Bagaimana Memanfaatkan Intelijen Bisnis Finansial? (Non-) Manfaat Jelas Terungkap

Apa yang dimiliki departemen keuangan dalam kelimpahan, adalah data. Itu datang dari mana-mana: spreadsheet, faktur, entri jurnal, dan yang lainnya. Harta karun yang nyata, bukan? Sayangnya, banyak data dengan sendirinya tidak menjamin bahwa Anda akan dapat membuka semua potensi tersembunyinya. Forrester melaporkan bahwa hingga 73% data perusahaan tidak digunakan untuk analitik. Jadi apa yang bisa dilakukan untuk mengubah status quo? Intelijen Bisnis Keuangan menjawab kebutuhan para pemimpin keuangan untuk pemodelan dinamis, analisis data holistik, dan perencanaan yang akurat.

Apa yang salah dengan spreadsheet?

Banyak CFO masih belum siap untuk menukar Excel dengan alat BI di bidang keuangan, dipandu oleh logika untuk tidak menyentuh sistem yang sudah berfungsi. Tapi apakah itu? Spreadsheet telah digunakan untuk menyimpan catatan dan melakukan analisis data begitu lama sehingga bahkan tidak dipertanyakan apakah itu layak atau tidak.

Namun, ada banyak alasan mengapa Anda tidak perlu lagi mengandalkan solusi yang tumbuh lumut dan mempertimbangkan untuk memanfaatkan alternatif baru.

Salah satu alasan utama untuk ini adalah kerentanan terhadap kesalahan manusia. Menurut berbagai penelitian, 9 dari 10 spreadsheet mengandung kesalahan, Ini tidak mengherankan sama sekali, mengingat entri data manual. Bahkan sesuatu yang kecil seperti titik desimal yang salah tempat dapat menyebabkan distorsi akuntansi yang besar.

Masalah lain dengan spreadsheet adalah bahwa mereka memberikan tampilan data statis, sehingga menempatkan mereka untuk bekerja di proses yang kompleks dan dinamis adalah ide yang sangat tidak berguna. Visi bisnis yang holistik tidak dapat masuk ke dalam laporan keuangan kering dan laporan akhir bulan – menerjemahkannya menjadi wawasan adalah pekerjaan yang menyakitkan.

Perubahan konstan dalam lanskap keuangan membuat bisnis tidak punya pilihan selain menilai perubahan ini dengan cepat dan menindaklanjutinya. Dalam kondisi ini, mengabaikan banyak data yang tersimpan dalam sistem perusahaan Anda bukan hanya tidak bijaksana tetapi juga dapat menghancurkan. Pertanyaannya adalah dapatkah Anda memanfaatkan data yang terkunci di dalam spreadsheet? Membaca sekilas ratusan halaman laporan tradisional bukanlah cara yang baik untuk mendapatkan kendali atas nomor Anda.

Selain itu, penghitungan angka secara manual membutuhkan terlalu banyak waktu, yang, bersama dengan menyita waktu berharga karyawan Anda, menyebabkan ketidakmampuan untuk membuat keputusan yang tepat dengan cepat.

Karyawan mungkin menghabiskan 3-5 hari sebulan untuk mengisi beberapa lembar kerja Excel yang gila. Dan kemudian, ada versi, yang, setelah mengubah satu digit atau memindahkan file kerja ke folder bersama lainnya, atau setelah berbagi file presentasi akhir dengan beberapa tautan ke file kerja, melibatkan menjalankan selusin file lain untuk memastikan semuanya cocok. Tetapi bagaimana jika spesifikasi bisnis Anda mengharuskan Anda untuk membuat keputusan yang tepat lebih sering daripada setiap bulan atau bahkan setiap minggu? Pada saat yang sama, tidak ada yang kebal terhadap force majeure, yang tidak dijadwalkan dan memerlukan tindakan segera.

— Maxim Hayan, Mitra Bisnis Keuangan

Terakhir, spreadsheet tidak berkorelasi dengan proses perencanaan sehingga menyulitkan kantor keuangan untuk mendapatkan perspektif yang jelas tentang situasi saat ini dan untuk mengambil tindakan berwawasan ke depan.

Melakukan rencana vs analisis aktual, menghitung varians, mengekstrapolasi data – semua ini sangat menantang untuk dilakukan di Excel. Cukup untuk mengubah detail sekecil apa pun agar semuanya runtuh seketika. Selain itu, ini sangat tidak nyaman. Jika Anda menggunakan tabel Pivot, tabel tersebut cenderung tumpang tindih, jadi sulit membayangkan seperti apa sebenarnya tampilannya. Tidak heran menambahkan data untuk analisis baru atau periode pelaporan dalam file Excel dan menyempurnakan semua tabel dan bagan Pivot menjadi sangat mengecewakan.

— Maxim Hayan, Mitra Bisnis Keuangan

Penjelasan di atas mengapa spreadsheet menghambat pekerjaan departemen keuangan sudah cukup untuk bersandar pada BI di bidang keuangan. Teknologi ini mampu melakukan hal-hal yang luar biasa. Teruslah membaca untuk mengetahui lebih lanjut tentang bagaimana hal itu mendorong tugas keuangan dan akuntansi dan apa sebenarnya yang membuat Business Intelligence begitu menarik untuk layanan keuangan.

Di balik gambar-gambar cantik: pandangan mendetail tentang manfaat Intelijen Bisnis finansial

Ada pendapat bahwa BI adalah cara pertama dan utama untuk menyajikan data. Namun, visualisasi yang luar biasa jauh dari semua yang dapat ditawarkan oleh Business Intelligence finansial. Untuk membuatnya lebih jelas, visual hanyalah fitur yang bagus untuk dimiliki dibandingkan dengan jenis nilai lain yang dibawa teknologi ini ke organisasi Anda.

Jika itu hanya masalah visualisasi, itu tidak akan menjadi masalah sama sekali. Misalnya, kemampuan pemodelan Excel memungkinkan penyajian bagan dan grafik juga. Namun, dibandingkan dengan aplikasi Business Intelligence di bidang keuangan, batasannya, seperti pembatasan ukuran data, fungsi kolaboratif yang buruk, dan lainnya, cukup signifikan.

Apa yang diinginkan oleh departemen keuangan adalah sesuatu yang lebih cepat, sesuatu yang 'klik tombol' untuk mendapatkan pembaruan dalam waktu singkat, seperti alat BI untuk keuangan.

1. Keterlibatan pemangku kepentingan yang mendalam

Keunggulan layanan keuangan BI yang tiada tara adalah menyediakan keterlibatan pemangku kepentingan yang tulus dalam “proses” tersebut, yaitu perencanaan jangka panjang, penganggaran, peramalan, dan perbandingan dengan kenyataan. Misalnya, jika manajer cabang memiliki pemahaman yang jelas antara input (indeks tertentu, rencana volume penjualan, dll.) dan output, ini memungkinkan percakapan yang lebih efektif di dalam departemen. Dengan alat BI swalayan, seperti Power BI, Tableau, atau Qlik, pertanyaan yang muncul dalam rapat ditangani dan dijawab segera — tidak perlu kembali ke analis untuk menyiapkan laporan lain dan menunda diskusi hingga waktu berikutnya.

Selain itu, akses ke solusi BI melalui perangkat seluler dan tablet juga meningkatkan keterlibatan pemangku kepentingan – membuat analisis data lebih mudah diakses; kapan saja, di mana saja.

2. Waktu yang dihemat. banyak itu

Sudah lama berlalu ketika perusahaan tidak memiliki alternatif lain selain menggunakan beberapa file Excel, mencocokkan dan memfilternya secara manual untuk mendapatkan gambaran data yang komprehensif. Sekarang, alternatifnya ada di sini dan Business Intelligence di bidang keuangan, yang menyediakan persiapan laporan yang jauh lebih cepat. Alih-alih hampir seminggu untuk mengumpulkan data, dibutuhkan tidak lebih dari secangkir kopi santai dan membebaskan beberapa hari penuh untuk pekerjaan intelektual.

Pasangan itu dengan fakta bahwa ada beberapa bisnis di mana Anda tidak bisa menunggu sampai akhir bulan untuk membuat keputusan. Misalnya, jika Anda berurusan dengan barang-barang konsumen yang bergerak cepat, untuk bertahan hidup, Anda harus terus memantau denyut nadi dan mengawasi pesaing Anda. Jika tidak, analitik Anda tidak ada gunanya.

BI memungkinkan Anda melihat dan dengan cepat memahami data operasional seperti, katakanlah, hasil kampanye pemasaran. Kontribusinya ternyata dua kali lipat dari investasi? Sempurna! Yang harus Anda lakukan adalah menganalisis dengan tepat apa yang menyebabkan ini dan bergerak maju ke arah yang sama. Sedangkan kampanye in-the-red berfungsi sebagai tanda yang jelas untuk mengubah strategi atau, setidaknya, melakukan beberapa penyesuaian. Ada juga hal-hal seperti melacak barang-barang laris, atau barang-barang dengan margin rendah. Sulit untuk melakukan ini di Excel, terutama jika Anda memiliki sepuluh, lima belas, atau dua puluh ribu posisi dalam bermacam-macam.

— Maxim Hayan, Mitra Bisnis Keuangan

3. Lokasi konsolidasi untuk data Anda

Bayangkan, berapa banyak nilai yang dapat dihasilkan oleh departemen keuangan dengan menganalisis data dan menawarkan solusi, daripada menghabiskan waktu ribuan tahun untuk mencari informasi tentang operasi, rantai pasokan, SDM, pengadaan, penjualan, dan, apa saja. Berkat sistem BI skala penuh, data dari seluruh perusahaan dan di luarnya – berbicara tentang Big Data – dikumpulkan di satu tempat.

Ada perusahaan yang harus menarik data dari seluruh rangkaian sistem yang berbeda, yang dengan sendirinya menyusahkan, belum lagi beberapa sistem ini mungkin sudah ketinggalan zaman. Rekayasa ulang lengkap perangkat lunak lama akan memakan waktu bertahun-tahun dan menghabiskan biaya jutaan. Jadi bekerja dengan data ditangani dengan cara apa pun yang memungkinkan: seseorang menggunakan FTP untuk mentransfer file, yang lain mengunggah file CSV ke folder tertentu… Tetapi bagaimana jika folder diubah atau tim TI mem-boot ulang server? Tidak heran outputnya kacau. Sementara itu, sistem BI yang dirancang dengan baik dan lengkap membantu mengatur data ini dengan benar dengan gudang data atau danau data dan proses ETL di satu tempat.

— Maxim Hayan, Mitra Bisnis Keuangan

Dengan Business Intelligence untuk departemen keuangan, karyawan mendapatkan kemampuan untuk dengan cepat memasukkan data baru ke dalam gudang data dan berinteraksi dengan semua informasi yang diperlukan di satu lokasi tanpa harus mencari data tambahan. Bayangkan, Anda dapat memiliki semua sumber yang berbeda seperti web, SQL Server, Excel, dan file datar disalurkan ke dalam solusi pra-konfigurasi, di mana data ini disimpan, diproses, dan divisualisasikan.

Tidak perlu lagi menyulap lusinan tab terbuka dan laporan terpisah untuk menceritakan sebuah kisah. Data apa pun yang ingin Anda kumpulkan, perangkat lunak BI memungkinkan Anda melakukannya tanpa hambatan. Untuk lebih jelasnya, itu hanya cukup untuk menelusuri laporan sumber.

4. Kemandirian

Masalahnya mungkin bahkan tidak menyatukan data dari sumber yang berbeda. Anda mungkin memiliki gudang data dan tim pengembangan internal yang didedikasikan untuk membantu pengguna dengan pelaporan manajerial. Tapi itu tetap tidak akan membuat Anda keluar dari semua lingkaran neraka TI perusahaan sambil menyusun kerangka acuan sebanyak yang diperlukan untuk kebutuhan Anda untuk dipahami, dan Anda mungkin masih berakhir dengan sesuatu yang tidak' t bekerja sepenuhnya. BI di bidang keuangan, di sisi lain, membantu Anda membuka potensi penuh data Anda – jenis yang tidak pernah Anda ketahui sebelumnya – tanpa melibatkan departemen TI.

5. Manajemen keuangan yang efektif

Dengan menyediakan analitik bisnis keuangan yang kuat yang dikemas dalam dasbor, BI membuat pengelolaan keuangan lebih efisien di semua lini.

• Manajemen arus kas

Arus kas sangat penting dalam kondisi tidak ideal di mana bisnis saat ini harus berfungsi – ketika satu krisis diikuti oleh krisis lainnya. Beberapa klien meminta jangka waktu yang diperpanjang, dan yang lain hanya memperlambat pembayaran… Dengan BI, Anda akan memiliki visibilitas ke arus kas Anda dan membuat perkiraan yang akurat untuk meningkatkan kesehatannya.

Seringkali, perusahaan bangkrut bukan karena tidak menguntungkan, tetapi karena defisit kas. Manajemen arus kas adalah prioritas utama untuk CFO mana pun. Dengan cara ini, semua bisnis yang bekerja sesuai pesanan dan di mana siklus produksinya cukup panjang tidak mungkin dapat melakukannya tanpa layanan keuangan BI.

— Maxim Hayan, Mitra Bisnis Keuangan

Misalnya, dengan laporan Ikhtisar Kas di Power BI, Anda akan memahami arus masuk dan arus keluar dalam mata uang sistem, total saldo dan saldo bank oleh badan hukum, saldo aktual vs perkiraan hari ini, dan banyak lagi. Sementara itu, peramalan arus kas itu sendiri memungkinkan Anda untuk masuk ke lebih detail dan mendapatkan ringkasan perkiraan harian.

• Menajemen pendapatan

Pertanyaan mission-critical seperti apa, kapan, dan siapa yang harus dijual serta berapa harga yang harus ditetapkan dapat dijawab dengan lebih mudah dan akurat ketika data dikumpulkan, diinterpretasikan, dan divisualisasikan oleh sistem BI keuangan.

Business Intelligence menawarkan analisis harga, inventaris, kampanye promosi, dan peluncuran produk 360 derajat. Manajemen pendapatan yang digerakkan oleh BI membantu bisnis dari beragam industri tetap menyala dan mencapai target profitabilitas. Ambil contoh, jaringan hotel yang menggunakan BI untuk menentukan tarif kamar yang optimal, memperkirakan reservasi, kebutuhan staf, tingkat inventaris, dan sumber daya lainnya untuk menghindari masalah dengan pengadaan dan penempatan staf selama musim sepi dan musim ramai.

• Manajemen biaya

Untuk organisasi mana pun yang ingin bertahan dalam bisnis, penting untuk membayar tagihan tepat waktu, yang tidak dapat dilakukan tanpa manajemen pengeluaran yang tepat. Tapi apa yang membuatnya begitu? BI, antara lain, dirancang untuk melacak pengeluaran perusahaan. Ini memungkinkan bisnis untuk mengganti tumpukan tanda terima dan spreadsheet dengan dasbor yang berwawasan luas untuk mendapatkan pandangan menyeluruh tentang pengeluaran staf, memastikan kepatuhan terhadap kebijakan pengeluaran, dan melacak tren T&E.

Keputusan untuk menggunakan perangkat lunak khusus untuk mengelola biaya perusahaan menjadi lebih efektif jika didukung dengan dasbor terjadwal dan pengiriman email laporan. Taktik ini membantu manajer mengawasi karyawan mereka, mengatur peringatan dan pemberitahuan untuk mengelola pengeluaran secara tepat waktu, dan menghubungkan alat BI ke sistem pengeluaran, penagihan, dan reservasi perjalanan online organisasi Anda.

6. Peramalan yang akurat

Berkat aplikasi Business Intelligence di bidang keuangan, Anda dapat menyatukan rencana dan fakta pada satu tingkat logika bisnis, dalam satu alat. Dan jika alat ini juga mampu menunjukkan apa yang terdiri dari fakta dan mengapa seperti itu; itu tak ternilai harganya.

Katakanlah Anda menyiapkan unit bisnis, jadi Anda harus membeli lisensi SAP tambahan, atau situs produksi baru ditambahkan, yang memerlukan infrastruktur tambahan. Setelah beberapa saat, semuanya menjadi terlupakan – Anda tentu saja dapat menggali presentasi anggaran untuk periode yang diperlukan, tetapi jauh lebih nyaman, andal, dan lebih cepat hanya dengan mengklik sel dengan nomor, di mana akan ada catatan dengan nama orang yang menambahkannya dan tanggal pembuatannya.

Jika rencana berbeda dari fakta, Anda dapat melakukan penelusuran untuk melihat perbedaan yang disebabkan. Data menjadi tersedia: Anda dapat melakukan sintesis dan analisis tanpa harus mencari beberapa email, menelusuri tabel, atau memanggil pengontrol.

7. Pelaporan sempurna

Tugas manual yang ceroboh untuk menyalin dan menempelkan angka rawan kesalahan dan dapat merusak kepercayaan pada data keuangan Anda. Untungnya, semua pekerjaan berat ini dapat dilakukan untuk Anda oleh Business Intelligence finansial. Memanfaatkan perangkat lunak BI untuk akses data langsung dan otomatisasi laporan menghemat waktu, uang, dan, yang terpenting, reputasi sebagai spesialis, yang “membutuhkan waktu puluhan tahun untuk membangun dan lima menit untuk hilang”.

Selain itu, BI meningkatkan kredibilitas data dengan membedakan antara data yang baik dan yang buruk. Analisis yang tepat hanya mungkin jika data memiliki kualitas yang layak. Itu sebabnya tidak cukup hanya mengumpulkan informasi. Proses ETL, yang merupakan inti dari sistem BI, dirancang untuk memastikan kualitas data yang baik di gudang melalui standarisasi dan penghapusan duplikat.

Selain itu, kesehatan data dapat dijaga dengan melakukan audit rutin atau bekerja sama dengan pakar data andal yang tahu persis langkah apa yang harus diambil untuk mengoptimalkan kualitas data.

8. Visibilitas seluruh organisasi

Yang paling dibutuhkan CFO adalah toko serba ada untuk semua informasi keuangan. Berbekal data pelacakan dasbor yang dikalibrasi di seluruh perusahaan, C-suite dapat menelusuri pelaporan untuk menemukan jawaban atas pertanyaan terkait keuangan. Bagaimana biaya produksi unit serupa di perusahaan yang berbeda dibandingkan? Apakah volume produksi kami berbeda dengan periode yang sama tahun lalu? Apa pendorong varians? Bagaimana kinerja kami sesuai dengan perkiraan dan anggaran? Apa saja item yang bergerak lambat yang harus dipotong dari rantai pasokan? Omong-omong, BI melakukan pekerjaan yang bagus untuk mencakup bagian bisnis itu.

Sekarang, menjawab pertanyaan-pertanyaan ini adalah permainan anak-anak. Dan, selain itu, menjadi lebih mudah untuk menjelaskan korelasi antara angka-angka tersebut kepada pekerja non-keuangan.

— Nastassia Naruta, Pengendali Keuangan untuk produsen peralatan rumah tangga premium yang berbasis di Jerman

9. Data habis pakai

Analisis bisnis keuangan tidak pernah sejernih kristal yang dibuat oleh teknologi BI. Pola dan tren tersembunyi, koneksi yang tidak jelas, peluang yang tidak terlihat, dan ancaman yang diremehkan – semuanya muncul ke permukaan secara instan saat tercermin di dasbor. Selain menyajikan konsep kompleks dalam format yang mudah dicerna, visualisasi data yang kuat mendemokratisasikan data dan mengomunikasikan wawasan ke seluruh organisasi dengan menentukan mengapa kinerjanya dengan cara tertentu dan apa yang dapat Anda lakukan untuk meningkatkan angka.

Dengan cara ini, alat BI untuk keuangan merupakan konstituen yang sangat diperlukan dari setiap perusahaan modern untuk menganalisis KPI keuangan terhadap kinerja bisnis dan menyajikan pandangan dinamis tren pemasaran, minat produk, dan sentimen pelanggan untuk menyoroti peluang strategis masa depan.

Bagaimana tampilan Business Intelligence untuk departemen keuangan? Ikhtisar contoh dasbor

Setelah mengalami transformasi, data dapat dikelompokkan sesuai dengan paket laporan yang dibuat sebelumnya, seperti dasbor CFO, Briefing acara, Benchmarking, dll. Di bawah ini kami telah menyiapkan contoh dasbor kinerja Keuangan, yang merangkum 10 KPI paling relevan pada satu layar.

Baris atas menunjukkan laba, penjualan, kuantitas yang terjual, dan jumlah pesanan pada tahun berjalan dibandingkan tahun sebelumnya. Baris kedua menggambarkan keuntungan dan penjualan berdasarkan kategori, sedangkan baris ketiga menampilkan penjualan berdasarkan margin, serta keuntungan dan margin dari berbagai subkategori barang.

Untuk melihat lebih dekat dan mendapatkan pemahaman yang lebih baik, pengguna dapat menelusuri data dengan mengklik area yang relevan, seperti penjualan. Tindakan ini menampilkan laporan spesifik yang menunjukkan detail terperinci untuk KPI dan driver. Laporan langsung terbuka dan memberikan analisis akar penyebab dari informasi yang ditampilkan di dasbor.

Bukan hanya kepala keuangan yang bisa mendapatkan keuntungan dari dashboard ini. Spesialis lain dengan departemen keuangan (misalnya pengontrol keuangan) dapat memanfaatkan mereka untuk mendapatkan wawasan di bidang fokus mereka.

Solusi BI juga dapat dilengkapi dengan teknologi AI untuk menganalisis data lebih lanjut dan berhasil dalam analisis preskriptif.

Mulailah dengan layanan keuangan BI

Semua manfaat yang diberikan Business Intelligence finansial kepada organisasi, pada kenyataannya, dapat digabungkan menjadi satu – keunggulan kompetitif. Mampu mengotomatiskan pemrosesan angka, menyimpan, dan memproses data di satu tempat, dan menyajikannya dalam format yang dapat dipahami oleh semua pemangku kepentingan, Anda menghemat banyak waktu untuk analisis mendalam dan holistik dan memastikan pengambilan keputusan lebih didorong oleh data. daripada oleh perasaan. Dan ini tentu akan membuat Anda merasa lebih nyaman di pasar dan bertindak dengan percaya diri, sementara mereka yang enggan merangkul kekuatan teknologi akan menjadi buta.

Artikel ini awalnya diterbitkan di sini.