Cara Membuat Faktur: Panduan Pemula Lengkap

Jika Anda seperti kebanyakan pemilik bisnis eCommerce, Anda suka dibayar, tetapi Anda benci membuat faktur. Ini bisa menjadi proses yang membosankan, manual, dan rawan kesalahan yang dapat berdampak langsung pada keuntungan Anda jika tidak dilakukan dengan benar.

Tapi untungnya, dengan alat dan tip yang tepat, ini bisa sangat mudah dan menjaga arus kas Anda berjalan sesuai keinginan Anda.

Dalam posting blog ini, kami akan menunjukkan kepada Anda cara membuat faktur untuk bisnis eCommerce Anda dan memberikan beberapa kiat bermanfaat untuk mempermudah prosesnya. Jadi, apakah Anda baru memulai atau sudah lama berbisnis, baca terus untuk mempelajari lebih lanjut!

Apa itu Faktur?

Faktur adalah dokumen yang dikirim bisnis kepada pelanggan mereka untuk meminta pembayaran barang atau jasa.

Ini biasanya mencakup:

• tanggal pembelian
• informasi kontak pelanggan
• deskripsi barang atau jasa yang disediakan
• harga satuan
• jumlah total yang harus dibayar

Bisnis biasanya mengirim faktur setelah mereka menyediakan produk atau layanan mereka kepada pelanggan mereka. Ini terutama berlaku untuk bisnis eCommerce.

Di beberapa bisnis, seperti pembinaan atau hubungan masyarakat, bisnis dapat menagih pelanggan mereka sebelum pengiriman layanan.

Pelanggan kemudian memiliki jangka waktu tertentu untuk membayar tagihan, yang biasanya 30 hari. Jika mereka tidak membayar dalam jangka waktu tersebut, mereka mungkin dikenakan bunga atau biaya keterlambatan. Ini juga merupakan ruang umum yang baik untuk membayar tagihan tepat waktu untuk menjaga hubungan positif dengan vendor Anda.

Bisnis menggunakan faktur untuk melacak hutang mereka dan menindaklanjuti pelanggan yang masih perlu membayar. Pelanggan menggunakan faktur untuk melacak pengeluaran mereka dan memastikan mereka ditagih dengan jumlah yang benar untuk barang yang mereka terima.

Kapan Anda perlu mengirim faktur?

Kapan Anda perlu mengirim faktur? Itu pertanyaan yang bagus dan pertanyaan yang harus ditanyakan oleh bisnis eCommerce pada diri mereka sendiri secara teratur.

Jawabannya tergantung pada situasi karena tidak ada satu jawaban yang cocok untuk semua untuk setiap bisnis.

Jika Anda menjual barang fisik secara online, seperti t-shirt atau kristal meditasi, Anda harus mengirimkan faktur segera setelah pelanggan memesan atau segera setelah barang dikirim, tergantung pada model bisnis Anda.

Untuk produk digital, seperti kursus online untuk mengajari pelanggan membeli real estat komersial atau cara mengembangkan bisnis perawatan anjing, Anda dapat mengirimkan faktur segera setelah penjualan dilakukan.

Untuk layanan, seperti pelatihan bisnis, Anda harus mengirimkan faktur sebelum mulai bekerja atau segera setelah pekerjaan selesai, tergantung preferensi Anda.

Tentu saja, selalu ada pengecualian untuk aturan tersebut, jadi penting untuk menggunakan penilaian terbaik Anda dalam setiap kasus. Namun secara umum, inilah saatnya Anda harus mengirimkan faktur.

Bagaimana Anda mengirim faktur?

Banyak pemilik bisnis membuat kesalahan dengan berpikir bahwa semua faktur dibuat sama. Pada kenyataannya, ada beberapa hal penting yang harus Anda ingat saat mengirim faktur untuk memaksimalkan peluang Anda menerima pembayaran.

Pastikan untuk mengirim faktur tepat waktu. Jika memungkinkan, usahakan untuk mengirimkannya dalam waktu 24 jam setelah menyediakan produk atau layanan. (Atau membuat kesepakatan jika Anda menagih di muka.) Semakin cepat Anda bisa menyerahkannya ke tangan pelanggan, semakin baik.

Adalah tepat untuk mengirim faktur Anda melalui surat atau email; keduanya memiliki kelebihan dan kekurangan.

Snail mail jelas jauh lebih lambat, jadi Anda mungkin dibayar lebih cepat. Di sisi lain, meskipun email jauh lebih cepat, Anda dan pelanggan dapat dengan mudah menghapus atau kehilangan faktur email. Keuntungan lain dari mengirim faktur melalui email adalah Anda dapat menyertakan tautan pembayaran yang dapat diklik langsung di faktur Anda, yang memudahkan pelanggan untuk membayar Anda dalam beberapa menit setelah menerima faktur Anda.

Jadi mana pilihan terbaik? Itu sangat tergantung pada bisnis Anda dan pelanggan Anda. Jika Anda perlu mendapatkan bayaran dengan cepat, maka email adalah cara yang tepat. Tetapi jika pelanggan Anda lebih kuno, maka surat pos mungkin merupakan cara yang tepat. Pada akhirnya, terserah Anda untuk memutuskan opsi mana yang terbaik untuk bisnis eCommerce Anda.

Akhirnya, jangan takut untuk menindaklanjuti. Jika Anda belum menerima pembayaran dalam jangka waktu yang wajar, hubungi pelanggan Anda dan ingatkan mereka bahwa tagihan sudah jatuh tempo. Beberapa perangkat lunak akuntansi, seperti Freshbooks, sebenarnya akan menangani langkah ini untuk Anda secara otomatis jika Anda memilih – mengirimkan pengingat pada interval yang telah ditentukan sebelumnya.

Pengingat yang lembut dapat sangat membantu memastikan bahwa Anda dibayar tepat waktu. Dengan mengikuti tip sederhana ini, Anda dapat merampingkan proses penagihan dan memastikan bisnis eCommerce Anda tetap bertahan.

Elemen Penting dari Faktur

Di bawah, Anda akan menemukan elemen utama dari setiap faktur.

Tajuk

Ini mungkin termasuk beberapa detail grafis atau logo Anda untuk tampilan profesional.

Ketentuan dan instruksi pembayaran

Informasi ini memberi tahu ketentuan pembayaran yang harus dilakukan (pada tanda terima, sepuluh hari, 30 hari, dll.) serta cara membayar – seperti mengeklik tautan pembayaran untuk membayar dengan kartu kredit atau alamat tujuan pembayaran melalui pos.

Nama dan detail perusahaan

Anda harus memasukkan nama perusahaan, alamat surat, nomor telepon, situs web, alamat email layanan pelanggan, dan, jika Anda terutama menjual layanan, kemungkinan EIN bisnis Anda.

Tanggal

Ini harus menjadi tanggal pesanan, penjualan, atau tanggal Anda mengirim faktur.

Batas waktu

Pastikan untuk menyatakan dengan jelas kapan pembayaran jatuh tempo pada faktur (Saat diterima, pada 14 April, dll.).

Biaya yang dirinci

Selain mencantumkan biaya untuk masing-masing item atau paket, Anda juga harus memerinci biaya tambahan apa pun, termasuk pajak, biaya pengiriman, diskon, dll.

Nama dan detail klien

Yang ini cukup jelas —- Anda ingin memasukkan nama pelanggan, nama bisnis, alamat, alamat email, dan nomor telepon Anda.

Deskripsi barang atau jasa yang disediakan

Ini mungkin termasuk deskripsi seperti "kemeja leher perahu bergaris biru", SKU atau nomor pengenal lainnya, atau keduanya. “889030392 blue stripe boatneck shirt” akan menjadi contoh yang bisa diterapkan.

Keseimbangan karena

Terakhir, Anda ingin memasukkan berapa banyak hutang klien atau pelanggan Anda.

Misalnya, Anda dapat mengizinkan pelanggan Anda untuk mencoba kursus Ajarkan Pet Anda 37 Trik Lucu secara gratis selama 30 hari sebelum berkomitmen untuk membeli, atau Anda dapat mengizinkan mereka membayar $300 dalam 3 kali cicilan masing-masing $100.

Cara Membuat Faktur: Langkah demi Langkah

Membuat faktur bisa terasa seperti tugas yang menakutkan, tetapi dengan langkah-langkah sederhana ini, Anda pasti akan memiliki dokumen profesional dalam waktu singkat.

• Tandai faktur Anda dengan jelas – pastikan untuk menambahkan kata “faktur” di bagian atas; jika tidak, klien Anda mungkin salah mengartikannya sebagai slip pengepakan.
• Tambahkan nama dan informasi perusahaan Anda . Sertakan tanggal jatuh tempo dan ketentuan pembayaran Anda — Apakah net 30 (jatuh tempo dalam 30 hari), jatuh tempo pada tanda terima (segera setelah faktur diterima), jatuh tempo dalam cicilan, atau yang lainnya?
• Tulis deskripsi barang atau layanan yang Anda kenakan biaya. Sertakan jumlah total yang harus dibayar – ingatlah untuk menambahkan biaya yang diperinci seperti pajak, pengiriman, dan biaya keterlambatan.
• Jadikan faktur Anda terlihat profesional. Coba gunakan templat faktur Excel gratis atau salah satu templat faktur yang ditawarkan oleh perangkat lunak akuntansi Anda.

Bagaimana Saya Membuat Faktur Menggunakan Template Excel?

Templat Excel bisa menjadi cara yang bagus untuk membuat faktur yang tampak profesional dengan cepat dan mudah. Berikut adalah beberapa tips untuk mendapatkan hasil maksimal dari template Excel:

Pertama, pastikan Anda memiliki semua informasi yang diperlukan sebelum mulai mengisi template. Ini termasuk detail platform eCommerce Anda (seperti nama toko, alamat, dan informasi kontak Anda), serta nama, alamat, dan informasi kontak pelanggan. Anda juga harus menyertakan tanggal faktur, detail pesanan, dan jumlah total yang harus dibayar.

Setelah Anda memiliki semua informasi yang diperlukan, lihat berbagai template Excel gratis yang tersedia secara online . Ada berbagai macam gaya untuk dipilih, jadi pilih salah satu yang cocok dengan merek eCommerce Anda. Jika Anda memerlukan bantuan tentang cara menggunakan Excel, ada banyak tutorial yang tersedia secara online yang dapat memandu Anda melalui proses langkah demi langkah.

Setelah Anda memilih template, tinggal mengisi bagian yang kosong.

Masukkan informasi toko eCommerce Anda ke kolom yang sesuai, lalu isi nama, alamat, dan informasi kontak pelanggan.

Terakhir, tambahkan tanggal faktur, detail pesanan, dan jumlah total yang harus dibayar.

Setelah Anda mengisi semua bidang, faktur Anda siap untuk disimpan dan dikirim!

Haruskah Saya Menggunakan Perangkat Lunak Akuntansi untuk Mengelola Faktur Saya?

Jika Anda lelah menyusun faktur, atau basis pelanggan Anda cukup besar sehingga Anda khawatir beberapa pembayaran atau faktur mungkin gagal, perangkat lunak akuntansi seperti Freshbooks, Quickbooks Online, atau ZOHO Books dapat membuat hidup lebih mudah dengan :

• Membantu Anda melacak tagihan dan pengeluaran Anda
• Memberitahu Anda jika atau kapan faktur pelanggan terlambat
• Memungkinkan Anda membagi faktur menjadi beberapa pembayaran
• Mengintegrasikan dengan mudah dengan berbagai pemroses pembayaran seperti PayPal atau Square dan menawarkan sejumlah opsi pembayaran instan, termasuk ACH (transfer bank), kartu kredit, dll.

Opsi perangkat lunak ini berkisar dari gratis hingga $30 per bulan dengan tingkatan tambahan, tergantung pada jumlah klien atau pelanggan yang Anda miliki dan lonceng dan peluit tertentu yang Anda cari. Banyak solusi perangkat lunak akuntansi juga berintegrasi dengan perangkat lunak lain untuk mengirimkan informasi keuangan bolak-balik dengan lancar. Jika Anda membangun tumpukan teknologi bisnis Anda, pastikan untuk melihat bagaimana semuanya terhubung bersama.

Pikiran Akhir

Sebagai bisnis eCommerce, Anda kemungkinan akan mengirimkan faktur secara teratur.

Dengan memahami dasar-dasar pembuatan dan penerbitan faktur, Anda dapat merampingkan proses ini dan memastikan bahwa pelanggan Anda selalu memiliki catatan yang jelas tentang hutang mereka kepada Anda.

Ingin memulai proses penagihan eCommerce Anda? Lihat panduan kami tentang perangkat lunak akuntansi terbaik untuk usaha kecil .