Bagaimana Menerapkan Proses Penjualan dan Operasi: 6 Langkah Penting Bisnis yang Harus Dilakukan

'Bagaimana menerapkan proses penjualan dan operasi?' harus menjadi salah satu pertanyaan paling kritis yang diajukan perusahaan. Inilah alasannya.

Mengelola penawaran dan permintaan adalah rintangan terkenal bagi banyak bisnis. Untuk mengatasinya, keuangan, penjualan, dan operasi harus bekerja sama dengan erat. Dalam iklim politik dan ekonomi yang tidak pasti saat ini, sinkronisasi penawaran dan permintaan menjadi semakin penting. Perencanaan penjualan dan operasi memungkinkan perusahaan untuk meningkatkan pandangan mereka tentang permintaan jangka pendek dan jangka panjang, serta tren pasokan, sambil secara proaktif mengelola tantangan potensial yang datang dengan peristiwa yang tidak dapat diprediksi. Melalui proses penjualan dan operasi (S&OP), bisnis dapat mengembangkan strategi untuk memastikan mereka siap menghadapi kemungkinan gangguan dalam rantai pasokan, bersamaan dengan perubahan tak terduga dalam permintaan pelanggan.

Pada artikel ini, kita akan membahas seperti apa S&OP yang efektif itu dan bagaimana menerapkan S&OP. Kami juga akan menguraikan tantangan dan solusi adopsi umum, dan membahas manfaat perencanaan penjualan dan operasi.

Seperti Apa S&OP yang Efektif Itu?

S&OP yang efektif sangat penting untuk kesuksesan dalam bisnis apa pun. Ini membantu organisasi mengoordinasikan, merencanakan, dan mengoptimalkan operasi mereka di semua departemen untuk menyelaraskan permintaan dengan produksi dan mengelola biaya dan tingkat inventaris. Inilah yang terdiri dari proses S&OP yang efektif.

Pengumpulan data

Alangkah baiknya memiliki semua data yang Anda butuhkan di satu tempat, bukan? Misalnya, informasi dari sumber internal dan eksternal, seperti pesanan pelanggan, tren pasar, prakiraan penjualan, dan rencana produksi. Namun sayangnya, itu tidak berfungsi seperti itu. Di 99% perusahaan, analis harus menggabungkan data ini dari banyak sumber ke dalam satu platform analitik untuk memastikan akurasi dan keseragaman.

Perencanaan Permintaan

Dengan data yang terkumpul, bisnis dapat membuat prakiraan permintaan yang akurat untuk lebih memahami kebutuhan dan harapan pelanggan, yang memungkinkan mereka mengantisipasi berapa banyak inventaris yang harus mereka miliki pada waktu tertentu.

Perencanaan Pasokan

Bisnis perlu merencanakan bahan baku, kapasitas produksi, dan tenaga kerja yang dibutuhkan untuk setiap pesanan atau lini produk untuk memenuhi permintaan pelanggan. Ini akan membantu mereka mengantisipasi potensi masalah pasokan dan menemukan solusi untuk mencegah gangguan.

Menyelaraskan Permintaan Dengan Rencana Produksi

Spesialis S&OP harus memperhitungkan batasan kapasitas, waktu produksi, dan ketersediaan sumber daya saat membuat rencana tindakan untuk setiap pesanan atau lini produk, memastikan bahwa permintaan pelanggan selaras dengan tujuan produksi.

Rapat Eksekutif

Tahap kritis ini menyatukan para pembuat keputusan dari semua departemen untuk meninjau data yang dikumpulkan, prakiraan yang dihasilkan, dan rencana yang dibuat selama proses perencanaan penjualan dan operasi perusahaan. Dengan demikian, mereka dapat menilai apakah rencana saat ini berada di jalur yang tepat untuk memenuhi kebutuhan pelanggan sambil tetap berpegang pada kendala anggaran dan sumber daya.

Apa yang Menghalangi S&OP yang Solid? Tantangan Utama Yang Harus Dihadapi

Implementasi S&OP adalah proses kompleks yang dapat terhambat oleh berbagai tantangan yang mungkin dihadapi organisasi di sepanjang jalan. Pada bagian ini, kita akan mengeksplorasi beberapa masalah umum yang terkait dengan implementasi S&OP.

Strategi yang tidak memadai

Strategi yang buruk adalah salah satu masalah yang paling sering muncul dalam perencanaan penjualan dan operasi. Tanpa pemahaman menyeluruh tentang kemampuan saat ini dan kapasitas untuk berkembang, bisnis sulit menghasilkan rencana yang layak yang akan memenuhi permintaan pelanggan. Selain itu, organisasi harus mempertimbangkan faktor-faktor seperti ketersediaan tenaga kerja, kendala anggaran, gangguan rantai pasokan, dan musim saat menyusun strategi untuk peta S&OP.

Kurangnya Pemahaman dan Dukungan dari Pemangku Kepentingan

Kurangnya dukungan dari pemangku kepentingan utama adalah masalah umum lainnya yang dihadapi dalam implementasi S&OP. Bisnis harus memastikan bahwa semua pembuat keputusan mengikuti proses dan memahami pentingnya untuk sukses. Yang terpenting, organisasi harus memanfaatkan visualisasi data untuk membantu pemangku kepentingan lebih memahami implikasi dari keputusan mereka.

Visibilitas dan Transparansi yang Tidak Memadai di Seluruh Departemen

Keberhasilan S&OP sangat bergantung pada komunikasi dan kolaborasi antar departemen. Tanpa visibilitas yang baik pada operasi di semua departemen, bisnis tidak dapat membuat rencana yang selaras dengan keseluruhan tujuan mereka. Itulah mengapa sangat penting untuk memfasilitasi visibilitas operasi lintas departemen dengan memelihara data terkini dan memberikan tingkat akses yang diperlukan ke sistem digital yang sesuai untuk semua orang yang terlibat dalam proses tersebut.

Desain Proses yang Rumit

Paradoksnya, desain proses yang rumit seringkali muncul dari keinginan bawaan kita untuk mengoptimalkan operasi dan membuatnya lebih efisien. Memperhitungkan semua pengecualian dan nuansa dalam S&OP sering menyebabkan lebih banyak kerumitan daripada efisiensi. Alih-alih mencoba membuat sistem yang terlalu rumit yang mencakup semua kemungkinan skenario, prioritaskan apa yang penting untuk sukses dan bangun di atas fondasi itu. Persyaratan non-esensial apa pun dapat dibangun dari waktu ke waktu saat proses matang. Saat merancang S&OP, jadikan kesederhanaan sebagai prioritas.

Kurangnya Teknologi Yang Mendukung Proses

Untuk memaksimalkan potensi S&OP, bisnis harus memiliki akses ke perangkat lunak yang dapat memfasilitasi pengumpulan dan analisis data, seperti sistem perencanaan sumber daya perusahaan (ERP) atau manajemen rantai pasokan (SCM). Tanpa alat ini, bisnis tidak memiliki kemampuan untuk secara akurat menilai permintaan pelanggan dan merencanakan sumber daya.

Tiga Pilar Perencanaan Penjualan dan Operasi Perusahaan Anda Bertumpu

Di satu sisi, tujuan akhir dari membangun proses S&OP yang solid bukanlah tentang menemukan keseimbangan sempurna antara penjualan dan operasi tetapi memastikan bahwa orang, teknologi, dan proses selaras satu sama lain sehingga penjualan dan operasi selaras secara alami.

• Orang-orang

S&OP yang sukses bersandar pada keterlibatan pemangku kepentingan, keterlibatan lintas fungsi, dan negosiasi berkelanjutan. Mendapatkan dukungan dari pembuat keputusan utama sangat penting untuk menciptakan proses terpadu dengan semua orang di halaman yang sama. Chief demand officer yang berinvestasi penuh, bersama dengan anggota C-suite lainnya, perlu melangkah ke garis depan dan mengomunikasikan visi dan rasa urgensi dengan jelas kepada semua staf terkait.

• Proses

Singkatnya, proses perlu didorong oleh data. Desain proses harus berasal dari informasi yang terukur dan terukur daripada template generik. S&OP yang menambah nilai melibatkan pembuatan beberapa skenario dan menyusun strategi untuk masing-masing skenario. Sekali lagi, membuat beberapa keputusan jangka panjang lebih awal dapat dilakukan jika orang yang tepat memiliki akses yang lancar ke alat analitik tingkat lanjut.

• Teknologi

Memastikan bahwa sistem perangkat lunak Anda dikonfigurasi dengan benar dan terintegrasi dengan mulus sama pentingnya dengan menentukan peran dan menetapkan operasi. S&OP yang sukses bergantung pada akses ke data operasional real-time yang disajikan dalam format yang mudah dicerna dalam satu platform. Infrastruktur teknologi yang tepat juga merupakan pendukung utama untuk kolaborasi yang bermanfaat, karena setiap orang membuat keputusan berdasarkan masukan yang sama.

Sekarang setelah kita membahas tantangan dan mengidentifikasi tiga pilar penjualan perusahaan yang sukses dan perencanaan operasi, inilah saatnya untuk menyelami detail pembuatan peta jalan S&OP. Inilah panduan langkah demi langkah Anda tentang cara menerapkan S&OP yang menghasilkan hasil yang nyata.

1. Mulailah Dengan Penilaian

Universal untuk banyak implementasi teknologi dan proses lainnya, penting untuk menciptakan pemahaman bersama tentang situasi 'sebagaimana adanya' di awal. Keadaan proses Anda saat ini harus ditentukan baik secara kualitatif maupun kuantitatif. Penilaian kualitatif melibatkan evaluasi proses dan struktur yang ada dalam organisasi Anda, sedangkan penilaian kuantitatif memerlukan pengukuran kinerja aktivitas yang ada. Mendefinisikan hierarki produk sama pentingnya dengan mensurvei pembuat keputusan utama dan mengidentifikasi titik kesulitan mereka.

2. Pastikan S&OP Anda Selaras Dengan Strategi Perusahaan dan Hasil Bisnis

Setelah keadaan saat ini dievaluasi dengan benar, penting untuk mengikat proses penjualan dan operasi dengan tujuan perusahaan. Ini harus mencakup tujuan layanan pelanggan, tujuan hubungan pemasok dan mitra, tujuan penetapan harga, dan kemampuan produksi/manufaktur. Membentuk sinapsis antara tim penjualan, operasi, dan keuangan sangat penting untuk memastikan bahwa setiap orang bekerja menuju tujuan yang sama.

3. Alokasikan Peran dan Tanggung Jawab

Terlalu banyak organisasi berjuang untuk membuka potensi S&OP karena tidak ada pemahaman yang jelas tentang siapa melakukan apa. Setiap pihak perlu menyadari peran yang mereka mainkan dalam S&OP. Mereka juga harus mampu mengomunikasikan wawasan mereka secara teratur. Memiliki peran dan tanggung jawab yang terdefinisi dengan baik membantu membangun kepemilikan dan akuntabilitas S&OP. Hal ini dapat ditingkatkan lebih lanjut dengan menetapkan siklus pelaporan reguler, serta garis besar tentang cara terbaik memanfaatkan sumber data.

4. Tentukan Metrik Paling Bermakna untuk Dilacak

Selanjutnya, Anda harus membuat kinerja S&OP dapat diukur dengan menentukan metrik yang paling berarti. Metrik ini harus ditentukan berdasarkan tujuan bisnis secara keseluruhan: misalnya, jika layanan pelanggan merupakan prioritas, maka tingkat inventaris dan tingkat pengisian pesanan cenderung dilacak lebih dekat daripada biaya produksi. Berikut beberapa contoh metrik S&OP penting lainnya.

Akurasi Prakiraan

Keakuratan siklus permintaan dan produksi Anda adalah salah satu metrik paling penting untuk dipertimbangkan, karena mengkomunikasikan keberhasilan upaya perencanaan Anda.

On-time Delivery (OTD) ke Pelanggan

OTD ditentukan oleh rasio produk yang dikirimkan tepat waktu terhadap total pengiriman yang dilakukan selama periode tertentu. OTD menunjukkan efisiensi rantai pasokan Anda dan berkorelasi erat dengan kepuasan pelanggan secara keseluruhan.

Kepatuhan Rencana Produksi

Kepatuhan terhadap rencana produksi mencerminkan seberapa dekat output produksi mengikuti produksi yang direncanakan. Metrik ini dapat membantu mengungkap kemacetan produksi, memperketat jendela pengiriman, dan menentukan seberapa baik kinerja mesin.

5. Pilih Teknologi dan Perangkat Lunak yang Tepat

Menurut survei APQC, hampir 70% profesional S&OP menganggap teknologi sebagai bagian penting dari keberhasilan inisiatif S&OP. Memilih teknologi dan perangkat lunak yang tepat sangat penting untuk mengumpulkan dan menganalisis informasi terkait dan menuai manfaat terbesar dari perencanaan penjualan dan operasi.

Komputasi awan

Memiliki kemampuan cloud memungkinkan organisasi dengan mudah mengumpulkan, menyimpan, dan menganalisis data yang diperlukan untuk pengambilan keputusan S&OP yang efektif. Cloud computing juga menawarkan keunggulan skalabilitas dibandingkan solusi on-premise tradisional, memudahkan perusahaan untuk memperluas kebutuhan penyimpanan mereka atau menyesuaikan kapasitas dengan cepat saat kondisi bisnis berubah.

Intelijen Bisnis

Secara umum, intelijen bisnis adalah komponen paling penting dari S&OP. Ini memungkinkan organisasi untuk melacak KPI, mengakses data penting pada waktu yang tepat, meningkatkan akurasi prediksi, membuat model skenario, dan meningkatkan visibilitas proses secara keseluruhan. Dengan solusi visualisasi data yang komprehensif, BI menjadi lebih mudah diakses dan selanjutnya memfasilitasi pengambilan keputusan berdasarkan data.

Kecerdasan Buatan dan Pembelajaran Mesin

​​Kombinasi AI dan S&OP dapat secara signifikan meningkatkan akurasi prediksi dan membantu organisasi mempertimbangkan tren pasar, pola konsumen, dan faktor eksternal saat mengambil keputusan. Selain itu, AI dapat digunakan untuk mengotomatisasi proses administratif seperti persetujuan pesanan penjualan, memungkinkan tim S&OP untuk fokus pada tugas yang lebih penting.

IoT

Memasukkan IoT ke dalam S&OP dapat memberi perusahaan tingkat detail dan visibilitas yang belum pernah terjadi sebelumnya ke dalam operasi mereka. Dengan IoT, perusahaan dapat memantau tingkat inventaris dari jarak jauh di berbagai lokasi, melacak pengiriman, dan secara proaktif merencanakan permintaan di masa mendatang. Dalam kebanyakan kasus, mengadopsi IoT biasanya memerlukan infrastruktur teknologi yang unik, itulah sebabnya banyak organisasi memilih pengembangan aplikasi perusahaan kustom. Ini memungkinkan bisnis untuk mengintegrasikan IoT dengan teknologi lain ke dalam satu sistem.

ERP dan SCM

Sistem ERP dan SCM sangat penting untuk penjualan perusahaan dan perencanaan operasi, karena memastikan pandangan komprehensif dari seluruh proses rantai pasokan. Solusi ERP memungkinkan organisasi untuk melacak permintaan dan mengoptimalkan manajemen inventaris, mengelola pesanan dan pengiriman pelanggan, mengintegrasikan operasi logistik, dan memantau biaya transportasi. Sistem SCM memberi organisasi informasi penting tentang waktu siklus pesanan ke kas, waktu tunggu produk, dan kinerja pengiriman. Pada dasarnya, ERP dan SCM mengumpulkan data permintaan dan pasokan penting yang penting untuk kesuksesan S&OP.

6. Memanfaatkan Konsultasi S&OP

Dipenuhi dengan banyak kerumitan, implementasi S&OP tidak boleh dianggap enteng. Justru sebaliknya, itu adalah komponen integral dari transformasi bisnis yang dimungkinkan oleh teknologi yang memungkinkan organisasi memperoleh skala ekonomi, mendorong efisiensi, dan meningkatkan kepuasan pelanggan. Untuk menjamin keberhasilan suatu inisiatif, sangat penting untuk bekerja sama dengan konsultan S&OP dan mitra teknologi yang andal yang akan memandu Anda di setiap langkah.

Bangun Ketahanan di Masa Pergolakan Dengan S&OP yang dipikirkan matang-matang

Memiliki proses S&OP yang efektif membantu organisasi untuk mendapatkan visibilitas yang lebih baik dari rantai pasokan mereka, mengurangi biaya, dan membuat keputusan yang diinformasikan oleh data daripada berdasarkan firasat sederhana. Dengan strategi dan teknologi yang tepat untuk mengelola ketidakpastian akibat faktor eksternal, seperti pandemi atau pergeseran regulasi, bisnis akan tetap agile dan tangguh dalam menghadapi perubahan.

Pada akhirnya, S&OP yang terencana dengan baik berkontribusi pada kesuksesan organisasi secara keseluruhan. Untuk mencapai manfaat maksimal dari inisiatif S&OP, perusahaan harus menangani semua komponen utama yang diuraikan di atas dan menerapkan solusi teknologi tepat guna yang memungkinkan pengambilan keputusan yang efisien di semua tingkatan organisasi.

Versi asli artikel ini dapat ditemukan di sini.