Bagaimana cara membuat daftar risiko proyek? | #44 Memulai manajemen proyek

Mengelola risiko dalam suatu proyek sangat penting untuk keberhasilannya. Menurut penelitian, hanya 30% proyek yang selesai tepat waktu, dan lebih dari 70% dari mereka berjuang dengan penundaan atau biaya tambahan. Untuk menghindari kegagalan tersebut, Manajer Proyek harus mengetahui risiko utama dan menerapkan tindakan pencegahan yang sesuai, dan untuk melakukannya dia membuat daftar risiko. Ini adalah alat yang membantu mengelola dan mengantisipasi risiko proyek. Tetapi bagaimana menyiapkan daftar risiko yang berhasil untuk perencanaan dan pelaksanaan proyek? Baca terus untuk mencari tahu!

Bagaimana cara membuat daftar risiko proyek? - Daftar isi:

1. Perkenalan
2. Seperti apa daftar faktor risiko itu?
3. Bagaimana menyiapkan daftar risiko risiko?
4. Ringkasan

Perkenalan

Risiko adalah bagian integral dari setiap proyek. Untuk mengelolanya secara efektif, Anda memerlukan alat yang membantu Anda mengidentifikasi, memantau, dan merespons secara efektif hambatan yang muncul, dengan kata lain, daftar risiko. Keberhasilan penyelesaian banyak proyek perusahaan dan organisasi terancam pada beberapa tahap implementasi. Untuk alasan ini, Manajer Proyek harus terbiasa dengan metode dan alat manajemen risiko, dan yang terpenting – menyiapkan daftar risiko dengan terampil.

Daftar risiko, juga dikenal sebagai log risiko atau daftar faktor risiko, adalah dokumen yang mencatat semua hambatan, ancaman, atau bahaya yang teridentifikasi. Ini juga mencakup analisis mereka serta tindakan pencegahan yang harus diambil jika mereka muncul selama proyek berlangsung. Daftar menjadi kumpulan dan penyimpanan informasi tentang semua risiko dan peluang yang terkait dengan proyek.

Seperti apa daftar faktor risiko itu?

Daftar risiko harus muncul sebagai dokumen yang dapat dibaca dan berisi informasi berikut:

• Deskripsi risiko – apa risikonya dan area proyek mana yang terpengaruh?
• Konsekuensi yang mungkin terjadi – ancaman apa yang ditimbulkan bahaya terhadap proyek? Apakah itu akan memerlukan munculnya dampak lebih lanjut? Bisakah kita mencegahnya?
• Probabilitas terjadinya – apakah itu risiko biasa, terkait dengan, misalnya, keterlambatan dalam menyelesaikan tugas; atau apakah itu langka yang dapat membahayakan seluruh upaya proyek?
• Prioritas – seberapa seriuskah risiko ini mengenai orang lain dengan probabilitas kejadian yang sama?
• Orang yang bertanggung jawab – siapa yang akan memikul tanggung jawab untuk menanggapi risiko dengan tepat, cepat dan efektif?
• Rencana tanggap risiko – tindakan apa yang harus diambil ketika kesulitan muncul?

Oleh karena itu daftar risiko harus mengumpulkan informasi tentang semua risiko yang teridentifikasi, analisisnya, serta penanggulangannya. Ini juga membutuhkan pembaruan rutin untuk semua pemangku kepentingan proyek sehingga setiap orang dapat mengikuti dan menanggapi risiko dan keadaan darurat yang muncul.

Bagaimana mempersiapkan daftar faktor risiko?

Penyusunan daftar risiko terdiri dari beberapa langkah:

1. Identifikasi resiko. Langkah pertama adalah mengidentifikasi semua risiko yang terkait dengan proyek. Anda bisa melakukannya dengan melakukan sesi brainstorming dengan tim atau meninjau literatur terkait proyek. Setelah Anda membuat daftar panjang risiko, analisis untuk memecah semua potensi ancaman menjadi lingkungan bisnis teknis, terkait sumber daya, dan proyek.
2. Tugas beresiko. Setelah diidentifikasi, analisis risiko untuk menilai potensi dampaknya terhadap proyek. Jawablah pertanyaan:
• Risiko apa yang paling mungkin terjadi? Ini juga merupakan ide bagus untuk membuat daftar mereka dalam urutan kemungkinan terjadinya. Ini akan membantu Anda menentukan mana yang paling membutuhkan perhatian.
• Apa konsekuensinya? Di sini cara terbaik adalah memulai daftar dengan konsekuensi paling serius.
3. Perencanaan respons risiko. Berdasarkan analisis dan penentuan prioritas, Manajer Proyek harus mengembangkan rencana tanggapan untuk setiap risiko yang teridentifikasi. Lebih disukai, tentukan langkah-langkah yang harus diambil jika risiko terjadi. Ini juga merupakan ide bagus untuk menyiapkan rencana darurat, cetak biru dengan skenario termasuk panduan tentang bagaimana berperilaku ketika peristiwa seperti itu terjadi yang dapat Anda terapkan segera setelah itu terjadi.
4. Perbarui register. Daftar risiko harus diperbarui secara berkala untuk melacak dan mengelola risiko yang teridentifikasi dengan benar, serta menambahkan yang baru sesuai kebutuhan seiring kemajuan proyek.

Salah satu kesalahan paling umum yang dilakukan saat menyiapkan daftar risiko adalah analisis penyebab risiko yang tidak memadai dan perencanaan respons risiko yang tidak memadai. Untuk menghindari kesalahan ini, Manajer Proyek harus mencurahkan waktu dan perhatian untuk analisis dan perencanaan. Dengan cara ini, dia akan mendapatkan keyakinan bahwa risiko yang paling mungkin terjadi telah diidentifikasi dengan benar.

Ringkasan

Daftar risiko adalah alat untuk mengelola dan mengantisipasi risiko yang terkait dengan implementasi proyek. Ini berisi informasi rinci tentang risiko yang teridentifikasi, analisis dan penanggulangannya. Selain itu, tim proyek harus bekerja sama dalam menyusun daftar pada tahap perencanaan proyek, dan kemudian memperbaruinya dan tersedia untuk semua pemangku kepentingan proyek.

Jika Anda menyukai konten kami, bergabunglah dengan komunitas lebah sibuk kami di Facebook, Twitter, LinkedIn, Instagram, YouTube, Pinterest, TikTok.

Pengarang: Caroline Becker

Sebagai Manajer Proyek, Caroline ahli dalam menemukan metode baru untuk merancang alur kerja terbaik dan mengoptimalkan proses. Keterampilan organisasi dan kemampuannya untuk bekerja di bawah tekanan waktu menjadikannya orang terbaik untuk mengubah proyek rumit menjadi kenyataan.

Lihat semua posting

Memulai manajemen proyek:

1. Apa itu proyek?
2. Apa itu manajemen proyek?
3. Bagaimana mengelola proyek?
4. Metode manajemen proyek
5. Jenis proyek
6. 4 contoh proyek
7. Prioritas proyek
8. Area kegiatan proyek
9. Definisi sukses dalam manajemen proyek
10. Mengapa menggunakan perangkat lunak manajemen proyek?
11. Bagaimana memilih perangkat lunak manajemen proyek terbaik?
12. Gambaran umum perangkat lunak manajemen proyek
13. Siklus hidup proyek
14. Untuk apa visi proyek?
15. Tujuan proyek. Apa itu dan bagaimana mendefinisikannya dengan baik?
16. Fase inisiasi proyek - apa yang harus diperhatikan?
17. Domain perencanaan dalam manajemen proyek
18. Apa itu jadwal proyek dan untuk apa?
19. Bagaimana cara menggunakan tonggak dalam suatu proyek?
20. Eksekusi projek
21. Bagaimana mempersiapkan rencana kontinjensi proyek yang sukses?
22. Pentingnya penutupan proyek
23. Kegagalan proyek. 5 alasan mengapa proyek gagal
24. 4P manajemen: proyek, produk, program, dan portofolio
25. Tugas dan tanggung jawab paling penting dari Manajer Proyek
26. Keterampilan manajer proyek yang paling berguna
27. Bagaimana cara menjadi manajer proyek?
28. 5 buku yang harus dibaca setiap manajer proyek
29. Bagaimana cara mengatur tim proyek?
30. Struktur rincian kerja - bagaimana cara mendelegasikan pekerjaan dalam sebuah proyek?
31. Bagaimana cara memimpin tim selama hybrid work?
32. Tantangan yang dihadapi manajer proyek saat bekerja dengan tim
33. Jenis pertemuan proyek
34. Pemantauan proyek. Parameter apa yang harus diperhatikan?
35. Cara menulis yang menarik
36. Bagaimana cara menentukan ruang lingkup proyek dan menghindari creep ruang lingkup?
37. Studi kelayakan – bisakah kita mengimplementasikan proyek ini?
38. Analisis risiko dalam proyek dan alat untuk memfasilitasinya
39. Bagaimana cara membuat piagam proyek?
40. Apa itu daftar pemangku kepentingan?
41. Bagan Gantt dalam perencanaan manajemen proyek
42. Bagaimana cara membuat anggaran proyek?
43. Manajemen waktu dalam proyek
44. Bagaimana cara membuat daftar risiko proyek?
45. Strategi manajemen risiko proyek
46. Pemasaran proyek
47. Sumber dan area perubahan dalam proyek
48. Model perubahan manajemen proyek
49. Apa setelah Agile? Metode dalam manajemen proyek