Bagaimana cara membuat anggaran proyek? | #42 Memulai manajemen proyek

Diterbitkan: 2023-03-09

Menurut sebuah laporan oleh Project Management Institute, pada tahun 2021 62% proyek diselesaikan sesuai anggaran awal. Performa terbaik dalam peringkat ini adalah China dengan 66%, sementara Eropa terakhir dengan 57%. Anggaran proyek yang dibuat dengan buruk bertanggung jawab atas sebagian besar kegagalan dalam hal ini. Jadi bagaimana Anda memperkirakan biaya dalam suatu proyek untuk meningkatkan kemungkinan keberhasilannya?

Anggaran proyek – daftar isi:

  1. Perkenalan
  2. Apa dan apa yang membentuk anggaran proyek?
  3. Bagaimana memperkirakan biaya proyek?
  4. Alat dan metode estimasi anggaran proyek
  5. Ringkasan

Perkenalan

Eksekusi proyek yang tidak tepat mengakibatkan kerugian $19 juta untuk setiap miliar investasi (PMI 2019), dan hanya 34% organisasi yang biasanya atau selalu menyelesaikan proyek sesuai anggaran (Wellington 2021). Untuk mengetahui bagaimana di antara kelompok ini, mari kita lihat lebih dekat apa itu anggaran proyek dan cara serta alat untuk mempersiapkannya.

Apa itu dan apa yang membentuk anggaran proyek?

Anggaran proyek adalah jumlah kasar yang disetujui yang ingin dikeluarkan oleh organisasi untuk proyek tersebut. Ini didasarkan pada perkiraan biaya proyek dan ditampilkan dalam anggaran seluruh organisasi.

Manajer Proyek harus memasukkan dalam anggaran proyek semua biaya yang terkait dengan proyek, seperti:

  • Biaya langsung – biaya yang diperlukan untuk melakukan tugas-tugas yang secara langsung mengarah pada realisasi tujuan proyek, yaitu biaya bahan, tenaga kerja dan alat, peralatan dan perlengkapan,
  • Biaya tidak langsung – biaya yang tidak dapat dikaitkan langsung dengan proyek, tetapi dikeluarkan sehubungan dengan pelaksanaannya, seperti biaya administrasi atau, misalnya, biaya manajemen proyek.
  • Pengeluaran modal – biaya yang terkait dengan perolehan yang disebut aset jangka panjang, seperti bangunan, peralatan, atau mesin.
  • Biaya operasional – biaya berulang yang terkait dengan pengoperasian dan pemeliharaan proyek, seperti utilitas, asuransi, dan pemeliharaan,
  • Cadangan kontinjensi – dana yang disisihkan untuk menutupi kejadian tak terduga atau perubahan dalam ruang lingkup proyek.

Bagaimana memperkirakan anggaran proyek?

Proyeksi biaya pekerjaan terjadwal disebut sebagai Anggaran Biaya Pekerjaan Terjadwal (BCWS) atau Nilai Terencana (PV). Kedua indikator menunjukkan jumlah dana yang dibutuhkan untuk menyelesaikan pekerjaan yang dijadwalkan dalam periode tertentu.

Untuk memperkirakan anggaran proyek, Manajer Proyek harus melakukan beberapa kegiatan untuk mendapatkan penawaran harga yang paling tepat. Pertama, Manajer Proyek harus mengetahui semua persyaratan proyek, seperti ruang lingkup pekerjaan, tenggat waktu, dan sumber daya yang diperlukan untuk menyelesaikan proyek.

Langkah selanjutnya menyangkut menyelidiki harga pasar untuk sumber daya dan layanan untuk digabungkan dalam proyek, yaitu harga bahan, layanan pemasok bersama dengan gaji untuk tim proyek.

Setelah mendapatkan data persyaratan dan harga, Manajer Proyek dapat memulai proses estimasi anggaran terperinci pertama. Namun, setelah selesai, ia harus segera meninjau anggaran dengan tim proyek. Ini akan memastikan bahwa semua biaya telah dimasukkan dan bahwa anggaran dibuat serealistis mungkin.

Terlebih lagi, anggaran proyek perlu ditinjau dan diperbarui secara berkala agar tetap sesuai rencana dan sesuai anggaran.

project budget

Alat dan metode untuk memperkirakan anggaran proyek

Saat memperkirakan anggaran proyek, alat yang sangat diperlukan adalah Microsoft Excel yang terkenal dan populer. Keuntungan utamanya adalah aksesibilitas dan kemudahan penggunaan, serta kemampuan untuk melakukan banyak perhitungan dan analisis. Kerugiannya, bagaimanapun, adalah Excel tidak memiliki fungsi untuk memperbarui anggaran secara otomatis secara real time.

Namun, itu akan bekerja dengan baik untuk memperkirakan anggaran sebelum implementasi. Untuk tinjauan biaya yang berkelanjutan, kami merekomendasikan alat pendukung proyek seperti Firmbee. Sistem ini memungkinkan anggota tim untuk memantau secara real-time penerimaan dan pengeluaran yang terkait dengan proyek tertentu.

Untuk membuat anggaran yang akurat, Anda dapat menggunakan metode berikut:

  1. Estimasi dari bawah ke atas. Metode ini melibatkan estimasi biaya setiap aktivitas proyek dan menjumlahkan biayanya untuk menentukan total biaya proyek. Ini memakan waktu dan membutuhkan pengetahuan rinci tentang kegiatan proyek. Namun, ini memberikan tingkat akurasi yang tinggi dan membantu mengidentifikasi semua biaya yang diperlukan
  2. Estimasi parametrik. Metode ini melibatkan penggunaan data statistik untuk memperkirakan biaya kegiatan proyek. Ini jauh lebih cepat daripada estimasi dari bawah ke atas, sehingga dapat berguna untuk memperkirakan anggaran proyek besar, selama organisasi tersebut memiliki sumber data yang dapat diandalkan. Meskipun demikian, ini mungkin tidak memberikan tingkat akurasi yang memadai.
  3. Evaluasi ahli. Metode ketiga melibatkan pemanfaatan pengetahuan dan pengalaman pemangku kepentingan proyek, termasuk Manajer Proyek dan anggota tim, untuk memperkirakan biaya kegiatan proyek. Ini dapat memberikan tingkat akurasi yang tinggi, praktis untuk proyek yang kompleks. Namun, hal itu bergantung pada keahlian masing-masing pemangku kepentingan, sehingga dapat menjadi bias dan menimbulkan konflik. Selain itu, sulit untuk memperhitungkan perubahan kondisi bisnis, seperti inflasi atau perubahan undang-undang.

Ringkasan

Membuat anggaran proyek yang akurat memakan waktu dan membutuhkan pengalaman. Oleh karena itu, merupakan ide bagus untuk mencoba alat yang berbeda dan memanfaatkan metode persiapan anggaran yang tersedia, seperti estimasi dari bawah ke atas, estimasi parametrik, atau evaluasi pakar.

Jika Anda menyukai konten kami, bergabunglah dengan komunitas lebah sibuk kami di Facebook, Twitter, LinkedIn, Instagram, YouTube, Pinterest, TikTok.

How to create a project budget? | #42 Getting started with project management caroline becker avatar 1background

Pengarang: Caroline Becker

Sebagai Manajer Proyek, Caroline ahli dalam menemukan metode baru untuk merancang alur kerja terbaik dan mengoptimalkan proses. Keterampilan organisasi dan kemampuannya untuk bekerja di bawah tekanan waktu menjadikannya orang terbaik untuk mengubah proyek rumit menjadi kenyataan.

Lihat semua posting

Pertanyaan paling penting

  1. Bagaimana fitur penganggaran proyek sebagai alat untuk mengelola risiko proyek?

    Penganggaran proyek dapat berfungsi sebagai alat untuk mengelola risiko proyek dengan memasukkan rencana darurat dan mengalokasikan dana untuk potensi risiko. Ini membantu Manajer Proyek membuat rencana darurat untuk kejadian tak terduga, dan anggaran proyek dapat disesuaikan. Dengan meninjau dan memperbarui anggaran proyek secara teratur, manajer proyek dapat mengelola risiko secara proaktif dan memastikan bahwa proyek berada dalam batasan anggaran.

  2. Bagaimana saya bisa menerapkan penganggaran proyek untuk mendorong komunikasi dan kolaborasi yang lebih baik di antara anggota tim?

    Penganggaran proyek dapat mendorong komunikasi dan kolaborasi yang lebih baik di antara anggota tim dengan memberikan pemahaman bersama tentang sumber daya proyek dan kendala keuangan. Informasi ini dapat digunakan untuk membuat keputusan berdasarkan informasi tentang ruang lingkup proyek, jadwal, dan sumber daya, yang dapat menghasilkan pengambilan keputusan dan akuntabilitas yang lebih baik di antara anggota tim.

Memulai manajemen proyek:

  1. Apa itu proyek?
  2. Apa itu manajemen proyek?
  3. Bagaimana mengelola proyek?
  4. Metode manajemen proyek
  5. Jenis proyek
  6. 4 contoh proyek
  7. Prioritas proyek
  8. Area kegiatan proyek
  9. Definisi sukses dalam manajemen proyek
  10. Mengapa menggunakan perangkat lunak manajemen proyek?
  11. Bagaimana memilih perangkat lunak manajemen proyek terbaik?
  12. Gambaran umum perangkat lunak manajemen proyek
  13. Siklus hidup proyek
  14. Untuk apa visi proyek?
  15. Tujuan proyek. Apa itu dan bagaimana mendefinisikannya dengan baik?
  16. Fase inisiasi proyek - apa yang harus diperhatikan?
  17. Domain perencanaan dalam manajemen proyek
  18. Apa itu jadwal proyek dan untuk apa?
  19. Bagaimana cara menggunakan tonggak dalam suatu proyek?
  20. Eksekusi projek
  21. Bagaimana mempersiapkan rencana kontinjensi proyek yang sukses?
  22. Pentingnya penutupan proyek
  23. Kegagalan proyek. 5 alasan mengapa proyek gagal
  24. 4P manajemen: proyek, produk, program, dan portofolio
  25. Tugas dan tanggung jawab paling penting dari Manajer Proyek
  26. Keterampilan manajer proyek yang paling berguna
  27. Bagaimana cara menjadi manajer proyek?
  28. 5 buku yang harus dibaca setiap manajer proyek
  29. Bagaimana cara mengatur tim proyek?
  30. Struktur rincian kerja - bagaimana cara mendelegasikan pekerjaan dalam sebuah proyek?
  31. Bagaimana cara memimpin tim selama hybrid work?
  32. Tantangan yang dihadapi manajer proyek saat bekerja dengan tim
  33. Jenis pertemuan proyek
  34. Pemantauan proyek. Parameter apa yang harus diperhatikan?
  35. Cara menulis yang menarik
  36. Bagaimana cara menentukan ruang lingkup proyek dan menghindari creep ruang lingkup?
  37. Studi kelayakan – bisakah kita mengimplementasikan proyek ini?
  38. Analisis risiko dalam proyek dan alat untuk memfasilitasinya
  39. Bagaimana cara membuat piagam proyek?
  40. Apa itu daftar pemangku kepentingan?
  41. Bagan Gantt dalam perencanaan manajemen proyek
  42. Bagaimana cara membuat anggaran proyek?
  43. Manajemen waktu dalam proyek
  44. Bagaimana cara membuat daftar risiko proyek?
  45. Strategi manajemen risiko proyek
  46. Pemasaran proyek
  47. Sumber dan area perubahan dalam proyek
  48. Model perubahan manajemen proyek
  49. Apa setelah Agile? Metode dalam manajemen proyek