Bagaimana cara mematuhi GDPR dalam proses rekrutmen online Anda?

Sama halnya dengan rekrutmen tradisional, rekrutmen jarak jauh melibatkan pemrosesan data pribadi kandidat pekerjaan. Perlindungan data pribadi di Uni Eropa dan di sebagian besar negara di dunia diatur oleh hukum. Pengumpulan, pemrosesan, dan penyimpanan data pribadi yang tidak tepat menimbulkan konsekuensi hukum. Bagaimana cara mematuhi GDPR dalam proses rekrutmen online Anda?

Bagaimana cara mematuhi GDPR? - Daftar isi:

1. Tujuan dan sasaran rekrutmen
2. Rekrutmen online
3. Aturan GDPR
4. Bagaimana cara mematuhi GDPR?
5. Ringkasan

Tujuan dan sasaran rekrutmen

Rekrutmen jarak jauh menjadi semakin populer karena memastikan komunikasi yang efisien antara organisasi dan kandidat pekerjaan. Ini juga merupakan solusi hemat biaya dan waktu. Iklan pekerjaan online dapat sering diperbarui, dan kumpulan kandidat sangat banyak .

Rekrutmen merupakan bagian dari Manajemen Sumber Daya Manusia. Istilah itu sendiri dapat dipahami baik dalam arti sempit maupun luas . Di satu sisi, rekrutmen dapat dilihat sebagai keseluruhan proses mencari, menginformasikan, dan menarik kandidat pekerjaan. Di sisi lain, ini sering disebut sebagai metode mengidentifikasi mereka untuk seleksi masa depan.

Tujuan utama dari proses rekrutmen adalah untuk memilih kandidat yang memenuhi persyaratan perusahaan , yang setara dengan menyediakan organisasi dengan jumlah karyawan yang memenuhi syarat. Untuk lebih spesifik, tujuannya adalah untuk memotivasi orang untuk melamar posisi yang tersedia di organisasi, dan kemudian membuat daftar kandidat, yang harus diseleksi.

Rekrutmen online

Mempertimbangkan digitalisasi global dan pandemi COVID-19, perekrutan jarak jauh menjadi semakin umum . Oleh karena itu, Anda sering menemukan tawaran pekerjaan di papan pekerjaan populer yang diposting dengan klausa "perekrutan jarak jauh". Selain mengirim aplikasi Anda secara online, sisa proses ditangani dengan menggunakan alat jarak jauh dan telepon.

Jika aplikasi tertentu menarik perhatian perekrut, mereka akan menelepon kandidat dan mengatur wawancara kerja melalui telepon atau komputer. Dalam kasus wawancara video, seorang kandidat menerima email undangan bersama dengan tautan ke pengirim pesan instan yang digunakan oleh perekrut. Yang perlu mereka lakukan hanyalah mengaktifkan tautan dan bergabung ke rapat pada tanggal dan waktu yang ditentukan . Beberapa aplikasi perpesanan instan paling populer meliputi: Skype, WhatsApp, Facebook Messenger, Microsoft Teams, dan Signal.

Tahapan rekrutmen online

Proses rekrutmen terdiri dari beberapa tahapan, seperti:

Tahap 1 – Memposting tawaran pekerjaan, mengumpulkan aplikasi elektronik dan pra-seleksi . Setelah memilih aplikasi untuk prosedur lebih lanjut, perekrut memanggil kandidat pekerjaan dan mengatur wawancara kerja. Selama pertemuan pertama, mereka memverifikasi beberapa informasi dasar, misalnya menilai penguasaan bahasa asing oleh kandidat. Penunjukan terakhir dikonfirmasi melalui email.

Tahap 2 – Wawancara kerja online . Pada titik ini perekrut memeriksa keterampilan dan keterlibatan kandidat, serta memutuskan apakah mereka memenuhi syarat untuk tahap lebih lanjut dari proses rekrutmen.

Tahap 3 – Verifikasi lebih lanjut . Kandidat menyelesaikan tes dan tugas. Perekrut, pada gilirannya, mengambil keputusan akhir mereka pada tahap ini.

Tahap 4 – Orientasi online . Setelah memutuskan kandidat yang berhasil dan menawarkan pekerjaan kepada mereka, perekrut dapat merekrut kandidat dan menyelesaikan proses orientasi.

Aturan GDPR

Peraturan Perlindungan Data Umum (GDPR) adalah undang-undang perlindungan data UE yang berlaku langsung mulai 25 Mei 2018 , dan menggantikan Petunjuk Perlindungan Data tahun 1995. Data pribadi adalah istilah yang cukup luas yang terkait dengan identifikasi orang tertentu. Perlindungan data terutama mencakup:

• Nama dan nama keluarga
• Nomor identifikasi nasional
• alamat rumah
• surel
• nama bank dan nomor rekening
• foto orang
• informasi yang berkaitan dengan kesehatan fisik atau mental
• alamat IP komputer
• agama
• balapan
• asal etnis
• orientasi seksual

Masalah kontemporer jangkauan global adalah masalah yang berkaitan dengan pengumpulan data, kehilangan privasi dan ancaman terhadap keamanan pribadi. Dalam aspek ini, GDPR merupakan regulasi terberat yang menjadi pilar yurisdiksi UE . Arahan serupa berlaku di negara lain, misalnya Brasil. Australia, Jepang, Thailand dan beberapa negara bagian di Amerika Serikat.

Bagaimana cara mematuhi GDPR dalam rekrutmen online?

Saat proses rekrutmen dimulai, pemberi kerja menjadi pengontrol data pribadi, dan dapat memperoleh data seperti:

• Nama dan nama keluarga
• tanggal lahir
• pendidikan
• kualifikasi
• catatan pekerjaan
• rincian kontak .

Organisasi harus mematuhi undang-undang perlindungan data untuk negara tertentu saat mengumpulkan dan memproses informasi yang disebutkan di atas. Seorang kandidat yang melamar pekerjaan wajib melampirkan persetujuan untuk memproses data pribadi mereka untuk tujuan perekrutan . Tugas pemberi kerja adalah menghapus informasi pengenal pribadi kandidat setelah proses rekrutmen berakhir.

Perlu dicatat bahwa papan pekerjaan tidak memainkan peran administratif apa pun, dan tidak memproses data pribadi apa pun. Fungsi mereka terbatas pada menyajikan penawaran kepala sekolah dan menyediakan alat untuk mengumpulkan aplikasi .

Informasi penting tentang kepatuhan GDPR

• Seperangkat informasi yang dapat diperoleh oleh pemberi kerja selama proses rekrutmen bersifat tertutup dan mencakup data-data yang telah disebutkan di atas. Majikan tidak berhak meminta informasi terkait, misalnya, status perkawinan, asal etnis, atau orientasi seksual .
• Mengingat tujuan dari proses rekrutmen, yaitu untuk memperoleh karyawan, data yang dikumpulkan harus memenuhi tujuan ini saja. Data tidak dapat digunakan dalam situasi lain. Tidak dapat diterima untuk mengeksploitasi data secara bebas dan membuatnya tersedia untuk entitas lain .
• Memproses data kandidat harus berdasarkan persetujuan tertulis mereka .
• Selama proses rekrutmen, pemberi kerja harus memberi tahu kandidat mereka nama perusahaan dan kantor pusat, tujuan pengumpulan data, dan hak akses informasi .
• Pada setiap tahap proses rekrutmen, kandidat pekerjaan memiliki hak untuk mengontrol bagaimana data mereka diproses .
• Setelah proses rekrutmen berakhir, pemberi kerja wajib menghapus semua data yang dikumpulkan , dan pengontrol data harus mengamankannya dengan cara yang sesuai.

Cara mematuhi GDPR – ringkasan

Bagaimana cara mematuhi GDPR dalam proses rekrutmen online Anda? Pertama-tama, kenali undang-undang perlindungan data pribadi untuk negara tertentu. Di sebagian besar dari mereka, informasi pengenal pribadi kandidat dilindungi secara khusus. Oleh karena itu, mengumpulkan dan memprosesnya hanya untuk tujuan rekrutmen adalah masalah utama. Selain itu, perekrut tidak boleh memperoleh informasi apa pun yang berkaitan dengan ras, asal, dan status perkawinan kandidat.

Selain itu, adalah masalah kontroversial untuk memverifikasi data tentang kandidat tertentu di media sosial dan menyaring riwayat pekerjaan mereka sebagai bagian dari pemeriksaan latar belakang. Menurut GDPR, praktik seperti itu tidak dapat diterima . Namun, karena fakta bahwa informasi tersebut tersedia untuk masyarakat umum, sulit untuk melihatnya sebagai tidak etis.

Singkatnya, pertanyaan tentang kepatuhan GDPR dalam proses rekrutmen adalah topik yang luas. . Persiapan yang tepat dan pengetahuan tentang peraturan hukum akan sangat memudahkan prosedur perolehan karyawan baru.

Anda sudah tahu cara mematuhi GDPR dalam proses rekrutmen jarak jauh Anda. Baca sumber daya kami yang lain: 5 tips tentang cara mempersiapkan wawancara kerja online.

Jika Anda menyukai konten kami, bergabunglah dengan komunitas lebah sibuk kami di Facebook, Twitter, LinkedIn, Instagram, YouTube.

Pengarang: Nicole Mankin

Manajer SDM dengan kemampuan luar biasa untuk membangun suasana positif dan menciptakan lingkungan yang berharga bagi karyawan. Dia senang melihat potensi orang-orang berbakat dan memobilisasi mereka untuk berkembang.

Lihat semua posting