Bagaimana cara mengirim faktur? Alat yang berguna

Setiap freelancer, pemilik usaha kecil atau pengusaha mengeluarkan faktur setiap bulan. Mereka diperlukan untuk menerima pembayaran untuk pekerjaan yang dilakukan atau barang yang dikirim. Tetapi hanya mengeluarkan dokumen seperti itu tidak menjamin penerimaan pembayaran. Untuk keberhasilan lengkap perlu untuk mengirimkannya ke kontraktor. Dari artikel ini, Anda akan mempelajari 3 cara mengirim faktur dan alat apa yang sangat berguna dalam proses ini.

Cara mengirim faktur – daftar isi:

1. Bagaimana cara mengirim faktur kertas?
2. Bagaimana cara menyiapkan faktur dalam bentuk elektronik?
3. Bagaimana cara membuat dan mengirim file PDF dengan faktur?
4. Bagaimana aplikasi faktur dapat membantu Anda?

Bagaimana cara mengirim faktur kertas?

Meskipun Internet telah menguasai rumah dan kantor kita untuk selamanya, sebagian besar faktur dikirim melalui surat biasa. Menurut laporan E-Faktur/E-Billing. Digitalisasi dan Otomatisasi sebanyak 90% dari faktur masuk ke penerima dalam bentuk kertas.

Sayangnya, ini memiliki kekurangannya. Salah satunya adalah waktu yang dibutuhkan untuk mengantarkan surat ke alamat yang tertera. Saat mengirim, Anda perlu mempertimbangkan ini seluruh proses yang mengarah pada pembayaran. Anda perlu ingat bahwa beberapa orang mungkin terikat pada dokumen kertas. Mereka akan mengharapkan Anda untuk memberi mereka faktur hanya dalam formulir ini. Memang, Anda mungkin dapat meyakinkan beberapa orang untuk menagih secara elektronik, tetapi dalam kasus lain, Anda harus menyesuaikan dengan keinginan pelanggan Anda.

Sebagian besar alat yang Anda butuhkan untuk mengirim faktur kertas tersedia di kantor mana pun. Anda akan memerlukan komputer dengan printer, perangkat lunak perkantoran, dan amplop. Meskipun Anda dapat menulis faktur dengan tangan dalam bentuk yang disiapkan secara khusus, jauh lebih mudah untuk mengerjakan dokumen elektronik.

Dengan pengolah kata atau spreadsheet, Anda dapat menyiapkan dokumen yang berisi semua elemen yang diperlukan. Kemudian Anda perlu mencetaknya, memasukkannya ke dalam amplop, alamat itu dan mengirimkannya. Pengolah kata paling populer memungkinkan Anda untuk mencetak pada amplop, jadi Anda tidak perlu bersusah payah menulis alamat dengan tangan. Yang tersisa untuk Anda lakukan hanyalah membeli prangko dan mengirim surat itu ke kontraktor.

Bagaimana cara menyiapkan faktur dalam bentuk elektronik?

Alternatif untuk dokumen kertas adalah e-faktur. Anda tidak memerlukan perangkat lunak khusus untuk membuatnya, karena yang Anda gunakan setiap hari – spreadsheet atau pengolah kata sederhana – sudah cukup. Seperti halnya dokumen yang dikirim melalui surat biasa, Anda harus membuat faktur terlebih dahulu, kecuali bahwa alih-alih mencetak, Anda harus menyimpan file yang dibuat dengan cara ini.

Hindari format seperti DOC atau XLS , karena meskipun umum dan mudah dibuka, mereka memiliki satu kelemahan utama – dokumen yang disiapkan dengan cara ini dapat dengan mudah diedit. Memang, Anda memiliki opsi untuk mengamankan pengeditan file semacam itu dengan kata sandi, tetapi lebih baik menggunakan solusi yang terbukti – file PDF. Dengan mengirimkan dokumen seperti itu, Anda yakin tidak ada yang akan mengganggu isinya.

Bagaimana cara membuat dan mengirim file PDF dengan faktur?

Anda dapat menggunakan salah satu konverter yang tersedia di web, seperti Adobe Acrobat, misalnya, untuk membuat file PDF. Cukup pilih faktur yang sebelumnya disimpan dalam file DOC, dan program akan secara otomatis melakukan konversi ke PDF. Tergantung pada pengaturan komputer Anda dan opsi yang tersedia di pengolah kata/spreadsheet Anda, Anda juga dapat memilih opsi untuk menyimpan file dalam format PDF dari dalam program.

Tambahkan dokumen yang disiapkan dengan cara ini sebagai lampiran dalam email. Ini adalah ide yang baik untuk mulai membuat pesan ke klien dengan langkah ini. Ini akan memastikan bahwa Anda tidak mengirim email tanpa lampiran. Dalam judul pesan, Anda dapat menyertakan nama proyek tempat faktur berlaku. Isi email harus singkat dan to the point, tetapi ingatlah untuk menjaga nada yang sopan. Anda dapat berterima kasih kepada mereka atas kerja sama di masa lalu, mendorong untuk menggunakan layanan yang ditawarkan di masa depan, dan dalam kasus faktur sebagian, tunjukkan tahap pekerjaan apa yang terkait dengannya.

Bagaimana aplikasi faktur dapat membantu Anda?

Ini adalah alat yang secara signifikan memfasilitasi pengiriman faktur karena memberi Anda pilihan terluas. Jika Anda bekerja sama dengan perusahaan yang membutuhkan dokumen kertas, Anda cukup menerbitkan, mencetak, dan mengirim faktur melalui surat siput sesuai keinginan klien. Keuntungannya bagi Anda adalah bahwa aplikasi semacam itu dilengkapi dengan templat faktur yang sudah jadi, sehingga Anda dapat yakin bahwa mereka akan mematuhi peraturan negara Anda.

Anda juga tidak perlu khawatir tentang tarif PPN atau kebenaran perhitungan dan ringkasan. Cukup pilih tarif pajak yang sesuai, masukkan nilai bersih barang/jasa, dan program akan menghitung nilai barang itu sendiri beserta pajaknya.

Dengan aplikasi faktur gratis, Anda dapat dengan mudah mengirim faktur elektronik langsung ke kotak email kontraktor yang menerima bentuk komunikasi ini. Dokumen semacam itu segera disimpan dalam format PDF, jadi Anda tidak akan kesulitan mengonversi file semacam itu ke dalam format yang akan memastikan integritas data. Anda dapat mengirim faktur yang disiapkan dengan cara ini hanya dengan beberapa klik. Anda tidak perlu masuk ke email Anda – Anda dapat melakukan semuanya dari dalam aplikasi. Anda dapat memasukkan subjek pesan, melengkapi kontennya, atau menggunakan templat yang telah disiapkan, yang menghemat waktu dan secara signifikan mempersingkat pekerjaan Anda.

Yang penting, Anda tidak akan pernah lagi mengirim email tanpa lampiran, karena dengan mengklik tombol “kirim” faktur yang Anda keluarkan secara otomatis dilampirkan ke pesan. Seperti email standar, Anda dapat memilih penerima pesan, menambahkan lebih banyak penerima, dan bahkan mengirim salinan tersembunyi. Ini praktis ketika berhadapan dengan perusahaan besar karena Anda dapat mengirim faktur baik kepada orang yang bekerja sama dengan Anda dalam suatu proyek dan langsung ke departemen akuntansi.

Jika Anda menyukai konten kami, bergabunglah dengan komunitas lebah sibuk kami di Facebook, Twitter, LinkedIn, Instagram, YouTube, Pinterest.

Pengarang: Andy Nicols

Pemecah masalah dengan 5 derajat berbeda dan cadangan motivasi yang tak ada habisnya. Ini membuatnya menjadi Pemilik & Manajer Bisnis yang sempurna. Saat mencari karyawan dan mitra, keterbukaan dan rasa ingin tahu dunia adalah kualitas yang paling dia hargai.

Lihat semua posting