Cara Menjalankan Rapat Jarak Jauh yang Produktif | Praktik dan Template Terbaik

Fakta: Tim jarak jauh cenderung melakukan lebih banyak rapat daripada pekerja di tempat.

Jika saat ini Anda bekerja dari rumah, Anda tahu ini benar.

Terkadang hal-hal mungkin tampak di luar kendali; ada terlalu banyak wajah di layar, terlalu banyak orang yang berbicara sekaligus, beberapa bergabung terlambat dan tidak tahu apa yang orang lain bicarakan dan kemudian tiba-tiba fokus semua orang tertuju pada kucing seseorang yang telah memutuskan untuk bergabung dalam panggilan tanpa diundang.

Tapi pertemuan itu penting. Dan untuk tim jarak jauh, ini adalah satu-satunya hal yang membantu semua orang tetap selaras di mana pun mereka berada.

Tercantum di bawah ini adalah beberapa praktik yang akan membantu Anda menjalankan rapat jarak jauh yang sangat efektif dari kenyamanan rumah Anda sendiri.

Siap untuk menyelam?

Praktik Terbaik Rapat Jarak Jauh

1. Identifikasi Peserta dan Bantu Mereka Bersiap

Memutuskan siapa yang perlu berpartisipasi dalam rapat tergantung pada tujuan sebenarnya.

Dan saat merencanakan rapat virtual, Anda harus lebih mempertimbangkan siapa yang menghadiri rapat karena mungkin ada batasan dalam alat yang Anda gunakan, beberapa zona waktu, dan jadwal yang bentrok.

Sangat penting untuk memeriksa dengan jadwal peserta sendiri sebelum menetapkan waktu untuk rapat.

Di kantor, Anda bisa lebih santai tentang agenda, karena Anda bisa berbagi lebih banyak informasi saat makan siang, melewati satu sama lain di lorong, berbicara satu sama lain, dll.

Namun, rapat virtual membutuhkan lebih banyak persiapan di muka.

Penting bagi Anda untuk mengirimkan agenda, bersama dengan tujuan/tujuan rapat, dan tautan ke sumber daya tambahan, atau aplikasi yang akan Anda gunakan selama diskusi beberapa jam lebih awal jika tidak sehari sebelumnya.

Ini akan memungkinkan peserta mempersiapkan apa yang akan datang, dengan menginstal perangkat lunak apa pun yang diperlukan, membaca, meneliti, menjadwalkan rapat ke hari mereka, dan mengurus persyaratan teknis lainnya. Pada saat yang sama mengklarifikasi peran yang diharapkan untuk dimainkan oleh setiap peserta selama pertemuan.

2. Klarifikasi Pedoman Rapat Jarak Jauh

Pedoman rapat membantu mengelola berbagai hal dengan lebih baik.

Perjelas apa yang Anda harapkan dari setiap peserta untuk melakukan/ berkontribusi dan bagaimana mereka harus berperilaku saat online (yaitu haruskah mereka menunggu sampai orang lain selesai berbicara sebelum menyuarakan pendapat mereka, jika kamera mereka dihidupkan dan mikrofon dimatikan saat orang lain berbicara, dll. .).

Anda dapat menyebutkan pedoman ini dalam email pengantar yang Anda kirim bersama dengan agenda. Atau luangkan beberapa menit untuk menyebutkan ini di awal pertemuan.

Pada saat yang sama, para peserta dapat membantu menjaga hal-hal lebih efektif dengan mengikuti panduan etiket pertemuan online sederhana ini.

• Berpakaianlah yang pantas
• Pastikan Anda mengatur dengan latar belakang yang profesional dan sesuai dengan pekerjaan (yaitu tidak ada tempat tidur, kamar berantakan, dll.)
• Bisukan mikrofon Anda saat Anda tidak berbicara
• Jangan terganggu. Jangan menatap ponsel Anda, mengetik di keyboard Anda atau mengerjakan tugas lain saat orang lain sedang presentasi
• Matikan ponsel Anda dan matikan notifikasi lainnya
• Tunggu giliran Anda. Jangan menyela saat orang lain sedang berbicara atau membicarakan mereka
• Jika Anda memiliki komentar atau pertanyaan, perhatikan diri Anda sebelum berbicara. Lakukan gerakan tangan atau ucapkan 'pertanyaan' atau 'komentar'
• Bersiap. Pastikan koneksi, kamera, dan mikrofon Anda berfungsi sebelum rapat

Tip: Tetapkan peran fasilitator, pencatat, pencatat waktu, dll kepada peserta. Putar peran ini di antara mereka pada hari yang berbeda untuk membuat mereka semua terlibat.

3. Pilih Perangkat Lunak Rapat Jarak Jauh yang Sesuai

Apa kesamaan dari semua pertemuan virtual yang sukses? Seperangkat alat yang baik untuk memfasilitasinya dan tujuannya.

Ada berbagai alat yang dapat Anda pilih berdasarkan kebutuhan Anda.

Zoom: Ini adalah solusi ruang konferensi berbasis perangkat lunak yang memungkinkan tim untuk bertemu secara online dengan atau tanpa video. Saat Anda ingin mendiskusikan sesuatu dengan tim yang lebih besar dan lebih suka melihat reaksi mereka di video, alat ini akan bekerja dengan baik.

Slack: Slack adalah aplikasi perpesanan yang juga dapat digunakan untuk panggilan audio dan video. Anda dapat memiliki saluran Slack terpisah di mana Anda dapat mengatur pengingat untuk stand-up harian atau check-in proyek mingguan Anda, menyimpan catatan rapat Anda dengan posting atau langsung di saluran Slack, dll. Namun, itu hanya memungkinkan panggilan grup video untuk 15 orang seluruhnya. Jadi ini bekerja paling baik untuk tim yang lebih kecil untuk pertemuan singkat.

Buatan: Ingin menjelaskan ide atau konsep dengan memvisualisasikannya di papan tulis online? Creately adalah alat yang hebat untuk tim yang ingin menggunakan peta pikiran untuk bertukar pikiran, atau diagram alur untuk membahas proses baru, dll. selama rapat. Dengan fitur kolaborasi waktu nyata, semua orang dapat mengedit dan berbagi komentar di kanvas/papan yang sama secara bersamaan.

Google Documents: Baik untuk membuat agenda rapat, berbagi catatan rapat, atau bekerja sama dalam proposal proyek, Google Documents adalah alat yang hebat. Semua orang dapat berkolaborasi dan mengedit dokumen secara real-time, mengobrol, dan berkomentar, dan Anda dapat menggunakan riwayat revisi untuk kembali ke versi dokumen yang lebih lama kapan pun Anda mau.

Anda juga dapat menggunakan kombinasi alat ini untuk memenuhi tujuan rapat Anda. Misalnya, Anda dapat menggunakan Slack untuk berbicara satu sama lain dan Creately untuk menjelaskan dan merekam strategi Anda. Bagikan layar Anda dengan anggota tim lainnya sehingga semua orang dapat melihat apa yang sedang Anda kerjakan atau buat dokumen Creately Anda dari saluran Slack Anda (dengan plugin Creatly untuk Slack) untuk memberikan akses cepat kepada semua orang.

Tip: Gunakan video sebanyak mungkin sebagai komunikasi tatap muka yang paling dekat dengan Anda saat bekerja dari rumah. Plus itu memberi Anda kesempatan untuk membaca bahasa tubuh para peserta dan memastikan bahwa mereka benar-benar memperhatikan.

4. Alokasikan Waktu untuk Memecah Kebekuan

Untuk tim jarak jauh, rapat juga bisa menjadi waktu untuk membangun hubungan. Alih-alih langsung membahas masalah resmi, luangkan waktu di awal pertemuan untuk mencairkan suasana. Ini juga akan membantu para peserta tetap terlibat dalam beberapa jam ke depan.

Anda dapat berkeliling ruang rapat virtual menanyakan kepada semua orang bagaimana minggu mereka, atau dengan membicarakan peristiwa terkini yang mempengaruhi semua orang.

Tip: Sebelum membahas secara formal masalah yang ada, pastikan untuk mengingatkan semua orang tentang tujuan pertemuan juga.

5. Buat Catatan dan Buat Rencana Aksi

Penting untuk mencatat semua ide yang dibagikan selama rapat. Itu dapat dibagikan dengan mereka yang melewatkan rapat dan digunakan untuk membuat rencana tindakan Anda nanti.

Sama pentingnya dengan mendiskusikan berbagai hal dan menemukan solusi adalah menugaskan semua orang yang berpartisipasi dalam hasil rapat dan item tindakan untuk mengimplementasikan rencana tersebut. Pada saat yang sama, penting untuk mengklarifikasi tanggal jatuh tempo dan kapan pertemuan berikutnya akan diadakan.

Jika Anda menggunakan alat manajemen tugas, Anda dapat dengan cepat merencanakan semuanya di dalamnya. Anda juga dapat menggunakan templat rencana tindakan (lihat yang di bawah) untuk memprioritaskan hal-hal.

Tip: Kirim email dengan rekap semua termasuk item tindakan yang ditetapkan untuk mereka setelah rapat.

7 Template untuk Menjaga Produktif Selama Rapat Jarak Jauh

Berikut adalah beberapa template yang dapat Anda gunakan langsung selama rapat virtual Anda. Cukup klik pada template untuk membukanya di editor. Bagikan tautan edit/ulas dengan orang lain untuk berkolaborasi.

Rencana aksi

Kerjakan peran dan tanggung jawab, sumber daya, tanggal jatuh tempo, dll. Saat itu juga dengan templat rencana aksi ini.

Catatan pertemuan

Atur notulen rapat Anda dengan templat sederhana ini untuk mencatat catatan rapat. Anda nanti dapat melampirkannya dengan email rekap atau membagikannya di saluran Slack Anda untuk memberikan akses kepada orang lain.

Mulai Berhenti Lanjutkan

Renungkan tindakan yang harus mulai dilakukan, dihentikan, dan terus dilakukan oleh tim dengan template ini.

Peta pikiran

Lakukan brainstorming seputar topik menggunakan template ini. Anda dapat menggunakan kode warna untuk mengidentifikasi ide yang ditambahkan oleh peserta yang berbeda.

Diagram Tulang Ikan

Sederhanakan pemecahan masalah dan temukan akar penyebab masalah dengan diagram tulang ikan ini.

Papan Ide

Kumpulkan, atur, dan prioritaskan ide yang dikumpulkan dengan papan ide. Anda juga dapat menggunakan diagram afinitas untuk mengkategorikan ide dan menemukan tren/pola.

Piagam Tim

Berkolaborasi dalam memperjelas arah tim dan menetapkan batasan dengan templat piagam tim ini.

Adakah Tips Lagi untuk Melakukan Rapat Virtual yang Produktif?

Bekerja dari rumah akhir-akhir ini karena pandemi Coronavirus? Maka berpartisipasi dalam pertemuan online harus menjadi bagian dari rutinitas harian Anda. Beri tahu kami beberapa praktik terbaik yang digunakan tim Anda untuk menjaga hal-hal tetap produktif.