Bagaimana cara mengurangi biaya overhead pada tahun 2023?

Perubahan lingkungan ekonomi, kenaikan harga bahan baku dan energi, serta meningkatnya ekspektasi berbagai pemangku kepentingan (pelanggan, karyawan, mitra, dll.) – hanyalah beberapa tantangan yang dihadapi perusahaan kecil dan besar pada tahun 2023. Dalam situasi seperti ini , perusahaan-perusahaan yang beroperasi di berbagai industri berupaya untuk mengurangi biaya overhead, yaitu biaya yang terkait dengan operasional sehari-hari – tugas mengoptimalkan biaya menjadi jauh lebih penting bagi mereka dibandingkan sebelumnya.

Di bawah ini kami menjelaskan secara rinci kategori pengeluaran mana yang tercakup dalam istilah tersebut di atas, serta menunjukkan cara paling efektif untuk mengurangi biaya overhead, yang tentunya layak untuk dicapai dalam realitas ekonomi saat ini.

Apa yang dimaksud dengan biaya overhead bisnis?

Biaya overhead (juga disebut biaya tidak langsung atau operasional) mengacu pada biaya berkelanjutan yang dikeluarkan perusahaan sebagai bagian dari operasi sehari-hari, namun tidak terkait langsung dengan produksi produk tertentu atau penyediaan layanan tertentu. Jadi, inilah biaya-biaya yang harus ditanggung perusahaan terlepas dari tingkat produksi atau penjualannya. Ini terutama meliputi:

• pembayaran sewa atau sewa (sewa atau sewa ruang kantor, gudang atau fasilitas lainnya),
• utilitas (biaya listrik, air, gas dan utilitas lainnya yang diperlukan untuk operasional bisnis),
• gaji dan tunjangan untuk staf administrasi (dibayarkan kepada karyawan dengan fungsi SDM atau keuangan),
• Asuransi (baik wajib maupun sukarela),
• perlengkapan dan peralatan kantor (biaya peralatan kantor, komputer, printer, scanner dan peralatan lain yang diperlukan untuk operasional sehari-hari),
• pajak dan perizinan (misalnya, pajak properti)
• depresiasi (penurunan nilai aset secara bertahap dari waktu ke waktu, yang diperhitungkan dalam laporan keuangan),
• pemeliharaan dan perbaikan (piutang yang berkaitan dengan perbaikan peralatan, mesin dan peralatan),
• biaya hukum dan akuntansi.

4 cara untuk mengurangi biaya overhead

Pengelolaan biaya overhead yang efektif sangat penting untuk menjaga profitabilitas perusahaan, terutama pada saat kondisi perekonomian kurang stabil. Oleh karena itu, perusahaan mencari cara untuk mengurangi pengeluaran ini – namun tanpa memberikan dampak negatif terhadap operasional atau kualitas produk dan layanan. Yang terbaik, yang mungkin memberikan hasil yang diharapkan pada tahun 2023, disajikan di bawah ini.

1. Bernegosiasi pengaturan dengan pemasok

Cara pertama untuk mengurangi biaya overhead adalah dengan menegosiasikan perjanjian dengan pemasok Anda yang ada (misalnya, jasa akuntansi, material, jasa hukum, dll.), yang mungkin memerlukan waktu dan usaha namun berpotensi menghasilkan penghematan yang signifikan bagi bisnis Anda. Saat memutuskan untuk melakukan hal ini, tentukan tujuan spesifik yang ingin Anda capai selama negosiasi (misalnya, harga yang lebih rendah, jangka waktu pembayaran yang lebih lama, atau diskon untuk pembelian dalam jumlah besar) dan apa yang dapat Anda tawarkan sebagai imbalannya. Cari juga pemasok yang lebih murah dengan membandingkan penawaran yang tersedia di pasar (dari segi harga, kualitas, syarat pembayaran dan pengiriman, serta sejarah kerjasama). Kesepakatan yang Anda temukan dapat menjadi argumen bagi pemasok yang ada untuk menurunkan harga mereka demi mempertahankan Anda.

2. Mengalihdayakan proses yang dipilih

Pengalihdayaan melibatkan pengalihdayaan tugas atau proses tertentu ke perusahaan luar yang berspesialisasi dalam bidang tersebut (seperti akuntansi, layanan pelanggan, pemasaran, perekrutan, TI, atau manufaktur). Hal ini dapat membantu mengurangi biaya overhead dengan menghilangkan kebutuhan untuk merekrut dan melatih staf internal, serta membeli dan memelihara peralatan atau infrastruktur. Jika Anda ingin menggunakan metode ini, Anda harus mulai dengan mengidentifikasi proses atau tugas di perusahaan Anda yang dapat dialihdayakan – yaitu proses atau tugas yang memerlukan biaya besar atau memerlukan pengetahuan khusus.


3. Melakukan audit keuangan

Cara lain untuk menguranginya adalah dengan melakukan audit keuangan oleh seseorang yang ahli dalam bidang ini. Meskipun proses ini biasanya digunakan untuk menyatakan opini atas keakuratan laporan keuangan, proses ini juga dapat menjadi alat untuk memahami sumber pendapatan dan pengeluaran. Dengan demikian, hal ini juga memungkinkan Anda menilai apakah semua biaya overhead diperlukan dan masuk akal. Sebagai langkah selanjutnya, kita dapat mencari area yang perlu diperbaiki – tidak hanya dalam menguranginya namun juga dalam meningkatkan profitabilitas perusahaan melalui cara-cara lain.

4. Gunakan satu alat yang komprehensif

Daripada membayar, biasanya dalam bentuk berlangganan beberapa alat, carilah alternatif yang menawarkan semua (atau sebagian besar) fitur yang dibutuhkan bisnis Anda. Salah satu solusi tersebut adalah Firmbee, sistem yang kuat untuk mengelola proyek dan tim. Selain mengelompokkan tugas-tugas proyek dan menugaskan pengguna tertentu ke dalamnya, Anda juga dapat melakukan proses rekrutmen (sistem ATS), membangun basis data kontak (CRM), mengelola kalender dan daftar tugas, mengontrol inventaris, menyiapkan penawaran untuk klien, menerbitkan faktur dan melacak penerimaan dan pengeluaran. Temukan kemungkinan Firmbee dengan versi gratis!

Biaya overhead – ringkasan

Mengurangi biaya overhead, berlawanan dengan apa yang tampak di luar, tidak selalu berarti pengurangan biaya yang berdampak negatif terhadap operasional perusahaan atau organisasi – istilah yang lebih baik dalam konteks ini tentu saja adalah “optimasi biaya yang diperlukan.” Bagaimanapun, tujuan bisnis apa pun adalah menemukan cara menghemat uang sambil mempertahankan atau meningkatkan kualitas produk atau layanan. Langkah pertama untuk melakukan hal ini tentu saja adalah analisis menyeluruh terhadap pendapatan dan pengeluaran, yang akan mengidentifikasi bidang-bidang di mana penghematan harus atau dapat dilakukan. Hal ini dapat diikuti dengan menentukan cara mana (termasuk yang disebutkan di atas) yang diambil oleh perusahaan – tergantung pada kebutuhan dan kemampuan perusahaan.

Jika Anda menyukai konten kami, bergabunglah dengan komunitas lebah kami yang sibuk di Facebook, Twitter, LinkedIn, Instagram, YouTube, Pinterest, TikTok.

Pengarang: Piotr Pawlowski

Pemilik Produk dengan pengalaman lebih dari 15 tahun dalam pemasaran Internet yang dipahami secara luas. Tanpa masalah sedikit pun dia bisa mengelola suatu proyek dan semuanya ada di satu tempat. Bergairah tentang peretasan pertumbuhan, bidang minatnya meliputi manajemen proyek, pengembangan bisnis, dan pemasaran konten. Dia juga seorang yang antusias dengan HR.

Lihat semua postingan