Bagaimana cara meningkatkan proses penagihan? 8 ide bagus untuk pembuatan faktur yang lebih baik

Apakah Anda tahu cara meningkatkan proses penagihan? Apakah itu harus begitu memakan waktu dan melelahkan? Proses pembuatan faktur tampaknya sulit, terutama jika Anda tidak memiliki kontak sebelumnya dengan subjek tersebut. Namun, ternyata seluruh proses dapat sangat difasilitasi oleh alat yang memungkinkan penerbitan faktur secara independen. Berkat alat tersebut Anda mendapatkan lebih banyak waktu, dan yang lebih penting, Anda mempercepat proses arus keuangan. Bagaimana Anda dapat meningkatkan proses penagihan? Untuk mengetahuinya, baca artikel dan gunakan daftar periksa yang dikembangkan oleh kami.

Bagaimana cara meningkatkan proses penagihan? - Daftar isi:

1. Tetapkan kondisi Anda sendiri
2. Kumpulkan semua informasi
3. Keluarkan faktur setelah pekerjaan selesai
4. Gunakan template yang sudah jadi
5. Perbaiki kemungkinan kesalahan
6. Otomatiskan proses faktur
7. Perhatikan tenggat waktu pembayaran
8. Gunakan aplikasi untuk mengoptimalkan proses faktur

Tetapkan kondisi Anda sendiri

Ini mungkin mengejutkan Anda, tetapi bahkan upaya kecil yang dilakukan selama langkah pengiriman penawaran kepada klien dapat secara signifikan memfasilitasi proses faktur. Bagaimana itu mungkin? Penyajian masalah keuangan yang jelas dan transparan sejak awal membantu menghindari kesalahpahaman yang tidak perlu di kemudian hari. Seorang klien harus tahu persis berapa banyak dan kapan dia harus membayar pada saat menerima tawaran Anda.

Putuskan apakah Anda membuat penyelesaian berdasarkan jam kerja, atau berdasarkan keseluruhan proyek, dan tentukan tenggat waktu pembayaran. Jika Anda memberikan diskon untuk pembayaran sebelumnya, Anda harus memberi tahu klien Anda di awal. Peringatkan klien Anda tentang suku bunga untuk pembayaran yang terlambat. Beri tahu mereka, kapan hari Anda mengeluarkan faktur. Semakin banyak informasi tentang pembayaran yang akan tersedia di awal kerja sama, semakin sedikit keraguan selama pembayaran yang akan dimiliki klien Anda.

Ingatlah untuk menjaga bentuk tertulis dari semua pengaturan. Segala bentuk tertulis, bahkan email atau pesan dari instant messenger, sudah cukup. Bagaimana jika Anda lupa untuk mengatur kondisi Anda dengan jelas – lakukan saja sebelum mengeluarkan faktur Anda. Dengan cara ini Anda akan menghindari pertanyaan yang tidak perlu setelah mengirim faktur. Menjelaskan semua kesalahpahaman membutuhkan waktu, yang berarti bahwa Anda mungkin mendapatkan pembayaran hanya setelah Anda membahas semua masalah terkait.

Kumpulkan semua informasi

Sebelum mengeluarkan faktur, periksa apakah Anda memiliki semua informasi yang diperlukan untuk proses ini. Ada informasi yang harus disertakan pada setiap faktur. Tidak ada item yang bisa hilang. Anda akan perlu:

• Nama dan nama keluarga klien (nama perusahaan opsional)
• Alamat klien (baik fisik maupun email)
• Nomor telepon klien (tidak penting tetapi memfasilitasi kontak)
• Nomor identifikasi pajak klien
• Metode pembayaran yang dipilih
• Tanggal penerbitan faktur
• jumlah faktur
• Deskripsi posisi di invoice
• Informasi penting lainnya untuk klien

Memiliki sekumpulan informasi yang telah dikumpulkan, proses faktur seharusnya tidak memakan banyak waktu. Mengapa mengumpulkan semua informasi sebelum proses faktur bermanfaat? Saat Anda memiliki semua informasi, Anda tidak perlu mencarinya selama pembuatan faktur, yang berarti Anda dapat tetap mengikuti arus.

Keluarkan faktur setelah pekerjaan selesai

Tepat setelah pekerjaan Anda selesai, Anda masih ingat semua detail komisi. Anda tahu persis apa yang ada dalam perintah atau perjanjian. Ini akan memungkinkan Anda untuk membuat deskripsi yang akurat pada faktur. Bahkan jika Anda memiliki ingatan yang sangat baik, bukanlah ide yang baik untuk menunda proses pembuatan faktur sampai di kemudian hari.

Faktur harus cepat jika tidak, klien Anda mungkin berpikir bahwa Anda tidak perlu mengharapkan pembayaran cepat. Selain itu, setiap penundaan dengan faktur dapat membuat seluruh proses lebih sulit karena akumulasi dokumen – Anda harus menghabiskan sepanjang hari untuk memprosesnya.

Pemrosesan dokumen secara berkelanjutan tidak hanya memungkinkan pemerataan beban kerja tetapi juga mengurangi risiko hilangnya faktur apa pun. Faktur elektronik lebih unggul dalam banyak hal – Anda dapat menerbitkannya kapan saja, bahkan selama akhir pekan, dan segera mengirimkannya ke surat elektronik kontraktor Anda. Faktur versi kertas harus dicetak dan dikirim sebagai surat melalui pos biasa selama hari kerja.

Gunakan template yang sudah jadi

Beberapa proses berulang. Pemrosesan faktur adalah salah satunya. Bentuk faktur diatur dalam undang-undang, sehingga sebagian besar elemen pada faktur tetap tidak berubah. Alih-alih memikirkan elemen faktur Anda, gunakan templat yang sudah jadi.

Setiap templat faktur yang sudah jadi harus berisi ruang untuk semua detail yang diperlukan - tidak ada yang bisa hilang. Cukup isi ruang kosong dan faktur Anda selesai. Pada tahap proses ini, database Anda dengan detail yang diperlukan akan sangat berguna. Biasanya template dapat disesuaikan dengan karakter aktivitas Anda. Ada banyak jenis template yang bisa Anda pilih. Beberapa di antaranya sangat tradisional, dan resmi, lainnya menunjukkan desain yang menarik, atau bentuknya terfokus pada transparansi. Untuk menyesuaikan template dengan kebutuhan Anda sendiri, Anda dapat menambahkan logo perusahaan Anda atau menggunakan warna yang terkait dengan merek Anda.

Perbaiki kemungkinan kesalahan

Menggunakan template memungkinkan Anda menghindari sebagian besar kemungkinan kesalahan. Template biasanya mencakup semua elemen yang diperlukan dari faktur. Namun, kesalahan dapat terjadi kapan saja. Sebelum mengirim dokumen Anda ke klien, periksa dengan teliti dan ingat untuk membandingkan faktur Anda dengan pesanan atau perjanjian. Lebih baik untuk memeriksa semua detail sebelum mengirim faktur ke klien daripada membuat faktur korektif yang menghasilkan lebih lama menunggu pembayaran.

Otomatiskan proses faktur

Sebagian besar operasi dapat dilakukan dengan menggunakan perangkat lunak komputer. Komputer juga dapat membantu pemrosesan faktur. Anda dapat membuat database klien Anda sendiri – Anda perlu memasukkan data ke dalam sistem hanya sekali untuk dapat menggunakannya lagi dan lagi. Perangkat lunak faktur yang baik membantu menghindari kesalahan selama proses pembuatan faktur.

Otomatisasi proses faktur sangat berguna untuk faktur berulang. Mengapa? Anda memiliki rincian klien yang sama, jumlah, dan deskripsi, yang harus Anda lakukan adalah mengatur tanggal atau frekuensi pembayaran dan program akan melakukan sisanya. Bahkan lebih mudah dalam kasus faktur elektronik – perangkat lunak dapat mengeluarkan dan mengirim faktur ke klien. Ini adalah peningkatan besar dalam pemrosesan faktur.

Perhatikan tenggat waktu pembayaran

Proses faktur tidak hanya mencakup penerbitan faktur dan mengirimkannya ke klien tetapi memastikan pembayaran dilakukan tepat waktu. Ini adalah tindakan terakhir dalam seluruh proses penagihan, tetapi tetap tidak kalah pentingnya. Sangat bermanfaat untuk mengawasi semua tenggat waktu pembayaran secara berkelanjutan.

Terkadang setelah tanggal pembayaran, Anda masih belum memiliki uang di akun Anda. Anda dapat mengirimkan pengingat yang lembut kepada klien – kebijaksanaan dan kesopanan sangat penting di sini. Klien memiliki hak untuk membayar pada saat-saat terakhir dan bahkan sedikit keterlambatan tidak dapat menjadi alasan untuk teguran keras. Lebih baik menjaga hubungan baik dengan klien bahkan jika Anda harus menegaskan minat Anda.

Gunakan aplikasi untuk mengoptimalkan proses faktur

Untuk mengoptimalkan proses faktur, gunakan aplikasi faktur – ini membantu untuk mengikuti semua kebijakan yang tercantum di atas. Biasanya, aplikasi memiliki fungsionalitas seperti template siap pakai, database klien, dan modul pengalamatan.

Aplikasi untuk faktur membantu menghindari kesalahan numerik berkat otomatisasi perhitungan. Fungsi tambahan memungkinkan faktur berulang, pengiriman pengingat, dan pemantauan status pembayaran atau bahkan mengirim permintaan pembayaran kepada debitur.

Jika Anda menyukai konten kami, bergabunglah dengan komunitas lebah sibuk kami di Facebook, Twitter, LinkedIn, Instagram, YouTube, Pinterest.

Pengarang: Andy Nicols

Pemecah masalah dengan 5 derajat berbeda dan cadangan motivasi yang tak ada habisnya. Ini membuatnya menjadi Pemilik & Manajer Bisnis yang sempurna. Saat mencari karyawan dan mitra, keterbukaan dan rasa ingin tahu dunia adalah kualitas yang paling dia hargai.

Lihat semua posting