Cara Mengurangi Penyusutan Persediaan

Pemilik bisnis eCommerce terlalu akrab dengan tantangan penyusutan inventaris.

Entah karena kesalahan dalam pemenuhan atau pencurian, penyusutan dapat memakan keuntungan dan membuat bisnis berjuang untuk tetap bertahan. Namun, banyak pemilik bisnis eCommerce tidak menyadari betapa penyusutan inventaris memengaruhi laba mereka.

Sebuah studi baru-baru ini yang dikutip dalam Survei Keamanan Ritel Nasional 2021 menemukan bahwa penyusutan inventaris membebani bisnis eCommerce rata-rata 1,62% dari penjualan tahunan mereka. Itu mungkin kedengarannya tidak banyak, tetapi untuk bisnis yang menghasilkan penjualan $100.000 per tahun, itu kerugian $1.620.

Dan untuk bisnis yang menghasilkan jutaan penjualan per tahun, kerugiannya bisa lebih mengejutkan.

Penyusutan inventaris adalah masalah parah bagi bisnis eCommerce, yang dapat berdampak signifikan pada laba.

Bagaimana Anda mengurangi penyusutan dalam bisnis Anda?

Mari selami.

Bagaimana Penyusutan Inventaris Berdampak pada Bisnis Anda

Pemilik bisnis eCommerce dapat membuktikan bahwa penyusutan inventaris adalah masalah kritis.

Dan bukan hanya bisnis besar yang terpengaruh oleh penyusutan; usaha kecil juga mengalami kerugian – seringkali dengan sedikit keuntungan dan bantalan operasional untuk diserap.

Penyusutan persediaan dapat memiliki sejumlah dampak negatif pada usaha kecil, termasuk:

• Pendapatan berkurang,
• Biaya penggantian barang curian,
• Meningkatnya biaya tenaga kerja,
• Ditambah biaya keamanan,
• Menambahkan biaya teknologi untuk mengontrol pencurian
• Waktu dan perhatian pimpinan perusahaan, dan
• Menurunkan moral karyawan.

Semua faktor ini dapat berdampak serius pada keuntungan bisnis kecil.

Jadi apa yang bisa dilakukan pemilik bisnis eCommerce untuk mencegah penyusutan? Nah, ada beberapa tindakan yang dapat dilakukan bisnis Anda untuk mengurangi risiko penyusutan, termasuk menerapkan langkah-langkah keamanan yang tepat, menggunakan teknologi untuk melacak inventaris, dan memberikan pelatihan bagi karyawan.

Dengan mengambil langkah-langkah yang diuraikan di bawah ini, pemilik bisnis eCommerce dapat membantu mengurangi dampak negatif penyusutan inventaris pada bisnis mereka.

Penyebab Utama Penyusutan Persediaan

Untuk mengatasi atau mengurangi masalah penyusutan inventaris perusahaan Anda, penting untuk memahami dengan tepat dari mana kerugian itu berasal.

1. Pengutilan: Pengutilan (atau sepupu eCommerce, penipuan tolak bayar dan penipuan pengembalian) bertanggung jawab atas lebih dari 35% kerugian tahunan pengecer, menurut survei tahunan dari National Retail Federation.
2. Pencurian Karyawan: Pencurian karyawan hampir sama besarnya dengan kerugian Anda seperti mengutil dan bertanggung jawab atas 33% penyusutan ritel. Karyawan mencuri menggunakan berbagai metode kreatif, mulai dari secara curang mengeluarkan kartu hadiah palsu dan menggunakan diskon karyawan hingga mengambil barang dagangan atau mengantongi uang tunai.
3. Penyusutan Kertas: Juga dikenal sebagai kesalahan administrasi, penyusutan kertas menyumbang hingga 20% dari penyusutan ritel. Ini termasuk secara tidak sengaja menjual produk Anda dengan harga lebih murah atau mengembalikannya dengan lebih banyak uang daripada yang seharusnya. Hal ini dapat disebabkan oleh kesalahan tiket, transaksi, atau salah hitung persediaan.
4. Penipuan Vendor: Penipuan vendor menyumbang kurang dari 5% dari total penyusutan pengecer, tetapi itu memang terjadi, jadi penting untuk diwaspadai. Penipuan vendor terjadi saat vendor Anda dengan sengaja mengirimi Anda inventaris lebih sedikit daripada yang tercantum di faktur Anda atau saat perwakilan vendor mencuri produk dari toko atau gudang Anda.

Meskipun beberapa faktor berbeda dapat menyebabkan penyusutan inventaris, Anda dapat mengurangi kerugian Anda.

Dengan menyadari penyebab paling umum penyusutan inventaris dan mengambil langkah-langkah untuk mencegahnya, Anda dapat menempatkan diri Anda pada posisi yang jauh lebih baik untuk melindungi keuntungan Anda.

Sewa Manajer Pencegahan Kerugian

Salah satu cara terbaik untuk mengurangi penyusutan inventaris dalam bisnis eCommerce Anda adalah dengan menyewa Manajer Pencegahan Kerugian.

Tugas orang ini adalah melacak dan mengurangi jumlah persediaan yang hilang karena pencurian, kerusakan, atau penyebab lainnya. Manajer Pencegahan Kerugian akan bekerja dengan Anda untuk mengembangkan dan menerapkan kebijakan dan prosedur untuk meminimalkan kerugian.

Mereka juga akan melakukan audit rutin terhadap tingkat inventaris dan prosedur ruang penyimpanan Anda. Selain itu, mereka mungkin juga dapat memberikan pelatihan bagi karyawan Anda tentang cara menangani dan menyimpan inventaris dengan benar.

Menyewa manajer pencegahan kerugian dapat membantu secara signifikan mengurangi jumlah penyusutan inventaris dalam bisnis eCommerce Anda.

Kurangi Kesalahan Manusia dengan Daftar Periksa dan Laporan

Karyawan Anda hanyalah manusia, dan semua manusia melakukan kesalahan. Sayangnya, kesalahan yang sering dilakukan oleh karyawan Anda dapat menyebabkan hilangnya inventaris dan penyok pada laba Anda.

Untuk mengurangi kesalahan yang dibuat oleh karyawan Anda, terapkan sistem daftar periksa harian dan laporan rutin agar staf tetap akuntabel dan sesuai rencana.

Menerapkan daftar periksa harian berarti karyawan Anda mengetahui dan memahami apa yang perlu dilakukan ketika mereka tiba di tempat kerja dan dengan tepat bagaimana Anda ingin mereka menyelesaikan setiap tugas.

Di akhir hari kerja, karyawan Anda dapat diminta untuk menyerahkan laporan yang meminta pertanggungjawaban mereka atas tugas dan daftar periksa yang telah mereka selesaikan.

Laporan kerusakan adalah alat penting untuk membantu bisnis Anda mengurangi penyusutan. Anda dapat meningkatkan akuntabilitas karyawan dan mengurangi inventaris Anda yang rusak dengan meminta penyelesaian laporan ketika seorang karyawan atau pelanggan mengalami kerusakan inventaris.

Membuat sistem laporan dan daftar periksa membantu mengurangi kesalahan manusia, membuat karyawan lebih produktif, dan meminta pertanggungjawaban karyawan. Ini juga memberi manajemen sumber daya yang tak ternilai untuk mengawasi karyawan dan memecahkan masalah yang muncul.

Gandakan (Dan Tiga Kali Lipat) Periksa Vendor Anda

Bukan hanya karyawan Anda yang membuat kesalahan atau mencuri inventaris. Vendor Anda mungkin juga menjadi sumber penyusutan untuk bisnis Anda.

Sangat penting bagi bisnis Anda untuk memeriksa ulang dan memeriksa tiga kali semua dokumen vendor Anda untuk memastikan inventaris Anda sepenuhnya diperhitungkan dan dalam kondisi layak jual.

Untuk mengurangi penipuan vendor, Anda harus:

• Periksa apakah semua item pada faktur Anda sudah benar dan telah dikirimkan
• Konfirmasikan bahwa tidak ada inventaris yang rusak atau rusak
• Pastikan barang yang mudah rusak berada dalam batas waktu jual atau tanggal kedaluwarsa
• Periksa kembali untuk memastikan bahwa harga akurat dan sesuai dengan faktur Anda

Sebagian besar penipuan vendor terjadi saat vendor berada di toko atau gudang Anda, jadi perhatikan baik-baik untuk memastikan tidak ada kesalahan atau ketidaksesuaian dalam inventaris Anda.

Lakukan Audit Inventaris yang Sering

Audit inventaris membantu bisnis eCommerce mengidentifikasi dan memperbaiki kesalahan sistem manajemen inventaris. Mereka juga membantu mengidentifikasi dan mencegah pencurian dan penyusutan.

Audit inventaris bisa memakan waktu dan mahal, tetapi ini adalah investasi yang berharga untuk bisnis eCommerce. Tidak hanya akan membantu mengurangi penyusutan persediaan dan meningkatkan keuntungan, tetapi juga akan meningkatkan pemahaman karyawan tentang pentingnya pengendalian persediaan untuk keuntungan perusahaan Anda.

Anda juga harus secara teratur menerapkan penghitungan siklus, audit inventaris skala kecil yang dilakukan setiap hari, mingguan, atau bulanan sesuai kebutuhan. Ini membantu menjaga karyawan Anda tetap waspada dan memungkinkan Anda untuk secara teratur tetap berada di atas inventaris Anda secara keseluruhan dan area masalah apa pun.

Ada beberapa hal yang perlu diingat ketika melakukan audit persediaan. Anda akan ingin memastikan audit Anda tidak hanya mengkonfirmasi jumlah inventaris Anda tetapi juga kondisinya. Ini akan membantu Anda secara teratur mengidentifikasi pencurian, kesalahan penempatan, atau kerusakan yang terjadi.

Pertama, bisnis Anda harus fokus mengaudit tingkat stoknya secara teratur. Ini akan membantu memastikan akurasi dan mencegah potensi kesalahan.

Kedua, perusahaan Anda harus membuat sistem untuk melacak perubahan inventaris. Ini akan membantu bisnis untuk mengidentifikasi perbedaan dan mengambil tindakan korektif.

Akhirnya, Anda akan ingin fokus pada pencegahan. Bisnis dapat mengurangi risiko penyusutan dan pencurian dengan menerapkan sistem manajemen inventaris yang efektif seperti SkuVault.

Audit inventaris adalah alat yang berharga untuk bisnis eCommerce. Ini dapat membantu meningkatkan kepuasan pelanggan, meningkatkan keuntungan, dan mencegah penyusutan dan pencurian. Dengan mengikuti tips ini, perusahaan dapat memastikan bahwa audit inventaris mereka paling efektif.

Perjelas Kebijakan Perusahaan Anda

Salah satu hal paling berdampak yang dapat dilakukan bisnis eCommerce untuk mengurangi penyusutan inventaris adalah dengan memperjelas kebijakan perusahaan.

Ini berarti mencermati prosedur internal Anda dan mengomunikasikannya dengan jelas kepada karyawan Anda.

Pertama, Anda harus mengidentifikasi akar penyebab penyusutan dalam bisnis Anda. Ini bisa apa saja mulai dari pencurian karyawan hingga barang rusak.

Setelah mengetahui penyebab penyusutan, Anda dapat menerapkan kebijakan untuk membantu mencegahnya.

Misalnya, Anda mungkin meminta karyawan untuk menandatangani semua pengiriman atau melakukan pemeriksaan inventaris secara teratur.

Selain itu, Anda harus mengomunikasikan konsekuensi pencurian karyawan. Ketika karyawan Anda memahami bahwa ada konsekuensi hukum dan ketenagakerjaan yang signifikan atas pencurian terhadap bisnis Anda, termasuk pencurian barang atau uang dan pencurian intelektual, mereka akan cenderung tidak mencuri dari perusahaan Anda.

Terakhir, pengawasan video dan tanda yang menunjukkan bahwa gudang atau toko Anda menggunakan hal tersebut juga dapat membantu mencegah pencurian.

Dengan memperjelas kebijakan dan prosedur Anda, Anda dapat membantu mengurangi penyusutan inventaris dan menjaga bisnis Anda berjalan dengan lancar.

Latih Karyawan Tentang Pencegahan Pencurian

Alat lain yang berharga untuk mengurangi penyusutan perusahaan Anda adalah melatih semua karyawan saat ini dan karyawan baru untuk mencegah penipuan pelanggan dan karyawan.

Pastikan semua karyawan Anda mengetahui berbagai jenis penipuan dan metode pencurian yang dapat memengaruhi bisnis Anda dan berikan pelatihan kepada mereka, sehingga mereka selalu tahu apa yang harus dilakukan jika mereka mencurigai adanya pencurian atau penipuan.

Pelatihan pencegahan pencurian tidak hanya menanamkan rasa tanggung jawab pribadi pada karyawan Anda, tetapi juga memberi mereka kepercayaan diri untuk secara efektif menangani kasus pencurian saat terjadi.

Manfaatkan Teknologi

Berbagai jenis teknologi dapat membantu Anda mengelola inventaris secara efektif dan mengurangi penyusutan.

Misalnya, tag RFID dapat membantu Anda melacak inventaris secara real-time, dan pemindai kode batang dapat membantu Anda menghitung inventaris dengan cepat dan akurat.

Selain itu, banyak program perangkat lunak dapat membantu Anda melacak tingkat inventaris dan mengelola karyawan Anda secara efektif.

Meskipun tidak mungkin untuk sepenuhnya menghilangkan penyusutan inventaris, perangkat lunak manajemen gudang (WMS) seperti SKuVault dapat membantu Anda menguranginya secara efektif. WMS memberikan informasi yang akurat dan terkini tentang tingkat inventaris Anda, sehingga Anda dapat dengan cepat mengidentifikasi perbedaan.

Selain itu, WMS dapat membantu mengotomatiskan berbagai aspek manajemen inventaris Anda, seperti penerimaan dan pembuangan, yang dapat membantu mengurangi kesalahan manusia. Dengan menggunakan WMS, Anda dapat membuat sistem inventaris yang lebih efisien dan efektif yang akan membantu mengurangi penyusutan perusahaan Anda.

Perangkat lunak manajemen karyawan juga dapat menjadi alat yang berharga untuk menerapkan kebijakan pengurangan penyusutan dengan cepat. Perangkat lunak ini dapat membuat pelatihan orientasi dan anti-pencurian menjadi mulus bagi karyawan baru dan yang sudah ada. Ini juga dapat memberi karyawan Anda tugas harian, daftar periksa, dan pelaporan digital barang dagangan yang rusak atau hilang.

Pikiran Akhir

Penyusutan inventaris adalah masalah serius untuk bisnis dari semua ukuran, dan itu dapat memengaruhi segalanya mulai dari laba Anda hingga basis pelanggan Anda. Dalam posting ini, kami telah menguraikan beberapa langkah untuk mengurangi penyusutan inventaris bisnis Anda.

Pertama dan terpenting, penting untuk memahami penyebab penyusutan inventaris sehingga Anda dapat mengatasinya secara langsung. Penyebab utamanya adalah pencurian oleh karyawan atau pelanggan, kesalahan yang dilakukan oleh karyawan, dan produk yang rusak atau hilang.

Setelah Anda mengetahui akar penyebab penyusutan inventaris dalam bisnis Anda, Anda dapat mulai mengambil langkah-langkah untuk menguranginya. Salah satu langkah kuncinya adalah mempekerjakan manajer pencegahan kerugian yang bertanggung jawab untuk menerapkan kebijakan dan prosedur untuk mencegah kerugian. Anda juga dapat mengurangi kesalahan manusia dengan daftar periksa dan laporan, sering melakukan audit inventaris, mengklarifikasi kebijakan perusahaan, dan melatih karyawan tentang pencegahan pencurian.

Teknologi juga dapat membantu Anda melacak inventaris Anda dan mendeteksi perbedaan.

Pada akhirnya, dibutuhkan upaya bersama dari semua orang di organisasi untuk mengurangi penyusutan inventaris – dari manajemen puncak hingga ke bawah.

Dengan mengikuti tip dalam posting ini, Anda dapat menempatkan diri Anda di jalur untuk mengurangi masalah mahal ini untuk bisnis Anda.