Panduan Mudah untuk Perencanaan Acara dengan Template yang Dapat Diedit Secara Instan

Organisasi acara bisa menjadi tugas yang membosankan jika Anda tidak memiliki rencana yang tepat. Semakin besar acaranya, semakin banyak detail yang harus Anda perhatikan saat merencanakannya, dan semakin banyak tantangan yang harus Anda atasi.

Dalam posting ini, kami akan memberi tahu Anda cara merencanakan acara dengan cara yang mudah. Untuk membuatnya lebih sederhana bagi Anda, kami juga telah menambahkan template. Anda dapat langsung mengeditnya dan memulai proyek Anda.

Bagaimana Merencanakan Acara

Dari fase pra-perencanaan hingga hari acara, ada banyak hal yang harus diatur dan dipantau.

Ikuti langkah-langkah perencanaan acara di bawah ini untuk menghemat waktu dan anggaran Anda saat mengatur acara yang sukses.

Buat Daftar Periksa Perencanaan Acara

Daftar periksa dapat membuat perbedaan besar dalam merencanakan suatu acara.

Daftar periksa perencanaan acara akan membantu Anda dan tim Anda melacak hal-hal yang perlu mereka tangani dan melaksanakannya dengan sempurna.

Berikut ini adalah template checklist perencanaan acara dalam bentuk mind map. Anda dapat menyesuaikannya sesuai dengan acara Anda dan mengundang tim Anda untuk berkolaborasi dalam waktu nyata juga.

Tetapkan Tujuan untuk Acara

Menetapkan tujuan acara Anda adalah salah satu hal pertama yang perlu Anda lakukan ketika merencanakan sebuah acara. Tujuan bisa beragam; pendapatan, perhatian media, penggalangan dana, jumlah peserta, peluncuran produk baru, dll.

Tentukan tujuan acara Anda atau apa yang ingin Anda capai dengannya. Dan pastikan tujuan yang Anda tetapkan sesuai dengan kriteria SMART, atau dengan kata lain Specific, Measurable, Attainable, Realistic dan Timely.

Atur Tim Anda

Bentuk tim yang kompeten yang dapat membantu Anda mencapai tujuan yang telah Anda tetapkan dan Anda dapat mendelegasikan pekerjaan Anda tanpa berpikir dua kali.

Bagan organisasi seperti di bawah ini dapat membantu Anda memperjelas peran dan tanggung jawab serta hubungan pelaporan di antara anggota tim.

Saat Anda menetapkan tanggung jawab masing-masing anggota, penting juga untuk mencari cara untuk berkomunikasi dengan mereka (yaitu perangkat lunak obrolan, email, dll.) selama proses perencanaan. Dan jangan lupa untuk mengadakan rapat komite secara berkala untuk membahas kemajuan perencanaan dan masalah apa pun.

Buat garis waktu perencanaan acara untuk menyoroti tugas individu yang harus Anda selesaikan dan tenggat waktu yang relevan. Ini akan membantu tim Anda melacak berbagai hal.

Tetapkan Anggaran Anda

Sebelum mulai merencanakan, Anda perlu mempertimbangkan anggaran Anda dan melihat apakah kebutuhan perencanaan acara Anda selaras dengannya.

Berikut ini adalah area utama yang perlu Anda alokasikan uang (tetapkan biaya realistis untuk setiap item) saat menetapkan anggaran. Beberapa item ini mungkin tidak memiliki biaya tetap, tetapi penting untuk membuat perkiraan kasar untuk memutuskan apakah Anda benar-benar mampu membelinya.

• Tempat – Ini dapat mencakup pembayaran yang harus Anda lakukan untuk sewa aula/kamar, uang jaminan, parkir, dll.
• Staf – Pertimbangkan anggaran yang harus Anda alokasikan untuk makan, transportasi, dan penginapan staf, terutama jika acaranya di luar kota.
• Makanan dan minuman: makanan dan air adalah barang-barang penting yang Anda butuhkan untuk acara tersebut. Pertimbangkan beberapa pilihan katering sampai Anda menemukan satu yang sesuai dengan kebutuhan dan anggaran Anda.
• Hiburan – Apakah Anda memerlukan musisi, DJ, atau pembicara? Alokasikan uang untuk mereka serta biaya transportasi dan perumahan yang terkait.
• Dekorasi – Jika Anda akan mendekorasi aula atau panggung acara dengan bunga, lampu, dll. Anda perlu memperkirakan biayanya juga.
• Pemasaran – Ini harus mencakup uang yang harus Anda keluarkan untuk upaya Anda memasarkan acara Anda, baik itu untuk iklan Facebook atau poster dan pamflet.
• A/V – Ini termasuk semua peralatan seperti mikrofon, speaker, WiFi, kabel, proyektor, dll.

Undang anggota tim yang bertanggung jawab atas area yang berbeda untuk melengkapi bagan dengan biaya yang relevan.

Tetapkan Tanggal dan Pesan Tempat Anda

Anda mungkin memiliki tanggal yang telah ditentukan sebelumnya jika itu adalah acara yang berulang. Namun, jika terserah Anda, berikut beberapa hal yang perlu Anda perhatikan.

• Apakah Anda memiliki cukup waktu untuk merencanakan sebelum hari acara?
• Lewati hari libur seperti hari raya keagamaan atau undang-undang
• Periksa apakah jadwal peserta kunci gratis pada hari itu
• Tergantung pada tempat dan jenis acara, pertimbangkan cuaca
• Dan untuk berjaga-jaga, pilih kencan terbaik kedua

Setelah Anda memilih tanggal, mulailah mencari tempat yang sesuai dengan kebutuhan Anda. Di sini juga Anda perlu mempertimbangkan

• Apakah itu tersedia pada tanggal dan seberapa jauh Anda perlu memesannya
• Kebijakan pembayaran, pengembalian uang, dan pembatalan mereka
• Apakah itu sesuai dengan jenis acara yang Anda rencanakan
• Apakah venue menyediakan peralatan A/V, WiFi?
• Pengaturan tempat duduk dan kebutuhan parkir Anda

Identifikasi Mitra dan Sponsor

Organisasi komunitas dan sponsor perusahaan dapat membantu memangkas biaya, menemukan lebih banyak peluang iklan, memperluas audiens Anda, dan membantu Anda merencanakan acara. Dan ketika Anda mencari mitra, Anda perlu memastikan bahwa visi mereka melengkapi visi Anda.

Pasarkan Acara Anda

Ada berbagai cara untuk memasarkan acara Anda. Bergantung pada cara terbaik untuk menjangkau audiens target Anda, Anda dapat memanfaatkan pemasaran email, selebaran, media sosial, TV, radio atau undangan, dll.

Siapkan materi pemasaran Anda sesuai anggaran Anda. Ini dapat mencakup logo, spanduk, poster, selebaran, undangan, buletin, dll.

Persiapan Akhir

Acara Anda tinggal beberapa hari lagi dan ada beberapa hal lagi yang perlu Anda lakukan untuk menghindari kemunduran.

• Periksa dengan katering Anda dan konfirmasikan menu, presentasi makanan dan detail penyajian, dll.
• Pastikan tempat sudah siap untuk diatur pada tanggal dan waktu yang Anda pesan
• Periksa semua peralatan lain yang Anda butuhkan untuk acara tersebut. Jangan lupa untuk mengujinya untuk melihat apakah mereka berfungsi saat Anda akhirnya menyiapkannya.
• Buat jadwal acara untuk Anda dan juga tim Anda

• Kirim pengingat kepada peserta, penyaji/pembicara, sponsor, dan mitra

Siap Merencanakan Acara Anda Selanjutnya?

Apakah Anda seorang perencana acara berpengalaman atau pemula, kami berharap langkah-langkah ini akan membantu Anda (kembali) mengatur proses Anda secara efektif. Siapkan alat yang tepat dan tim yang tepat dan Anda siap melakukannya. Pastikan untuk menggunakan template perencanaan acara kami saat Anda merencanakan acara berikutnya.

Punya tips perencanaan acara untuk dibagikan kepada kami? Beri tahu kami di bagian komentar di bawah.