Bagaimana memilih perangkat lunak manajemen proyek terbaik? | #11 Memulai manajemen proyek

Perangkat lunak manajemen proyek terbaik adalah yang tidak dapat Anda lihat. Yang itu melakukan tugasnya tanpa menarik banyak perhatian. Mudah digunakan dan berisi semua fungsi yang diperlukan. Tapi apa yang termasuk dalam fungsi "perlu" ini? Baca terus untuk mencari tahu!

1. Bagaimana memilih perangkat lunak manajemen proyek terbaik? pengantar
2. Templat proyek
3. Tampilan
4. Integrasi
5. Area operasi
6. Bagaimana memilih perangkat lunak manajemen proyek terbaik? Ringkasan

Bagaimana memilih perangkat lunak manajemen proyek terbaik? pengantar

Sebelum kita melanjutkan untuk membahas perangkat lunak manajemen proyek tertentu, mari pertimbangkan fungsi apa yang harus dijalankannya. Kami telah membagi masalah hari ini menjadi tiga bagian. Pertama, kita akan melihat tampilan yang ditawarkan di berbagai program. Yang kedua, kami akan mempertimbangkan integrasi yang diperlukan. Dan ketiga, kita akan melihat area mana dari operasi organisasi yang harus dicakup oleh perangkat lunak tersebut.

Templat proyek

Sebagian besar program memungkinkan Anda mengelola beberapa proyek secara mandiri. Ini perlu diperhatikan jika Anda berurusan dengan program atau portofolio proyek, dan jika PM di organisasi Anda menangani lebih dari satu proyek secara bersamaan, atau jika Anda menjalankan proyek dengan alur yang berulang – maka ada baiknya membuat template proyek sendiri yang dapat digunakan berulang kali.

Namun, jika Anda menggunakan program untuk pertama kali, atau ini adalah proyek khusus, Anda dapat menggunakan templat bawaan. Mereka membuatnya lebih mudah dan lebih cepat untuk memulai proyek baru. Ini karena mereka membantu Anda memulai segera di lingkungan yang sudah jadi, dikonfigurasi sebelumnya dan dirancang untuk manajemen proyek, misalnya, metodologi Scrum atau Prince2.

Tampilan

Terlepas dari template atau metode yang dipilih, perangkat lunak manajemen proyek paling sering menyertakan tampilan standar. Mereka menunjukkan aspek yang dipilih dari pelaksanaan proyek dengan jelas. Bagi kami, pandangan yang paling penting adalah:

• Timeline - yang dapat diskalakan untuk mencakup seluruh durasi proyek atau periode yang dipilih,
• Daftar tugas – untuk mempratinjau tugas yang sedang berlangsung, baru selesai, atau untuk segera dilakukan,
• Kalender – agenda untuk menjadwalkan pertemuan dan kegiatan kelompok,
• Alat analitik – yaitu, bagan dan visualisasi data dari area spesifik pelaksanaan proyek dan beban kerja masing-masing anggota tim untuk menghasilkan laporan,
• Tim – daftar orang yang terlibat dalam proyek dengan informasi kontak.

Integrasi

Saat memilih program manajemen proyek, perhatian lebih jarang diberikan pada integrasi, yaitu program dan aplikasi apa yang digunakan alat kami. Ini karena beberapa program manajemen, seperti Firmbee, bersifat monolit. Ini adalah platform yang memberikan dukungan komprehensif untuk semua tugas terkait proyek – mulai dari daftar tugas dan catatan hingga menangani faktur dan bahkan proses perekrutan tim.

Namun, kadang-kadang, sebuah program yang memfasilitasi fungsi manajemen proyek sebagai satu set yang disebut layanan mikro, yaitu, satu set modul kerja sama yang dapat dihidupkan dan dimatikan. Dalam hal ini, integrasi terbukti sangat berguna. Ini dapat mencakup koneksi ke, misalnya:

• kalender eksternal (misalnya, Kalender Google atau Apple), memungkinkan, misalnya, mengirim undangan rapat,
• komunikator – seperti Microsoft Teams, Zoom, atau Slack, memudahkan komunikasi tanpa harus menyalin atau memindahkan konten,
• pembaca berbagai format, sehingga Anda dapat dengan mudah melihat isi dokumen atau file gambar,
• email – untuk menambahkan tugas langsung melalui surat,
• alat penjualan untuk e-niaga, seperti Salesforce, Zoho Desk, dan Zendesk,
• cloud untuk menyimpan dan berbagi file proyek yang lebih besar
• alat keamanan dan otorisasi sangat penting terutama saat bekerja dari luar kantor dan memiliki koneksi internet yang kurang aman,
• alat pelaporan khusus, seperti Power BI, Looker, atau Google Sheets, misalnya.

Saat memilih program tertentu, ada baiknya juga bertanya pada diri sendiri apakah itu hanya akan berfungsi di komputer atau apakah itu juga memiliki aplikasi seluler.

Area operasi

Bidang utama pelaksanaan proyek yang didukung oleh perangkat lunak adalah manajemen tugas dari waktu ke waktu, serta visualisasi anggaran. Namun, tergantung pada jenis proyek yang dilaksanakan, modul-modul seperti:

• kontak – terutama jika implementasi proyek mencakup kerja sama dengan pekerja lepas atau beberapa perwakilan klien,
• kampanye – ketika aktivitas pemasaran atau penjualan merupakan bagian dari proyek,
• dokumen – bila diperlukan untuk berbagi materi yang berbeda,
• sumber daya manusia – opsi yang sangat berguna ketika tim proyek sedang dibentuk atau staf perlu diisi ulang selama implementasi proyek,
• keuangan – selain status keseluruhan anggaran proyek, ada gunanya memiliki alat yang memungkinkan Anda menyusun pengeluaran untuk berbagai keperluan, atau untuk membandingkan penawaran produk dan layanan yang diperlukan untuk proyek.

Bagaimana memilih perangkat lunak manajemen proyek terbaik? Ringkasan

Fungsi penting yang harus dilakukan oleh perangkat lunak manajemen proyek adalah untuk memfasilitasi organisasi dan perencanaan kerja. Menggunakan templat – baik bawaan atau buatan sendiri – membuatnya lebih mudah untuk memulai. Dan tampilan yang jelas yang menggambarkan aspek spesifik dari pelaksanaan proyek membuat tugas sehari-hari menjadi lebih menyenangkan dan sederhana. Integrasi, sementara itu, berarti kita dapat menggunakan perangkat lunak favorit kita dengan menggabungkannya dengan perangkat lunak yang kita gunakan untuk mengelola proyek. Kecuali, tentu saja, cukup canggih untuk menggabungkan modul yang memungkinkan komunikasi, manajemen keuangan, dan SDM.

Jika Anda menyukai konten kami, bergabunglah dengan komunitas lebah sibuk kami di Facebook, Twitter, LinkedIn, Instagram, YouTube, Pinterest, TikTok.

Pengarang: Caroline Becker

Sebagai Manajer Proyek, Caroline ahli dalam menemukan metode baru untuk merancang alur kerja terbaik dan mengoptimalkan proses. Keterampilan organisasi dan kemampuannya untuk bekerja di bawah tekanan waktu menjadikannya orang terbaik untuk mengubah proyek rumit menjadi kenyataan.

Lihat semua posting

Memulai manajemen proyek:

1. Apa itu proyek?
2. Apa itu manajemen proyek?
3. Bagaimana mengelola proyek?
4. Metode manajemen proyek
5. Jenis proyek
6. 4 contoh proyek
7. Prioritas proyek
8. Area kegiatan proyek
9. Definisi sukses dalam manajemen proyek
10. Mengapa menggunakan perangkat lunak manajemen proyek?
11. Bagaimana memilih perangkat lunak manajemen proyek terbaik?