Bagaimana menerapkan strategi manajemen pengetahuan di usaha kecil dan menengah? 5 tips bermanfaat

Apa itu pengetahuan?

Dalam konteks kewirausahaan, pengetahuan dapat diartikan sebagai ide, konsep, atau observasi yang digunakan untuk mengambil tindakan demi mendapatkan keuntungan.

Hubungan antara data, informasi, dan pengetahuan

Data sendiri hanyalah sebuah fakta yang tidak ada artinya tanpa interpretasi. Baru setelah diolah dan diorganisasikan barulah menjadi informasi yang menjawab pertanyaan-pertanyaan seperti: Siapa? Apa? Di mana? Kapan? Pada gilirannya, menjelaskan dan memahami informasi yang kita terima memberi kita pengetahuan yang kita butuhkan untuk mengambil keputusan.

Pengetahuan merupakan bagian yang sangat berharga dalam strategi bisnis suatu perusahaan karena dapat menciptakan keunggulan kompetitif. Penting untuk mengidentifikasi kelemahan dan kesenjangan pengetahuan.

Apa itu manajemen pengetahuan?

Apa pun yang Anda lakukan, ada baiknya Anda memiliki rencana tindakan. Menjalankan bisnis tidak berbeda. Strategi memungkinkan Anda mewujudkan misi dan tujuan perusahaan Anda dengan menentukan arah dan jenis tindakan yang perlu Anda ambil. Manajemen pengetahuan yang efektif dalam suatu organisasi memudahkan untuk menangkap, berbagi, dan menerapkan pengetahuan.

Kodifikasi dan personalisasi

Beberapa strategi yang paling umum digunakan dalam praktik adalah kodifikasi dan personalisasi. Selain itu, keduanya terkait dengan konsep pengetahuan formal (eksplisit) dan tacit (implisit).

Strategi kodifikasi didasarkan pada pengetahuan formal yang disimpan dalam dokumentasi perusahaan – spesifikasi teknis, materi pelatihan, laporan, analisis, dll. Bentuk ini sangat memudahkan transfer pengetahuan kepada karyawan baru dan lama.

Strategi personalisasi, di sisi lain, didasarkan pada kontak interpersonal antara karyawan dan pertukaran pengalaman di antara mereka. Dalam hal ini, berbagi apa yang disebut pengetahuan diam-diam terjadi selama pertemuan tim, percakapan, diskusi, dll.

Manajemen pengetahuan di UKM

Menjalankan bisnis merupakan tugas yang berat karena tingginya dinamika perubahan dan perlunya pengembangan yang berkelanjutan. Hal ini dapat menjadi tantangan tersendiri bagi usaha kecil dan menengah yang jangkauan dan sumber dayanya sangat terbatas.

Kontribusi sektor UKM terhadap pertumbuhan ekonomi cukup besar. Usaha kecil dan menengah seringkali menjadi sumber solusi inovatif dan mendiversifikasi pasar. Mereka memiliki struktur organisasi yang disederhanakan dan biasanya menawarkan produk dan layanan khusus.

Modal yang digunakan untuk mengembangkan usaha biasanya berasal dari simpanan pemilik, pinjaman bank, atau terkadang dari investor swasta, seperti pelaku usaha. Mereka mempekerjakan sejumlah kecil orang (perusahaan kecil – tidak lebih dari 50 karyawan, perusahaan menengah – antara 50 dan 250 karyawan) sehingga mereka dapat menjaga hubungan dekat dengan manajemen dan mengidentifikasi tujuan perusahaan.

Wewenang bersifat terpusat – sebagian besar keputusan dibuat semata-mata berdasarkan pendapat dan pengalaman pemilik. Mengawasi seluruh bidang bisnis dengan cara ini mengandung risiko – masa depan bisnis bergantung pada kompetensi pemiliknya, beberapa bidang manajemen mungkin beroperasi secara tidak efisien, dan potensi intelektual karyawan mungkin tidak diperhatikan.

Manfaat penerapan strategi manajemen pengetahuan

Membuat perubahan membutuhkan waktu dan usaha. Menerapkan strategi manajemen pengetahuan ke dalam praktik sangat bergantung pada sikap manajemen dan karyawan. Namun hal itu diperlukan untuk perkembangan dan pertumbuhan potensi perusahaan Anda. Apa manfaat yang dapat Anda peroleh dengan melakukan beberapa perubahan dalam gaya manajemen Anda?

• Peningkatan efisiensi – sistem manajemen yang koheren dan terorganisir memungkinkan karyawan mengakses informasi dengan mudah, meningkatkan kualitas pekerjaan mereka,
• Kolaborasi dan komunikasi yang lebih baik – menggunakan sistem informasi dan berbagai saluran komunikasi menjamin transparansi yang lebih besar dan membangun hubungan positif dalam tim,
• Proses pengambilan keputusan yang efektif – akses terhadap pengetahuan dan pengalaman karyawan membantu memperoleh perspektif obyektif yang diperlukan untuk mengambil tindakan sejalan dengan tujuan perusahaan,
• Mengenali kesenjangan dan kekurangan – saat Anda melengkapi dan mendokumentasikan pengetahuan yang telah Anda kumpulkan, Anda dapat mengidentifikasi peluang tambahan untuk meningkatkan proses bisnis Anda, keamanan – dengan menyimpan data di server atau dalam dokumen, Anda mengurangi risiko data akan meninggalkan organisasi Anda.

Faktor keberhasilan penerapan manajemen pengetahuan dalam suatu organisasi

Jika Anda belum mengetahui apa saja faktor keberhasilannya, bacalah artikel ini. Sekali lagi, ada beberapa karakteristik organisasi yang secara signifikan dapat memfasilitasi pengenalan perubahan positif dalam manajemen pengetahuan strategis. Ini termasuk:

• Kesediaan untuk terus berkembang dan belajar,
• Kesediaan untuk mentransfer pengetahuan kepada orang lain, keterlibatan karyawan,
• Menyesuaikan struktur organisasi dan fasilitas teknis,
• Menekankan nilai ilmu dan manfaat menggunakannya.

Hambatan dalam menerapkan strategi manajemen pengetahuan di UKM

Mengubah kebiasaan membutuhkan waktu dan tenaga karena ada beberapa kendala yang menghadang. Mengetahui terlebih dahulu keterbatasan yang mungkin timbul selama proses ini akan memudahkan Anda dalam menghadapinya. Berikut adalah beberapa kemungkinan masalah yang memerlukan perhatian Anda:

• Karyawan yang enggan – eksekutif senior mungkin takut akan kebocoran informasi yang akan merusak posisi perusahaan, sementara karyawan lain mungkin takut kehilangan posisi tertentu dalam hierarki,
• Kurangnya komitmen – seringkali berasal dari atau berhubungan dengan penyebab yang disebutkan di atas. Hal ini dapat berhubungan dengan karyawan dan pemilik itu sendiri, yang akan lebih fokus pada aktivitas lain,
• Kurangnya waktu dan sumber daya untuk fokus pada pengelolaan pengetahuan,
• Ketidakpercayaan pada penasihat – kritik dari pihak luar dapat dianggap sebagai serangan dan bukan upaya untuk membantu dan membawa perubahan.

Bagaimana menerapkan strategi manajemen pengetahuan di perusahaan Anda?

Faktanya, penerapan sistem manajemen pengetahuan dapat menjadi tantangan bagi pemilik bisnis. Kurangnya informasi dan kurangnya pengalaman pada awalnya bisa menjadi hal yang menakutkan. Namun, nilai tambah yang bisa Anda peroleh sangat berharga. Mengingat tips berikut akan memudahkan Anda menyelesaikan prosesnya dengan sukses:

• Nilai situasi Anda saat ini – periksa efektivitas sistem yang ada, perhatikan prosedur, personel, teknologi, dan struktur organisasi. Mendeteksi penyimpangan akan memungkinkan Anda menentukan apa yang perlu diperbaiki,
• Perjelas tujuan Anda – setelah Anda mengidentifikasi kelemahan organisasi, tetapkan tujuan jangka panjang dan jangka pendek sehingga Anda tahu apa yang Anda tuju dan dapat memantau kemajuan Anda,
• Mempersiapkan diri menghadapi perubahan – adaptasi strategi baru melibatkan seluruh perusahaan. Perubahan tersebut juga berdampak pada karyawan perusahaan yang merupakan aset berharga,
• Ambil tindakan – tahap terakhir dan paling menantang adalah penerapan sistem manajemen pengetahuan dalam penggunaan sehari-hari. Hal ini tidak hanya membutuhkan banyak uang tetapi juga sikap proaktif dari pemilik dan karyawan.

Jika Anda menyukai konten kami, bergabunglah dengan komunitas lebah kami yang sibuk di Facebook, Twitter, LinkedIn, Instagram, YouTube, Pinterest, TikTok.

Pengarang: Andy Nichols

Pemecah masalah dengan 5 derajat berbeda dan motivasi yang tiada habisnya. Hal ini menjadikannya Pemilik & Manajer Bisnis yang sempurna. Saat mencari karyawan dan mitra, keterbukaan dan rasa ingin tahu terhadap dunia adalah kualitas yang paling dia hargai.

Lihat semua postingan