Cara Membuat Acara Dapat Diakses: Dasar-dasar

Apakah Anda penasaran tentang cara membuat acara Anda berikutnya lebih mudah diakses? Anda berada di tempat yang tepat. Small Business BC terhubung dengan Jennifer Do dari Aksesibilitas yang Belum Disentuh untuk mendapatkan tips ahli dalam membuat acara lebih mudah diakses. Pertimbangan dan saran ini mencakup dasar-dasar yang dapat Anda renungkan dan terapkan untuk acara Anda berikutnya.

Tip: Aksesibilitas mengacu pada penciptaan lingkungan, produk, layanan, perangkat, dan program yang memungkinkan penyandang disabilitas untuk berpartisipasi penuh atas dasar kesetaraan dengan orang lain.

Proses registrasi

• Selama proses pendaftaran, tanyakan kepada tamu apakah mereka memerlukan akomodasi.
• Menambahkan kotak teks yang menanyakan, “Apakah Anda memerlukan akomodasi?” adalah titik awal yang baik.
• Sediakan berbagai metode komunikasi untuk terhubung dengan tim Anda, seperti panggilan telepon, panggilan video, dan email, untuk memungkinkan orang mengomunikasikan kebutuhan aksesibilitas mereka.
• Orang yang menggunakan teknologi bantu harus dapat mendaftar dengan mudah ke acara Anda. Jika pendaftaran memiliki terlalu banyak halaman untuk dibuka, pendaftaran mungkin tidak dapat diakses.
• Pelajari lebih lanjut tentang aksesibilitas digital dan periksa apakah proses pendaftaran Anda memenuhi pedoman aksesibilitas web .

Berbagi Detail Aksesibilitas

• Jangan biarkan orang menebak-nebak apakah suatu acara dapat diakses.
• Pada daftar acara, situs web, dan materi promosi Anda, jelaskan langkah-langkah apa yang telah Anda ambil untuk membuat acara inklusif.

Komunikasi

• Gunakan bahasa yang sederhana dalam komunikasi publik Anda – bahasa harus singkat dan langsung pada sasaran.
• Gunakan judul, poin-poin, dan format yang jelas.
• Definisikan istilah apa pun yang mungkin tidak dipahami oleh khalayak umum.
• Pada acara tersebut, tanda-tanda harus dipasang di area yang luas, jelas, dan mudah dibaca yang mengarahkan peserta ke titik kontak acara utama, kamar kecil, pintu masuk dan keluar.
• Pelajari lebih lanjut tentang pemasaran yang dapat diakses dari Kursus Aksesibilitas dalam Pemasaran Online gratis dari Perusahaan yang Dapat Diakses.

Layanan Teks Langsung

• Layanan teks langsung bermanfaat bagi semua orang, termasuk orang yang kehilangan kata-kata, orang yang menggunakan bahasa Inggris sebagai bahasa kedua, dan orang yang tuli atau mengalami gangguan pendengaran.

Interpretasi Bahasa Isyarat Amerika (ASL).

• Interpretasi ASL berguna jika Anda tahu bahwa peserta acara akan memerlukannya.
• Pekerjakan beberapa juru bahasa ASL sehingga mereka dapat beristirahat dan agar seorang juru bahasa bersedia duduk bersama seseorang yang mendapat manfaat dari penafsiran tersebut.
• Penerjemah harus ditempatkan dengan baik agar para tamu dapat dengan mudah melihatnya.

Layanan Streaming Langsung

• Menawarkan layanan streaming langsung untuk orang-orang yang tidak dapat menghadiri suatu acara secara fisik.
• Meskipun Anda hanya memiliki ponsel untuk melakukan streaming langsung ke media sosial, itu lebih baik daripada tidak sama sekali.
• Untuk acara yang lebih besar, streaming ke layar besar juga berguna sehingga orang dapat melihat dengan lebih baik.

Aksesibilitas Panggung

• Jalan harus selalu disediakan untuk tahapan dan tangga.
• Tempat harus menyediakan ini secara gratis.

Ruang hijau

• Untuk acara yang lebih besar, pertimbangkan untuk menambahkan “Ruang Hijau”, yang juga disebut ruang sensorik rendah, ruang sensorik, atau ruang tenang.
• Ruang hijau bermanfaat bagi orang yang mengalami gejala, terutama kecemasan atau kelelahan akibat kebisingan.

Harga

• Pertimbangkan bahwa penetapan harga mungkin menjadi hambatan bagi penyandang disabilitas, yang banyak di antaranya mungkin memiliki pendapatan yang lebih rendah.
• Bila memungkinkan, berikan pilihan diskon bagi mereka yang berpenghasilan rendah.

Parkir

• Nilai tempat parkir tempat tersebut untuk memastikannya dapat diakses.
• Tempat parkir tidak boleh terlalu jauh dari lokasi acara utama, dan peserta harus mudah menemukan acara dari parkade atau tempat parkir.
• Ambil foto tempat parkir dan perjalanan dari tempat parkir ke acara untuk dibagikan kepada peserta.

Istirahat yang Cukup

• Pastikan banyak waktu istirahat selama acara Anda dan kesempatan bagi peserta untuk menggunakan kamar mandi, bangun, berjalan-jalan, dan beristirahat.
• Umumnya, orang tidak boleh duduk lebih dari dua jam setiap kalinya.

Masukan

• Kumpulkan umpan balik dan tanggapi dengan serius karena ini membantu Anda belajar.
• Survei pasca-acara harus selalu dibagikan kepada peserta Anda.
• Siapkan kode QR yang ditautkan ke survei umpan balik, sehingga sangat terlihat dan dapat diakses di acara Anda.
• Tempelkan kode QR pada poster, tanda, tabel, dan layar presentasi utama.
• Bagikan umpan balik pasca-acara dengan komite perencanaan dan jelajahi peluang untuk perbaikan.

Menilai Komitmen Aksesibilitas Tempat

• Bekerja sama dengan tempat-tempat yang mendukung aksesibilitas tempat kerja dan inklusi disabilitas.
• Google lokasinya terlebih dahulu, periksa ulasan negatif atau berita apa pun tentang aksesibilitas, inklusi, atau keberagaman.

Lift

• Pastikan elevator mudah ditemukan dan digunakan.
• Ketahui alternatifnya jika elevator tidak berfungsi.

Menilai Aksesibilitas Fisik

• Batasi kehadiran agar Anda dapat menampung peserta dengan nyaman.
• Acara tidak boleh didaftarkan secara berlebihan – pertimbangkan untuk menawarkan sesi duplikat daripada memaksimalkan kapasitas dengan mengorbankan aksesibilitas.
• Buat tata letak yang memungkinkan orang bergerak dengan baik di seluruh ruangan.
• Pastikan pintu keluar darurat dapat diakses oleh pengguna kursi roda, alat bantu gerak, atau mereka yang memiliki mobilitas terbatas.

Tempat Duduk yang Dapat Diakses

• Berikan ruang antara kursi dan meja sehingga pengguna kursi roda dapat menavigasi ruang tersebut.
• Cadangan kursi dan ruang untuk digunakan oleh penyandang disabilitas.
• Bersiaplah untuk memindahkan beberapa kursi untuk memberi ruang – aturan umumnya adalah dua kursi untuk setiap kursi roda.
• Akan berguna untuk menyediakan tempat duduk yang dapat diakses dan terletak dekat dengan toilet.

Toilet yang Dapat Diakses

• Pastikan tempat Anda memiliki fasilitas toilet yang dapat diakses.
• Peserta trans harus diperbolehkan menggunakan toilet, jadi bila memungkinkan, sediakan toilet universal.

Pemrograman Beragam

• Undang presenter dari berbagai latar belakang untuk berbicara.
• Jika semua panel Anda memiliki latar belakang yang sama, undanglah moderator dengan latar belakang berbeda untuk mendorong keberagaman.
• Jika memungkinkan, undanglah penyandang disabilitas atau mereka yang memiliki pengalaman langsung untuk menjadi bagian dari tim fasilitasi.
• Seringkali penyandang disabilitas diminta untuk berbagi cerita tanpa diberi kompensasi atas waktunya, jadi pastikan untuk memberikan kompensasi yang adil bagi semua orang yang memfasilitasi acara tersebut.

Pencahayaan dan Efek yang Dapat Diakses

• Pertimbangkan tantangan aksesibilitas yang mungkin timbul akibat asap dan pencahayaan.
• Ingatlah bahwa layar LED tidak dapat diakses oleh penyandang disabilitas penglihatan.
• Pertimbangkan pengaturan cahaya yang lebih rendah daripada menyalakan lampu dengan daya penuh.

Acara Online dan Tips Aksesibilitas Webinar

• Rekam dan bagikan acara melalui email pasca acara.
• Batasi durasi acara untuk pelatihan online dan webinar – 45 menit adalah durasi yang disarankan jika program dalam format ceramah.
• Aspek partisipatif harus memungkinkan masyarakat untuk bergabung dalam kegiatan tanpa memandang kemampuan video, kecepatan internet, atau kemampuan.
• Pertimbangkan kecepatan internet – mereka yang bergabung dari daerah pedesaan dengan kecepatan internet lebih rendah mungkin tidak mendapatkan pengalaman pengguna yang sama. Merekam dan membagikan acara Anda dapat membantu.

Lanjutkan Perjalanan Aksesibilitas Anda dengan SBBC

Small Business BC adalah pusat sumber daya nirlaba untuk usaha kecil berbasis BC. Halaman Sumber Daya Aksesibilitas Tempat Kerja kami penuh dengan tips, alat, dan banyak lagi untuk mendukung tahap Anda berikutnya.

Artikel ini dikembangkan melalui konsultasi dengan Melissa Lyon dari Accessibility & Inclusion Matter Consulting .

Kami mengucapkan terima kasih atas dukungan finansial dari Provinsi British Columbia melalui Kementerian Pembangunan Sosial dan Pengentasan Kemiskinan.