Cara Menghasilkan eInvoice dengan Bantuan Software

Diterbitkan: 2022-12-13

Sebuah analisis oleh Credit Research Foundation menemukan bahwa, rata-rata, masalah administrasi termasuk ketidakakuratan tagihan menyebabkan 61% keterlambatan pembayaran dari pelanggan. Di sinilah faktur yang ditulis dengan baik dan akurat akan membuat perusahaan Anda berjalan dengan sukses. Ini menampilkan profesionalisme Anda dan membangun citra merek, yang akan membantu Anda mempertahankan lebih banyak klien.

Sebaliknya, faktur yang salah dapat membingungkan pelanggan Anda, dan mengakibatkan penundaan pembayaran, yang pada akhirnya berdampak pada arus kas Anda. Sangat penting untuk mengetahui cara menghasilkan eInvoice untuk transaksi B2B dan memastikan bahwa setiap elemen penagihan dicatat dengan benar.

Konsep eInvoice juga membawa berkah. Pandemi, meskipun sulit bagi bisnis, menjadi pendorong bagi beberapa perusahaan pengadaan untuk mengadopsi teknologi bebas sentuh (seperti e-Faktur) dan tumbuh secara digital dalam semalam, berkat faktur digital. Sekarang muncul pertanyaan, bagaimana cara membuat eInvoice? Anda dapat menggunakan perangkat lunak untuk itu. Pada artikel ini, kita akan mengetahui cara menghasilkan eInvoice dengan bantuan perangkat lunak.

Daftar isi

Apa itu eInvoice?

E-faktur , seperti namanya, adalah proses pembuatan faktur elektronik di portal yang diautentikasi oleh Jaringan Pajak Barang dan Jasa (GSTN). IRN (Nomor Referensi Faktur) dan kode QR khusus dibuat untuk setiap e-faktur yang Anda hasilkan.

Gagasan penerapan e-faktur adalah untuk memastikan bahwa semua perusahaan India di berbagai industri menggunakan format standar, membuat interoperabilitas menjadi lebih mudah. Selain itu, ini memastikan bahwa semua perusahaan tetap mematuhi norma perpajakan yang selalu berubah.

Saat ini, ada banyak sistem perangkat lunak yang tersedia di pasar yang memungkinkan organisasi menerima dan mengelola faktur dari banyak vendor. Faktanya, solusi perangkat lunak ini memungkinkan Anda membuat faktur dalam beberapa format, termasuk faktur berbasis gambar. Ini terutama berfungsi sebagai platform tunggal untuk mengelola semua informasi dan prosedur yang terkait dengan hutang.

Bacaan yang Disarankan: Manfaat Faktur Online untuk Usaha Kecil

Mengapa eInvoice Penting?

Cara Menghasilkan eInvoice dengan Bantuan Perangkat Lunak di dalamnya

E-faktur sangat penting untuk bisnis karena membantu mereka dalam merampingkan siklus pemrosesan faktur mereka. Berikut adalah beberapa alasan terpenting mengapa Anda harus mengadopsi perangkat lunak eInvoice:

Ini membantu mengurangi jumlah waktu yang dihabiskan untuk menyetujui, memproses, melacak, serta mengejar faktur sambil menghilangkan kemungkinan kesalahan manusia.

E faktur meningkatkan visibilitas faktur, pesanan pembelian, dokumen tambahan, dan kontrak keuangan. Itu melacak faktur dan menawarkan jejak audit menyeluruh.

Verifikasi, persetujuan, dan pembayaran tagihan dapat dilakukan secara real-time. Akibatnya, ada lebih sedikit kesalahan. Karena tidak ada lagi masalah akurasi, hal ini dapat mengurangi kasus kelebihan pembayaran dan pembayaran ganda.

Faktur elektronik lebih dari sekadar pemrosesan dan penyimpanan faktur digital. Ini membantu mencapai tingkat kepatuhan yang lebih tinggi.

Sistem e-faktur berfungsi sebagai platform efektif yang dapat membantu organisasi menghemat waktu dan uang dalam jangka panjang, dalam hal verifikasi silang dan uji tuntas.

Itu memungkinkan organisasi untuk terus mengawasi setiap dolar yang dihemat dan dibelanjakan secara efektif. Ini pada dasarnya membantu tim kepemimpinan untuk melacak pengeluaran, mengumpulkan wawasan strategis, dan mencari cara untuk menghemat uang, termasuk memulai diskon pembayaran lebih awal.

Last but not least, eInvoicing adalah pilihan hijau dan berkelanjutan. Selain bebas kertas, organisasi juga dapat memangkas biaya dan produksi limbah yang terkait dengan aktivitas rantai pasokan berbasis kertas.

Bacaan yang Disarankan: 7 Perangkat Lunak e-Faktur Gratis untuk Penagihan Online

Bagaimana Cara Menghasilkan eInvoice dengan Software Swipe Billing?

Proses eInvoicing dibuat lebih sederhana dengan software Swipe billing. Perangkat lunak penagihan & Faktur GST ini membantu Anda membuat faktur elektronik dengan mudah dalam hitungan detik tanpa masalah. Swipe dapat membuat e-faktur sesuai dengan kebutuhan Anda, terlepas dari industri tempat Anda beroperasi.

Anda dapat mengakses Swipe, di mana saja dan kapan saja, tanpa batasan perangkat apa pun di Web, aplikasi Seluler, dll. Dengan Swipe, Anda dapat mengunduh 30+ laporan yang berguna untuk bisnis Anda termasuk GSTR-1 dalam format excel dan JSON, yang akan membuat pengajuan bulanan atau triwulanan Anda mudah. Perangkat lunak ini memastikan perlindungan data terbaik dengan enkripsi SSL 256-bit 'tingkat bank'.

Sederhananya, Swipe adalah aplikasi e-faktur seluler asli end-to-end yang menyediakan akses ke semua fungsi canggih yang dibutuhkan departemen akun Anda untuk membangun bisnis yang menguntungkan dan patuh. Swipe memiliki 4L+ bisnis yang menggunakan aplikasi di seluruh India dan memberikan dukungan prioritas dalam semua bahasa daerah.

Inilah cara Anda dapat membuat eInvoice dengan perangkat lunak Swipe billing:

Daftar: Yang perlu Anda lakukan hanyalah mendaftar di platform Swipe billing dengan nomor ponsel. dan tambahkan informasi bisnis Anda. Prosesnya mulus dan sangat mudah.

Pilih template atau sesuaikan salah satu: Perangkat lunak ini dilengkapi dengan beberapa template eInvoice. Cukup pilih salah satu yang beresonansi dengan citra merek Anda. Anda juga memiliki opsi untuk menyesuaikan format agar sesuai dengan kebutuhan bisnis Anda. eInvoice di Swipe 100% sesuai dengan GST dan direkomendasikan oleh banyak CA terkenal

Merek faktur Anda: Swipe memungkinkan Anda merancang faktur dengan cara yang sesuai dengan fitur, suasana, dan skema warna situs web Anda, akun media sosial, dan halaman konten lainnya. Ini membantu mempertahankan konsistensi merek.

Buat faktur Anda: Sekarang Anda telah membuka akun Anda, memilih atau menyesuaikan template, dan mendapatkan branding Anda dengan benar, sekarang tibalah bagian sebenarnya dari pembuatan eInvoice. Ikuti langkah-langkah yang disebutkan di bawah ini:

Langkah Membuat eInvoice dengan Swipe Billing

Untuk pengguna pertama kali, langsung dari dasbor Swipe, buka pengaturan dan tambahkan detail perusahaan Anda seperti nama perusahaan, logo, alamat bisnis, nomor GST. dan rincian kontak lainnya.

Pergi ke penjualan dan klik buat faktur. Tambahkan detail pelanggan Anda dengan nomor GST mereka.

Penomoran urutan faktur pada Swipe dibuat secara otomatis, atau tambahkan nomor faktur berbeda sesuai kebutuhan Anda sehingga Anda dapat melacak transaksi Anda.

Anda dapat menambahkan produk/layanan, jumlah, harga, diskon, dll. ke faktur

Catatan standar/syarat dan ketentuan dan opsi lain dapat ditambahkan sebagai default dan dapat diedit untuk setiap faktur yang sangat nyaman.

Setelah faktur dibuat, dari drop-down pilih buat eInvoice dan eInvoice Anda akan berhasil dibuat hanya dalam satu klik.

Ini dia, Anda telah berhasil membuat eInvoice pertama Anda pada perangkat lunak Swipe billing. Selanjutnya, Anda dapat membagikan tagihan Anda ke berbagai saluran, termasuk email, WhatsApp, atau SMS. Sesederhana itu.

Kesimpulan

Menyebarkan proses eInvoicing adalah salah satu inisiatif strategis terpenting yang dapat dilakukan bisnis di era modern untuk bersaing dan tumbuh secara menguntungkan.

Sekarang saatnya berinvestasi dalam perangkat lunak e-Faktur dan mengembangkan perusahaan Anda. Banyak pemerintah di seluruh dunia, terutama di India, telah menerapkan mandat untuk menerapkan kerangka perpajakan terpadu. Memiliki program perangkat lunak eInvoice yang Anda inginkan akan membantu bisnis Anda memperkuat operasi keuangannya dengan mulus.