Bagaimana cara membuat ringkasan desain yang meningkatkan komunikasi klien Anda?

Ketika datang ke proses kreatif, ada beberapa hambatan seperti miskomunikasi. Ketika seorang desainer dan klien salah berkomunikasi, proyek dibatalkan, uang terbuang sia-sia, dan kepercayaan diri semua orang terpukul. Selain itu, waktu klien sering terbuang dalam pertemuan di mana parameter desain dibahas dan disempurnakan; ini dapat dengan mudah memakan waktu berhari-hari atau bahkan berminggu-minggu dalam kasus-kasus ekstrem. Jadi bagaimana cara membuat ringkasan desain yang benar-benar meningkatkan komunikasi klien Anda?

Cara membuat ringkasan desain – daftar isi:

• Apa itu ringkasan desain?
• Mengapa membuat ringkasan desain?
• Bagaimana cara membuat ringkasan desain?

Ketika Anda meminta bantuan seseorang, Anda memberi tahu mereka dengan tepat apa yang Anda butuhkan dari mereka. Anda tidak akan pernah meminta rekan kerja Anda untuk menyampaikan informasi yang tidak mereka mengerti kepada seseorang yang juga sama bingungnya.

Jadi mengapa begitu banyak desainer mencoba berkomunikasi dengan klien sementara mereka sendiri kurang jelas? Tidak mungkin menjelaskan kebutuhan Anda dengan jelas tanpa terlebih dahulu menemukan dan memahami kebutuhan itu sendiri – tetapi bagaimana Anda menentukan apa yang diinginkan klien jika mereka sendiri tidak yakin?

Kuncinya mungkin mengembangkan ringkasan desain yang dapat diselesaikan bersama oleh klien dan desainer sebelum memulai kontrak desain.

Apa itu ringkasan desain?

Ringkasan desain digunakan untuk mengumpulkan persyaratan yang menginformasikan dan mengarahkan proses kreatif saat dikelola oleh pelanggan (klien/pengguna). Ini merupakan bagian dari kontrak Anda dengan klien Anda. Semakin baik ringkasan desain, semakin baik hasilnya (solusi desain).

Ringkasan desain dapat berbentuk kuesioner, wawancara, atau kombinasi keduanya.

Tujuan dari ringkasan desain adalah untuk mengidentifikasi kebutuhan pelanggan sedemikian rupa sehingga hanya ada sedikit kejutan dan sedikit ruang untuk interpretasi.

Idealnya, desainer dan klien akan bekerja secara kolaboratif untuk membuat ringkasan desain yang cukup spesifik untuk memandu arah kreatif mereka dan cukup fleksibel untuk mengakomodasi perubahan dalam ruang lingkup.

Mengapa membuat ringkasan desain?

Tujuan dari ringkasan desain tidak hanya untuk mendokumentasikan apa yang diinginkan pelanggan, tetapi juga mengapa mereka menginginkan apa yang mereka inginkan. Laporan singkat memungkinkan Anda untuk mengungkap kebutuhan tersembunyi, memastikan ekspektasi realistis ditetapkan sejak awal, dan membuat solusi yang sesuai dengan tujuan penggunaan klien Anda.

Ringkasan desain yang baik dapat mengurangi miskomunikasi selama proyek (yang menghemat waktu dan uang) dan mengomunikasikan proposisi nilai dengan lebih baik untuk diri Anda sendiri sebagai perancang/pemilik bisnis dan klien Anda.

Menyelesaikan proses ini lebih awal memberikan kesempatan untuk penemuan jika tidak ada pengetahuan yang sudah ada sebelumnya tentang apa yang Anda lakukan, dan membentuk dasar hubungan jangka panjang.

Bagaimana cara membuat ringkasan desain?

1. Kenali klien Anda dan kebutuhan potensial mereka

Pertama, Anda perlu tahu persis siapa audiens Anda (tim klien). Gunakan pengetahuan ini dan apa yang sudah Anda ketahui tentang mereka (jabatan mereka, perusahaan tempat mereka bekerja, bagaimana mereka sampai di sana) untuk membuat ringkasan desain terbaik yang akan mengurangi kerumitan dan mempercepat komunikasi klien Anda lebih awal.

2. Kembangkan ringkasan Anda dengan mempertimbangkan awal dan akhir

Selanjutnya, buatlah penjelasan yang akan Anda sampaikan mengapa brief ini diperlukan. Cara terbaik untuk membuktikan pentingnya ringkasan desain Anda adalah dengan menjelaskan masalah mereka dan solusi yang mungkin.

Ini mungkin tampak berlebihan mengingat keberadaan ringkasan desain itu sendiri, tetapi penting untuk memastikan bahwa semua orang di rapat Anda memahami bahwa kami sedang mengupayakan solusi.

3. Ciptakan ruang dalam ringkasan Anda untuk menetapkan ekspektasi standar

Menetapkan harapan selama proses desain akan membantu kedua belah pihak merasa yakin jika ada perubahan di sepanjang jalan. Bangun ke dalam ringkasan desain Anda tempat untuk mendefinisikan dan mendiskusikan harapan.

Pastikan untuk mengajukan pertanyaan kepada mereka dan jelajahi jawaban mereka secara mendalam – ini akan membantu Anda memahami kebutuhan implisit mereka serta persyaratan eksplisit (dan hal-hal yang bahkan mungkin tidak mereka sadari bahwa mereka inginkan/butuhkan).

4. Buat pertanyaan singkat Anda

Saat menentukan ringkasan desain, pertimbangkan area berikut untuk membuat pertanyaan terbaik:

Gunakan pertanyaan-pertanyaan ini untuk membuat serangkaian pertanyaan yang akan Anda gunakan untuk membuat ringkasan desain standar Anda. Jangan takut untuk memberi diri Anda ruang untuk menyesuaikan brief Anda sesuai kebutuhan untuk kebutuhan spesifik apa pun.

5. Dapatkan perspektif luar

Terakhir, konsultasikan dengan seseorang di luar tim langsung Anda untuk wawasan tambahan tentang apa yang telah Anda bangun. Manfaatkan pemikiran mereka tentang proses desain dan bagaimana ringkasan desain Anda mungkin membingungkan, rumit, atau tidak cukup berkembang.

Baik itu teman, anggota keluarga, mentor, atau kolega, perspektif ini terbukti berharga saat menyelesaikan ringkasan desain asli.

Tingkatkan proses desain Anda & tingkatkan komunikasi klien Anda dengan alat inovatif. Sementara brief desain dapat merevolusi komunikasi klien dan proses desain secara keseluruhan, mereka dapat menjadi tantangan untuk dibuat, diterapkan & diikuti pada awalnya. Untungnya, Anda dapat memanfaatkan alat inovatif untuk meningkatkan proses kerja sama desain & klien Anda.

Jika Anda mencari alat digital untuk meningkatkan komunikasi Anda dengan klien saat mendesain, lihat Firmbee. Firmbee memiliki modul manajemen proyek yang memungkinkan desainer dan klien mendapatkan pandangan sekilas tentang proyek pada tahap apa pun. Tim di belakang Firmbee telah mengembangkan fitur inovatif yang disebut "tautan tamu" - ini adalah tautan yang dikirim ke klien yang memungkinkan mereka melihat proyek, tahapannya, dan kemajuannya.

Dengan tautan tamu, desainer dan klien dapat mengintervensi atau meninggalkan umpan balik terstruktur jika ada sesuatu yang tidak berjalan sesuai rencana.

Apakah Anda memiliki tips lain tentang cara meningkatkan komunikasi klien Anda saat mendesain? Atau mungkin Anda sudah memikirkan beberapa ide yang harus dibahas dalam ringkasan desain? Bagikan di komentar.

Ingin tetap terhubung dengan konten kami? Bergabunglah dengan komunitas Facebook kami

Pengarang: Klaudia Kowalczyk

Seorang desainer grafis & UX yang menyampaikan ke dalam desain apa yang tidak dapat disampaikan dengan kata-kata. Baginya, setiap warna, garis, atau font yang digunakan memiliki makna. Bergairah dalam desain grafis dan web.

Lihat semua posting