Bagaimana cara membuat piagam proyek? | #39 Memulai manajemen proyek

Piagam proyek adalah roti dan mentega dari manajemen proyek. Mereka memberikan gambaran yang jelas dan ringkas tentang tujuan dan sasaran milik proyek. Piagam adalah dokumen penting untuk semua pemangku kepentingan, termasuk Manajer Proyek, anggota tim proyek bersama dengan manajemen organisasi. Ini membentuk landasan formal dari keseluruhan proyek, karena memberikan wewenang kepada Manajer Proyek untuk memulai dan melanjutkan proyek, serta menentukan tujuan, ruang lingkup, dan hasil yang diharapkan.

Piagam proyek – daftar isi:

1. Perkenalan
2. Apa yang harus dimasukkan oleh Manajer Proyek dalam piagam proyek
3. Pembenaran untuk melaksanakan proyek
4. Tujuan proyek
5. Lingkup proyek
6. Kiriman
7. Kerangka waktu proyek
8. Anggaran proyek dan alokasi sumber daya
9. Risiko proyek
10. Bagaimana piagam proyek berbeda dari kasus bisnis?
11. Ringkasan

Perkenalan

Menurut PMBOK, piagam proyek adalah salah satu dokumen terpenting yang menggambarkan strategi proyek. Ini didefinisikan sebagai:

“Sebuah dokumen yang dikeluarkan oleh pemrakarsa atau sponsor proyek yang secara resmi mengesahkan keberadaan proyek dan memberi manajer proyek wewenang untuk menerapkan sumber daya organisasi ke aktivitas proyek.”

Piagam proyek biasanya dirumuskan di awal dan tetap tidak berubah. Meskipun selama pelaksanaan tugas, perbaikan kecil diperbolehkan. Namun, apa saja isi dokumen tersebut dan bagaimana cara menyusunnya?

Apa yang harus dimasukkan oleh Manajer Proyek dalam piagam proyek?

Volume piagam proyek tergantung pada ukuran dan jenis proyek yang dilaksanakan. Namun, itu harus mencakup elemen-elemen berikut:

• alasan untuk melakukan proyek,
• tujuan proyek,
• ruang lingkup proyek,
• hasil,
• Jadwal proyek,
• anggaran proyek,
• risiko desain.

Piagam proyek juga harus menyertakan informasi kontak untuk Manajer Proyek dan pemangku kepentingan utama.

Pembenaran untuk melaksanakan proyek

Saat menyiapkan alasan singkat untuk memulai suatu proyek, disarankan untuk menggunakan kasus bisnis yang telah disiapkan sebelumnya. Itu harus ditulis dalam bahasa yang sederhana sehingga dapat dipahami oleh orang yang menangani proyek untuk pertama kalinya. Biasanya, satu atau dua paragraf penjelasan sudah cukup:

• Apa latar belakang bisnis dari proyek tersebut?
• Masalah apa yang dipecahkan proyek atau peluang apa yang memungkinkan Anda untuk memanfaatkannya? Dan
• Apa hasil yang diharapkan dari proyek ini?

Tujuan proyek

Tidak ada gunanya memasukkan semua tujuan dalam piagam proyek. Lebih baik fokus pada tujuan utama dan yang ada di hierarki tepat di bawahnya. Lagi pula, deskripsi tujuan proyek dalam kasus bisnis harus memberikan jawaban atas pertanyaan "Apa yang akan kita lakukan?" yang harus tetap berlaku selama proyek berlangsung. Sasaran dan sasaran utama menentukan arah tujuan kegiatan yang membentuk proyek. Mereka harus jelas dan terukur dan sejalan dengan keseluruhan target organisasi.

Lingkup proyek

Lingkup proyek yang termasuk dalam piagam menentukan batas-batas proyek, termasuk apa yang dicakup dan tidak dicakup oleh proyek. Perlu menyertakan deskripsi yang jelas tentang hasil proyek dan batasan atau asumsi apa pun yang akan memengaruhinya. Oleh karena itu, ada baiknya mempertimbangkan jawaban atas pertanyaan "Tugas apa yang akan dilaksanakan?" dan "Tugas apa yang tidak akan dilaksanakan?". Ini sangat penting dalam proyek yang melibatkan banyak pemangku kepentingan, yang harapan tak terucapkan tentang hasil proyek dapat diungkapkan dengan cara ini.

Kiriman

Piagam proyek harus mencakup daftar semua hasil proyek, termasuk deskripsi singkat dari masing-masing dan tujuan spesifik yang sedang mereka kerjakan. Itu juga harus memiliki garis waktu untuk setiap item, sebaiknya dengan referensi tonggak sejarah, serta orang atau tim yang bertanggung jawab untuk mengirimkannya.

Kerangka waktu proyek

Piagam proyek juga harus menyertakan jadwal proyek secara keseluruhan, yang layak divisualisasikan dengan garis waktu. Di atasnya, Manajer Proyek harus menandai tanggal mulai dan berakhirnya proyek, tonggak sejarah, atau tanggal yang direncanakan untuk memberikan hasil.

Anggaran proyek dan alokasi sumber daya

Piagam proyek juga harus mencakup keseluruhan anggaran proyek, paling sering disajikan dalam bentuk tabel. Ini akan memudahkan untuk menunjukkan:

• Kategori utama biaya – perkiraan tenaga kerja, bahan dan peralatan,
• Kisaran perubahan yang diproyeksikan – untuk memperhitungkan fluktuasi harga atau biaya tak terduga,
• Cadangan dan kendala anggaran.

Bagian dokumen ini juga harus merinci alokasi sumber daya, termasuk personel, peralatan, dan fasilitas.

Risiko proyek

Bagian risiko dari piagam proyek harus menguraikan potensi risiko dan cara menanggapinya. Ini termasuk mengidentifikasi potensi risiko, seperti:

• penundaan,
• pembengkakan biaya atau
• perubahan ruang lingkup.

Mencantumkannya membantu pemangku kepentingan memastikan bahwa Manajer Proyek, tim proyek, dan organisasi siap menghadapi potensi masalah dan memiliki rencana tentang apa yang harus dilakukan untuk memitigasi atau menghindarinya.

Bagaimana piagam proyek berbeda dari kasus bisnis?

Perbedaan antara piagam proyek dan kasus bisnis terutama terletak pada tujuan persiapannya. Piagam proyek adalah dokumen yang memulai proyek, sementara kasus bisnis menjelaskan mengapa proyek harus dimulai. Piagam mendefinisikan apa yang akan dilakukan dalam proyek, sedangkan kasus bisnis menjawab pertanyaan "Untuk tujuan apa?". Kedua dokumen tersebut sangat penting untuk manajemen proyek yang tepat dan membantu membuatnya sukses.

Ringkasan

Piagam proyek adalah dokumen penting yang berfungsi sebagai dasar untuk implementasi proyek dan mengesahkan inisiasinya. Ini menguraikan tujuan proyek, sasaran, ruang lingkup, anggaran, alokasi sumber daya dan jadwal. Ini juga mengidentifikasi potensi risiko dan asumsi, meningkatkan kemungkinan bahwa proyek akan berjalan sesuai rencana.

Jika Anda menyukai konten kami, bergabunglah dengan komunitas lebah sibuk kami di Facebook, Twitter, LinkedIn, Instagram, YouTube, Pinterest, TikTok.

Pengarang: Caroline Becker

Sebagai Manajer Proyek, Caroline ahli dalam menemukan metode baru untuk merancang alur kerja terbaik dan mengoptimalkan proses. Keterampilan organisasi dan kemampuannya untuk bekerja di bawah tekanan waktu menjadikannya orang terbaik untuk mengubah proyek rumit menjadi kenyataan.

Lihat semua posting

Memulai manajemen proyek:

1. Apa itu proyek?
2. Apa itu manajemen proyek?
3. Bagaimana mengelola proyek?
4. Metode manajemen proyek
5. Jenis proyek
6. 4 contoh proyek
7. Prioritas proyek
8. Area kegiatan proyek
9. Definisi sukses dalam manajemen proyek
10. Mengapa menggunakan perangkat lunak manajemen proyek?
11. Bagaimana memilih perangkat lunak manajemen proyek terbaik?
12. Gambaran umum perangkat lunak manajemen proyek
13. Siklus hidup proyek
14. Untuk apa visi proyek?
15. Tujuan proyek. Apa itu dan bagaimana mendefinisikannya dengan baik?
16. Fase inisiasi proyek - apa yang harus diperhatikan?
17. Domain perencanaan dalam manajemen proyek
18. Apa itu jadwal proyek dan untuk apa?
19. Bagaimana cara menggunakan tonggak dalam suatu proyek?
20. Eksekusi projek
21. Bagaimana mempersiapkan rencana kontinjensi proyek yang sukses?
22. Pentingnya penutupan proyek
23. Kegagalan proyek. 5 alasan mengapa proyek gagal
24. 4P manajemen: proyek, produk, program, dan portofolio
25. Tugas dan tanggung jawab paling penting dari Manajer Proyek
26. Keterampilan manajer proyek yang paling berguna
27. Bagaimana cara menjadi manajer proyek?
28. 5 buku yang harus dibaca setiap manajer proyek
29. Bagaimana cara mengatur tim proyek?
30. Struktur rincian kerja - bagaimana cara mendelegasikan pekerjaan dalam sebuah proyek?
31. Bagaimana cara memimpin tim selama hybrid work?
32. Tantangan yang dihadapi manajer proyek saat bekerja dengan tim
33. Jenis pertemuan proyek
34. Pemantauan proyek. Parameter apa yang harus diperhatikan?
35. Cara menulis yang menarik
36. Bagaimana cara menentukan ruang lingkup proyek dan menghindari creep ruang lingkup?
37. Studi kelayakan – bisakah kita mengimplementasikan proyek ini?
38. Analisis risiko dalam proyek dan alat untuk memfasilitasinya
39. Bagaimana cara membuat piagam proyek?
40. Apa itu daftar pemangku kepentingan?
41. Bagan Gantt dalam perencanaan manajemen proyek
42. Bagaimana cara membuat anggaran proyek?
43. Manajemen waktu dalam proyek
44. Bagaimana cara membuat daftar risiko proyek?
45. Strategi manajemen risiko proyek
46. Pemasaran proyek
47. Sumber dan area perubahan dalam proyek
48. Model perubahan manajemen proyek
49. Apa setelah Agile? Metode dalam manajemen proyek