Cara Membuat Database yang Dapat Dicari di Excel

Diterbitkan: 2022-07-19

Microsoft Excel adalah salah satu bahan pokok utama dunia bisnis. Sudah ada sejak hari-hari awal komputasi pribadi dan telah berkembang menjadi alat serbaguna yang sangat kuat yang digunakan di semua industri.

Ini adalah standar emas untuk menavigasi, menguraikan, dan menghitung data dalam jumlah besar. Salah satu fitur yang paling berguna adalah kemampuannya untuk bertindak sebagai database.

Basis data adalah kumpulan data yang dapat dengan mudah dicari dan diambil kembali. Dengan membuat database di Excel, Anda dapat menyimpan data dalam jumlah besar dan dengan mudah mencari informasi tertentu.

Excel menyediakan rumus dan fungsi bawaan yang dapat digunakan untuk menghitung dan menganalisis data, dan juga memungkinkan Anda mengurutkan dan memfilter data dengan berbagai cara.

Selain itu, database Excel dapat dengan mudah dibagikan dan diedit oleh banyak pengguna, menjadikannya pilihan yang baik untuk kolaborasi tim.

Dalam artikel ini, Anda akan mempelajari:

  • Cara membuat database yang dapat dicari di Excel
  • Bagaimana cara menyimpan data dalam database Excel
  • Cara mencari database Excel
  • Cara mengurutkan dan memfilter data dalam database Excel
  • Cara berbagi dan mengedit database Excel dengan banyak pengguna.

Mari kita mulai!

Cara Membuat Database yang Dapat Dicari di Excel

Membuat database yang dapat dicari di Excel memiliki banyak kasus penggunaan untuk bisnis eCommerce. Anda dapat menggunakan database yang dapat dicari untuk melacak informasi pelanggan, inventaris, atau jenis data lainnya.

Berikut adalah proses langkah demi langkah untuk membuat database yang dapat dicari di Excel:

  1. Buka buku kerja Excel baru atau yang sudah ada.
  2. Masukkan data Anda ke dalam lembar kerja. Data dapat dimasukkan ke sel mana pun di lembar kerja, tetapi sebaiknya masukkan data ke sel yang berdekatan agar data tetap teratur.
  3. Pilih semua sel yang berisi data.
  4. Klik tab "Data" pada pita Excel.
  5. Di grup "Urutkan & Filter", klik tombol "Filter". Ini akan memasukkan panah drop-down ke header setiap kolom.
  6. Klik panah drop-down di header kolom yang ingin Anda cari.
  7. Di menu tarik-turun, pilih opsi "Filter Teks".
  8. Di menu "Filter Teks", pilih opsi "Berisi".
  9. Di kotak "Berisi", ketik teks yang ingin Anda cari.
  10. Klik tombol "Oke". Ini akan memfilter data di lembar kerja dan hanya menampilkan baris yang berisi teks yang Anda cari.

Anda juga dapat menggunakan opsi "Sama", "Tidak Sama", "Dimulai Dengan", dan "Diakhiri Dengan" di menu "Filter Teks" untuk mencari data tertentu.

Cara Menyimpan Data di Database Excel

Setelah Anda membuat database, Anda harus menyimpan data di suatu tempat. Ada beberapa cara berbeda untuk menyimpan data dalam database Excel:

  • Di lembar kerja: Anda bisa menyimpan data di lembar kerja dengan memasukkan data ke dalam sel di lembar kerja.
  • Dalam tabel: Anda dapat menyimpan data dalam tabel dengan memilih data di lembar kerja dan mengklik tab "Sisipkan" pada pita Excel. Kemudian, klik tombol "Tabel" di grup "Tabel".
  • Dalam PivotTable: Anda dapat menyimpan data dalam PivotTable dengan memilih data di lembar kerja dan mengklik tab "Sisipkan" pada pita Excel. Kemudian, klik tombol "PivotTable" di grup "Tabel".
  • Dalam kueri: Anda dapat menyimpan data dalam kueri dengan memilih data di lembar kerja dan mengklik tab "Data" pada pita Excel. Kemudian, klik tombol "Dari Sumber Lain" di grup "Dapatkan Data Eksternal".

Apa cara terbaik untuk menyimpan data dalam database excel?

Cara terbaik untuk menyimpan data dalam database Anda bergantung pada kebutuhan bisnis dan kasus penggunaan Anda. Jika Anda akan menggunakan database untuk pelaporan atau analisis data, maka PivotTable atau kueri adalah pilihan yang baik.

Jika Anda hanya akan menggunakan database untuk menyimpan data dan pemfilteran dasar, maka lembar kerja atau tabel akan berfungsi dengan baik.

Praktik terbaik penyimpanan data Excel

Ada beberapa praktik terbaik yang harus Anda ikuti saat menyimpan data dalam database Excel:

Jaga agar data Anda tetap teratur

Sangat penting untuk menjaga agar data Anda tetap teratur sehingga mudah ditemukan dan digunakan. Salah satu cara untuk melakukannya adalah dengan menggunakan sel yang berdekatan untuk menyimpan data terkait.

Misalnya, jika Anda menyimpan informasi pelanggan, Anda dapat memasukkan nama pelanggan di satu sel dan alamat pelanggan di sel berikutnya.

Gunakan tajuk

Header dapat membantu Anda mengidentifikasi data apa yang disimpan di setiap kolom. Untuk menambahkan tajuk, cukup klik tab "Sisipkan" pada pita Excel dan kemudian klik tombol "Header" di grup "Sel".

Saring data Anda

Memfilter data Anda dapat membantu Anda menemukan data yang Anda cari. Untuk memfilter data, klik tab "Data" pada pita Excel dan kemudian klik tombol "Filter" di grup "Urutkan & Filter". Ini akan memasukkan panah drop-down ke header setiap kolom.

Kemudian, Anda dapat mengklik panah drop-down di header kolom yang ingin Anda filter dan memilih opsi yang diinginkan dari menu drop-down.

Urutkan data Anda

Mengurutkan data dapat membantu Anda mengatur dan menemukan data yang Anda cari dengan cepat. Untuk mengurutkan data, klik tab "Data" pada pita Excel dan kemudian klik tombol "Urutkan" di grup "Urutkan & Filter". Ini akan membuka kotak dialog "Urutkan".

Di tarik-turun “Urutkan menurut”, pilih kolom yang ingin Anda urutkan. Kemudian, di menu tarik-turun “Pesanan”, pilih cara Anda ingin mengurutkan data (misalnya, menaik atau menurun). Terakhir, klik tombol "OK".

Cara Mencari Database Excel

Basis data yang baik melakukan dua hal utama: menyimpan data dan memungkinkan Anda untuk mencari (atau “meminta”) data tersebut berdasarkan kriteria tertentu.

Berikut cara mencari database Excel:

  1. Klik tab "Data" pada pita Excel.
  2. Klik tombol "Filter" di grup "Urutkan & Filter". Ini akan memasukkan panah drop-down ke header setiap kolom.
  3. Klik panah drop-down di header kolom yang ingin Anda cari.
  4. Pilih "Filter Kustom" dari menu tarik-turun. Ini akan membuka kotak dialog "Filter Kustom".
  5. Di drop-down pertama, pilih "Berisi".
  6. Di tarik-turun kedua, masukkan kriteria pencarian.
  7. Klik tombol "Oke".
  8. Data dalam kolom akan difilter untuk menampilkan hanya baris yang berisi kriteria pencarian.

Untuk menghapus filter, klik tab "Data" pada pita Excel dan kemudian klik tombol "Hapus" di grup "Urutkan & Filter".

Database Relasional di Excel

Excel juga bekerja dengan baik sebagai database relasional. Berikut adalah penjelasan singkat tentang apa itu database relasional, mengapa penting, dan bagaimana mengaturnya di Excel.

Bagaimana cara kerja basis data relasional?

Database relasional adalah jenis database yang menyimpan data dalam tabel. Tabel mirip dengan folder dalam sistem file, di mana setiap tabel menyimpan kumpulan informasi.

Dalam database relasional, setiap tabel terhubung ke tabel lain melalui hubungan. Hubungan ini memungkinkan data dalam tabel untuk dihubungkan bersama.

Misalnya, tabel pelanggan dapat ditautkan ke tabel pesanan. Ini akan memungkinkan Anda untuk melihat semua pesanan untuk pelanggan tertentu.

Bagaimana cara membuat database relasional di Excel?

Membuat database relasional di Excel adalah proses dua langkah.

Pertama, Anda perlu membuat tabel yang akan menyimpan data. Kemudian, Anda perlu membuat hubungan antar tabel.

Langkah 1: Membuat tabel

Untuk membuat tabel, klik tab "Sisipkan" pada pita Excel dan kemudian klik tombol "Tabel" di grup "Tabel". Ini akan membuka kotak dialog "Buat Tabel".

Di bidang "Rentang", masukkan rentang sel yang ingin Anda sertakan dalam tabel. Kemudian, centang kotak "Tabel saya memiliki tajuk" jika tabel Anda menyertakan tajuk. Terakhir, klik tombol "OK".

Excel akan menyisipkan tabel ke dalam lembar kerja. Untuk menambahkan data ke tabel, cukup masukkan data ke dalam sel.

Sebaiknya beri nama setiap tabel. Untuk melakukan ini, klik di mana saja di dalam tabel dan kemudian klik tab "Desain Tabel" pada pita Excel. Di bidang "Nama Tabel", masukkan nama untuk tabel.

Langkah 2: Menciptakan hubungan

Setelah Anda membuat tabel, Anda perlu membuat hubungan di antara mereka. Untuk melakukan ini, klik tab "Data" pada pita Excel dan kemudian klik tombol "Hubungan" di grup "Alat Data". Ini akan membuka kotak dialog "Pilih Tabel dan Kolom".

Dalam daftar "Tabel/Kolom yang Tersedia", pilih tabel dan kolom yang ingin Anda sertakan dalam hubungan. Kemudian, klik tombol “Tambah”.

Setelah selesai menambahkan tabel dan kolom, klik tombol “Tutup”. Ini akan membuka kotak dialog "Buat Hubungan".

Di tarik-turun “Kunci Utama”, pilih kolom kunci utama dari tabel pertama. Kunci utama adalah kolom yang secara unik mengidentifikasi setiap baris dalam tabel.

Di tarik-turun "Kunci Asing", pilih kolom kunci asing dari tabel kedua. Kunci asing adalah kolom yang berisi nilai yang cocok dengan nilai kunci utama di tabel pertama.

Misalnya, jika kunci utama di tabel pelanggan adalah kolom "ID Pelanggan", maka kunci asing di tabel pesanan adalah kolom "ID Pelanggan".

Terakhir, klik tombol "Buat". Excel akan membuat hubungan dan menampilkannya sebagai garis yang menghubungkan dua tabel.

Anda sekarang dapat menggunakan hubungan untuk memfilter dan mengurutkan data dari kedua tabel. Misalnya, Anda dapat memfilter tabel pesanan agar hanya menampilkan pesanan untuk pelanggan tertentu.

Untuk melakukan ini, klik tab "Data" pada pita Excel dan kemudian klik tombol "Filter" di grup "Urutkan & Filter". Ini akan menambahkan panah drop-down ke header setiap kolom dalam tabel.

Klik panah tarik-turun di tajuk kolom “ID Pelanggan”, lalu pilih pelanggan dari daftar. Excel akan memfilter tabel untuk hanya menampilkan pesanan untuk pelanggan tersebut.

Anda dapat menghapus filter dengan mengklik tombol "Hapus" di grup "Urutkan & Filter".

Anda juga dapat menggunakan hubungan untuk mencari data dari tabel lain. Misalnya, Anda bisa mencari nama pelanggan dari tabel pesanan.

Untuk melakukannya, klik sel tempat Anda ingin menampilkan nama pelanggan, lalu klik tab "Rumus" pada pita Excel. Di grup "Pencarian & Referensi", klik tombol "Vlookup". Ini akan membuka kotak dialog "Argumen Fungsi".

Di bidang “Table_array”, pilih tabel pelanggan. Kemudian pada kolom “Col_index_num” isikan nomor kolom yang berisi nama pelanggan. Dalam contoh ini, nama pelanggan ada di kolom kedua, jadi kita akan memasukkan “2”.

Selanjutnya, di bidang "Range_lookup", masukkan "TRUE" jika Anda ingin Excel menemukan kecocokan perkiraan atau "FALSE" jika Anda ingin Excel menemukan kecocokan persis. Dalam contoh ini, kami menginginkan kecocokan yang tepat, jadi kami akan memasukkan "FALSE".

Terakhir, di bidang “Lookup_value”, pilih sel yang berisi ID pelanggan. Ini adalah nilai yang akan digunakan Excel untuk mencari nama pelanggan. Jika sudah selesai, klik tombol “OK”.

Excel akan mencari nama pelanggan dan menampilkannya di sel. Anda sekarang dapat menggunakan sel ini dalam rumus seperti sel lain di lembar kerja.

Misalnya, Anda dapat menggabungkan nama pelanggan dengan nomor pesanan mereka untuk membuat pengidentifikasi unik untuk setiap pesanan. Kemungkinannya benar-benar tidak terbatas.

Seperti yang Anda lihat, database relasional di Excel bisa menjadi alat yang sangat kuat (namun kompleks) untuk mengelola data pelanggan dan pesanan dalam bisnis Anda.

Mengapa Database Penting untuk eCommerce?

Database penting untuk eCommerce karena memungkinkan bisnis untuk menyimpan informasi pelanggan, informasi produk, dan informasi pemesanan.

Tapi Excel hanya akan membawa Anda sejauh ini. Meskipun kami menyukai alat spreadsheet unggulan Microsoft, bisnis eCommerce dinamis yang bertekad untuk tumbuh membutuhkan solusi yang lebih kuat, yaitu perangkat lunak manajemen inventaris seperti SkuVault.

SkuVault adalah perangkat lunak manajemen inventaris canggih yang membantu bisnis melacak pesanan pelanggan, informasi produk, dan tingkat inventaris.

Platform melacak pesanan pelanggan dan tingkat inventaris di semua etalase Anda secara otomatis – tanpa pembaruan Excel manual.

Untuk informasi lebih lanjut tentang cara kerja SkuVault, lihat halaman fitur kami di sini .

Dan untuk saran lebih lanjut tentang menjalankan dan menskalakan bisnis eCommerce, berlangganan blog kami atau lihat posting terkait berikut:

  • 30 Tren E-niaga Besar yang Harus Diwaspadai di 2022
  • 33 Cara Teratas Untuk Mengarahkan Lalu Lintas ke Situs Web eCommerce Anda Untuk Pertumbuhan Eksplosif
  • 13 Toko Online Gratis Terbaik untuk Memulai Bisnis eCommerce Anda
  • Bagaimana Email Berguna untuk eCommerce? Menjaga Pelanggan Terlibat