Panduan Langkah Demi Langkah untuk Menetapkan KPI untuk Anggota Tim

Organisasi tanpa indikator kinerja utama (KPI) seperti perjalanan tanpa peta. Ketika perjalanan Anda tidak memiliki peta, tidak ada cara bagi Anda untuk menentukan seberapa jauh Anda telah datang sejak Anda memulai. Anda terus mengemudi menuju tujuan tanpa mengetahui apa yang menghalangi Anda. Dalam sebuah organisasi, memiliki KPI yang jelas yang terkait dengan tujuan akhir perusahaan Anda membantu memperoleh kemajuan yang telah Anda buat dalam kerangka waktu yang ditentukan. Ini membantu memahami kontribusi anggota tim dan apa yang perlu ditingkatkan.

Apa itu KPI?

Indikator Kinerja Utama (KPI) memungkinkan Anda memperoleh pengukuran terukur dari waktu ke waktu untuk mencapai tujuan (atau sasaran) tertentu. KPI mendorong tim untuk mencapai target, menyediakan metrik untuk mengukur kemajuan target, dan pada akhirnya menawarkan wawasan berharga untuk membuat keputusan yang tepat tentang manajemen operasi atau proses bisnis. Proses KPI membantu setiap aspek bisnis – baik itu keuangan, SDM, layanan pelanggan atau pemasaran – menjadi efisien dan efektif dalam memenuhi tanggung jawabnya.

KPI dan Kinerja Karyawan

Kinerja karyawan adalah jantung dari kesuksesan organisasi. Berhasil atau tidaknya perjalanan suatu organisasi, bergantung pada seberapa besar dorongan karyawannya dalam mencapai tonggak pencapaiannya. Untuk mencapai tujuan organisasi, pertama-tama kita perlu menetapkan target di tingkat individu dan tim sehingga dapat dikaitkan dengan target perusahaan.

Karyawan adalah aset terbesar dari sebuah perusahaan. Mereka perlu didorong, diberdayakan, dan dinilai untuk mencapai tujuan bisnis. Sangat penting untuk memperhatikan perilaku positif dan negatif karyawan, mendiskusikan dan memberikan umpan balik untuk menciptakan lingkungan yang memungkinkan bagi mereka untuk belajar dan berkembang. Ini juga akan menyelaraskan mereka untuk bekerja menuju tujuan tim dan organisasi.

Bagaimana Anda mengukur kinerja? Data terukur apa yang dapat Anda sajikan sebagai bukti kerja keras tim Anda? Apakah semua anggota tim bekerja pada tujuan yang benar? Dan apakah pekerjaan mereka berkontribusi untuk mencapai tujuan akhir perusahaan?

Di sinilah KPI menjadi pusat perhatian. KPI adalah bentuk target terukur yang membantu Anda melacak kemajuan tujuan bisnis Anda. Mereka akan membantu Anda untuk memahami bagaimana kinerja anggota tim Anda berkontribusi untuk itu. Selain itu, KPI juga akan mendukung dalam mengidentifikasi kesenjangan pengetahuan dan memungkinkan Anda untuk menerapkan rencana pelatihan kualitatif yang sesuai.

Mengapa KPI penting?

Seperti disebutkan di atas, KPI sangat penting untuk mengidentifikasi kontribusi anggota tim Anda terhadap tujuan bisnis secara keseluruhan. Berikut adalah beberapa alasan penting mengapa Anda harus menerapkan proses KPI di organisasi Anda.

Untuk memastikan tim Anda bertanggung jawab dan selaras dengan tujuan. Ini sangat penting ketika memantau kemajuan proyek tertentu. Proses KPI yang jelas memastikan bahwa anggota tim mengakui tanggung jawab mereka dan melakukan upaya kolektif untuk memenuhinya.

Untuk melacak skor kesehatan perusahaan. Indikator kinerja utama tidak diragukan lagi memberikan wawasan berharga ke dalam operasi organisasi. Sementara mereka menawarkan pemahaman yang komprehensif tentang kinerja keuangan umum, mereka juga menjelaskan faktor-faktor risiko potensial seperti kekurangan modal, pesaing baru, atau kesenjangan pengetahuan.

Untuk memantau kemajuan dari waktu ke waktu. KPI memungkinkan Anda menetapkan tujuan di awal tahun keuangan dan menggunakan laporan bulanan atau triwulanan untuk mengukur kemajuan yang dicapai dengan melacak kriteria utama seperti pendapatan, biaya per transaksi, tingkat kepuasan pelanggan, dan sebagainya. Karena KPI diselaraskan dengan target organisasi, ini juga akan membantu melacak kemajuan menuju tujuan dan strategi jangka panjang perusahaan.

Untuk melakukan perbaikan kapan dan di mana diperlukan. Setelah hasil KPI dianalisis, mereka memungkinkan Anda untuk berkonsentrasi pada area bisnis mana yang perlu ditingkatkan dan apakah ada penyesuaian yang harus dilakukan terhadap tindakan saat ini. Ini akan menyelamatkan Anda dari membuat keputusan yang salah dan memprediksi skenario masa depan. Karena KPI dapat diukur, Anda dapat secara langsung memengaruhi faktor-faktor yang menentukan hasilnya dan mengambil tindakan pencegahan untuk memastikan bahwa Anda berada di jalur yang benar untuk mencapai tujuan Anda.

Proses KPI

Langkah 01 – Tentukan bagaimana KPI akan digunakan

Langkah pertama dalam menetapkan KPI adalah memahami bagaimana indikator kinerja ini akan digunakan untuk memantau kemajuan. Sebelum menetapkan KPI untuk tim, kumpulkan anggota dan diskusikan kriteria apa yang harus digunakan untuk menentukan KPI mereka dan bagaimana hal ini akan memengaruhi kinerja mereka.

KPI hanyalah sebuah bentuk komunikasi, dan seperti kerangka komunikasi lainnya, KPI juga harus dipahami dengan jelas oleh orang-orang yang ditugaskan kepadanya sehingga dapat ditindaklanjuti. Pastikan anggota tim Anda melek data dan dilengkapi dengan pengetahuan, alat, dan keterampilan yang tepat untuk membuat keputusan yang tepat berdasarkan data yang mereka gunakan.

Langkah 02 – Tautkan KPI ke tujuan organisasi

Perusahaan sering membuat kesalahan dengan mengadopsi KPI yang tidak jelas yang tidak mencerminkan proses bisnis mereka dan dengan demikian gagal melihat dampak yang substansial. KPI Anda harus dikaitkan dengan tujuan organisasi sehingga Anda tahu bahwa perusahaan berada di jalur yang benar. Misalnya, perusahaan dapat menentukan strategi pengembangan mereka di bawah perspektif keuangan, proses bisnis internal, pembelajaran dan pertumbuhan, dan pelanggan. Oleh karena itu, KPI yang Anda tetapkan juga harus termasuk dalam kategori ini.

Misalnya, perusahaan ABC dapat menetapkan tujuan di bawah aspek pembelajaran dan pertumbuhan untuk memberikan pelatihan keterampilan lunak kepada karyawannya dengan anggaran 6 juta. Di sini, Manajer Sumber Daya Manusia dan timnya akan menjadi penjaga utama untuk mencapai target ini. Oleh karena itu, untuk menyelaraskan dengan tujuan ini, mereka dapat memiliki KPI untuk mengadakan enam lokakarya pelatihan soft skill per kuartal (24 lokakarya per tahun) dengan tetap menjaga pengeluaran mereka di bawah anggaran yang ditetapkan.

Aspek kunci lain dari proses KPI adalah memastikan bahwa tim Anda memahami tujuan akhir organisasi dan rencana tindakan yang harus diikuti untuk mencapainya. Ini akan memberdayakan tenaga kerja Anda dengan tujuan untuk memenuhi tanggung jawab mereka.

Langkah 03 – Apakah KPI Anda SMART?

Gunakan rumus SMART untuk menentukan seberapa efektif KPI Anda.

Spesifik – KPI yang Anda tetapkan harus berfokus pada aspek spesifik bisnis Anda yang dapat diukur, dan menentukan mengapa hal itu penting.

Terukur – Seperti disebutkan di atas, itu harus terukur dan mengacu pada standar yang ditentukan.

A chievable – KPI harus dapat disampaikan.

R relevan – Harus relevan dengan proses bisnis di dalam perusahaan sambil dikaitkan dengan tujuan strategis organisasi.

Time -Bound – KPI harus dapat dicapai dalam kerangka waktu yang ditentukan.

Langkah 04 – Audit KPI bila perlu dan buat perubahan

Bisnis mendiversifikasi atau mengubah proses yang ada tergantung pada kondisi pasar. Ketika ini terjadi, Anda mungkin perlu merevisi KPI yang telah ditetapkan sebelumnya dan menetapkan indikator baru yang akan selaras dengan tujuan baru. Oleh karena itu, penting untuk mengaudit KPI setiap tahun dan membuat perubahan jika perlu – sehingga Anda yakin bahwa KPI selaras dengan arahan bisnis yang berubah. Gunakan template di bawah ini untuk mengaudit KPI Anda.

Biarkan KPI Memandu Anda Menuju Kesuksesan

Indikator kinerja utama berkontribusi secara signifikan untuk mendorong bisnis mencapai tujuannya. Dalam lingkungan bisnis yang kompetitif dan kompleks saat ini, semakin penting untuk menetapkan tujuan bisnis dan rencana tindakan yang jelas tentang cara mencapainya. Dengan demikian, KPI dapat menjadi cahaya penuntun Anda untuk menentukan arah perjalanan dan kemajuan Anda.