Bagaimana mempersiapkan rencana kontinjensi proyek yang sukses? | #21 Memulai manajemen proyek

Bagaimana cara menyiapkan rencana darurat? Yang terbaik adalah mengambil pendekatan langkah demi langkah saat meletakkannya. Dengan cara ini, saat krisis datang, Anda dapat dengan tenang meraih folder yang digambarkan sebagai "Rencana B".

Rencana darurat proyek – daftar isi:

1. Perkenalan
2. Kapan sebaiknya mengubah rencana implementasi proyek?
3. Rencana B: untuk peluang dan ancaman
4. Bagaimana cara menyiapkan rencana darurat?
5. Ringkasan

Perkenalan

Rencana darurat proyek dibuat berdasarkan analisis area risiko. Tujuannya adalah untuk meminimalkan kerugian ketika segala sesuatunya tidak berjalan sesuai rencana dan juga memanfaatkan peluang tak terduga yang muncul di sepanjang jalan. Dengan kata lain, contingency plan berfungsi untuk mengoptimalkan cara merespon risiko.

Itu dapat mencakup gagasan untuk menanggapi keadaan darurat atau ketika peluang pertumbuhan yang tidak terduga muncul. Misalnya, mungkin termasuk gagasan untuk mendapatkan pembiayaan tambahan jika anggaran terlampaui atau muncul investor yang menjanjikan. Rencana darurat juga dapat menunjukkan opsi untuk menugaskan kembali tanggung jawab dalam tim jika spesialis kunci tiba-tiba tidak ada atau kemungkinan mempekerjakan orang tambahan. Penyusunan rencana darurat juga memungkinkan Anda menentukan kondisi yang menentukan situasi pasar di mana seluruh proyek harus segera dihentikan. Tetapi kapan keputusan dibuat untuk mengimplementasikan Rencana B? Dan bagaimana cara membuat rencana darurat untuk mempersiapkan skenario yang paling mungkin terjadi?

Kapan sebaiknya mengubah rencana implementasi proyek?

Risiko menyertai pelaksanaan proyek apa pun. Itu harus dinilai pada tahap inisiasi dan kemudian dipantau sepanjang durasinya. Menurut PMBOK, yang paling efektif adalah menanggapi perubahan secara proaktif, yaitu menyesuaikan tindakan dengan kondisi sebelum risiko mencapai titik kritis dan menerima risiko pada tingkat tertentu dan menahan diri untuk tidak menghindarinya dengan cara apa pun.

Pelaksanaan rencana darurat harus bergantung pada beberapa faktor. Pertama dan terutama, tanggapannya harus:

• memadai untuk tingkat ancaman – yaitu, kami tidak mengganggu proyek karena Manajer Proyek kedinginan,
• realistis – yaitu, dengan mempertimbangkan konteks munculnya ancaman, misalnya, jika harga bahan baku naik dengan cepat di seluruh negeri, kami tidak meluangkan waktu untuk mencari pemasok yang lebih murah,
• diambil secara sadar oleh seseorang yang akan memikul tanggung jawabnya terlebih dahulu, setelah mempertimbangkan berbagai pilihan tanggapan.

Sangat sering, rencana darurat memungkinkan situasi dengan cepat dikendalikan. Dengan cara yang dirancang dengan baik untuk merespons kejadian tak terduga, proyek dapat kembali ke jalur implementasi normal. Namun, terkadang penerapan rencana kontinjensi melibatkan pembentukan kembali area-area penting dari proyek.

Rencana B: untuk peluang dan ancaman

Jenis risiko apa yang harus mendapat perhatian khusus? Rencana implementasi proyek layak diubah dalam dua kasus: ketika itu akan membantu menghindari bencana atau mencapai hasil yang jauh lebih baik. Mengubah rencana saat risiko meningkat biasanya disertai dengan masalah seperti:

• menunda pelaksanaan proyek,
• kelebihan anggaran,
• masalah dan kegagalan teknis,
• masalah tim,
• hilangnya kepercayaan pemangku kepentingan.

Sebaliknya, peluang yang mendorong perpindahan ke Rencana B termasuk, namun tidak terbatas pada:

• peluang teknologi baru,
• surplus anggaran,
• efisiensi kerja tim yang lebih tinggi dari yang diharapkan,
• peningkatan permintaan yang tiba-tiba untuk produk atau layanan yang ditargetkan oleh proyek.

Bagaimana cara menyiapkan rencana darurat?

Kita harus menyusun rencana darurat secara paralel dengan rencana proyek yang ingin kita terapkan. Dengan menganalisis tonggak yang diperlukan untuk mencapai tujuan proyek, lebih mudah membayangkan kemungkinan dan risiko yang mungkin menyertai tindakan tertentu.

Rencana darurat yang baik memperhitungkan risiko dengan probabilitas kejadian tertinggi. Ini karena tidak mungkin mempersiapkan semua situasi, dan tidak efisien untuk membuat rencana tindakan jika terjadi serangan oleh peradaban alien.

Namun, Manajer Proyek yang berpengalaman dapat mengantisipasi area risiko yang paling mungkin terjadi. Misalnya, dalam proyek membangun perangkat lunak untuk klien, risiko utama akan menyangkut perubahan persyaratan. Dan untuk keadaan seperti itulah kita harus menyiapkan rencana. Misalnya, kita perlu mengasumsikan sebelumnya dan menulis ke dalam kontrak kriteria penerimaan yang terdefinisi dengan baik serta persyaratan yang harus dipenuhi oleh produk jadi, bersama dengan metodologi tangkas yang diadopsi dengan mempertimbangkan jenis proyek ini.

Meskipun setiap proyek memerlukan perlakuan individual, ada baiknya mengingat beberapa prinsip untuk menyiapkan rencana darurat:

1. Antisipasi risiko. Itu tidak bisa dihindari, jadi lebih baik menghadapinya secara langsung.
2. Persiapkan rencana tindakan terperinci untuk skenario yang paling mungkin terjadi. Sketsa umum tidak akan membantu dalam krisis.
3. Gunakan ancaman sebagai peluang untuk perubahan. Mungkin itu akan membuat proyek lebih sukses dari yang Anda perkirakan.
4. Jangan mencoba menjelaskan semuanya kepada tim. Sebagian besar anggota tim tidak memiliki rencana untuk keseluruhan proyek di kepala mereka, jadi mereka bahkan mungkin tidak menyadari implementasinya. Beri tahu mereka hanya apa yang berhubungan langsung dengan pekerjaan mereka.
5. Bantu tim melewati perubahan. Jika perubahan melibatkan bagaimana proyek diimplementasikan atau bagaimana tim bekerja sama, beri perhatian khusus pada apakah setiap orang terbiasa dengan cara baru dalam melakukan sesuatu.

Ringkasan

Rencana darurat adalah cara untuk secara proaktif menangani risiko dalam suatu proyek. Ini memungkinkan Anda mengurangi kerugian akibat keadaan darurat, seperti pengiriman yang tertunda atau kehilangan pelanggan. Ini juga memungkinkan Anda untuk memanfaatkan peluang yang akan datang yang menawarkan kemungkinan untuk mencapai tujuan proyek lebih cepat atau lebih baik.

Jika Anda menyukai konten kami, bergabunglah dengan komunitas lebah sibuk kami di Facebook, Twitter, LinkedIn, Instagram, YouTube, Pinterest, TikTok.

Pengarang: Caroline Becker

Sebagai Manajer Proyek, Caroline ahli dalam menemukan metode baru untuk merancang alur kerja terbaik dan mengoptimalkan proses. Keterampilan organisasi dan kemampuannya untuk bekerja di bawah tekanan waktu menjadikannya orang terbaik untuk mengubah proyek rumit menjadi kenyataan.

Lihat semua posting

Memulai manajemen proyek:

1. Apa itu proyek?
2. Apa itu manajemen proyek?
3. Bagaimana mengelola proyek?
4. Metode manajemen proyek
5. Jenis proyek
6. 4 contoh proyek
7. Prioritas proyek
8. Area kegiatan proyek
9. Definisi sukses dalam manajemen proyek
10. Mengapa menggunakan perangkat lunak manajemen proyek?
11. Bagaimana memilih perangkat lunak manajemen proyek terbaik?
12. Gambaran umum perangkat lunak manajemen proyek
13. Siklus hidup proyek
14. Untuk apa visi proyek?
15. Tujuan proyek. Apa itu dan bagaimana mendefinisikannya dengan baik?
16. Fase inisiasi proyek - apa yang harus diperhatikan?
17. Domain perencanaan dalam manajemen proyek
18. Apa itu jadwal proyek dan untuk apa?
19. Bagaimana cara menggunakan tonggak dalam suatu proyek?
20. Eksekusi projek
21. Bagaimana mempersiapkan rencana kontinjensi proyek yang sukses?
22. Pentingnya penutupan proyek
23. Kegagalan proyek. 5 alasan mengapa proyek gagal
24. 4P manajemen: proyek, produk, program, dan portofolio
25. Tugas dan tanggung jawab paling penting dari Manajer Proyek
26. Keterampilan manajer proyek yang paling berguna
27. Bagaimana cara menjadi manajer proyek?
28. 5 buku yang harus dibaca setiap manajer proyek
29. Bagaimana cara mengatur tim proyek?
30. Struktur rincian kerja - bagaimana cara mendelegasikan pekerjaan dalam sebuah proyek?
31. Bagaimana cara memimpin tim selama hybrid work?
32. Tantangan yang dihadapi manajer proyek saat bekerja dengan tim
33. Jenis pertemuan proyek
34. Pemantauan proyek. Parameter apa yang harus diperhatikan?
35. Cara menulis yang menarik
36. Bagaimana cara menentukan ruang lingkup proyek dan menghindari creep ruang lingkup?
37. Studi kelayakan – bisakah kita mengimplementasikan proyek ini?
38. Analisis risiko dalam proyek dan alat untuk memfasilitasinya
39. Bagaimana cara membuat piagam proyek?
40. Apa itu daftar pemangku kepentingan?
41. Bagan Gantt dalam perencanaan manajemen proyek
42. Bagaimana cara membuat anggaran proyek?
43. Manajemen waktu dalam proyek
44. Bagaimana cara membuat daftar risiko proyek?
45. Strategi manajemen risiko proyek
46. Pemasaran proyek
47. Sumber dan area perubahan dalam proyek
48. Model perubahan manajemen proyek
49. Apa setelah Agile? Metode dalam manajemen proyek