Panduan langkah demi langkah tentang cara membuat dan mengelola dokumentasi produk | Manajemen produk #31

Apa itu dokumentasi produk?

Dokumentasi produk adalah kumpulan teks, visual, dan video yang menjelaskan produk, fungsinya, cara penggunaan, dan detail relevan lainnya. Tujuan utama pembuatan dokumentasi adalah untuk membantu pengguna memahami cara menggunakan produk, dan terutama fitur-fitur lanjutannya.

Dokumentasi penting, terutama jika Anda membuat produk digital yang tidak hanya melayani pengguna akhir namun juga terintegrasi dengan produk lain – misalnya, memungkinkan Anda mengekspor data ke aplikasi lain, atau menggunakan lokalisasi atau database kontak.

Misalnya, dokumentasi untuk alat manajemen proyek mungkin mencakup informasi tentang cara membuat proyek baru, cara menambahkan anggota tim ke proyek dan memberi mereka izin untuk mengubah tugas tertentu saja, cara menugaskan tugas ke beberapa orang secara bersamaan, dan cara melacak kemajuan mereka.

Elemen dokumentasi produk

Dokumentasi produk mungkin mencakup:

• Panduan pengguna – dokumen yang memberikan informasi tentang fitur produk, instalasi, pengaturan, dan pemecahan masalah.
• Panduan pengguna – dokumen yang menjelaskan cara melakukan berbagai tugas dengan produk, seperti cara menggunakan program pengeditan foto atau cara memainkan permainan komputer.
• Basis pengetahuan – kumpulan artikel atau halaman web yang menjawab pertanyaan umum atau memberikan informasi tambahan tentang suatu produk. Contohnya adalah bagian “Pusat Bantuan” atau “Dukungan” di situs web. Ini juga sering digunakan sebagai sumber informasi untuk chatbot yang membantu pelanggan.
• FAQ – daftar pertanyaan dan jawaban yang sering diajukan tentang produk. Misalnya, situs web atau file PDF yang berisi jawaban atas pertanyaan seperti: “Bagaimana cara mereset kata sandi saya?”, “Bagaimana cara menghubungi dukungan pelanggan?” atau “Apa persyaratan sistem untuk produk tersebut?”.
• Tutorial – video, biasanya diposting di situs web perusahaan atau YouTube, yang menunjukkan cara menggunakan produk atau melakukan tugas tertentu.
• Diagram dan infografis – representasi grafis dari struktur, fungsi, atau proses suatu produk. Misalnya, diagram yang menunjukkan opsi apa yang harus dipilih saat mengonfigurasi API.

Bagaimana cara membuat dokumentasi produk?

Memahami target audiens

Langkah pertama dalam membuat dokumentasi produk adalah memahami audiens yang menjadi sasaran dokumen khusus ini. Jawab pertanyaan berikut:

• Siapa yang akan menggunakan dokumen ini? – Apakah pengguna pertama kali atau pengguna tingkat lanjut?
• Pada titik manakah pengguna akan mengambil dokumen ini? Apakah mereka mencari informasi umum atau tambahan tentang kemampuan alat tersebut, atau solusi terhadap masalah tertentu?
• Di perangkat apa mereka akan menggunakannya? Jika menggunakan perangkat seluler, apakah videonya cukup jernih?
• Apa kebutuhan dan harapan mereka? Apakah pengguna lebih suka menonton video dinamis atau melihat diagram?

Setelah Anda memahami audiens dan kebutuhan mereka, Anda dapat mulai membuat dokumentasi. Misalnya, jika kelompok sasaran Anda adalah pengguna pemula, dokumentasinya harus dapat diakses setiap langkahnya, ditulis dalam bahasa yang sederhana, mudah dipahami, dan menyertakan instruksi terperinci.

Ingatlah bahwa dokumentasi yang terorganisir dengan baik tidak hanya membantu pengguna memahami produk namun juga menghemat waktu yang mungkin mereka habiskan untuk mencari jawaban atas pertanyaan mereka. Hal ini mengurangi churn, yaitu tingkat persentase pelanggan berhenti berlangganan suatu layanan.

Komunikasi yang jelas

Membuat dokumentasi produk yang efektif tidak hanya tentang memilih bentuk komunikasi yang tepat (misalnya video, visual, basis pengetahuan), tetapi juga tentang menulis dan mengkomunikasikan dengan jelas dan ringkas. Prinsip dasar komunikasi efektif dalam dokumentasi produk adalah sebagai berikut:

• Gunakan bahasa yang sederhana – hindari bahasa teknis dan istilah yang rumit. Misalnya, daripada mengatakan “memulai proyek”, Anda dapat mengatakan “mulai proyek”.
• Spesifik – berikan contoh untuk membantu pengguna memahami cara menggunakan produk. Misalnya, alih-alih mengatakan “memungkinkan Anda menambahkan anggota tim ke suatu proyek,” katakan “tambahkan anggota tim ke proyek dengan mengklik tombol hijau di bagian bawah halaman manajemen proyek” dan tambahkan tangkapan layar dengan petunjuk visual .
• Hindari kalimat pasif – kalimat aktif lebih mudah dipahami dan dibaca. Misalnya, daripada mengatakan “proyek dapat dimulai oleh manajer”, katakan saja “manajer dapat memulai proyek”.

Ada banyak prinsip lain yang harus diikuti, namun yang paling penting adalah mengingat bahwa dokumentasi produk yang efektif harus dapat dipahami oleh pengguna dan membantu mereka menggunakan produk secara efektif.

Menggunakan visual dalam dokumentasi produk

Visual, seperti gambar, gif, video pendek, diagram, dan infografis, dapat sangat meningkatkan pemahaman tentang dokumentasi produk. Misalnya, tangkapan layar yang menunjukkan lokasi tombol “Tambahkan Anggota Tim” di halaman bisa sangat membantu bagi pengguna pertama kali. Saat membuat dokumentasi, gunakan juga judul yang jelas dan font sederhana untuk mengatur teks.

Memperbarui dan memelihara dokumentasi produk

Dokumentasi produk bukanlah dokumen statis. Itu harus diperbarui secara berkala untuk mencerminkan perubahan pada produk. Pembaruan rutin sangat penting agar dokumentasi dapat memenuhi tujuannya. Misalnya, jika Anda memperkenalkan fitur baru pada perangkat lunak manajemen produk, Anda harus memperbarui dokumentasi produknya untuk mengatasinya.

Menerbitkan dan mendistribusikan dokumentasi produk

Menerbitkan dan mendistribusikan dokumentasi produk sama pentingnya dengan membuatnya. Anda perlu memastikan bahwa dokumentasi Anda mudah diakses oleh pengguna, di mana pun mereka berada atau perangkat apa yang mereka gunakan. Misalnya, Anda dapat mengunggah dokumentasi produk ke situs web Anda, atau mengirimkannya langsung ke pengguna melalui email.

Sistem manajemen dokumen teratas untuk manajer produk

Manajer produk memiliki banyak alat yang dapat membantu mereka membuat dan mengelola dokumentasi produk. Solusi populer meliputi:

• Google Docs adalah layanan berbasis cloud untuk membuat dan mengedit dokumen. Ini adalah alat yang populer bagi manajer produk karena Anda dapat mengaksesnya di perangkat apa pun dan dapat digunakan oleh banyak anggota tim.

• Firmbee adalah alat manajemen proyek dan tim komprehensif yang memungkinkan pengguna menyelesaikan tugas dari mana saja di dunia secara real-time. Manajer produk dapat dengan mudah mengatur pekerjaan mereka dan rekan kerja mereka, melacak kemajuan, mengontrol anggaran, dan melakukan proses rekrutmen.

• Notion adalah aplikasi manajemen tugas dan proyek yang dapat digunakan untuk melacak tugas, catatan, dan file. Notion adalah pilihan populer bagi manajer produk karena fleksibel dan dapat disesuaikan.

• Zendesk Guide adalah solusi layanan pelanggan yang dapat digunakan untuk membuat dan berbagi artikel basis pengetahuan. Panduan Zendesk adalah pilihan populer bagi manajer produk karena memungkinkan mereka memberikan dukungan dan membantu pelanggan memecahkan masalah mereka.

Ringkasan

Membuat dan mengelola dokumentasi produk sering kali dianggap remeh. Banyak pengembang produk digital percaya bahwa produk yang dirancang dengan baik sudah cukup jelas. Namun, dokumentasi produk harus lebih dari sekedar panduan pengguna.

Ini juga harus menjadi alat yang dapat membantu meningkatkan kesadaran pelanggan terhadap produk dan menganalisis minat mereka terhadap fitur-fitur baru, serta jumlah penayangan artikel atau penjelasan tertentu. Analisis tersebut membantu perusahaan mengelola produk mereka dengan lebih baik dan meningkatkan pengalaman pengguna. Jadi, sepadan dengan waktu dan upaya untuk membuat dokumentasi produk efektif yang dapat bermanfaat bagi Anda dan pengguna Anda.

Jika Anda menyukai konten kami, bergabunglah dengan komunitas lebah kami yang sibuk di Facebook, Twitter, LinkedIn, Instagram, YouTube, Pinterest, TikTok.

Pengarang: Andy Nichols

Pemecah masalah dengan 5 derajat berbeda dan motivasi yang tiada habisnya. Hal ini menjadikannya Pemilik & Manajer Bisnis yang sempurna. Saat mencari karyawan dan mitra, keterbukaan dan rasa ingin tahu terhadap dunia adalah kualitas yang paling dia hargai.

Lihat semua postingan

Manajemen Produk:

1. Pengantar manajemen produk
2. Apa peran manajer produk?
3. Mengapa manajemen siklus hidup produk itu penting?
4. Bagaimana membangun strategi produk yang efisien?
5. OKR vs tujuan SMART. Kerangka kerja mana yang memberikan hasil lebih baik?
6. Bagaimana cara mendefinisikan proposisi nilai?
7. Mengidentifikasi kebutuhan pelanggan dan segmentasi pasar
8. Menciptakan konsep produk unggulan. Teknik dan langkah
9. Mendapatkan keunggulan dengan peta jalan produk yang efektif
10. Membuat prototipe produk digital Anda
11. Bagaimana cara membangun MVP?
12. MVP vs MMP vs MMF. Tonggak penting dalam pengembangan produk
13. Menguasai pengujian hipotesis
14. Metode yang terbukti untuk meningkatkan manajemen kualitas produk
15. Strategi dan taktik untuk peluncuran produk yang sukses
16. Mendorong profitabilitas melalui optimalisasi produk
17. Mengukur kesuksesan produk
18. Bagaimana menentukan harga suatu produk? Strategi penetapan harga paling populer
19. Masa depan desain produk. Tren dan prediksi teratas
20. Kapan harus menghentikan suatu produk? Faktor kunci yang mempengaruhi keputusan EOL
21. Agile dalam manajemen produk
22. Scrum dan Kanban dalam manajemen produk.
23. Apa itu manajemen produk ramping?
24. Pekerjaan yang Harus Diselesaikan. Menciptakan produk yang benar-benar dibutuhkan pelanggan
25. Apa itu peretasan pertumbuhan?
26. Apa yang dimaksud dengan manajemen produk berbasis data?
27. Pengujian A/B dalam manajemen produk
28. Templat manajemen produk yang berguna. Di mana menemukannya?
29. Alat pembuat strategi dalam manajemen produk
30. 5 alat manajemen produk yang berguna
31. Bagaimana cara membuat dan mengelola dokumentasi produk?