Memilih Solusi Manajemen Proyek yang Tepat dalam 7 Langkah Mudah

Diterbitkan: 2023-02-16

Solusi Manajemen Proyek memungkinkan organisasi untuk merencanakan, melaksanakan, dan memantau proyek dengan mudah. Alat tersebut membuat catatan transparan tentang aktivitas tim, membantu manajer melacak sumber daya secara waktu nyata dan meningkatkan pengiriman proyek. Saat ini, perusahaan mengandalkan alat ini untuk kelancaran pelaksanaan fungsi bisnis. Diperkirakan 77% tim yang berfungsi tinggi memanfaatkan alat Manajemen Proyek. Ini membuatnya lebih penting untuk menemukan Solusi Manajemen Proyek yang tepat untuk perusahaan Anda.

Fakta Menarik

1. 70% organisasi mengalami setidaknya satu kegagalan proyek dalam 12 bulan terakhir
2. Berdasarkan survei PwC, 77% proyek berkinerja tinggi menggunakan solusi manajemen proyek
3. 73% pemimpin bisnis percaya keandalan, kemudahan penggunaan, dan kemudahan integrasi sebagai tiga persyaratan teratas untuk PMS
4. 2/3 perusahaan berkomunikasi dengan klien melalui Alat Manajemen Proyek
5. Organisasi menyia-nyiakan 12% sumber daya yang berharga karena manajemen proyek yang buruk.
6. Organisasi yang berinvestasi dalam PMS yang baik menghabiskan uang 28x lebih sedikit dibandingkan dengan perusahaan tanpa PMS

Daftar isi

Cara Memilih Solusi Manajemen Proyek yang Tepat

Solusi Manajemen Proyek yang tepat untuk Anda adalah solusi yang disesuaikan dengan kebutuhan Anda. Setiap platform memiliki pro dan kontra, dan artikel ini akan membantu Anda menemukan platform yang tepat untuk bisnis Anda.

  1. Tentukan Kebutuhan Anda

Langkah pertama dan terpenting adalah mengidentifikasi mengapa bisnis Anda memerlukan sistem manajemen proyek dan kesenjangan dalam tim Anda saat ini. Setiap bisnis memiliki alasan unik untuk memilih Solusi Manajemen Proyek. Misalnya, sebuah perusahaan mungkin melacak proyek dengan lancar melalui Excel, tetapi sekarang membutuhkan platform otomatis yang dapat memperbarui kemajuan tugas sendiri dan mengirimkan pengingat kepada anggota tim jika tenggat waktu semakin dekat.

Demikian pula, kasus penggunaan akan bervariasi dari satu perusahaan ke perusahaan lain dan begitu pula kebutuhan akan Alat Manajemen Proyek. Beberapa tantangan umum yang dihadapi selama manajemen proyek manual adalah:

  • Kurangnya komunikasi internal yang aktif di seluruh tim
  • Terlalu banyak pertemuan dengan sedikit kemajuan
  • Garis waktu proyek yang tidak teratur dan tenggat waktu yang terlewat
  • Distribusi kerja yang tidak merata dalam tim
  • Pemanfaatan sumber daya rendah
  • Kotak masuk dengan ratusan email proyek yang belum dibaca.

Jika Anda menghadapi salah satu dari masalah ini, lanjutkan ke langkah berikutnya untuk menemukan perangkat lunak manajemen proyek yang tepat.

  1. Teliti Alat Terbaik

Dengan kebutuhan Anda teridentifikasi, langkah nyata berikutnya adalah menemukan sistem manajemen proyek yang potensial. Berikut adalah beberapa cara lain untuk menemukan perangkat lunak yang tepat untuk bisnis Anda:

  • Bicaralah dengan manajer proyek lain di perusahaan atau industri
  • Tanyakan kolega apa yang mereka sukai di masa lalu
  • Periksa situs web ulasan perangkat lunak
  • Lihat alat manajemen proyek yang direkomendasikan industri

Umpan balik dari anggota tim Anda harus menjadi prioritas utama Anda untuk memahami apa yang mereka sukai di masa lalu. Bandingkan fitur dari setiap perangkat lunak untuk melihat salah satu yang memenuhi sebagian besar kebutuhan perusahaan Anda. Setelah Anda memiliki beberapa finalis yang siap, selalu merupakan ide bagus untuk mendapatkan umpan balik untuk pilihan akhir.

  1. Ambillah untuk Ujian

Meskipun Anda telah mengetahui alat Manajemen Proyek yang mungkin paling cocok untuk Anda, langkah logis selanjutnya adalah menguji perangkat lunak dalam skenario kerja sehari-hari. Banyak dari solusi manajemen proyek populer datang dengan uji coba gratis, dan bahkan jika tidak, banyak platform akan dengan senang hati menawarkannya kepada Anda jika Anda bertanya.

Daripada hanya menggunakan perangkat lunak untuk memeriksa fitur, tim Anda harus menggunakan sistem ini untuk proyek langsung guna memeriksa fungsinya dalam skenario sehari-hari. Ini memberikan gambaran lengkap tentang bagaimana sistem akan berperilaku dalam organisasi Anda dan apakah fitur-fiturnya sesuai dengan kebutuhan Anda atau sekarang.

Bacaan yang Disarankan: Panduan Lengkap untuk Memilih Perangkat Lunak Manajemen Proyek yang Tepat

  1. Dapatkan Umpan Balik dari Tim

Setelah uji coba selesai, Anda harus meminta umpan balik mendetail dari tim pilot dan mencatatnya. Hal-hal yang harus Anda tanyakan selama umpan balik adalah:

  • Akankah perangkat lunak membuat alur kerja mereka lebih efisien?
  • Berapa lama waktu yang dibutuhkan mereka untuk memperbarui PMS?
  • Apa yang benar-benar hebat dan sangat buruk tentang produk tersebut?
  • Apakah mudah dinavigasi untuk pengguna baru?
  • Apakah Anda akan merekomendasikannya kepada pengguna lain?

Sekarang bandingkan jawaban Anda dengan poin rasa sakit yang Anda catat di langkah 1. Lihat apakah Anda telah menemukan solusi untuk sebagian besar poin rasa sakit terkait manajemen proyek Anda.

  1. Evaluasi Biayanya

Langkah selanjutnya untuk memilih Solusi Manajemen Proyek yang tepat adalah mengevaluasi biaya platform. Biasanya, solusi ini memiliki paket berbayar berdasarkan jumlah pengguna. Dapatkan perkiraan keseluruhan dari alat tersebut dan lihat bagaimana tarifnya terhadap anggaran Anda dan apakah Anda dapat membenarkan laba atas investasi Anda. Juga, jelajahi metode pembayaran yang paling cocok untuk Anda – bulanan, dua tahunan, atau tahunan.

  1. Beli dan Terapkan Alat yang Tepat

Setelah semuanya terkunci, pastikan Anda menerapkannya sedini mungkin. Pastikan ada struktur implementasi yang tepat, untuk memastikan transisi yang lancar. Tim biasanya tahan terhadap perubahan sehingga rencana yang dikuratori dengan baik akan sangat membantu untuk memastikan semua orang merasa nyaman dengan sistem baru. Pertimbangkan hal-hal ini untuk rencana implementasi Anda:

  • Tentukan garis waktu. Pikirkan apakah Anda ingin mempercepatnya atau menerapkannya dari waktu ke waktu untuk praktik bisnis tertentu.
  • Pastikan tim Anda memiliki cukup waktu dan infrastruktur untuk melatih sistem baru.
  • Identifikasi anggota yang akan memimpin transisi dan bertindak sebagai titik kontak untuk tim
  1. Menganalisis Pengalaman Pasca Pembelian

Setelah tahap implementasi, langkah terakhir adalah mengevaluasi kemajuan sistem manajemen proyek yang baru. Identifikasi area yang masih belum dapat dilayani oleh sistem baru. Juga, analisis proses yang baru saja Anda ikuti dan lihat apakah ada titik buta atau celah dalam proses pemilihan dan implementasi Anda. Setelah Anda memiliki jawaban atas semua pertanyaan ini, pertimbangkan laba atas investasi Anda untuk memastikan bahwa keputusan Anda memang membantu bisnis.

Bacaan yang Disarankan: Kasus Penggunaan Bisnis Perangkat Lunak Manajemen Proyek

Studi Kasus Implementasi Software PMS

Jika Anda mencari studi kasus yang sempurna tentang perusahaan yang mengadopsi Sistem Manajemen Proyek, tidak ada yang lebih baik dari Konsultan RPI. Untuk mengatasi kebutuhan Manajemen Proyeknya, ia mengadopsi PMS yang selanjutnya menciptakan masalah baru bagi perusahaan. Hal ini menyebabkan perusahaan mencari PMS baru, yang selanjutnya memecahkan tantangan Manajemen Proyeknya.

Konsultan RPI Konsultan RPI adalah mitra implementasi utama, penyedia layanan profesional, dan pemimpin pemikiran industri.
Masalah RPI menawarkan berbagai macam layanan untuk beberapa organisasi yang berbeda. Ini berarti RPI akhirnya menggunakan beberapa solusi untuk membantu manajemen tugas. Ini semakin meningkatkan masalah komunikasi dan manajemen proyek RPI.
Larutan Perusahaan mengidentifikasi kebutuhan manajemen proyeknya dan mengidentifikasi penyedia perangkat lunak yang dapat memenuhi sebagian besar tantangan RPI. Itu mengidentifikasi Mavenlink sebagai pasangan ideal untuk mereka.
Hasil PMS Mavelink membantu mengurangi 20% waktu yang dihabiskan untuk tugas administratif, meningkatkan tingkat pemanfaatan sebesar 5%, dan memperoleh wawasan penting dari dasbor.

Kategori Terkait: Perangkat Lunak Manajemen Alur Kerja | Perangkat Lunak Manajemen Tugas | Perangkat Lunak Manajemen Produk | Perangkat Lunak Manajemen Mutu

Kesimpulan

Sistem Manajemen Proyek adalah berkah bagi organisasi dari semua ukuran. Sementara itu memecahkan banyak masalah bisnis Anda, menemukan sistem yang tepat untuk diri Anda sendiri tentunya merupakan tugas tersendiri. Memilih dari ratusan produk yang muncul serupa dapat membingungkan bahkan untuk pakar domain, tetapi jika Anda mengikuti panduan ini untuk memilih Solusi Manajemen Proyek yang tepat dalam 7 langkah, Anda akan mendapatkan alat yang sempurna untuk Anda.