Cara Membuat Wiki Modern dan Fleksibel untuk Perusahaan Anda

Seiring pertumbuhan perusahaan, ia mengumpulkan banyak pengetahuan, mulai dari apa visi perusahaan Anda hingga praktik terbaik untuk diikuti, yang membantu mengarahkan dan membentuk jalur pertumbuhannya. Dan melestarikan pengetahuan semacam itu tidak lain adalah penting untuk kemajuannya.

Namun, tanpa sistem yang tepat untuk menangkapnya, simpanan informasi yang berharga ini mungkin tersebar di seluruh organisasi atau hilang. Di sinilah Anda dapat menggunakan wiki perusahaan. Ini membantu mengumpulkan semua informasi ke dalam repositori terpusat, sehingga menyediakan sumber daya yang mudah diakses untuk semua orang. Dalam postingan ini, kita akan membahas cara membangun wiki perusahaan langkah demi langkah.

Apa itu Perusahaan Wiki

Wiki perusahaan (juga dikenal sebagai Wiki internal atau Wiki perusahaan) adalah database online yang digunakan untuk memusatkan informasi tentang perusahaan dan prosesnya, karyawan, proyek, klien, dll. Perusahaan sering menganggapnya sebagai satu sumber kebenaran untuk menangkap, mengatur, dan berbagi pengetahuan perusahaan secara internal. Wiki perusahaan memungkinkan setiap anggota tim untuk mengakses, membuat, atau mengedit konten.

Sebuah wiki dapat menyertakan informasi seperti,

• Proses penting perusahaan
• Budaya, nilai, dan kebijakan perusahaan
• peta jalan perusahaan
• dokumen SDM dan administrasi
• Dokumentasi proyek

Manfaat Wiki Internal

Wiki membuat pekerjaan semua orang lebih mudah. Untuk karyawan baru, ini adalah cara tercepat untuk menemukan semua informasi yang mungkin mereka perlukan. Dan karyawan yang lebih mapan dapat merujuknya untuk memahami bagaimana bagian perusahaan lainnya beroperasi dengan lebih baik, dan selanjutnya meningkatkan cara kerja mereka.

• Wiki internal menyediakan titik terpusat untuk semua dokumen internal, baik itu materi pelatihan karyawan, SOP, whitepaper, email, atau konten webinar, sehingga memudahkan pencarian informasi.
• Mereka membantu menghindari kehilangan pengetahuan dan merampingkan penyimpanan, pengambilan, dan berbagi pengetahuan.
• Mereka meningkatkan kolaborasi tim dengan menyediakan ruang bersama bagi tim untuk bekerja sama dalam memetakan proses dan informasi perusahaan.

Basis Pengetahuan vs. Wiki

Wiki perusahaan tidak sama dengan basis pengetahuan internal. Basis pengetahuan adalah sumber daya resmi dengan tim produsen dan pengelola konten yang berdedikasi.

Di sisi lain, wiki adalah alat kolaboratif. Setiap karyawan tidak hanya dapat mengakses, membuat, atau mengedit wiki perusahaan kapan saja, tetapi tim juga dapat berkolaborasi dalam populasi konten. Dan perubahan biasanya dirancang untuk langsung ditampilkan setelah diedit.

Cara Membangun Perusahaan Wiki

Wiki perusahaan Anda adalah tempat untuk menangkap, mengatur, dan mengelola pengetahuan organisasi. Penting bagi Anda untuk memiliki proses yang disederhanakan untuk memastikan bahwa Anda menyusun informasi di seluruh perusahaan secara produktif. Di sini kami telah membuat daftar langkah-langkah tentang cara membangun wiki perusahaan secara efektif.

Tentukan Alasan Membuat Wiki

Apakah itu untuk mendokumentasikan proses dan prosedur perusahaan, merekrut karyawan baru atau membuat pedoman tim, tentukan tujuan wiki Anda sebelum benar-benar membangunnya. Ini akan membantu,

• Identifikasi jenis informasi yang perlu Anda sertakan
• Tentukan audiens target yang perlu Anda pertimbangkan (yaitu karyawan baru atau karyawan lama atau keduanya)
• Kumpulkan dokumen, sumber daya, laporan, dan materi yang ada yang mungkin perlu Anda integrasikan ke dalam wiki baru.
• Identifikasi kontributor utama seperti manajer senior atau pimpinan tim dengan pengetahuan khusus tentang materi pelajaran.

Pilih perangkat lunak Wiki

Langkah penting selanjutnya adalah menemukan perangkat lunak yang sesuai dengan kebutuhan Anda. Karena Anda telah mempersempit tujuan, kini Anda memiliki gagasan khusus tentang kemampuan yang Anda cari dalam perangkat lunak.

Berikut adalah beberapa kemampuan penting yang harus dimiliki setiap perangkat lunak wiki;

• Ruang kerja terpadu untuk memusatkan dokumen Anda
• Fitur untuk mengedit dan mencari konten dengan mudah
• Fitur kolaborasi multi-pengguna waktu nyata seperti komentar sebaris, utas diskusi, penandaan @mention, pelacakan mouse langsung, notifikasi pintar, sinkronisasi offline, dll.
• Editor teks kaya dengan kemampuan untuk membuat atau menambahkan konten visual seperti diagram, bagan, gambar, dll.
• Folder untuk mengatur dokumen di dalamnya
• Integrasi ke alat lain dalam alur kerja Anda seperti Slack, GitHub, tim MS, aplikasi Google Suite, dll.
• Kemampuan untuk memfasilitasi komunikasi (notulen rapat/pembaruan mingguan), pembelajaran (instruksi orientasi/buku pegangan), dan manajemen proyek (rencana proyek/laporan kemajuan)
• Opsi pengunduhan dokumen termasuk ekspor PDF, SVG, dan PNG

Beberapa perangkat lunak wiki perusahaan populer yang dapat Anda pertimbangkan termasuk Google Drive, Confluence, dan Microsoft SharePoint.

Creately untuk Membangun Wiki Perusahaan Anda

Creately, perangkat lunak manajemen kerja yang berjalan di atas kanvas visual cerdas, digunakan oleh tim untuk bertukar pikiran, merencanakan, mengelola proyek, dan menangkap pengetahuan, juga berfungsi sebagai solusi perangkat lunak wiki modern.

Ini menawarkan semua fitur yang disebutkan di atas dan lebih banyak lagi, termasuk riwayat versi ruang kerja, tabel yang dapat disesuaikan, alat manajemen proyek yang gesit seperti papan Kanban untuk membuat alur kerja, templat siap pakai untuk struktur Wiki, dokumen proyek, dan 100+ kasus penggunaan yang mencakup lintas industri. Selain itu, Creately juga menawarkan integrasi untuk Google Drive dan Confluence.

Buat struktur Wiki Awal

Buat struktur dasar yang menggambarkan hierarki dokumen atau informasi wiki. Ini akan memberi Anda pandangan sekilas atau pratinjau seperti apa tampilan wiki, dan Anda dapat menyimpannya sebagai referensi selama kurasi dan pembuatan konten.

Isi dengan Konten

Dengan struktur dasar yang ada, mulailah menulis konten untuk setiap bagian atau judul. Di sinilah Anda perlu membawa konten dari platform lain untuk memusatkan semuanya di satu tempat.

Di Creatley, Anda dapat menambahkannya sebagai sumber tautan, menyalin dan menempelkan konten dari sumber lain langsung ke bentuk Creately, atau bahkan memigrasikannya langsung dari aplikasi pihak ketiga termasuk data dalam file CVS, masalah GitHub, Spreadsheet, dan Google Spreadsheet.

Beberapa praktik terbaik yang dapat Anda ikuti untuk membuat konten yang menarik adalah sebagai berikut;

• Sisipkan visual seperti gambar, diagram, bagan, video, dll sebanyak mungkin untuk memecah blok teks. Misalnya, Anda dapat menggunakan peta proses untuk menggambarkan langkah-langkah proses.
• Tambahkan tautan internal untuk memudahkan navigasi dan membuat informasi lebih mudah ditemukan.
• Sertakan daftar berpoin atau bernomor, item daftar periksa, paragraf pendek, dll. untuk membuat konten lebih mudah dipindai.

Selalu Perbarui Wiki Anda

Informasi atau proses perusahaan tidak akan tetap sama. Saat mereka berkembang, demikian juga wiki Anda.

Karena karyawan mengandalkan wiki perusahaan Anda untuk mendapatkan informasi tepat waktu, penting untuk berkonsultasi secara teratur dengan kontributor utama dan membuat perubahan yang diperlukan untuk mencerminkan keadaan saat ini.

Anda juga dapat mengidentifikasi area untuk peningkatan dengan memantau tim Anda. Amati apakah mereka menganggap informasi tersebut bermanfaat, atau jika mereka bingung dan teruslah mengajukan pertanyaan yang kemudian dapat Anda jawab dengan lebih baik dengan memperbarui konten.

Di Creately, riwayat versi lengkap dilacak secara otomatis untuk semua ruang kerja. Jadi setiap perubahan yang Anda lakukan pada wiki Anda dicatat secara terpisah. Anda dapat memberi nama versi dalam riwayat untuk melacak poin-poin penting dalam evolusi wiki dan membuat cabang dari versi sebelumnya jika diperlukan kapan saja.

Praktik Terbaik untuk Membangun Wiki Perusahaan Secara Efektif di Creately

Sebuah wiki untuk pengetahuan perusahaan Anda mungkin terdengar seperti tempat yang bagus untuk memfasilitasi kolaborasi antara anggota tim Anda, namun, ada kekurangan yang tidak dapat diabaikan termasuk fungsi pencarian yang terbatas, konten yang tidak konsisten, izin edit, dll.

Berikut ini kami telah membuat daftar beberapa praktik terbaik yang dapat Anda ikuti untuk mengatasi tantangan ini saat Anda membangun wiki perusahaan di Creately.

Jadikan Wiki Perusahaan Anda Lebih Fleksibel

Salah satu keluhan terbesar yang dimiliki wiki adalah ketidakfleksibelannya. Dengan banyak dokumen di seluruh halaman dan folder, menjadi sangat sulit untuk mengatur konten secara efektif di wiki. Namun, dengan ruang kerja hierarkis atau struktur folder yang tepat, Anda dapat dengan mudah mengatasinya.

Di Creately, apa yang biasanya Anda simpan di banyak halaman dan folder di perangkat lunak wiki tradisional dapat ditempatkan di dalam satu tempat kerja menggunakan struktur visual sederhana yang masuk akal secara logis.

Misalnya, Anda dapat membuat bagan organisasi untuk informasi karyawan atau peta proses untuk memuat dokumentasi proses. Setiap bentuk dapat menyimpan berbagai informasi mulai dari halaman konten, lampiran, tautan, gambar, bidang data untuk penetapan peran, tugas, perkiraan, dan lainnya yang dapat ditambahkan melalui Data Bentuk. Dengan cara ini Anda dapat dengan mudah memusatkan informasi yang terkandung dalam beberapa halaman dalam satu struktur visual. Plus, dengan kanvas tak terbatas Creately, Anda juga dapat menempatkan sejumlah struktur visual ini di tempat yang sama.

Anda juga dapat menyambungkan bentuk di seluruh ruang kerja dan folder dengan tautan bentuk dan membuat alur navigasi dan informasi tautan. Klik pada bentuk yang ditautkan untuk secara otomatis memperbesar bentuk yang terhubung di ruang kerja yang sama atau membuka ruang kerja di mana bentuk yang terhubung berada.

Pastikan Struktur Navigasi yang Tepat

Kelemahan utama memelihara wiki perusahaan adalah dapat merepotkan untuk menemukan informasi dari antara banyak dokumen yang terus Anda tambahkan ke dalamnya. Namun, dengan menu navigasi atau kemampuan pencarian yang tepat, hal ini dapat dihilangkan.

Kemampuan pencarian cerdas Creately akan mengambil informasi apa pun yang Anda cari di ruang kerja atau folder dalam hitungan detik; cukup lakukan Cntr+F (atau “Command+F” di Mac) cari kata kunci untuk menemukan informasi yang Anda cari secara instan. Setelah Anda memilihnya dari hasil pencarian, itu akan membawa Anda ke tempat yang tepat di dalamnya di ruang kerja.

Atau Anda dapat membuat menu navigasi dengan bantuan panel Navigasi tempat Anda dapat membuat daftar tautan ke item di ruang kerja dan menggunakannya untuk menemukan informasi dengan mudah.

Jaga Konten Konsisten

Dengan banyak anggota tim dari berbagai departemen yang berkontribusi pada dokumen wiki, mungkin ada ketidakkonsistenan, yang juga bisa mengakibatkan kesenjangan pengetahuan.

Untuk mencegah hal ini terjadi, pastikan ada template atau format standar yang dapat dirujuk siapa saja saat menulis konten.

Batasi Jumlah Editor

Wiki memungkinkan kontribusi dari banyak penulis. Namun, ini mungkin tidak selalu ideal untuk wiki perusahaan, terutama karena karyawan mengandalkannya untuk mengumpulkan informasi yang dapat dipercaya tentang proses dan pengetahuan organisasi.

Dengan demikian, akan membantu Anda dengan baik untuk mengotorisasi hanya sejumlah editor – terutama pakar subjek – untuk menulis, mengedit, dan menerbitkan konten ke Wiki Anda.

Dengan Creately Anda dapat menentukan peran untuk menulis dan aksesibilitas. Ini memberikan tingkat akses dan peran yang berbeda untuk merampingkan cara Anda mengelola berbagi dan izin. Meskipun Anda dapat menugaskan beberapa anggota tim sebagai pemilik dan editor ke ruang kerja, Anda dapat menambahkan karyawan lainnya yang hanya ingin Anda bagikan informasinya sebagai pemberi komentar atau pemirsa.

Dengan cara ini Anda juga dapat mengontrol dengan siapa Anda berbagi informasi dan memisahkan informasi pribadi dan publik.

Cara Baru ke Wiki

Sebuah wiki, meskipun berisi lapisan demi lapisan dokumen, tidak harus terlalu rumit untuk dibuat atau dikelola. Dengan perangkat lunak yang tepat yang menyediakan alat yang tepat, Anda tidak perlu terlalu khawatir.

Coba Creately untuk membangun wiki perusahaan Anda hari ini. Sederhanakan proses dengan alat visual yang cerdas dan kolaborasi waktu nyata yang canggih.

Punya lebih banyak tip tentang cara membangun wiki perusahaan? Bagikan pemikiran dan saran Anda dengan kami di bagian komentar di bawah.