Cara Melakukan Panggilan Bisnis yang Sukses dan Mengotomatiskannya

Belajar menjadwalkan semua panggilan bisnis dengan sukses sangat penting bagi para profesional dan bisnis yang ingin memaksimalkan produktivitas dan efisiensi.

Artikel ini membahas berbagai pendekatan untuk menyederhanakan panggilan penjualan, mengatur pertemuan, dan mengawasi komunikasi panggilan telepon.

Dari memahami kebutuhan spesifik bisnis Anda hingga mengatur dan memantau sistem telepon Anda, kami akan menguraikannya untuk Anda langkah demi langkah.

Jadi, tanpa basa-basi lagi, mari kita langsung ke dalamnya!

5 Langkah Menuju Sistem Panggilan Bisnis yang Lebih Baik

1. Pahami kebutuhan bisnis Anda
2. Pilih sistem telepon bisnis virtual yang tepat
3. Siapkan sistem telepon bisnis virtual Anda
4. Otomatiskan panggilan bisnis Anda
5. Pantau kinerja sistem telepon

1. Pahami kebutuhan bisnis Anda

Agar berhasil menjadwalkan semua panggilan bisnis, pertama-tama penting untuk memahami kebutuhan bisnis spesifik Anda.

• Identifikasi penelepon Anda

Bisnis yang berbeda memiliki jenis penelepon yang berbeda: klien, mitra, vendor, atau anggota tim. Mengidentifikasi siapa yang akan menelepon membantu menyesuaikan sistem penjadwalan panggilan yang memenuhi persyaratan dan preferensi mereka.

Misalnya, jika sebagian besar penelepon Anda adalah klien internasional, World Clock Meeting Planner dapat membantu menemukan waktu yang tepat untuk semua orang yang terlibat.

• Tetapkan tujuan Anda

Menetapkan sasaran yang jelas untuk penjadwalan panggilan memungkinkan Anda memprioritaskan tugas secara efektif dan mengalokasikan sumber daya yang sesuai.

Beberapa tujuan umum termasuk mengurangi panggilan tidak terjawab, meningkatkan tingkat kepuasan pelanggan, atau merampingkan proses komunikasi internal dalam tim.

• Tentukan sumber daya Anda

  • Ketersediaan staf : Menilai berapa banyak anggota tim yang menangani panggilan masuk.
  • Kendala anggaran : Pertimbangkan keterbatasan keuangan dengan membandingkan berbagai rencana penyedia layanan.
  • Infrastruktur teknis : Evaluasi infrastruktur teknis Anda yang ada untuk memastikan kompatibilitas dengan sistem telepon bisnis virtual yang dipilih.

Mempertimbangkan faktor-faktor ini akan membantu Anda mengembangkan pemahaman yang komprehensif tentang kebutuhan bisnis Anda, yang penting untuk menjadwalkan semua panggilan dengan sukses menggunakan sistem telepon bisnis virtual.

Sumber: Shutterstock

2. Pilih sistem telepon bisnis virtual yang tepat

Agar berhasil menjadwalkan semua panggilan bisnis, memilih sistem telepon bisnis virtual yang memenuhi kebutuhan dan persyaratan spesifik Anda sangatlah penting.

• Pertimbangkan fitur dan manfaat

Saat mengevaluasi berbagai sistem telepon bisnis virtual , fokuskan pada fitur yang mereka tawarkan yang relevan dengan kebutuhan organisasi Anda. Aspek kunci untuk dipertimbangkan:

• Opsi perutean panggilan : Pastikan sistem dapat merutekan panggilan secara efisien berdasarkan waktu atau ketersediaan agen.
• Integrasi dengan alat lain : Periksa apakah sistem terintegrasi dengan mulus dengan aplikasi kalender populer seperti Kalender Google atau Microsoft Outlook untuk penjadwalan yang lebih mudah.
• Kemampuan analitik : Sistem telepon virtual yang bagus harus memberikan wawasan tentang tren volume panggilan, panggilan tidak terjawab, dan metrik kinerja agen.
• Dukungan aplikasi seluler : Pastikan aplikasi seluler yang ramah pengguna tersedia untuk mengelola panggilan saat Anda jauh dari meja.

• Bandingkan harga dan paket

Penyedia yang berbeda mungkin menawarkan berbagai struktur harga tergantung pada jumlah pengguna atau menit yang disertakan per bulan.

Luangkan waktu untuk membandingkan harga di beberapa vendor untuk menemukan satu yang sesuai dengan anggaran Anda sambil tetap menyediakan fungsionalitas yang diperlukan.

Misalnya, jelajahi opsi seperti RingCentral , yang menawarkan paket harga fleksibel untuk bisnis dengan berbagai ukuran.

• Baca ulasan dan testimonial

Sebelum berkomitmen pada sistem telepon bisnis virtual tertentu, baca ulasan dan testimonial dari pengguna lain untuk mendapatkan wawasan berharga tentang potensi masalah atau keterbatasan.

Situs web seperti G2 dan Capterra menawarkan ulasan buatan pengguna, memungkinkan Anda membuat keputusan berdasarkan pengalaman dunia nyata.

Secara keseluruhan, memilih sistem telepon bisnis virtual yang tepat sangat penting untuk memastikan keberhasilan penjadwalan semua panggilan bisnis Anda.

Sumber: Shutters tok

3. Siapkan sistem telepon bisnis virtual Anda

Setelah Anda mengidentifikasi sistem telepon bisnis virtual yang paling cocok untuk perusahaan Anda, sekarang saatnya untuk mulai mengonfigurasi dan membuat sistem untuk memastikan kelancaran penjadwalan semua panggilan.

• Buat akun dan pilih paket

Pertama, buat akun dengan penyedia pilihan Anda untuk mulai menyiapkan sistem telepon bisnis virtual Anda.

Selama langkah ini, tinjau paket dan opsi harga yang tersedia dengan saksama untuk menemukan paket yang sesuai dengan batasan anggaran dan persyaratan fitur Anda.

• Konfigurasikan pengaturan dan preferensi

Setelah memilih paket yang sesuai, lanjutkan dengan mengonfigurasi berbagai pengaturan dalam antarmuka sistem telepon bisnis virtual.

• Penerusan panggilan : Tetapkan aturan untuk mengarahkan panggilan masuk ke anggota tim atau departemen tertentu berdasarkan kriteria seperti ID penelepon atau waktu.
• Pesan salam : Rekam salam yang dipersonalisasi yang diputar saat penelepon mencapai jalur utama Anda sebelum dialihkan sesuai kebutuhan.
• Menu suara (IVR) : Buat menu respons suara interaktif yang memungkinkan penelepon menavigasi opsi menggunakan papan tombol atau perintah suara.
• Preferensi penjadwalan : Tentukan jam ketersediaan untuk panggilan masuk.

Konfigurasi ini akan membantu memastikan pengalaman yang lancar dan profesional bagi penelepon dan anggota tim Anda.

• Terhubung ke layanan lain

Jika sistem telepon bisnis virtual Anda menawarkan integrasi dengan layanan lain, seperti perangkat lunak CRM atau aplikasi kalender, manfaatkan koneksi ini untuk lebih merampingkan proses penjadwalan panggilan.

Melakukannya dapat menghemat waktu dan juga mengurangi potensi kesalahan yang mungkin timbul dari input data manual.

Menyiapkan sistem telepon bisnis virtual Anda sangat penting untuk memastikan Anda mengelola semua panggilan Anda secara efisien.

Sumber: Shutterstock

4. Otomatiskan panggilan bisnis Anda

Menjadwalkan panggilan bisnis Anda dapat dilakukan dengan mudah menggunakan alat dan strategi yang tepat.

• Mengotomatiskan proses penjadwalan dengan perangkat lunak

Menggunakan alat perangkat lunak seperti Calendly , POWR Appointments , Acuity Scheduling , atau ScheduleOnce dapat membantu merampingkan janji pemesanan dan mengelola jadwal panggilan.

Platform ini memungkinkan klien atau kolega memesan slot waktu berdasarkan ketersediaan Anda dan juga menawarkan integrasi dengan sistem telepon bisnis virtual populer.

• Manfaatkan integrasi kalender untuk penjadwalan yang mulus

Integrasi kalender memastikan bahwa setiap orang dapat mengakses informasi akurat tentang janji temu dan meminimalkan risiko bentrok penjadwalan .

Untungnya, sebagian besar sistem telepon bisnis virtual menawarkan opsi integrasi dengan aplikasi kalender populer seperti Kalender Google, Microsoft Outlook, atau Apple iCal.

• Manfaatkan pengingat otomatis untuk meningkatkan efisiensi

Di zaman sekarang, sebagian besar sistem telepon bisnis virtual menawarkan fitur pengingat bawaan yang memungkinkan Anda menyesuaikan pengingat.

Memanfaatkan pengingat otomatis melalui pemberitahuan email atau SMS dapat membantu mengurangi ketidakhadiran dan pembatalan di menit-menit terakhir. Untuk melakukannya, konsultasikan dengan sumber daya dukungan yang tepat untuk mendapatkan panduan.

Dengan menerapkan strategi ini dan menggunakan sistem telepon bisnis virtual yang andal, Anda akan diperlengkapi dengan baik untuk mengatur jadwal panggilan Anda dengan lancar.

5. Pantau kinerja sistem telepon

Memantau kinerja sistem telepon bisnis virtual Anda sangat penting untuk memastikan keefektifannya dan melakukan perbaikan sesuai kebutuhan.

• Lacak volume panggilan dan pola penggunaan

Sangat penting untuk melacak volume panggilan dan pola penggunaan dari waktu ke waktu. Anda dapat menggunakan alat analitik data bawaan dari sebagian besar sistem telepon bisnis virtual atau aplikasi pihak ketiga seperti CallRail untuk mengumpulkan data ini.

• Menganalisis data

Analisis data sangat penting saat memantau kinerja sistem telepon bisnis virtual, mengingat hal itu membantu mengungkap area peningkatan atau pertumbuhan.

Beberapa metrik utama untuk dianalisis mencakup waktu tunggu rata-rata, waktu bicara rata-rata, dan tingkat pengabaian panggilan.

Anda juga dapat menggunakan analisis data untuk mengidentifikasi pertanyaan pelanggan dan tren preferensi. Dengan menggunakan wawasan yang dikumpulkan dari pertanyaan dan preferensi pelanggan, bisnis dapat mengoptimalkan operasi mereka untuk memenuhi kebutuhan pelanggan dengan lebih baik.

• Sesuaikan pengaturan

Setelah Anda mengidentifikasi area peningkatan atau pertumbuhan melalui analisis data, penting untuk menyesuaikan pengaturan sistem telepon bisnis virtual Anda.

Berikut adalah beberapa kemungkinan penyesuaian:

• Ubah aturan perutean untuk memastikan anggota tim yang paling tepat menerima panggilan mereka
• Sesuaikan opsi musik atau perpesanan jika pelanggan telah menyatakan ketidakpuasan dengan elemen-elemen ini.
• Menggabungkan fitur tambahan seperti penjawab otomatis atau sistem respons suara interaktif (IVR) untuk meningkatkan pengalaman penelepon.

Pemantauan rutin akan memungkinkan Anda untuk terus mengoptimalkan kinerja sistem telepon bisnis virtual Anda dari waktu ke waktu, memastikan pengalaman positif bagi penelepon dan karyawan.

Tetap sadar akan kemajuan di bidang teknologi sangat penting untuk mengikuti kemajuan dan melakukan peningkatan lebih lanjut sesuai kebutuhan.

Sumber: Shutterstock

Sebagai seorang profesional, penjadwalan panggilan bisnis sangat penting untuk pekerjaan Anda. Berikut adalah beberapa tip untuk membantu Anda menguasai tugas dengan sukses.

5 Langkah Sukses Menjadwalkan Semua Panggilan Bisnis

1. Identifikasi peserta dan ketersediaan
2. Pilih waktu terbaik
3. Gunakan aplikasi kalender atau aplikasi penjadwal rapat
4. Mengirim undangan
5. Hormati batasan pribadi

1. Identifikasi peserta dan ketersediaan

Anda dapat menggunakan perangkat lunak penjadwalan atau alat integrasi kalender untuk mempermudah proses ini.

Sebelum menjadwalkan panggilan, identifikasi semua peserta dan ketersediaannya. Ini akan membantu Anda menemukan waktu yang cocok untuk semua orang yang terlibat.

2. Pilih waktu terbaik

Waktu terbaik untuk melakukan panggilan bisnis adalah antara pukul 09.00 dan 17.00 dalam zona waktu lokal penerima Anda.

Namun, itu dapat bervariasi tergantung pada preferensi individu dan jadwal kerja. Pertimbangkan untuk menggunakan konverter zona waktu saat menjadwalkan panggilan internasional.

3. Gunakan aplikasi kalender atau aplikasi penjadwal rapat

Anda dapat menjadwalkan panggilan dengan menggunakan aplikasi kalender seperti Google Kalender atau Microsoft Outlook untuk membuat acara dengan tanggal dan waktu tertentu.

Anda juga dapat menggunakan aplikasi penjadwal rapat khusus, yang membantu mengotomatiskan pencarian waktu yang nyaman bagi semua peserta.

4. Kirim undangan

Setelah Anda mengidentifikasi peserta dan memilih waktu yang sesuai, kirimkan undangan dengan informasi tanggal, waktu, dan telepon untuk memastikan bahwa semua pihak mendapat informasi.

5. Hormati batasan pribadi

Hubungi pelanggan sebelum pukul 08.00 di zona waktu lokal mereka jika mereka telah secara khusus meminta waktu kontak yang lebih awal. Menghormati batasan orang sambil menjaga profesionalisme selama jam kerja sangat penting.

Dengan mengikuti tips ini, Anda dapat menjadwalkan semua panggilan bisnis dengan sukses dan memastikan semua orang mendapat informasi dan tersedia. Selamat menelepon!

Kesimpulan

Kesimpulannya, menjadwalkan semua panggilan bisnis dengan sukses mengharuskan Anda untuk memahami kebutuhan bisnis Anda secara menyeluruh, memilih sistem telepon virtual yang tepat, mengaturnya dengan benar, dan memanfaatkan alat otomasi untuk merampingkan proses penjadwalan.

Pastikan untuk memantau kinerja dari waktu ke waktu untuk melakukan penyesuaian dan mengoptimalkan efisiensi.

Di Layanan Pesan, kami menawarkan sistem telepon virtual yang andal dan terjangkau dengan fitur-fitur seperti penjadwalan dan pengingat otomatis.

Mendaftar untuk sistem telepon virtual Messaging Service hari ini untuk meningkatkan proses komunikasi bisnis Anda tidak seperti sebelumnya!