Cara Mencegah Tumpang Tindih dan Duplikasi Pekerjaan

Kerja tim tentu saja menciptakan mimpi - tetapi tidak ketika tugas tumpang tindih atau duplikat tanpa hasil yang positif. Duplikasi usaha atau tumpang tindih pekerjaan adalah musuh terburuk manajer proyek atau pemimpin karena tidak diarahkan pada tujuan yang tepat. Duplikasi pekerjaan sering menyebabkan kelelahan sumber daya.

Mari kita cari tahu kapan duplikasi benar-benar berfungsi dan jika tidak, lalu bagaimana cara menghindarinya.

Apa itu Duplikasi Usaha?

Sebelum menyelami duplikasi kerja, mari kita telusuri apa arti duplikasi usaha. Sederhananya, duplikasi upaya adalah ketika dua orang atau lebih melakukan upaya yang sama untuk melakukan tugas yang sama. Apakah duplikasi usaha berarti produktivitas berkurang? Kuncinya di sini adalah hasilnya. Jika hasilnya tetap tidak berubah, meskipun ada upaya ganda, maka itu akan menjadi tidak produktif. Namun, ketika Anda mampu menghasilkan hasil yang berbeda melalui duplikasi usaha, maka itu bisa menjadi produktif.

Misalnya, mari kita pertimbangkan skenario di pabrik pembuatan mainan. Seorang pekerja di lini produksi membutuhkan waktu satu jam untuk mengemas 25 kotak mobil mainan. Tambahkan pekerja lain ke baris yang sama. Sekarang Anda memiliki dua pekerja, masing-masing mengemas 25 kotak mobil mainan per jam. Ini memperoleh hasil dari 50 mobil mainan per jam. Dalam hal ini, hasilnya berlipat ganda karena duplikasi usaha; sehingga meningkatkan produktivitas.

Bayangkan departemen pemasaran dari pabrik yang sama sedang melakukan penelitian untuk memperkenalkan mainan baru untuk menargetkan penjualan musiman. Tim produk perusahaan itu mungkin berusaha melakukan hal yang sama, tanpa mengetahui bahwa divisi pemasaran juga melakukan tugas yang sama. Di penghujung hari, Chief Operating Officer berakhir dengan dua laporan untuk tugas yang sama. Di sini, duplikasi upaya telah menyebabkan hasil yang sama. Mungkin ada wawasan yang berbeda pada kedua laporan tetapi jika kedua tim berkolaborasi sejak awal, mereka dapat mengidentifikasi kesamaan dalam upaya mereka dan mendistribusikan pekerjaan di antara satu sama lain untuk menghasilkan laporan yang lebih berwawasan.

Seperti yang Anda lihat, hanya ada garis tipis antara duplikasi usaha dan kerja. Meskipun duplikasi pekerjaan tidak selalu buruk, ketika salah urus, dapat menyebabkan pemborosan waktu dan sumber daya organisasi.

Bagaimana Mencegah Tumpang Tindih dan Duplikasi Pekerjaan?

Sekarang Anda bertanya-tanya, 'bagaimana cara mengatasi duplikasi pekerjaan?'

Langkah pertama adalah dengan hati-hati menganalisis hasil dari setiap upaya yang digandakan, untuk menentukan dampaknya terhadap produktivitas secara keseluruhan. Jika pekerjaan duplikat memaksa anggota tim menjadi kurang produktif, maka Anda perlu mengambil tindakan untuk memastikan bahwa pekerjaan yang tumpang tindih tidak terjadi. Ini lebih mudah untuk memantau di antara tim individu di mana ada manajer atau pemimpin untuk mengawasi pekerjaan setiap anggota tim.

Dalam kebanyakan kasus, duplikasi pekerjaan terjadi dalam tim lintas fungsi ketika tidak ada saluran komunikasi yang tepat di antara mereka. Diberikan di bawah ini adalah beberapa langkah yang dapat Anda ikuti untuk menghindari duplikasi pekerjaan.

Berkomunikasi secara teratur

Dengan kata lain, berbicara, berhubungan, dan terlibat! Komunikasi adalah langkah pertama dalam mencegah duplikasi pekerjaan.

Duplikasi pekerjaan terjadi karena kurangnya komunikasi antar tim lintas fungsi. Dalam contoh kita sebelumnya, jika ada jalur komunikasi yang tepat antara tim pemasaran dan produk, mereka dapat berkolaborasi dan meneliti bersama. Oleh karena itu, penting untuk memastikan bahwa ada saluran komunikasi yang tepat di antara dan di dalam tim.

Anda dapat menggunakan metode formal tradisional seperti rapat perencanaan kerja harian; atau email atau aplikasi seperti Slack, Google Chat, atau Microsoft Teams untuk memfasilitasi komunikasi yang lancar di antara anggota tim.

Dalam organisasi besar, mungkin tidak praktis untuk mengadakan pertemuan rutin; tetapi pemimpin tim dapat saling mengakui tentang proyek yang mereka kerjakan.

Saluran komunikasi yang efektif menjadi lebih penting sekarang daripada sebelumnya. Hal ini disebabkan oleh meningkatnya kecenderungan di antara perusahaan untuk menggunakan struktur kerja jarak jauh. Dalam konteks ini, komunikasi yang konstan diperlukan untuk menjaga transparansi kerja, sambil membangun hubungan tim.

Lacak dan Ukur Kemajuan

Penting untuk melacak tugas yang dialokasikan untuk setiap tim dan mengukur kemajuan. Berkolaborasilah dengan anggota tim Anda dan buatlah rencana tindakan untuk membuat daftar semua tugas yang harus diselesaikan. Lakukan latihan ini saat memulai proyek baru atau melakukan tugas sehari-hari. Lakukan diskusi dengan masing-masing tim untuk menetapkan kerangka waktu yang realistis untuk mencapai hasil ini.

Tugas kemudian dapat dilacak pada papan Kanban sesuai dengan urutan prioritas. Praktik ini membantu menentukan jumlah pekerjaan yang telah diselesaikan, apa yang perlu diselesaikan, dan di mana letak penghalang.

Ini juga akan memberi Anda pemahaman yang jelas tentang di mana perhatian pemimpin tim diperlukan dan tindakan apa yang harus diambil untuk menghilangkan pemblokir.

Creately adalah ruang kerja visual online yang memungkinkan visualisasi alur kerja selama perencanaan proyek sehingga duplikasi pekerjaan dapat diidentifikasi sejak dini dan dicegah. Petakan alur kerja proyek pada diagram jalur berenang untuk mengalokasikan tugas dan sumber daya ke setiap tim. Memvisualisasikan seluruh proyek Anda pada satu kanvas dapat membantu menghindari kerumitan karena harus melompat-lompat di beberapa aplikasi untuk pelacakan proyek. Creately memudahkan untuk menentukan siapa yang melakukan apa – sehingga menghilangkan kemungkinan tumpang tindih tugas.

Jadilah Transparan dan Jadikan Pekerjaan Anda Dapat Diakses

Saat Anda menyelesaikan sebuah proyek, tinggalkan warisan dari pekerjaan yang Anda lakukan. Jadikan pekerjaan Anda dapat diakses oleh semua anggota tim yang relevan di perusahaan.

Pastikan bahwa ada database yang memfasilitasi aksesibilitas tanpa batas ke penelitian dan upaya proyek sebelumnya. Ini akan membantu rekan kerja yang mencoba proyek masa depan untuk mengumpulkan pengetahuan tentang pekerjaan yang telah diselesaikan, menghilangkan ruang untuk duplikasi pekerjaan.

Ini juga akan mencerahkan mereka tentang hasil dari tindakan potensial dan menjelaskan apa yang harus dilakukan secara berbeda.

Creately dapat berfungsi sebagai hub pusat untuk memusatkan semua konten proyek, tugas, dan komunikasi mulai dari brainstorming dan perencanaan hingga eksekusi. Ini menyediakan kerangka kerja yang dapat disesuaikan untuk pemetaan pikiran, pemetaan afinitas, perencanaan sprint, jadwal proyek, pemetaan alur kerja, dan banyak lagi. Kemampuan kolaborasi Creately termasuk konferensi video dalam aplikasi, pelacakan mouse, dan komentar memungkinkan pengguna untuk bekerja sama dan berbagi informasi dengan mulus.

Kedua Kalinya adalah 'Tidak Selalu' Pesonanya

Duplikasi pekerjaan tidak selalu buruk. Namun, bila tidak diarahkan pada hasil yang tepat, duplikasi pekerjaan dapat memakan waktu dan benar-benar membosankan.

Jadilah cerdas tentang cara Anda melakukan pekerjaan Anda. Dalam lingkungan bisnis saat ini, Anda tidak bisa lagi bekerja di silo. Jangan ragu untuk terlibat dengan kolega Anda dan terus berkomunikasi dengan mereka. Terbuka untuk berbagi pengetahuan satu sama lain dan fokus untuk mencapai tujuan bersama. Komunikasi dan kolaborasi yang efektif akan memastikan bahwa setiap orang di perusahaan melakukan pekerjaan yang berarti dalam perjalanan kolektif menuju kesuksesan.