Cara Membuat Database Sempurna untuk Pekerjaan Jarak Jauh

Dunia saat ini tidak asing dengan pekerjaan jarak jauh, oleh karena itu kemajuan teknologi terbaru berupaya membuat proses ini semudah mungkin.

Tapi belum pernah kita melihat pekerjaan jarak jauh sedemikian tinggi. Artinya, bisnis yang bahkan belum mempertimbangkan untuk bermigrasi ke platform virtual perlu menghadapi tantangan ini.

Demikian pula, orang yang tidak berbakat teknologi, atau bahkan tidak peduli dengan dunia maya tidak punya pilihan selain belajar dan beradaptasi. Ini membuat situasi hari ini semakin sulit.

Untungnya, inovasi baru telah menciptakan platform online yang membuat kantor virtual terasa familier, sehingga orang yang memiliki keterbatasan teknologi pun dapat dengan cepat mempelajari seluk beluk kantor baru tersebut.

Sebagai pemberi kerja, tugas Anda adalah menemukan perangkat lunak yang tepat, dan membuat rencana bisnis baru yang menggabungkan gaya hidup baru ini. Bisnis di mana-mana mengalami masalah karena disorganisasi dalam struktur ini.

Ini menunjukkan bahwa percaya diri dengan keputusan Anda, dan melihat melalui tugas adalah langkah paling penting saat bermigrasi ke platform online dan menghadapi tantangan yang akan datang. Di antaranya tantangan terpenting adalah kesejahteraan karyawan Anda, yang diterjemahkan menjadi penemuan kembali administrasi, komunikasi, dan organisasi.

Alasan mengapa kesejahteraan tenaga kerja Anda menjadi prioritas utama adalah karena perubahan ini dapat mengakibatkan hilangnya motivasi dan produktivitas bahkan depresi. Dan jika Anda tidak memperhatikan gejala-gejala ini, tidak hanya bisnis Anda yang menderita, tetapi juga karyawan Anda.

Sangat penting untuk membuat platform online yang mudah dipelajari, dan ramah pengguna. Itu tidak harus canggih, selama itu menyelesaikan pekerjaan, dan orang-orang senang bekerja dengannya.

Memperkuat kepercayaan pada keputusan Anda, dan memperkenalkan server yang mudah dipelajari dan digunakan bisa menjadi jawaban bagaimana membuat karyawan termotivasi.

Tapi apa sebenarnya perubahan dalam proses administrasi saat Anda bermigrasi ke platform online sebagai perusahaan?

Administrasi

Bagian besar dari pekerjaan administrasi di perusahaan adalah onboarding, evaluasi dan pemantauan karyawan. Dari keduanya, yang terakhir sebagian besar dipengaruhi oleh perubahan ini, seolah-olah ada sesuatu yang salah atau tidak pada tempatnya, Anda tidak akan langsung menyadarinya. Selain itu, orientasi jarak jauh yang berhasil membutuhkan waktu, upaya, dan kesabaran.

Inilah mengapa komunikasi yang konstan dan jelas harus didorong pada setiap orang di perusahaan. Beberapa bahkan mengirimkan survei mingguan atau bulanan dan mengadakan pertemuan di mana mereka hanya berbicara tentang politik di tempat kerja dan kesejahteraan satu sama lain.

Karyawan harus didorong untuk berpaling kepada seseorang ketika ada sesuatu yang salah karena, dalam situasi di mana orang bekerja dari rumah, perubahan sekecil apa pun dalam kehidupan pribadi mereka dapat memengaruhi pekerjaan mereka secara langsung.

Misalnya, ketika seseorang pergi ke kantor di pagi hari, mereka belajar meninggalkan kehidupan pribadinya di rumah. Mereka duduk di kantor mereka, melakukan pekerjaan mereka, dan menangani masalah pribadi ketika mereka tiba di rumah.

Tetapi ketika rumah adalah kantor, dan sekolah, dan semuanya sekaligus, masalah pribadi pasti akan masuk ke dalam kehidupan kantor. Inilah mengapa penting untuk mengetahui ketika seseorang mengalami masalah pribadi, karena dengan begitu Anda akan dapat mempersiapkan hilangnya produktivitas, dan Anda akan dapat membantu mereka.

Komunikasi

Setiap perusahaan membutuhkan ruang komunikasi yang dapat dipisahkan dari kehidupan pribadi setiap orang dan sangat bagus untuk komunikasi profesional yang produktif. Artinya, Anda memerlukan ruang untuk mengobrol, menelepon satu sama lain, atau memulai konferensi video dengan mudah, dan juga dapat berbagi dokumen berukuran besar.

Aplikasi komunikasi yang paling banyak digunakan saat ini adalah Slack. Aplikasi ini memungkinkan orang untuk bekerja dalam kelompok, berbicara satu per satu, membuat proyek, dan banyak lagi.

Hal ini juga memungkinkan setiap orang untuk menunjukkan melalui status mereka ketika mereka jauh dari telepon, membuatnya lebih mudah untuk melepaskan diri dari pekerjaan ketika Anda sedang istirahat, atau setelah jam kerja.

Organisasi

Mungkin bagian terpenting dari pekerjaan jarak jauh adalah mengakses database yang Anda kerjakan di dalam kantor. Banyak perusahaan masih bekerja dengan kertas dan mengatur semuanya di rak. Kebanyakan orang terbiasa mengatur dengan tangan mereka dan mengetahui setiap laci di kantor dengan namanya.

Orang yang telah terbiasa dengan sistem mereka selama bertahun-tahun dapat merasa sulit untuk beradaptasi dengan sesuatu yang benar-benar baru. Dan perusahaan yang masih menggunakan kertas dan folder mungkin kesulitan memindahkan semua data ini ke perangkat lunak virtual.

Pada akhirnya, hal terpenting adalah membuat platform di mana setiap orang dapat mengakses informasi yang mereka butuhkan untuk menyelesaikan pekerjaan mereka. Jam-jam berharga dapat dibuang ketika mencoba mengakses file yang tidak dapat diakses atau mencoba menemukan sesuatu di lautan folder.

Cara Membuat Fondasi untuk Manajemen File yang Efisien (Ditunjukkan Melalui Zoho Workplace)

Sebagian besar perusahaan telah mulai menggunakan berbagi berbasis cloud sebagai cara nomor satu untuk menyimpan file dan memungkinkan akses ke karyawan. Platform ini adalah anugerah bagi pekerja jarak jauh, karena dapat diakses oleh smartphone, komputer, atau tablet mana saja dari mana saja.

Namun, ketika seluruh perusahaan mulai bekerja dari jarak jauh, kemampuan untuk berkolaborasi, berbagi, dan berkomunikasi menjadi lebih rumit dan lebih penting. Sangat penting untuk menemukan perangkat lunak yang dapat melakukan semua yang Anda butuhkan, dan yang kompatibel dengan semua jenis perangkat.

Ini penting karena Anda tidak ingin harus mendaftar (atau bahkan membayar) beberapa aplikasi dan perangkat lunak, dan membuat karyawan Anda terbiasa dengan masing-masing aplikasi dan perangkat lunak tersebut. Ini menjadi sangat rumit, dan ketika masalah terjadi, butuh waktu lebih lama untuk menyelesaikannya.

Selain itu, Anda memerlukan platform yang kompatibel dengan semua orang. Misalnya, jika Anda menggunakan server berbasis cloud Google, semua orang, termasuk seluruh perusahaan harus memiliki akun Google untuk mengakses apa saja.

Selain itu, dokumen yang disimpan dan dibagikan di Excel, Word, atau Powerpoint harus dikonversi menjadi Numbers, Pages, dan Keynote dikirim ke perangkat Apple menggunakan iWork.

Anda perlu memastikan bahwa seluruh perusahaan menggunakan satu server untuk meminimalkan kesulitan dan kesalahpahaman di masa mendatang. Ini juga meminimalkan kesulitan teknis, tetapi jika terjadi, lebih mudah untuk memperbaikinya ketika Anda semua bekerja di satu server.

Server bernama Zoho Workplace telah dibuat untuk menyelesaikan semua masalah ini. Dan meskipun ada alternatif bagus lainnya, yang satu ini paling disukai saat ini. Ini terdiri dari tiga elemen: Zoho Writer, Zoho Sheet, dan Zoho Show.

Secara teori, ini sangat mirip dengan Google Drive, tetapi jauh lebih fleksibel. Berbagi dimungkinkan ke Google Drive, iCloud, DropBox, dan bahkan WordPress. Mengenai penggunaan, ini sangat mirip dengan aplikasi Microsoft, tetapi memungkinkan kolaborasi dalam beberapa bagian seperti Google.

Presentasi melalui server ini adalah no-brainer bahkan dari jarak jauh, karena memungkinkan pengguna untuk mempublikasikan dan menyiarkan presentasi secara real-time, dan dapat diakses oleh siapa saja.

Terakhir, Anda dapat membuat spreadsheet yang luar biasa, karena Zoho Sheet pada dasarnya dapat mengambil data dari apa saja, dari email, hingga aplikasi lain. Selain itu, secara otomatis dapat membuat diagram lingkaran dan grafik lainnya dari data apa pun.

Zoho Workplace mendemonstrasikan semua yang diperlukan untuk kolaborasi luar biasa dari jarak jauh. Penggunaan yang mudah, transparansi, kemampuan berbagi, kolaborasi, dan kemampuan penyiaran semuanya dalam satu server meminimalkan risiko. Ini memastikan bahwa Anda tidak hanya menghilangkan masalah jangka panjang tetapi juga mengurangi risiko diretas.

Orang-orang tertarik pada server seperti ini, dan terlihat bahwa perusahaan yang memiliki rencana yang solid untuk proses migrasi ini menunjukkan hampir tidak ada penurunan produktivitas, sementara perusahaan lain yang bereksperimen, menggunakan lebih dari 2 server, atau tidak dapat menemukan jalur yang benar kehilangan momentum yang sulit untuk diambil kembali.

Dengan mengingat masalah, faktor, dan tip ini, mudah untuk membuat fondasi untuk server jarak jauh Anda. Yang perlu Anda lakukan sekarang adalah membuat ruang kerja, dan membantu karyawan Anda menguasainya.