Bagaimana cara berkomunikasi di tempat kerja agar lebih efektif dan mencapai tujuan lebih cepat?

Setiap hari kita diisi dengan komunikasi. Kami mengirimkan ribuan – jika bukan jutaan, isyarat komunikasi verbal dan non-verbal kepada orang-orang dalam hidup kami. Bagaimana kita berbicara dan merespons pada akhirnya menghasilkan hasil yang kita lihat. Namun, tidak sulit untuk melihat bahwa terkadang komunikasi gagal menjadi efektif. Miskomunikasi sering menyebabkan kita frustrasi dan konflik, dan kita merasa tidak berdaya untuk berbuat apa-apa.

Komunikasi di tempat kerja – masalah yang dibahas:

1. Solusi dimulai dengan mengajukan pertanyaan yang tepat
2. Membangun budaya komunikasi yang terbuka dan transparan
3. Pelajari cara berkomunikasi secara efisien
4. Adakan pertemuan berkala – dan berharga –
5. Dengarkan rekan kerja Anda
6. Manfaatkan alat manajemen proyek yang tepat
7. Mendorong umpan balik dari karyawan dan rekan kerja

Satu tempat di mana komunikasi tampaknya sulit adalah di tempat kerja.

Apakah Anda seorang pekerja jarak jauh atau duduk di bilik di antara ratusan rekan kerja, komunikasi terjadi – dan tidak semuanya secara efektif.

Miskomunikasi antara rekan kerja, klien, dan eksekutif dapat membuat Anda merasa frustrasi, kecewa di tempat kerja dan dengan tenggat waktu yang membayangi.

Bagaimana kita bisa mengubah masalah ini mengganggu begitu banyak kantor dan tim? Bagaimana kita bisa belajar berkomunikasi lebih efektif di tempat kerja agar lebih bahagia, lebih produktif, dan memenuhi tujuan kita dengan lebih efisien?

Solusi dimulai dengan mengajukan pertanyaan yang tepat

Mengetahui metode yang tepat untuk meminta pembaruan proyek atau tugas bisa jadi rumit. Dalam jajak pendapat baru-baru ini di Twitter, kami bertanya kepada pengikut bagaimana mereka menindaklanjuti dengan rekan kerja atau karyawan dan menerapkan tugas yang diberikan kepada mereka di tempat kerja.

Secara luar biasa, mereka yang disurvei mengatakan bahwa mereka menggunakan "dorongan ramah" ketika mencari pembaruan tentang pekerjaan yang sensitif terhadap waktu.

Mengapa dorongan ramah mengungguli email formal atau pesan yang digerakkan oleh tindakan? Mungkin karena relasional yang tidak diketahui yang ada di tempat kerja . Atau mungkin kurangnya alat komunikasi yang produktif membuat sulit untuk mengkomunikasikan kebutuhan dengan cara yang efektif namun tetap ramah dan mendorong.

Tak seorang pun ingin menjadi rekan kerja yang membangun reputasi sebagai orang yang suka mengomel atau kasar. Namun, miskomunikasi dan harapan yang meleset terus mengganggu perusahaan setiap hari .

Mungkin solusinya bukan menjadi lebih komunikatif, tetapi berkomunikasi lebih efektif . Dengan metode dan alat yang tepat, Anda dapat meningkatkan komunikasi di tempat kerja , menghindari drama yang tidak terduga, dan mencapai tujuan bersama – lebih cepat.

Berikut adalah beberapa cara Anda dapat meningkatkan komunikasi di tempat kerja Anda:

1. Membangun budaya komunikasi yang terbuka dan transparan

Cara terbaik untuk mulai menghindari miskomunikasi di tempat kerja adalah dengan budaya yang kuat .

Ini membutuhkan waktu dan mengharuskan Anda berinvestasi dalam beberapa tindakan bernilai tinggi. Mulailah setiap komunikasi cetak, digital, atau tatap muka dengan tujuan untuk menjadi langsung, jujur ​​dengan karyawan Anda (rekan kerja) tentang setiap tujuan atau proyek perusahaan.

Dengan strategi ini, Anda dapat dengan mudah mengonfirmasi prioritas dan tujuan akhir baru untuk tugas bisnis – ini membantu menutup kesenjangan antara manajemen dan karyawan dengan cepat. Tindak lanjuti secara teratur dengan pembaruan kebiasaan sehingga karyawan dapat menetapkan prioritas untuk diri mereka sendiri dan memiliki visi yang jelas tentang masa depan .

2. Pelajari cara berkomunikasi secara efisien.

Komunikasi yang baik adalah bentuk seni.

Cara berkomunikasi yang benar di tempat kerja adalah dengan jelas dan terbuka mengungkapkan ide, pikiran, keinginan, atau masalah yang Anda hadapi dengan seseorang yang seharusnya membantu Anda mengatasinya.

Hindari konflik dengan mencari solusi terbaik bagi kedua belah pihak . Anda juga dapat meminta pihak ketiga yang tidak memihak untuk membantu Anda dalam situasi ketika Anda atau orang lain tidak dapat berkomunikasi secara efektif karena emosi yang terlibat.

3. Mengadakan pertemuan berkala – dan berharga –.

Jangan takut untuk sering mengadakan pertemuan – jaga agar tetap berharga.

Pertemuan yang konsisten dengan manajer dan anggota tim Anda dapat membantu Anda membangun kepercayaan dan komunitas . Mereka juga penting untuk memeriksa kemajuan tugas yang diberikan, tujuan, proyek, dan masalah apa pun yang muncul.

Bersama-sama Anda dapat menganalisis dan mengembangkan daftar prioritas untuk periode mendatang.

4. Dengarkan rekan kerja Anda.

Jangan pernah meremehkan kekuatan mendengarkan secara aktif. Mendengarkan sangat penting untuk meningkatkan komunikasi di tempat kerja dan memecahkan masalah yang mungkin muncul dalam bisnis apa pun.

Dukung kata-kata Anda dengan tindakan. Dengan cara ini, Anda akan mendapatkan rasa hormat dari manajemen, anggota tim, atau karyawan dan dapat memenangkan kepercayaan di mata mereka dengan cepat.

5. Manfaatkan alat manajemen proyek yang tepat.

Ada banyak solusi manajemen proyek dan pelacakan tugas yang dapat Anda pilih untuk membantu meningkatkan komunikasi dan sinergi tim .

Jajak pendapat Twitter lain yang dilakukan tim kami menemukan bahwa solusi teknologi dapat membantu tim menghindari miskomunikasi lebih dari yang Anda harapkan:

Dengan alat komunikasi yang tepat, membuat jadwal kerja bagi karyawan Anda menjadi lebih mudah dan melihat posisi mereka pada waktu tertentu. Dengan cara ini, Anda dapat dengan mudah mengoordinasikan dan mendiskusikan langkah-langkah strategis perusahaan Anda.

6. Mendorong umpan balik dari karyawan dan rekan kerja.

Tanpa umpan balik, Anda tidak dapat meningkatkan komunikasi Anda atau mengurangi miskomunikasi. Ini dapat dicapai dengan menerapkan sistem umpan balik sederhana di tempat kerja Anda.

Karyawan akan tahu persis apa yang diharapkan dari mereka dalam tugas sehari-hari mereka. Ini juga membantu menjaga anggota tim tetap up-to-date pada proses kerja saat ini dan apa yang terjadi dengan proyek atau tugas yang ditugaskan.

Memberi ruang untuk umpan balik adalah cara yang bagus untuk membangun budaya saling percaya di tempat kerja . Kepercayaan dan dorongan adalah balsem untuk hampir semua miskomunikasi – dan mungkin tindakan pencegahan terbaik dalam perangkat Anda.

Jika Anda ingin meningkatkan kerja tim Anda, bacalah tentang fasilitasi dan kontribusinya terhadap lingkungan kerja.

Sekarang, mengingat apa yang penting dalam komunikasi yang tepat, Anda dapat memberi kami umpan balik dengan meninggalkan komentar di bawah! Bergabunglah juga dengan komunitas Facebook kami untuk tetap berhubungan.

Pengarang: Caroline Becker

Sebagai Manajer Proyek, Caroline ahli dalam menemukan metode baru untuk merancang alur kerja terbaik dan mengoptimalkan proses. Keterampilan organisasi dan kemampuannya untuk bekerja di bawah tekanan waktu menjadikannya orang terbaik untuk mengubah proyek rumit menjadi kenyataan.

Lihat semua posting