Bagaimana cara mulai bekerja dengan Asisten Virtual? Kiat yang berguna

Setiap pengusaha yang ingin mengembangkan usahanya dari waktu ke waktu mencapai tahap di mana mereka membutuhkan dukungan. Namun, tidak serta merta jumlah tugas yang cukup besar untuk mempekerjakan pekerja kontrak. Dalam kasus seperti itu, solusi ideal adalah menggunakan layanan asisten virtual. Hari ini, kita akan fokus pada Asisten Virtual, peran mereka dalam bisnis, keterampilan mereka, dan cara untuk menemukannya. Jika Anda belum pernah bekerja dengannya, artikel itu pasti akan membantu Anda dalam memilih pekerja jarak jauh yang ideal.

Asisten Virtual – daftar isi:

1. Siapa asisten virtual?
2. Apa yang dilakukan asisten virtual?
3. Bagaimana Anda menemukan asisten virtual?
4. Bagaimana cara memverifikasi keterampilan asisten virtual?
5. Apa cara terbaik untuk bekerja dengan asisten virtual?
6. Ringkasan

Siapa asisten virtual?

Asisten virtual adalah pekerja jarak jauh yang melakukan tugas yang diberikan dari mana saja di dunia menggunakan komputer dan Internet. Ini adalah orang yang menggantikan pekerja kantor standar. Orang ini dapat menangani hal-hal yang berhubungan erat dengan menjalankan perusahaan dari back office yaitu menerbitkan faktur, kontak dengan grosir, atau mengurus situs web, tetapi tidak hanya. Katalog layanan yang ditawarkan oleh asisten virtual terus berkembang dan profesi ini menjadi semakin populer.

Apa yang dilakukan asisten virtual?

Luasnya kompetensi asisten virtual, dan akibatnya katalog layanan yang mereka tawarkan, sangat beragam. Namun, masing-masing dari mereka memiliki spesialisasi di mana mereka merasa paling nyaman. Kadang-kadang sangat komprehensif dan mengacu pada seluruh katalog tugas atau kadang-kadang menyangkut satu keterampilan tertentu. Itulah sebabnya ketika Anda mencari asisten virtual, langkah kuncinya adalah menentukan tugas yang ingin Anda selesaikan.

Banyak asisten virtual memulai dengan pekerjaan kantor yang sederhana, tetapi seiring waktu mereka melakukan pelatihan lebih lanjut dan memperluas kompetensi mereka. Pada akhirnya, klien mendapatkan satu karyawan yang melakukan berbagai macam tugas. Akan lebih mudah bila satu orang bertanggung jawab atas keseluruhan proyek. Baik dari segi konsistensi maupun pengendalian efek.

Untuk memudahkan referensi, di bawah ini adalah daftar contoh tugas yang dapat dilakukan VA:

Tugas administrasi biasa

Ini adalah tugas yang juga dilakukan oleh asisten kantor tradisional. Ini mungkin termasuk mengurus kalender, menjadwalkan janji temu, atau menangani email. Asisten virtual yang menangani masalah administrasi mungkin juga bertanggung jawab untuk menerbitkan faktur atau memesan dengan produsen. Asisten semacam itu juga akan menyiapkan templat dokumen untuk Anda atau melakukan perekrutan awal seorang karyawan. Singkatnya – mereka akan mendukung Anda dalam semua urusan administrasi dan kantor yang terkait dengan menjalankan bisnis Anda.

Dukungan bisnis online

Kategori ini dapat mencakup banyak hal. Asisten virtual yang berspesialisasi dalam masalah teknis mungkin bertanggung jawab untuk membuat halaman arahan untuk kursus online baru atau menyiapkan toko online. Beberapa asisten berspesialisasi dalam program tertentu seperti pengeditan atau pengeditan video.

Kegiatan promosi dan pemasaran

Katalog ini mencakup semua kegiatan yang bertujuan untuk mengembangkan merek. Ini termasuk pembuatan materi promosi, yaitu konten, grafik, atau video, tetapi juga dukungan komprehensif untuk media sosial atau situs web. Asisten virtual juga dapat berspesialisasi dalam membuat kampanye iklan pada platform tertentu atau membuat konten.

Tentu saja, daftar di atas tidak lengkap dan tidak mencakup semua tugas yang dapat Anda delegasikan ke asisten. Kerusakan ini juga tidak berarti bahwa satu orang tidak dapat menangani media sosial dan memeriksa email secara bersamaan. Seringkali, Anda akan menemukan bahwa satu asisten virtual akan menggantikan karyawan di beberapa departemen. Fleksibilitas ini adalah salah satu keuntungan terbesar dari profesi ini dan alasan mengapa semakin banyak pengusaha bekerja dengan asisten virtual.

Meskipun asisten virtual secara eksklusif dikaitkan dengan pekerjaan jarak jauh, hal ini tidak selalu terjadi. Dalam beberapa kasus, kepala sekolah mencari seseorang yang juga dapat membantu tugas-tugas di tempat seperti mengunjungi kantor atau mengirimkan dokumen ke kantor pos.

Bagaimana Anda menemukan asisten virtual?

Profesi ini menjadi semakin populer, tetapi tetap saja, tidak banyak pengusaha yang tahu tentang kemungkinan kerja sama jarak jauh. Bahkan jika mereka mendengar sesuatu tentang itu, mereka tidak tahu di mana dan bagaimana menemukannya. Ada beberapa cara untuk memulai kerjasama.

Situs web

Banyak asisten virtual memiliki kartu nama digital mereka dalam bentuk situs web. Pada mereka, mereka memamerkan portofolio, keterampilan, dan umpan balik dari klien yang telah mereka tangani. Namun, perlu diingat bahwa situs dengan peringkat terbaik selalu muncul di hasil pencarian pertama.

Media sosial

Karena ini adalah pekerjaan jarak jauh, perekrutan juga dilakukan dari jarak jauh. Bergabung dengan salah satu grup Facebook adalah salah satu metode yang paling efektif. Yang perlu Anda lakukan adalah menambahkan posting dengan tawaran pekerjaan dan deskripsi tugas, dan sebagai tanggapan, Anda pasti akan menerima beberapa atau selusin penawaran menarik. Grup semacam itu mengumpulkan asisten virtual, sehingga Anda dapat yakin bahwa penawaran Anda akan langsung diberikan kepada orang yang kompeten. Anda juga dapat menambahkan iklan di salah satu grup bisnis yang terkait dengan profil bisnis Anda. Berkat ini, Anda memiliki peluang lebih baik untuk menemukan seseorang yang memiliki pengalaman atau minat yang terkait dengan industri Anda.

Agen Asisten Virtual

Beberapa agensi bekerja dengan asisten virtual. Solusi ini memiliki kelebihan dan kekurangan. Keuntungan terbesar adalah bahwa orang yang bertanggung jawab mengurus pemilihan karyawan terbaik. Terserah Anda untuk membuat daftar tugas khusus yang ingin Anda outsourcing. Orang yang bertanggung jawab atas agensi tersebut tahu persis dengan siapa mereka bekerja dan siapa yang layak diberikan jenis tugas tertentu. Selain itu, semua asisten telah melalui proses rekrutmen, sehingga mereka harus menunjukkan keahliannya.

Dalam kasus ini, Anda menandatangani kontrak dengan agen dan bukan dengan asisten tertentu, yang juga merupakan nilai tambah dalam beberapa situasi. Pertama, tanggung jawab Anda bukan untuk mengontrol pekerjaan. Yang penting bagi Anda adalah hasilnya, dan selebihnya diurus oleh agensi. Kerugian utama, bagaimanapun, adalah harga, yang lebih tinggi daripada dalam kasus kerjasama langsung. Namun, jika anggaran tidak menjadi masalah bagi Anda, lakukanlah.

Situs web freelance

Bentuk pencarian yang semakin populer untuk berbagai jenis spesialis adalah menambahkan iklan di situs yang mengaitkan pekerja lepas seperti Upwork. Cukup tambahkan penawaran dan jelaskan posisi tertentu, dan setelah beberapa saat, Anda akan menerima banyak tanggapan dari seluruh dunia.

Rekomendasi juga merupakan cara yang baik untuk menemukan dukungan virtual. Sebaiknya tanyakan kepada teman-teman yang bekerja di industri serupa atau menjalankan bisnis mereka apakah mereka pernah menggunakan solusi jenis ini. Asisten virtual sering bekerja dengan beberapa pengusaha pada saat yang sama, dan mempekerjakan berdasarkan rekomendasi adalah salah satu cara terbaik untuk menemukan karyawan yang sempurna.

Bagaimana cara memverifikasi keterampilan asisten virtual?

Bentuk verifikasi keterampilan awal yang terkenal adalah dengan menyiapkan kuesioner rekrutmen. Ini adalah cara yang baik untuk memilih kandidat terbaik pada tahap awal dan pada saat yang sama merupakan metode yang jauh lebih baik untuk mengenal kandidat.

Pertanyaan yang dipilih dengan benar akan mengungkapkan lebih dari sekadar CV atau surat lamaran. Tambahan yang menarik untuk kuesioner rekrutmen mungkin pertanyaan situasional, di mana Anda dapat menggambarkan situasi sampel di mana perusahaan menemukan dirinya dengan permintaan untuk memecahkan masalah. Jawaban seperti itu memungkinkan kita untuk menilai apakah seseorang berpikir dalam pola yang sama dan nilai-nilai apa yang dipandu oleh mereka. Terkadang kuesioner juga disertai dengan tugas rekrutmen singkat, yang terdiri dari menyiapkan grafik dalam program tertentu atau menulis teks singkat.

Selain verifikasi dasar keterampilan, survei semacam itu memiliki keuntungan lain. Dibutuhkan sedikit kemauan dan komitmen untuk menjawabnya, sehingga Anda lebih percaya diri bahwa orang yang mengirimkan penawaran mereka tertarik untuk bekerja dengan Anda dan yakin dengan keterampilan mereka.

Setelah analisis awal dari penawaran yang dikirimkan kepada Anda, Anda perlu memilih beberapa kandidat terbaik. Wawancara video yang dilakukan secara online dengan masing-masing dari mereka akan membantu Anda membuat pilihan akhir. Ada banyak platform yang melayani tujuan ini seperti Google Meet atau Zoom.

Apa cara terbaik untuk bekerja dengan asisten virtual?

Ada satu jawaban untuk itu: itu tergantung.

Ketika datang ke jenis kontrak itu sendiri, itu paling sering B2B, karena asisten virtual menjalankan bisnis mereka atau bekerja dengan inkubator bisnis atau jenis perusahaan lain yang memungkinkan Anda menagih mereka untuk pekerjaan mereka. Namun, dalam beberapa kasus, pengusaha lebih suka menandatangani kontrak hukum perdata standar. Perlu juga diingat tentang dokumen tambahan yang harus ditandatangani jika kerjasama membutuhkannya, seperti perjanjian kerahasiaan.

Kerja sama dengan asisten virtual mungkin bersifat jangka panjang atau mungkin tugas khusus yang harus dilakukan, misalnya melakukan penelitian untuk pesanan tertentu atau memperkenalkan produk di situs web.

Dalam hal penagihan, situasinya tidak lagi sesederhana itu. Ada beberapa pilihan yang tersedia. Beberapa asisten virtual memiliki paket per jam yang dapat dibeli oleh seorang pengusaha. Paket tersebut dapat mencakup 10 atau bahkan 40 jam kerja. Biasanya berlaku selama 30 hari dan pengusaha harus memutuskan ukuran paket di awal bulan.

Cara seperti ini bekerja paling baik ketika ruang lingkup kerjasama dengan asisten virtual besar tetapi tidak teratur, misalnya seorang pengusaha membutuhkan dukungan dalam layanan pelanggan, tetapi komunitasnya sangat kecil sehingga tugas hanya satu jam sehari, dan tugas-tugas asisten virtual juga termasuk membuat posting di media sosial. Berkat ini dia dapat dengan bebas mengalokasikan waktunya untuk tugas-tugas tertentu dan klien hanya membayar untuk jam kerja yang sebenarnya.

Dalam hal kerjasama didasarkan pada tugas tertentu, bentuk penyelesaian yang lebih baik dapat berupa penyelesaian atas karya yang dibuat. Di awal kerjasama, Anda akan menyepakati jumlah akhir, misalnya untuk menyiapkan katalog iklan atau menyusun ebook. Dalam hal ini, tidak penting berapa banyak waktu yang akan dihabiskan asisten Anda untuk mempersiapkannya. Yang penting adalah efeknya – produk jadi.

Ringkasan

Bekerja dengan asisten virtual adalah kesempatan untuk menemukan karyawan tanpa membuat komitmen jangka panjang. Ini bagus untuk mengembangkan bisnis atau perusahaan yang hanya membutuhkan dukungan musiman. Aspek keuangan juga merupakan keuntungan besar. Pengusaha mengeluarkan biaya hanya ketika dia membutuhkannya. Dia membayar untuk pekerjaan real-time, bukan untuk duduk di kantor atau rehat kopi.

Keuntungan dari bantuan virtual juga mencakup keserbagunaan. Di satu sisi, seorang wirausahawan dapat meminta dukungan dalam hal-hal sederhana yang menghabiskan banyak waktu setiap hari dan mendapatkan ruang untuk pekerjaan dan pengembangan kreatif. Di sisi lain, ia dapat mengandalkan bantuan untuk masalah yang melampaui kompetensinya, seperti dukungan teknis untuk program. Lagi pula, pemilik bisnis tidak harus tahu segalanya.

Itu saja yang perlu Anda ketahui tentang bekerja dengan asisten virtual. Baca juga: 11 alasan mempekerjakan asisten virtual dalam bisnis Anda

Jika Anda menyukai konten kami, bergabunglah dengan komunitas lebah sibuk kami di Facebook, Twitter, LinkedIn, Instagram, YouTube, Pinterest.

Pengarang: Andy Nicols

Pemecah masalah dengan 5 derajat berbeda dan cadangan motivasi yang tak ada habisnya. Ini membuatnya menjadi Pemilik & Manajer Bisnis yang sempurna. Saat mencari karyawan dan mitra, keterbukaan dan rasa ingin tahu dunia adalah kualitas yang paling dia hargai.

Lihat semua posting