Cara Menyelenggarakan Acara Hibrida: Daftar Periksa Acara Hibrid

Tepat ketika kami berpikir kami telah menemukan seluruh acara virtual ini, acara hybrid masuk. Sekarang tantangannya adalah menjamu audiens virtual dan langsung, dan bagaimana melibatkan keduanya untuk membuat acara hybrid yang sukses.

Tentu, segalanya menjadi sedikit lebih rumit. Tapi acara hybrid juga bisa menawarkan banyak potensi. Dengan memberikan opsi kepada peserta, Anda akan memperluas jangkauan, sambil tetap memanfaatkan peluang interaksi yang ditawarkan acara langsung.

Jadi apa sebenarnya acara hybrid itu, dan bagaimana Anda menyelenggarakannya? Daftar periksa acara hibrid ini akan memandu Anda melalui apa, mengapa, dan bagaimana acara hibrid. Dan pada saat Anda mencapai akhir posting ini, Anda akan merasa siap dan berdaya untuk menyelenggarakan acara hybrid Anda sendiri.

Apa itu Acara Hibrida?

Mari kita mulai dengan definisi acara hibrid. Sederhananya, acara hybrid menggabungkan acara langsung dan penonton dengan komponen virtual dan penonton virtual. Ini bisa langsung atau direkam, tergantung pada tujuan acara Anda.

Acara hybrid yang sukses akan mengintegrasikan komponen fisik langsung secara mulus dengan audiens online. Kedua peserta, baik virtual maupun tatap muka, harus dapat mendengarkan pembicara, terlibat satu sama lain, berpartisipasi dalam aktivitas, dan berjejaring.

Penting untuk diperhatikan bahwa acara hybrid bukan sekadar streaming langsung acara ke pemirsa online. Acara hybrid sejati menggabungkan yang terbaik dari kedua jenis acara, menciptakan pengalaman yang benar-benar menarik dan interaktif di mana pun peserta berada.

Mengapa Transisi ke Acara Hybrid?

Jadi Anda mungkin berpikir bahwa seluruh acara hybrid ini terdengar agak rumit. Mengapa tidak tetap berpegang pada acara virtual saja? Tidak dapat disangkal bahwa acara virtual menawarkan nilai yang luar biasa. Dan ada situasi di mana peristiwa yang benar-benar virtual masuk akal. Namun menyelenggarakan acara hybrid membuka pintu ke manfaat yang ditawarkan acara tatap muka, sambil tetap memanfaatkan nilai virtual. Itu yang terbaik dari kedua dunia. Inilah yang dapat ditawarkan acara hybrid:

Lebih Banyak Keterlibatan

Jika dilakukan dengan benar, acara hybrid memungkinkan audiens untuk terhubung dan berpartisipasi. Ini menawarkan lebih banyak keterlibatan dan interaktivitas daripada acara yang benar-benar virtual.

Fleksibilitas

Kita semua memiliki saat-saat di mana kita berencana menghadiri pertunangan tetapi sesuatu muncul. Dengan menyelenggarakan acara hybrid, Anda membuka kemungkinan bagi anggota audiens yang mungkin memiliki perubahan rencana di menit-menit terakhir dan sebaliknya akan membatalkan. Ini memberikan fleksibilitas dan mengurangi tekanan pada peserta Anda.

Peningkatan Jangkauan

Bahkan saat kehidupan mulai kembali normal, dan acara tatap muka dimulai lagi, akan selalu ada seseorang yang tidak bisa hadir karena satu dan lain hal. Apakah acara Anda terlalu jauh, atau hanya memiliki konflik lain, menawarkan opsi virtual ke acara tatap muka akan memperluas jangkauan. Hal ini memungkinkan mereka yang mungkin melewatkan acara Anda sepenuhnya untuk tetap hadir dan dengan demikian terlibat dengan merek Anda.

Pengurangan Biaya

Bergantung pada ukuran acara Anda, menyelenggarakan acara hybrid dapat membebaskan sebagian biaya acara. Jika setengah dari peserta Anda berencana untuk hadir secara virtual, itu berarti banyak sekali makanan, tempat, dan bahkan mungkin biaya perjalanan yang tidak perlu Anda bayar.

Nilai Evergreen

Acara hibrid memudahkan Anda membuat pustaka video lengkap dari rekaman acara Anda. Cukup sertakan slide, rekaman pembicara, dan tanya jawab online dari acara itu sendiri, dan arsipkan di situs web Anda atau berikan akses ke anggota audiens untuk tahun-tahun mendatang. Ini juga memberi Anda kesempatan untuk kembali dan menggunakan kembali konten acara yang dapat dibagikan di media sosial, melalui pemasaran email, atau bahkan dibuat menjadi postingan blog atau konten situs web.

Cara Menyelenggarakan Acara Hybrid: Daftar Periksa Acara Hybrid Anda

Baiklah, sekarang kita tahu apa itu acara hybrid dan mengapa itu berharga, mari masuk ke hal-hal yang menyenangkan. Bagaimana tepatnya Anda menghostingnya? Kami telah menyusun daftar periksa acara hibrid ini, dipecah menjadi tahap sebelum, selama, dan setelah perencanaan acara Anda.

Mari kita mulai!

Sebelum Acara

1. Tetapkan Anggaran

Setiap peristiwa memiliki biaya yang terkait dengannya. Acara virtual menerima banyak hype karena memungkinkan bisnis, merek, dan perencana acara menghemat biaya secara besar-besaran. Tanpa biaya tempat fisik atau menjamu peserta secara langsung, ada banyak ruang ekstra untuk pemasaran acara. Ketika datang ke acara hybrid, Anda harus menganggarkan untuk bagian acara secara langsung dan virtual.

Nah, itu bukan untuk mengatakan bahwa acara hybrid masih akan merusak bank. Ada banyak ruang untuk penghematan biaya, karena Anda tidak perlu berinvestasi dalam ruang yang cukup banyak untuk sebuah tempat. Jika Anda membatasi ukurannya, Anda juga tidak perlu menghabiskan banyak uang untuk minuman atau hiburan langsung. Plus, dengan jangkauan yang diperluas, Anda dapat mengundang lebih banyak orang ke acara Anda, yang membuka potensi lebih banyak likuiditas dari penjualan tiket.

Jadi, apa semua yang Anda butuhkan untuk menganggarkan? Acara hybrid masih memerlukan penggunaan platform acara virtual dan investasi dalam teknologi untuk mengaktifkan streaming video. Plus Anda akan memiliki tempat live, dan mungkin biaya perjalanan untuk speaker. Mungkin banyak yang harus diperhatikan, jadi inilah daftar singkat tentang apa yang ingin Anda pertimbangkan saat menghitung anggaran Anda.

• Platform acara hibrid
• Kamera dan tripod
• Mikrofon studio
• Tempat langsung
• Pembicara dan/atau biaya perjalanan untuk pembicara
• Minuman
• Musik atau hiburan
• Barang curian acara atau kotak barang curian acara virtual

2. Buat Agenda yang Seimbang

Acara hybrid semuanya tentang keseimbangan. Anda memiliki dua audiens berbeda dengan dua kebutuhan berbeda. Untuk menyukseskan acara Anda, Anda harus menemukan titik temu di antara kedua grup ini. Mulailah dengan mendefinisikan apa yang diinginkan setiap kelompok dari pengalaman acara mereka.

Audiens Langsung

Penonton tatap muka tidak perlu terlalu banyak berpegangan tangan dalam hal keterlibatan. Mereka kemungkinan besar akan bersemangat dan siap untuk berpartisipasi dan terhubung dengan orang lain. Mereka telah berinvestasi untuk hadir di acara Anda, jadi kemungkinan besar mereka akan mengharapkan sesi sehari penuh. Mereka mungkin tidak membutuhkan banyak istirahat dan akan lebih fokus pada pembicara atau presenter mana pun.

Pemirsa Maya

Penonton virtual Anda akan lebih menyukai konten yang pendek dan mudah dicerna. Mereka akan membutuhkan lebih banyak perhatian dalam hal keterlibatan, dan kemungkinan besar mereka akan melakukan banyak tugas selama acara Anda. Mereka mungkin membutuhkan atau menginginkan lebih banyak istirahat, dan kurang tertarik pada jaringan kecuali dipromosikan.

Melayani Audiens Hybrid

Jadi apa jalan tengahnya? Pertimbangkan untuk menghentikan agenda Anda. Jangan biarkan audiens virtual Anda menghadiri setiap sesi yang dihadiri oleh audiens langsung Anda. Anda dapat merekam sesi ini, dan membuatnya tersedia untuk audiens virtual Anda untuk ditonton sesuai permintaan sesuai keinginan mereka.

Tawarkan sejumlah sesi tertentu untuk kedua audiens. Selama sesi ini, tetap fokus pada interaksi. Tawarkan bagian pertanyaan & jawaban dari setiap segmen, dan temukan cara kreatif untuk melibatkan kedua audiens. Kami akan membahas tentang aktivitas interaksi dan cara menghubungkan kedua audiens di bawah ini. Intinya yang perlu diingat saat mengatur agenda Anda adalah menemukan keseimbangan. Perhatikan kebutuhan masing-masing audiens, dan penuhi keduanya. Ini akan membuat kedua belah pihak terlibat dan hadir setiap saat selama acara Anda.

3. Buat Buzz Acara

Seperti halnya acara apa pun, Anda ingin membuat orang bersemangat. Ini sangat penting ketika datang ke acara hybrid. Semakin bersemangat orang, semakin besar kemungkinan mereka untuk terlibat satu sama lain, dan audiens Anda akan merasa lebih terhubung secara keseluruhan.

Buzz acara juga dapat membantu menyebarkan kesadaran merek, terutama saat memanfaatkan media sosial. Peserta yang bersemangat menghadiri akan menyebarkan berita melalui saluran pribadi mereka sendiri. Ini dapat menyebabkan prospek lain tertarik untuk hadir, atau sekadar memperkenalkan merek Anda kepada orang baru. Buzz acara pada dasarnya adalah strategi konten buatan pengguna yang dapat bermanfaat bagi upaya pemasaran Anda secara keseluruhan.

Berikut adalah beberapa ide untuk membantu membuat acara menarik untuk acara hybrid Anda:

• Buat tagar acara
• Buat halaman acara di platform sosial Anda
• Tambahkan jam hitung mundur ke situs web dan kampanye email Anda
• Kirim swag atau hadiah acara virtual
• Dorong peserta untuk berbagi foto barang curian mereka
• Bagikan video unboxing
• Buat video hype atau cuplikan acara

melihatnya beraksi:

Ingin tahu cara membuat buzz acara Anda sendiri? Inilah kisah hebat tentang bagaimana kegembiraan yang diciptakan oleh barang curian acara virtual menghasilkan acara yang sukses .

Selama Acara

4. Pembawa Acara Pembicara Di Tempat

Saat menyelenggarakan acara hybrid, Anda memiliki opsi untuk membuat speaker Anda jauh atau membuatnya di tempat. Kami menyarankan untuk melakukan segala upaya agar pembicara, panel, atau sesi pendidikan lainnya hidup dengan audiens langsung Anda. Inilah alasannya.

Pertama, dan terutama, itu membuat merek Anda terlihat lebih profesional. Memiliki pembicara di atas panggung, dengan logo perusahaan atau acara Anda di latar belakang memberikan kredibilitas lebih kepada pembicara Anda. Ada lebih banyak energi dan interaksi saat pembicara berada di atas panggung, dan itu akan dilihat dan diapresiasi oleh peserta virtual Anda.

Ini juga akan membantu peserta virtual merasa lebih terhubung. Mereka akan dapat melihat dan mendengar reaksi dari penonton langsung dan memanfaatkan energi penonton. Meskipun jauh, audiens virtual Anda akan merasa seperti bagian dari pengalaman langsung.

6. Hubungkan Audiens Online & Langsung

Ini adalah langkah yang sulit, namun sangat kritis, dari acara hybrid apa pun. Jika Anda ingin benar-benar memanfaatkan manfaat yang ditawarkan acara hybrid, Anda harus menemukan cara untuk menghubungkan audiens dua segmen Anda. Salah satu alasan utama orang menghadiri acara adalah untuk aspek jaringan. Jadi dengan menjembatani kesenjangan antara audiens online dan offline, Anda akan menciptakan pengalaman yang jauh lebih berharga bagi peserta acara.

Untungnya, di sinilah platform acara hybrid Anda berguna. Perangkat lunak terbaik akan menawarkan berbagai jalan keterlibatan untuk kedua audiens. Ini bisa datang dalam berbagai bentuk seperti polling langsung, ruang obrolan, pesan langsung, atau bahkan pertukaran kartu nama digital. Platform acara hybrid terbaik bahkan dapat menawarkan stan virtual untuk sponsor dan pameran.

Perlu diingat bahwa kedua audiens harus menemukan nilai dalam metode keterlibatan ini. Ini membutuhkan komunikasi dengan peserta Anda. Pastikan audiens tatap muka Anda membawa laptop atau perangkat mereka, sehingga mereka dapat berkomunikasi dengan audiens virtual. Selain itu, pastikan speaker Anda juga terlibat dengan audiens virtual. Dengan menggabungkan aktivitas tanya jawab dari kedua belah pihak (virtual dan langsung), Anda dapat memastikan kedua audiens terlibat sekaligus belajar dari satu sama lain.

Gagasan lain untuk mendorong jaringan adalah membangun acara temu sapa ke dalam agenda. Jadikan pertemuan dan sapaan ini virtual dan tersedia untuk audiens langsung dan jarak jauh.

Sangat penting untuk membuat keterlibatan ini terasa alami. Jangan memaksa tamu Anda untuk melakukan apa pun. Tetapi dengan mendorong peserta tatap muka dan jarak jauh Anda untuk menggunakan alat interaktif yang dibangun ke dalam platform perangkat lunak Anda, ini akan tampak seperti peluang jaringan normal yang disediakan oleh acara tersebut.

6. Gunakan Media Sosial untuk Mendorong Keterlibatan

Media sosial adalah alat yang berharga sebelum, selama, dan setelah acara Anda. Tapi selama acara Anda, itu bisa dimanfaatkan untuk mendorong kedua sisi audiens Anda untuk terlibat satu sama lain.

Berikut adalah beberapa ide yang berbeda:

• Dorong peserta langsung Anda untuk memposting foto selfie dengan peserta jarak jauh di media sosial
• Buat peserta langsung Anda terhubung dengan peserta jarak jauh dan bagikan sesi favorit mereka sejauh ini
• Buat peserta jarak jauh terhubung dengan peserta langsung dan bagikan foto acara swag mereka di rumah

Ingat ketika kita berbicara tentang buzz acara? Jika Anda mengikuti saran itu, Anda akan membuat saluran media sosial khusus untuk acara Anda. Gunakan halaman ini untuk menyimpan umpan langsung dari kejadian acara sepanjang hari. Dorong peserta untuk berbagi foto, memposting komentar, dan bergabung dalam percakapan grup apa pun.

Perlu diingat bahwa kehadiran sosial acara Anda akan bergantung pada seberapa banyak usaha yang Anda investasikan di dalamnya. Jika Anda lalai memposting apa pun di media sosial tentang apa yang terjadi selama acara Anda, jangan heran jika audiens Anda tidak terlibat dengan merek Anda sepanjang hari. Dengan hadir secara aktif dan vokal di platform ini, Anda akan melihat lebih banyak keterlibatan yang membuahkan hasil.

Setelah Acara

7. Buat Perpustakaan Video

Setelah acara Anda, Anda ingin memanfaatkan salah satu keuntungan terbesar dari bagian digital acara hybrid Anda. Semua konten yang telah Anda rekam dan sediakan untuk peserta selama acara Anda harus dibuat selalu hijau dan disimpan di tempat yang dapat digunakan lama setelah acara Anda selesai.

Banyak platform acara hybrid memungkinkan Anda membuat ruang tempat Anda dapat berbagi sumber daya dan menyimpan video Anda. Ingatlah hal ini saat Anda berbelanja untuk penyedia terbaik.

Anda tidak ingin hanya menyimpan video Anda secara statis. Pertimbangkan untuk mengubah tujuan konten ini menjadi sumber daya baru yang dapat diintegrasikan secara aktif ke dalam strategi pemasaran Anda di masa depan. Berikut adalah beberapa ide konten yang dapat Anda buat:

• Buat kursus pelatihan dari sesi rekaman.
• Tetapkan "pelajaran hari ini, minggu atau bulan" untuk dibagikan di media sosial.
• Publikasikan kiat video untuk digunakan dalam buletin email atau penjangkauan penjualan.
• Tulis posting blog untuk setiap sesi yang direkam, dan sertakan video di setiap posting.

Berkreasilah dengan repurposing Anda, dan Anda akan melihat ROI yang jauh lebih besar dari acara hybrid daripada yang dapat ditawarkan acara langsung tradisional.

8. Analisis Kesuksesan Acara Hybrid Anda

Setelah semuanya dikatakan dan dilakukan, dan debu mengendap, saatnya untuk duduk, menyingsingkan lengan baju, dan mempelajari metrik acara Anda. Salah satu hal menyenangkan tentang memiliki platform acara hybrid adalah membuat proses analitik jauh lebih mudah. Sistem perangkat lunak Anda mungkin melacak perilaku seperti pendaftaran, masuk, obrolan, melihat, mengunduh, dan berbagi. Sekarang yang harus Anda lakukan adalah meletakkan beberapa konteks di balik metrik ini, dan menggunakannya untuk merencanakan strategi tindak lanjut Anda dan sebagai panduan untuk agenda acara hybrid Anda berikutnya.

Saat menganalisis metrik ini, berikan perhatian khusus pada tingkat keterlibatan setiap peserta. Bagi mereka yang memiliki skor keterlibatan tinggi, Pertimbangkan untuk mengirimkan lebih banyak tindak lanjut yang ditargetkan kepada mereka yang memiliki skor keterlibatan tinggi. Mungkin Anda meminta tim penjualan menjangkau konten tertentu, atau Anda mengirim email yang ditargetkan dengan sumber daya tambahan yang mengarah ke kategori spesifik yang paling sering mereka ikuti selama acara Anda.

9. Tindak Lanjut Dengan Peserta Virtual & Langsung

Ini membawa kita ke langkah terakhir dalam daftar acara hybrid kita. Tindak lanjut.

Praktik terbaik dengan acara apa pun adalah berterima kasih kepada peserta Anda. Langkah penting ini tidak boleh dilewati saat menyelenggarakan acara hybrid. Kami mendorong Anda untuk melangkah lebih jauh dengan pendekatan tindak lanjut yang ditargetkan dan strategis. Seringkali ini bisa menjadi bagian paling berharga dari keseluruhan acara.

Anda baru saja memberikan pengalaman pendidikan yang luar biasa ini kepada peserta Anda, dan memberi mereka kesempatan untuk benar-benar terhubung dengan merek Anda. Sekarang, saatnya untuk menindaklanjuti dan mendorong mereka untuk mengambil langkah selanjutnya dengan perusahaan Anda. Berikut adalah beberapa pesan tindak lanjut penting yang harus Anda kirim setelah acara hibrid Anda:

• Terima kasih email untuk semua peserta. Ini adalah langkah kecil, tapi penting. Ucapkan terima kasih kepada audiens Anda atas waktunya, kirimkan beberapa sorotan acara, dan bagikan beberapa foto yang menangkap energi dan hubungan merek yang ditawarkan acara Anda.
• Email “Maaf kami merindukanmu” kepada orang-orang yang mendaftar ke acara Anda tetapi tidak muncul. Sertakan sorotan acara dalam email ini untuk menunjukkan kepada mereka apa yang mereka lewatkan. Ini bertindak sebagai titik kontak lain untuk prospek apa pun yang mungkin dipicu oleh pemasaran pra-acara Anda.
• Kirim survei pasca-acara ke peserta. Ini akan membantu Anda mendapatkan umpan balik mendalam tentang apa yang harus Anda tingkatkan untuk acara hybrid berikutnya.
• Mintalah tim penjualan Anda untuk mengirimkan tindak lanjut pribadi kepada peserta acara Anda juga. Ini memperkuat pesan dari email "terima kasih" pertama Anda sambil menambahkan sentuhan pribadi dan manusiawi.

Gunakan Langkah-Langkah Ini untuk Menyelenggarakan Acara Hybrid Anda Sendiri

Jangan terintimidasi oleh acara hybrid yang baru dan tidak dikenal. Saat Anda benar-benar memahaminya, acara hybrid hanya menggabungkan fitur terbaik dari acara tatap muka dan virtual, menciptakan peluang yang lebih baik bagi merek Anda untuk terhubung dan terlibat dengan anggota audiens.

Perlu diingat bahwa meskipun acara kembali normal, penonton kami telah berubah. Dunia maya telah mengubah peristiwa selamanya. Pemirsa akan mengharapkan merek mereka menawarkan opsi dan fleksibilitas. Jadi ini adalah waktu yang kritis untuk mempelajari proses acara hybrid dan mulai menyempurnakan strategi Anda.

Dan sungguh, dengan alat yang tepat dan pengetahuan yang lebih mudah diakses dari sebelumnya, peristiwa hibrid tidak terlalu sulit untuk dipahami. Jangkauan yang lebih luas dan peluang yang lebih besar untuk terhubung dengan audiens dan merek Anda menjadikan acara hybrid sebagai tantangan yang layak untuk ditingkatkan.