu dan dapat benar-benar menyebabkan konflik dan frustrasi di antara staf daripada membina komunikasi yang produktif untuk membantu memenuhi tujuan yang akan datang.

Memiliki pertemuan yang lebih baik dengan:

• Membuat mereka pendek . Satu jam terlalu lama untuk sebagian besar rapat. Coba kurangi menjadi setengah jam atau bahkan dua puluh menit. Hal ini memungkinkan Anda untuk mengatasi masalah tertentu secara efisien daripada mencoba untuk mengatasi beberapa masalah yang berbeda secara tidak efisien.

• Menggunakan visual . Elemen visual seperti foto, video, bagan, dan grafik dapat membantu membawa pulang suatu poin. Memberi tahu tim Anda bahwa persaingan unggul dalam penjualan sebesar $200.000 memiliki dampak, tetapi menunjukkan kepada mereka seperti apa perbandingan itu di bagan dapat membuat mereka memahami ukuran kesenjangan yang harus diatasi.

• Gunakan metrik . Bob Parsons, pendiri GoDaddy mengatakan, "Apa pun yang diukur dan ditonton, meningkat." Berbagi metrik yang relevan membantu karyawan memahami konteks pekerjaan mereka dan nilai upaya mereka. Ini juga membantu dalam motivasi dan penetapan tujuan.

Gunakan Alat Komunikasi yang Tepat

Komunikasi dapat ditingkatkan dengan memperkenalkan alat yang berbeda ke dalam arus sehari-hari. Pastikan Anda mengidentifikasi kebutuhan Anda untuk proses komunikasi dan menemukan solusi yang tepat, yang memenuhi kebutuhan Anda dengan sempurna. Sebagai contoh:

• Perlu berbagi maket, diagram alur, peta pikiran, dll. dengan tim Anda dan izinkan mereka mengakses informasi yang sama di mana pun lokasinya? Kemudian cobalah alat kolaboratif yang memungkinkan Anda membuat diagram yang dapat Anda bagikan dengan siapa saja.

Creately bisa menjadi pilihan yang bagus – Fitur komentar dan utas diskusi mereka mempromosikan pembangunan tim dan membantu pengembangan proyek kelompok.

• Anda memiliki anggota tim jarak jauh atau tidak dapat mengadakan pertemuan tatap muka secara teratur karena alasan tertentu. Solusi yang memungkinkan: Perangkat lunak rapat virtual yang menawarkan fitur seperti email atau pesan instan, memberikan lebih banyak pilihan kepada staf tentang kapan dan di mana mereka dapat menghadiri rapat.

Lihat GoToMeeting – Ini juga memungkinkan Anda untuk meluncurkan rapat dari Microsoft Office dan mengirimkan rekaman rapat setelahnya, sehingga semua orang dapat memilikinya sebagai referensi.

• Perlu segera berbagi dokumen dan file yang disimpan di tempat yang berbeda? Ingin memiliki obrolan grup dan percakapan pribadi satu lawan satu? Ingin dapat menarik file apa pun dari arsip secara instan?

Saya kira jawaban untuk semua pertanyaan itu adalah ya. Kemudian lanjutkan dengan Slack, solusi tempat kerja digital untuk bisnis kecil dan perusahaan besar. Alat ini memungkinkan Anda menyatukan semua percakapan, mengatur tugas, dan merampingkan komunikasi tim.

• Apakah Anda memiliki pekerja lapangan atau mungkin perlu menghubungi tim Anda dalam hitungan menit dalam kasus darurat, pertimbangkan opsi pengiriman pesan SMS. Pesan teks tidak memerlukan koneksi Internet dan sangat ideal untuk mengirimkan peringatan instan.

Dorong Tim Anda

Seorang pemimpin hebat yang merupakan komunikator yang efektif memberikan dorongan bagi tim mereka untuk tumbuh dan belajar. Pemimpin yang buruk mencaci tim mereka karena tidak memenuhi harapan mereka. Buat kritik Anda membangun dengan memberikan panduan tentang cara meningkatkan kinerja.

Pendekatan ini mempromosikan lingkungan yang lebih positif dan membantu merangsang produktivitas daripada menyebabkan stres dan negatif yang dapat menghambat produktivitas dan memiliki dampak negatif secara keseluruhan.

Berikan Umpan Balik Spesifik, Langsung ke Intinya

Beri tahu karyawan Anda tentang kinerja mereka dengan memberikan umpan balik yang spesifik. Jika Anda memiliki saran tentang cara meningkatkan, buatlah itu dapat ditindaklanjuti alih-alih umum.

Contoh umpan balik umum:

"Kamu bisa mengerjakan laporanmu dengan lebih baik."

Contoh umpan balik yang dapat ditindaklanjuti:

“Saya ingin melihat data dalam laporan Anda dipecah menjadi angka harian, bukan mingguan karena…”

Tingkatkan Keterampilan Komunikasi Tertulis Anda

Kita hidup di zaman komunikasi tertulis. Teks lebih populer daripada panggilan suara. Berhubungan di media sosial lebih umum daripada melihat orang secara langsung. Prevalensi pekerjaan jarak jauh mengharuskan pemimpin tim untuk menguasai seni komunikasi tertulis agar efektif.

Dalam komunikasi tertulis, Anda ingin:

• Berikan instruksi yang jelas . Pastikan orang dapat mengikuti instruksi Anda, jika tidak, Anda berisiko membuang waktu dan sumber daya yang berharga karena Anda tidak cukup jelas.

• Jadilah positif . Selalu mencoba untuk memberikan sentuhan positif pada komunikasi Anda bahkan jika itu hanya mengatakan "Terima kasih" atau memberi tahu karyawan bahwa mereka melakukan pekerjaan dengan baik.

• Berikan pesan bahwa tidak apa-apa untuk bertanya . Biarkan pintu terbuka bagi anggota tim untuk berkomunikasi dengan Anda jika mereka ragu. Baris sederhana seperti "Beri tahu saya jika Anda memiliki pertanyaan" dapat menjawabnya.

• Jadilah ringkas . Jangan membebani karyawan Anda dengan terlalu banyak informasi. Cari tahu apa yang paling penting dan relevan untuk mereka fokuskan

Dengan meningkatkan keterampilan komunikasi Anda, Anda meningkatkan kemampuan kepemimpinan Anda dan pada akhirnya, bisnis Anda. Gunakan tips ini untuk membantu Anda mencapai potensi komunikasi Anda!

Alexa Lemzy adalah manajer layanan pelanggan dan editor blog di layanan SMS bisnis TextMagic. Dia bersemangat tentang komunikasi internal, produktivitas kerja, dan hubungan pelanggan. Anda dapat mengikutinya di Twitter.