Bagaimana Mencakup Proyek

Terakhir Diperbarui pada 31 Oktober 2019

Betapapun bahagianya Anda untuk bisnis ini, ada sesuatu yang dapat membuat kesepakatan hebat berubah menjadi kekacauan dengan cepat. Ini dapat menyebabkan pengaturan diri Anda untuk terus-menerus mengedit, miskomunikasi, kekecewaan, dan harapan yang tidak terpenuhi. Jadi, bagaimana Anda menghindari semua sakit kepala itu? Mencakup proyek adalah satu-satunya cara untuk menetapkan harapan yang tepat dari hasil dan menjaga hubungan baik dengan klien Anda. Lakukan ini dan klien Anda dan diri Anda di masa depan akan berterima kasih. Ada pertanyaan? Ya? Aku punya perasaan. Nah, mari kita masuk ke mereka.

Bagaimana cara saya membuat lingkup proyek?

Ruang lingkup proyek harus ditetapkan sebelum memulai pekerjaan apa pun atau menerima pembayaran (kecuali jika ruang lingkup proyek adalah salah satu hasil kerja). Ini harus berfungsi sebagai panduan tentang apa yang diharapkan klien untuk keluar dari perjanjian Anda dan kerangka waktu di mana mereka harus mengharapkannya, bersama dengan perkiraan harga.

Apa yang harus ada dalam lingkup proyek?

Pertanyaan bagus. Lingkup proyek Anda harus mencakup beberapa hal. Ini harus menguraikan tujuan proyek; ini memberikan tujuan untuk mengukur keberhasilan proyek. Anda harus bertanya kepada klien Anda masalah apa yang mereka coba selesaikan. Ingat, Anda tidak menjual produk. Anda menjual solusi. Jadi, bagaimana layanan Anda memperbaiki titik nyeri yang mereka alami?

Lingkup proyek Anda juga harus menguraikan apa yang diperlukan untuk mencapai tujuan klien Anda. Apakah mereka membutuhkan situs web? Jika mereka memilikinya, peningkatan apa yang akan Anda buat dan metode apa yang akan Anda gunakan untuk menyelesaikan tugas?

Tapi saya sudah membicarakan ini dalam rapat.

Memiliki pertemuan untuk menetapkan ruang lingkup proyek sangat penting, tetapi itu tidak menggantikan ruang lingkup proyek tertulis. Dengan mendokumentasikan persyaratan proyek, Anda menyetujui persyaratan yang diperlukan untuk menyelesaikan proyek. Terlalu mudah untuk melupakan poin-poin penting yang dibicarakan dalam rapat. Dengan ruang lingkup proyek tertulis, Anda dan klien dapat melihat ke belakang dan melihat mengapa sesuatu dilakukan. Lingkup proyek juga dapat digunakan sebagai peta jalan untuk menetapkan harapan yang tepat.

Masuk akal. Jadi, ceritakan lebih banyak tentang apa yang masuk ke dalam ruang lingkup.

Dengan senang hati. Anda harus memiliki pemahaman yang kuat tentang bagaimana proyek mengikat kembali ke dalam strategi perusahaan. Mengetahui strategi keseluruhan akan membantu Anda mengoptimalkan pekerjaan Anda agar sesuai dengan upaya mereka saat ini. Ini juga dapat membantu Anda untuk menawarkan wawasan tentang keefektifan pilihan mereka dan membantu mengoreksi jika tidak sesuai dengan apa yang mereka coba capai.

Terima kasih. Saya mulai mengerti mengapa ini penting, jadi bagaimana dengan biayanya?

Biaya bisa menjadi hal yang sensitif bagi kedua belah pihak, tetapi menetapkan ekspektasi yang tepat juga penting. Cakupan harus mencakup daftar layanan yang akan Anda berikan bersama dengan biaya yang terkait. Jika Anda mengenakan tarif tetap, itu harus mencakup perincian tentang apa yang akan disertakan. Jika Anda menagih per jam, itu akan menunjukkan tarif per jam Anda bersama dengan perkiraan jam atau waktu yang diperlukan untuk menyelesaikan proyek

Bagaimana jika saya tidak tahu berapa biayanya?

Dengan mengajukan pertanyaan-pertanyaan sebelumnya, Anda seharusnya memiliki gambaran yang baik tentang kira-kira berapa lama proyek akan berlangsung. Jika Anda tidak memasukkan harga, Anda tidak menetapkan ekspektasi biaya dan menyerahkannya kepada klien. Ketika tiba saatnya untuk membayar tagihan, kurangnya komunikasi Anda tentang harga kerja dapat menyebabkan perselisihan antara Anda dan klien Anda (yang dapat disamakan dengan sulitnya mendapatkan bayaran).

Bagaimana jika saya meninggalkan sesuatu?

Ah, itu ketakutan yang wajar. Saat mengambil tentang apa yang ada dalam ruang lingkup Anda juga harus berbicara tentang apa yang berada di luar ruang lingkup. Berbicara dengan sengaja tentang apa yang berada di luar jangkauan dapat membantu mengelola ekspektasi. Kadang-kadang klien mungkin berpikir bahwa ada sesuatu yang disertakan ketika Anda sebenarnya tidak menawarkan layanan itu atau mengenakan biaya lebih untuk itu. Jika klien ingin mengejar sesuatu yang berada di luar ruang lingkup yang disepakati, ruang lingkup terpisah harus dibuat sebagai tambahan untuk proyek Anda saat ini.

Itu melegakan, saya khawatir tentang bagian itu!

Seperti yang kita semua miliki.

Jadi, bagaimana jika saya tidak dapat menyelesaikan tugas karena sesuatu yang saya butuhkan dari klien?

Lingkup Anda bukan hanya untuk Anda. Ini juga untuk klien. Apa yang Anda perlukan dari klien apakah itu salinan, gambar, atau sesuatu yang lain harus dimasukkan dalam ruang lingkup. Anda juga harus menyertakan jangka waktu yang wajar bahwa klien harus memberi Anda barang yang Anda butuhkan dan langkah apa yang akan diambil jika mereka tidak menyediakannya untuk Anda. Anda juga harus mendapatkan informasi kontak dari orang yang akan bertanggung jawab untuk mendapatkan apa yang Anda butuhkan sehingga Anda tidak perlu bertanya kepada siapa harus pergi.

Senang saya bertanya. Setelah saya memiliki ruang lingkup pekerjaan saya, apa yang harus saya lakukan dengannya?

Anda kemudian dapat menggunakan ruang lingkup pekerjaan Anda untuk membuat kontrak. Lingkup pekerjaan Anda harus disertakan dalam kontrak Anda. Itu harus ditandatangani oleh Anda dan klien sehingga Anda memiliki pemahaman yang jelas tentang peran dan komitmen Anda terhadap proyek.

Jadi, sekarang saya sudah selesai, kan?

Tidak terlalu.

Ayo !

Dengarkan aku. Setelah Anda mempresentasikan klien Anda dengan kiriman, bagaimana Anda tahu kapan proyek selesai? Apa yang membuat Anda tidak terjebak dalam serangkaian suntingan yang konstan dan akhirnya dibayar sesuai dengan jumlah yang Anda masukkan di atas kertas? Sebuah kesepakatan akhir.

Apa itu?

Perjanjian akhir adalah dokumen yang Anda tunjukkan kepada klien Anda saat Anda menyerahkan proyek. Ini memungkinkan klien untuk melihat proyek dan membandingkannya dengan ruang lingkup pekerjaan yang Anda berdua sepakati. Jika klien senang dengan pekerjaan Anda, mereka dapat menandatangani, mengirimkan kembali perjanjian tersebut, dan Anda dapat mengumpulkan gaji manis itu. Namun, jika klien memutuskan bahwa ada sesuatu yang tidak tercapai sesuai dengan kesepakatan Anda, mereka dapat mengirimkan semua perubahan yang mereka anggap akan membuat proyek selesai. Setelah Anda mendapatkannya kembali, Anda dapat memperbaiki perubahan, menyelesaikan proyek, mengumpulkan gaji Anda, dan melanjutkan ke pekerjaan berikutnya. Putuskan siklus edit yang tidak pernah berakhir.

Wah, itu jenius.

Terima kasih. Wawasan itu disebabkan oleh banyak kesalahan.

Jadi, sekarang saya tahu apa dan bagaimana membuat ruang lingkup pekerjaan, apa yang harus saya lakukan?

Pergi keluar dan cari pekerjaan! Dan jangan lupa apa yang harus disertakan. Berikut daftarnya jika Anda membutuhkannya:

• Apa tujuan dari proyek tersebut?
• Apa tujuan yang ingin mereka capai?
• Bagaimana solusi Anda akan membantu masalah mereka?
• Apa strategi mereka saat ini?
• Berapa biaya proyek?
• Apa yang di luar jangkauan?
• Siapa yang mengawasi Anda mendapatkan apa yang Anda butuhkan untuk menyelesaikan proyek?
• Apakah Anda membuat kontrak dan menandatanganinya?
• Dan jangan lupa kesepakatan akhir.

Terima kasih banyak! Bisakah Anda membantu saya menjual pekerjaan juga?

Pengarang: Taj R.