Cara Menyelenggarakan Acara Virtual – Panduan Langkah demi Langkah

Acara Virtual!! Fenomena zaman baru telah melihat hype besar-besaran pada tahun 2022 karena kondisi global yang membatasi acara tatap muka berlangsung.

Bagi mereka yang baru mengenal acara Virtual, itu berarti “ sebuah acara yang berlangsung secara digital melalui media sosial, platform digital atau acara dengan bantuan dari internet & perangkat digital dan di mana peserta menghadirinya dari rumah atau lokasi terpencil tanpa bertemu secara pribadi”

Karena acara virtual merupakan tren yang sedang berkembang, banyak orang & merek tidak sepenuhnya menyadari bagaimana memulainya dan bagaimana mereka dapat menyelenggarakan acara virtual dengan sukses.

Oleh karena itu, kami telah membuat blog berwawasan ini yang menyoroti 14 kiat yang dapat ditindaklanjuti & berharga serta langkah-langkah untuk menyelenggarakan acara virtual yang sukses dari awal menjadi 3 bagian:

Tips Berharga Untuk Menyelenggarakan Acara Virtual yang Sukses

A. SEBELUM ACARA VIRTUAL

1. Buat Peta Aktivitas Untuk Acara Virtual Anda

Peta aktivitas seperti daftar pertanyaan atau aktivitas yang akan berlangsung di acara virtual Anda. Itu harus mencakup setiap aspek acara Anda baik itu terkait dengan peserta atau diri Anda sendiri.

Peta aktivitas harus mencakup informasi & jawaban atas pertanyaan tentang bagaimana pendaftaran acara akan berlangsung, untuk memiliki streaming langsung atau pra-rekaman, bagaimana melanjutkan promosi acara, dll.

Anda juga dapat menentukan integrasi alat apa pun, ide tentang pengalaman audiens, strategi pengumpulan umpan balik, tanggal & waktu, ukuran audiens yang dapat diterima, alat untuk eksekusi, dan banyak lagi.

2. Tentukan Tanggal & Waktu Acara secara Strategis

Seperti acara tatap muka offline, tanggal & waktu juga sama pentingnya di lingkungan digital. Anda tidak dapat mengharapkan orang-orang muncul begitu saja pada tanggal & waktu acak.

Jadi, tentukan pada hari apa Anda akan memiliki jumlah audiens target maksimum yang tersedia untuk acara Anda baik itu akhir pekan atau mungkin hari kerja atau mungkin malam hari atau bahkan sore hari.

Jika Anda tidak melakukannya dengan benar, maka semua upaya dan investasi lainnya akan sia-sia karena tidak akan ada audiens yang memenuhi tujuan Anda.

3. Temukan & Gunakan Teknologi Acara Virtual yang Sempurna

Seperti Anda memerlukan lokasi untuk acara tatap muka, Anda perlu memiliki etalase digital untuk acara virtual Anda yang akan berfungsi sebagai tempat atau platform bagi para peserta untuk terhubung & berinteraksi dengan acara tersebut.

Banyak alat menawarkan Anda pilihan untuk membuat tempat virtual unik Anda dengan semua outlet yang diperlukan seperti meja informasi, lounge, teater, auditorium, dll. sebagai tempat nyata.

Ada alat & teknologi yang mengintegrasikan berbagai elemen menarik, menarik, dan interaktif seperti umpan media sosial langsung ke acara virtual Anda agar lebih menarik & mengasyikkan untuk meningkatkan keterlibatan & membangun pengalaman interaktif.

Jadi, pilih jenis platform yang Anda perlukan berdasarkan ukuran audiens, tujuan, aktivitas, dll. Anda bahkan dapat mengintegrasikan beberapa alat dan platform untuk menciptakan pengalaman holistik. Kami telah membuat daftar beberapa alat paling populer di sekitar acara Virtual.

vFairs – Platform acara virtual yang memiliki kemungkinan untuk membangun tempat digital, lobi & stan virtual, mengintegrasikan aktivasi sponsor, pendaftaran acara, membuat laporan acara, dan banyak lagi.

Livestorm – Alat untuk webinar virtual dan rapat dengan solusi untuk email pendaftaran, obrolan langsung, akses dari browser & lainnya.

Dreamcast – Platform acara virtual terkemuka teratas yang membantu organisasi menyelenggarakan acara virtual dan hybrid. Tempat digital yang sempurna untuk menyelenggarakan rapat virtual, konferensi, balai kota, pameran dagang virtual, pameran, pekan raya & lainnya. Ini terkenal dengan fitur-fitur canggihnya seperti jejak digital, kontrol akses, tabel jaringan, obrolan langsung 1: 1, gamification & banyak lagi untuk meningkatkan pengalaman acara virtual.

Zoom – Salah satu konferensi digital, rapat, acara, & webinar paling populer dan mudah digunakan dengan pengalaman bebas repot, skalabilitas peserta, & terjangkau .

Tampilan Taggbox – Alat untuk integrasi konten media sosial untuk meningkatkan keterlibatan & pengalaman dalam acara virtual. Ini memiliki interaksi waktu nyata, lebih dari 15 umpan sosial, mudah digunakan, tampilan UGC, posting bersponsor, integrasi sederhana dengan aliran video, & terjangkau.

Instagram Live & YouTube Live – Tersedia secara terbuka dan opsi populer yang memungkinkan Anda terhubung dengan mudah dengan audiens Anda. Akses sederhana, tanpa registrasi, dll. tetapi cukup statis & mendasar.

Eventbrite – Alat untuk pembuat acara dan juga untuk audiens tempat Anda dapat membuat acara, halaman pendaftaran, konter tiket, pelaporan & analitik, integrasi sosial, dan daftar acara untuk meningkatkan jangkauan & keterlibatan

4. Jadilah Cerdas Dengan Promosi Acara Digital Anda

Karena ini adalah acara virtual, maka cara terbaik untuk mempromosikannya adalah melalui saluran digital karena saluran pemasaran offline mungkin tidak terlalu relevan dan efektif.

Sangat penting bagi Anda untuk menjangkau audiens target Anda di saluran digital melalui iklan berbayar atau posting media sosial tentang acara Anda. Juga, integrasikan tautan pendaftaran atau menghadiri acara ke promosi Anda untuk memastikan keterpaparan & kehadiran maksimum.

Karena industri acara virtual masih berkembang, promosi dan instruksi akan menjadi penting tentang acara tersebut untuk menyebarkan kesadaran, mendidik penonton, dan membuat mereka hadir.

5. Bersiaplah Terlebih Dahulu Untuk Kesalahan Teknis

Tantangan terbesar mungkin dengan acara digital adalah bahwa Anda mungkin menghadapi kesulitan teknis & gangguan sebelum acara Anda atau bahkan lebih buruk, selama acara Anda.

Jadi, Anda perlu mengidentifikasi semua alat & peralatan teknologi apa yang Anda gunakan dan kemungkinan kesalahan yang dapat timbul darinya dalam acara seperti kerusakan kamera sebelum Anda memulai acara Anda.

Dalam situasi ini, Anda harus memiliki kamera cadangan sebagai cadangan. Demikian pula, mengidentifikasi dan mempersiapkan diri untuk "peristiwa" tak terduga tersebut.

6. Induksi & Uji Coba Dengan Pelaku/Speaker

Tidak peduli seberapa banyak Anda merencanakan & mempersiapkan skenario terburuk, Anda tidak akan pernah tahu masalah sebenarnya & dampaknya sampai Anda benar-benar menguji & mencoba metode & prosedurnya.

Demikian pula, sebelum acara, lakukan uji coba tanpa peserta untuk memeriksa apakah semuanya sesuai atau tidak atau untuk mengetahui kekurangan dan kesalahan yang tidak terduga.

Juga, Anda harus memiliki pengenalan dengan pembicara, tamu, pemain, dll. tentang bagaimana mereka harus melanjutkan, jeda di antaranya, bagaimana menangani skenario tak terduga dan beberapa peristiwa yang lebih penting.

Wajib Dibaca: Virtual Events 101: Panduan Lengkap Tahun 2022

B. SELAMA ACARA VIRTUAL

7. Panduan Peserta Tentang Dasar-dasar Acara Virtual

Karena ini adalah usaha baru untuk bisnis Anda, ini juga merupakan konsep baru bagi audiens dan mereka tidak memiliki atau sedikit pengetahuan tentang dasar-dasar acara virtual.

Jadi, saat acara dimulai, Anda harus membagikan prosedur dasar, jadwal, cara mengakses aliran & sesi, cara mendapatkan jeda di antaranya, durasi acara, dan informasi penting lainnya.

Ini akan membantu mereka mendapatkan kejelasan tentang cara kerja acara virtual. Selain itu, Anda dapat menambahkan informasi atau perubahan baru yang tidak mereka ketahui sebelumnya.

8. Memotivasi Audiens Untuk Terlibat & Berinteraksi

Keterlibatan audiens dikenal sebagai metrik kinerja utama untuk acara apa pun, baik itu secara langsung maupun virtual. Jadi, Anda perlu memastikan keterlibatan audiens yang tepat & produktif di seluruh.

Anda harus menyertakan elemen yang mendorong keterlibatan pemirsa seperti menambahkan umpan obrolan, mengadakan sesi tanya jawab, mengaktifkan diskusi berbagi pengetahuan, berbagi gambar & video, atau meminta pengguna untuk berbagi pengalaman & pendapat mereka.

Selain itu, Anda dapat menyoroti elemen kunci, manfaat nilai tambah, penghargaan, dll. yang mungkin diterima audiens berdasarkan tingkat keterlibatan mereka. Ini akan membantu dalam menarik audiens & keterlibatan maksimum.

Anda dapat mendorong keterlibatan melalui strategi gamifikasi atau dengan bantuan alat integrasi media sosial multi-fungsi yang memperluas kemampuan acara Anda.

9. Aktifkan Komunikasi yang Dipersonalisasi dengan Peserta

Salah satu hal terbaik tentang acara tatap muka offline adalah bahwa peserta memiliki opsi untuk melakukan percakapan dengan pembicara, penyelenggara, penampil, dll. secara pribadi secara tatap muka.

Penting untuk memasukkan elemen itu ke acara virtual Anda untuk menjaga esensi dan kualitas acara. Anda dapat memiliki staf atau sesi untuk berkomunikasi dengan setiap individu yang memungkinkan.

Ini mungkin menjadi tantangan untuk acara dengan audiens yang besar sehingga Anda dapat membuat grup kecil untuk itu. Komunikasi yang dipersonalisasi akan memastikan keterlibatan yang lebih besar dan acara yang lebih interaktif.

10. Sertakan Sesi Jeda & Jejaring Selama Acara

Jika Anda merencanakan acara berdurasi panjang yaitu lebih dari 1 jam maka Anda harus memiliki sesi breakout di antaranya untuk beberapa penyegaran dan relaksasi.

Ini akan memiliki keuntungan dua arah di mana Anda dapat memeriksa untuk melihat apakah semuanya berjalan sesuai rencana dan audiens dapat memperoleh fokus & energi yang akan mengarah pada keterlibatan dan efektivitas maksimum.

Bersamaan dengan ini, Anda juga dapat membangun jaringan internal di antara para peserta melalui obrolan & komunikasi selama sesi breakout. Ini adalah cara terbaik untuk menampilkan informasi sponsor atau promosi.

11. Tambahkan Host Acara Virtual (AI atau Manusia)

Meskipun Anda telah mempertimbangkan semua kemungkinan, tantangan, masalah, dll, namun masih ada kemungkinan kebingungan, komplikasi, dan ketidakjelasan.

Jadi memiliki host virtual baik itu orang sungguhan atau chatbot dapat membantu membimbing peserta ke jalur yang benar dan memberikan informasi yang diperlukan yang mungkin membantu mengatasi tantangan & masalah yang dapat menyebabkan kegagalan acara.

Jadi, mengikuti langkah-langkah dasar ini akan membantu Anda mengatur dan menghadirkan acara virtual yang luar biasa sukses dengan investasi minimum & pengembalian maksimum.

C. SETELAH ACARA VIRTUAL

12. Kumpulkan Umpan Balik Audiens Tentang Metrik Utama

Sama seperti acara langsung offline, penting untuk mengetahui bagaimana pengalaman penonton, terutama ketika sebagian besar dari mereka baru mengenal konsep acara virtual.

Anda dapat mengumpulkan umpan balik untuk kegiatan, agenda, & tujuan acara dan pengalaman audiens mengenai acara virtual.

Ini akan membantu dalam mengevaluasi kinerja Anda dengan hasil yang diharapkan terkait acara virtual. Juga, Anda akan mendapatkan umpan balik penting tentang apakah tujuan terpenuhi atau tidak.

13. Bagikan Rencana Tindakan Lebih Lanjut, Jika Ada

Anda dapat membagikan informasi tambahan yang relevan dengan acara Anda dan audiens seolah-olah Anda memiliki acara yang akan datang atau jika Anda mengharapkan respons peserta terkait dengan acara tersebut.

Ini adalah cara terbaik untuk meningkatkan perolehan prospek atau promosi merek Anda dengan meminta pengguna untuk membagikan pengalaman mereka tentang acara tersebut di media sosial dan saluran digital (hanya jika acara virtual Anda berhasil)

Harus Dibaca: Virtual Event Wall: Libatkan Audiens Anda Dengan Media Sosial Secara Virtual

14. Bagikan Rekaman Acara Virtual Di Saluran Digital

Karena Anda mengorganisir acara virtual untuk beberapa kali pertama, jadi penting bagi Anda untuk terus mempromosikan acara virtual Anda bahkan setelah selesai karena ini akan membantu Anda dengan acara virtual di masa mendatang.

Anda dapat membagikan rekaman acara virtual Anda bersama dengan menyoroti keterlibatan & umpan balik audiens. Anda dapat membagikannya di situs web Anda, media sosial, dan saluran lainnya.

Ini juga akan memungkinkan orang untuk mengakses acara virtual Anda yang tidak dapat menghadirinya.

Contoh Acara Virtual Terbaik Di Seluruh Dunia

Di sini kami telah membuat daftar beberapa contoh terbaik termasuk peristiwa terbesar di dunia yang telah menjadi virtual pada tahun 2022.

1. Konferensi Pengembang Seluruh Dunia Apple 2020

Juga disebut WWDC, adalah acara yang diadakan oleh raksasa teknologi Apple di San Jose, California setiap tahun di mana mereka memamerkan perkembangan, peningkatan, dan inovasi dalam perangkat lunak & teknologi mereka selama setahun terakhir.

Setiap tahun mereka mengundang profesional teknologi paling berpengaruh dan populer & pemberi pengaruh industri untuk menunjukkan perkembangan mereka dan menciptakan buzz di seluruh dunia.

Ini karena mereka benar-benar virtual dengan pendekatan holistik di mana mereka telah membagikan semua konten & aliran dari acara seperti yang terjadi di situs web mereka untuk diakses semua orang.

Lihatlah betapa sederhana namun kreatifnya mereka telah menyusun jadwal, informasi, navigasi, dan banyak lagi untuk kemudahan pemirsa. Bagian yang unik adalah bahwa mereka telah memberikan sentuhan teknologi pribadi ke aliran.

Harus Dibaca: Bagaimana Parookaville Meningkatkan Keterlibatan Dengan Dinding Sosial Langsung Untuk Acara Musik

2. Tur Dunia Salesforce Sydney 2020

Salesforce, raksasa CRM #1 di industri teknologi mengadakan konferensi setiap tahun untuk menunjukkan bagaimana mereka memberdayakan merek terkemuka dunia dengan inovasi, teknologi, solusi, & produk baru mereka.

Namun konferensi World tour 2020 tidak seperti konferensi-konferensi sebelumnya, karena serba digital karena situasi pandemi. Tapi ini tidak menghentikan mereka untuk menyoroti pencapaian luar biasa mereka kepada orang-orang & profesional di seluruh dunia.

Mereka memiliki halaman arahan situs web khusus dengan semua rekaman sesi langsung dari Sydney. Ini juga menampilkan agenda acara, siapa pembicara utama, pesan utama, jadwal, dan banyak lagi untuk mendapatkan partisipasi & keterlibatan audiens yang maksimal.

3. Konser Musik Langsung Di Rumah Billboard

Untuk alasan yang sama karena semua acara langsung lainnya dibatalkan, konser musik juga berada dalam lingkaran yang sama. Jutaan orang di seluruh dunia menghadiri konser setiap tahun untuk menonton artis favorit mereka tampil. '

Karena tahun ini tidak mungkin, Billboard, merek media hiburan terkenal di dunia, menyelenggarakan konser secara digital dengan esensi yang unik.

Mereka membuat seri Billboard Live At Home di mana mereka melakukan streaming 2 sesi secara digital di platform media sosial & situs web mereka di mana artis seperti Nicky Jam, Camilo, Meghan Trainor, Lukas Graham, dan banyak lagi tampil dari rumah mereka untuk audiens mereka (penonton).

Bagian yang terbaik adalah bahwa dengan kinerja, ada sesi tanya jawab, genre yang berbeda, demografi yang berbeda, dll dari para pemain.

Kesimpulan

Ini adalah 14 langkah paling penting dan berharga (atau kiat, atau strategi, apa pun sebutannya) yang dapat membantu Anda membangun acara virtual dari awal dan mengubahnya menjadi acara yang sukses.

Acara virtual memiliki kategori & industri yang berbeda seperti konferensi, webinar, streaming langsung, konser, dll. Jadi, Anda dapat membuat modifikasi pada langkah-langkah sesuai kebutuhan acara Anda.

Cari tahu bagaimana merek & bisnis global meningkatkan keterlibatan pemirsa & menyempurnakan pengalaman acara dengan Tampilan Taggbox.