Cara Melakukan Rapat : Pedoman Rapat yang Efektif

Rapat dapat menjadi pemborosan waktu, sumber daya, dan bakat orang, jika tidak direncanakan dan dilaksanakan dengan benar. Rapat efektif yang benar-benar mencapai tujuan mereka dan membuat para peserta bersemangat dan termotivasi, mengambil pekerjaan yang cukup – atau perencanaan yang tepat.

Dalam posting ini kita akan membahas bagaimana melakukan pertemuan dengan sukses. Juga termasuk daftar alat pertemuan visual yang dapat Anda gunakan selama rapat untuk membuat keputusan, memecahkan masalah, bertukar pikiran, dan menghasilkan ide.

Langkah-Langkah Menjalankan Rapat yang Efektif

Sebelum Anda mengadakan rapat, Anda perlu memastikan bahwa Anda benar-benar perlu mengadakan rapat. Jika itu masalah yang harus Anda tangani secara pribadi dengan seorang individu, jangan kumpulkan seluruh tim untuk membahasnya.

Dan jika Anda pikir Anda dapat bergantung pada metode komunikasi lain seperti email, buletin, dll., untuk menyampaikan pesan Anda, Anda dapat menghindari membuang waktu karyawan Anda dengan rapat lain.

Tetapkan Tujuan untuk Rapat

Apa tujuan pertemuan itu? Apakah untuk membuat pengumuman khusus? Memutuskan sesuatu? Memecahkan masalah yang menghambat kemajuan proyek Anda?

Menentukan tujuan rapat Anda dan menetapkan tujuan yang ingin dicapai di akhir rapat adalah langkah pertama yang perlu Anda ambil saat merencanakan rapat yang efektif. Tujuan ini akan membantu meletakkan dasar untuk diskusi yang terfokus dengan baik.

Daftar Bawah Peserta Rapat

Putuskan siapa yang harus hadir, dengan mempertimbangkan ketersediaan dan kemampuan mereka untuk berkontribusi pada tujuan pertemuan. Ini bisa menjadi pengambil keputusan kunci, ahli dalam topik, mereka yang terpengaruh oleh hasil, dll.

Jika seseorang tidak dapat menghadiri rapat, tetapi masukan mereka masih diperlukan, Anda dapat membuat pengaturan untuk terhubung dengan mereka melalui panggilan konferensi atau alat kolaborasi online lainnya.

Juga pilih dan tetapkan peran berbeda yang diperlukan untuk menjalankan pertemuan, termasuk fasilitator, pencatat waktu dan pencatat, dll.

Buat Agenda Rapat

Agenda adalah sesuatu yang harus dimiliki setiap orang yang hadir sebelum rapat. Anda dapat mengirimkan ini bersama dengan undangan rapat. Dengan cara ini mereka dapat memutuskan apakah kehadiran mereka diperlukan atau tidak.

Ini harus mencakup item pertemuan yang diatur dalam urutan logis, dan durasi waktu yang realistis yang ditetapkan untuk setiap item.
Berikut ini adalah template agenda rapat yang dibuat dengan Creately. Anda dapat mengeditnya secara online dan menyesuaikannya untuk memenuhi kebutuhan Anda.

Setelah dimodifikasi, Anda dapat membagikannya dengan peserta lainnya dengan tautan berbagi diagram yang aman, atau menyematkannya dengan Creately Viewer di intranet atau situs web internal Anda agar semua orang dapat mengaksesnya dengan mudah.

Pilih Tempat yang Sesuai dengan Fasilitas

Tergantung pada nada yang ingin Anda atur untuk rapat, pilih tempat (yaitu ruang konferensi untuk suasana formal). Pastikan bahwa itu tersedia pada tanggal dan selama waktu yang Anda pilih untuk rapat.

Jangan lupa untuk memastikan bahwa semua peralatan yang diperlukan untuk rapat juga tersedia. Ini mungkin termasuk proyektor, layar, dan alat lain untuk panggilan video, dll.

Selesaikan dengan Rencana Aksi

Buat rencana tindakan untuk memastikan bahwa keputusan yang dibuat selama rapat dilakukan setelahnya.

Meskipun reporter/perekam Anda dapat menggunakan templat rencana tindakan seperti di bawah ini, itu harus mencakup tugas/tindakan, mereka yang bertanggung jawab untuk melaksanakannya dan tindak lanjut untuk item tindakan.

Alat untuk Rapat Produktif

Sekarang setelah kita melihat cara melakukan rapat, berikut adalah beberapa alat rapat visual yang dapat Anda gunakan untuk berbagai tujuan seperti pengambilan keputusan, pemecahan masalah, dan curah pendapat.

Peta konsep

Peta pikiran adalah alat yang hebat untuk mengatur ide, merencanakan, dan mencatat.

Jika Anda sedang melakukan brainstorming solusi untuk suatu masalah, peta pikiran dapat membantu menangkap aliran pikiran yang bebas. Jika Anda sedang mendiskusikan suatu topik, Anda dapat menggunakannya untuk menggali topik lebih dalam.

Dan jika Anda ingin menyajikan informasi kepada peserta rapat Anda dengan cara yang mudah dipahami, peta pikiran bisa menjadi pilihan yang bagus.

Berikut cara menggunakan peta pikiran secara efektif dalam rapat.

Analisis SWOT

SWOT adalah singkatan dari Strengths, Weaknesses, Opportunities, dan Threats.

Alat ini digunakan untuk menilai perusahaan selama perencanaan strategis, rapat perencanaan proyek, dll. Anda juga dapat menggunakannya untuk mengevaluasi efisiensi departemen, produk, tim proyek, atau pesaing Anda.

Perlu tahu bagaimana menggunakan analisis SWOT secara efektif?

Diagram Tulang Ikan / 5 Mengapa

Ini adalah alat yang digunakan dalam analisis akar penyebab.

Sementara diagram tulang ikan (alias diagram Sebab dan Akibat) membantu mengidentifikasi dan mengisolasi akar penyebab masalah, diagram 5 mengapa memungkinkan Anda menelusuri masalah dan menganalisis hubungan sebab dan akibat yang mendasarinya.

Lihat panduan utama kami untuk diagram tulang ikan untuk mempelajari cara menerapkannya.

Diagram Afinitas

Diagram afinitas membantu Anda mengumpulkan dan mengatur sejumlah besar data untuk mengidentifikasi pola dan tema. Ini akan berguna jika Anda menjalankan rapat untuk menganalisis dan memahami banyak data yang dikumpulkan dari penelitian, sesi curah pendapat, dll.

Flow chart

Mencoba mengoptimalkan suatu proses? Identifikasi hambatan dalam proses Anda? Atau merancang proses baru? Flowchart dapat membantu Anda dengan tujuan ini dan banyak lagi.

Flowchart pada dasarnya adalah visualisasi dari langkah-langkah proses. Hal ini juga dapat membantu dengan pemecahan masalah dan pengambilan keputusan.

Inilah panduan utama kami untuk diagram alur untuk mempelajari cara menggunakannya.

Enam Topi Berpikir

Ini adalah alat lain untuk memastikan bahwa rapat Anda sangat produktif. Enam topi berpikir adalah alat yang memungkinkan Anda menjelajahi perspektif berbeda dari peserta rapat.

Setiap anggota diminta untuk memakai topi dengan warna berbeda (yang mewakili perspektif yang berbeda) secara bergantian dan mengungkapkan pendapat mereka tentang masalah tersebut. Pelajari cara menggunakan teknik enam topi berpikir secara lebih rinci di sini.

Berikut adalah beberapa teknik brainstorming visual yang dapat Anda gunakan selama rapat dan diskusi kelompok.

Ada lagi Tips Cara Melakukan Meeting?

Langkah-langkah yang telah kami cantumkan dalam posting ini lebih mudah diikuti dan menjamin kesuksesan. Gabungkan mereka dengan alat yang telah kami sebutkan untuk memastikan produktivitas maksimum selama rapat Anda.

Apa tips lain yang Anda miliki tentang cara mengadakan rapat? Bagikan dengan kami di bagian komentar di bawah.