Bagaimana cara mengatur tim proyek? | #29 Memulai manajemen proyek

Diterbitkan: 2023-01-24

Menurut PMBOK, tim proyek adalah “kumpulan individu yang melakukan pekerjaan proyek untuk mencapai tujuannya.” Namun, kami percaya bahwa definisi seperti itu mengesampingkan setidaknya satu aspek penting untuk mencapai tujuan proyek: kolaborasi. Dan inilah yang ingin kami fokuskan hari ini dalam menjawab pertanyaan tentang bagaimana mengatur tim proyek.

Bagaimana cara mengatur tim proyek? - Daftar isi:

  1. Perkenalan
  2. Kompetensi dan tanggung jawab anggota tim
  3. Kepribadian dalam tim
  4. Peran dalam tim
  5. Ringkasan

Perkenalan

Ketika Manajer Proyek turun untuk menyiapkan tim proyek, dia telah menyelesaikan fase inisiasi proyek, dan bagian dari fase perencanaan. Tugas lebih mudah jika proyek melibatkan orang-orang di dalam organisasi. Namun seringkali, proyek membutuhkan perekrutan spesialis baru, konsultan eksternal, atau pekerja lepas.

Jika proyek berlangsung di organisasi besar, cukup bagi Manajer Proyek untuk secara akurat menentukan ruang lingkup kompetensi dan tanggung jawab spesialis yang dibutuhkan. Staf SDM kemudian akan menangani perekrutan kandidat yang cocok.

Namun, jika itu di perusahaan atau startup yang lebih kecil, Manajer Proyek harus menangani pemilihan kandidat yang sesuai. Tugas ini juga disebut "memperoleh tim proyek" dan berfokus pada dua bidang:

  • kompetensi dan pengalaman profesional, dan
  • ciri-ciri kepribadian individu rekan kerja masa depan.

Merekalah yang akan membuat sekelompok spesialis segera menjadi sebuah tim. Yakni, bahwa itu akan bekerja sama secara efektif di seluruh proyek.

Kompetensi dan tanggung jawab anggota tim

Menentukan tanggung jawab masing-masing anggota tim sangat penting di awal kerja sama. Hal ini karena sering terjadi tumpang tindih kompetensi rekan kerja. Oleh karena itu, Manajer Proyek harus menentukan siapa yang bertanggung jawab atas pelaksanaan tugas tertentu. Di sisi lain, orang-orang yang bekerja sama dalam area tertentu dari proyek harus merasa bahwa mereka berbagi tanggung jawab atas keberhasilannya (kepemilikan bersama).

Kesulitan lebih lanjut yang dihadapi oleh Manajer Proyek ditunjukkan dengan pertanyaan:

  • Bagaimana Anda mengidentifikasi spesialis mana yang cocok untuk melakukan tugas?
  • Alat apa yang akan mereka butuhkan? Dan selanjutnya –
  • Bagaimana menentukan anggaran yang dibutuhkan untuk melengkapi tim?

Di sini kita hanya bisa memperhatikan pertanyaan. Jawabannya akan berbeda di setiap proyek.

project team

Kepribadian dalam tim

Dalam tim proyek, setiap anggota harus memiliki keterampilan dan pengalaman yang tepat. Namun yang tak kalah pentingnya adalah ciri-ciri kepribadian yang akan membuat tim menjadi kuat dan kohesif. Mengenai ciri-ciri umum, tim proyek harus terdiri dari orang-orang yang:

  • fleksibel dan adaptif terhadap perubahan kondisi
  • terbuka untuk tantangan baru
  • kooperatif
  • bersedia bertanggung jawab atas tugas yang diberikan kepadanya, dan
  • tahu bagaimana mengatasi stres.

Namun, yang sama pentingnya adalah keragaman kepribadian dan gaya kerja. Ini akan memungkinkan untuk memanfaatkan kekuatan mereka dengan lebih baik. Semua tim akan mendapat manfaat dari memiliki individu yang:

  1. Berorientasi pada tujuan – berfokus pada pencapaian hasil terbaik dan berfokus pada tindakan
  2. Kreatif – produktif dengan ide, menunjukkan tingkat inovasi dan kemampuan yang tinggi untuk menemukan solusi baru
  3. Berpusat pada orang – untuk siapa manusia lain, hubungan dan saling pengertian paling penting

Peran dalam tim

Peran tim informal muncul secara spontan. Namun perlu diperhatikan keberadaan dan dinamikanya selama pelaksanaan proyek. Peran utama dalam tim proyek meliputi:

  • Pemimpin – memberikan perhatian khusus pada efisiensi tim,
  • Mediator – menyelesaikan konflik dan membantu tim beroperasi lebih efisien
  • Joker – orang yang membuat orang lain tertawa dan meningkatkan mood tim,
  • Pengingat – selalu mengingat tenggat waktu dan tugas penting,
  • Koordinator – membantu tim beroperasi lebih efisien dengan menggabungkan elemen kerja anggota individu,
  • Mentor – seringkali anggota tim senior yang bersedia berbagi pengalaman dan pengetahuan dengan orang lain.

Peran informal membantu tim berfungsi secara efektif dan memberikan hasil yang lebih baik. Namun, Anda tidak boleh memperlakukannya sebagai pengganti tanggung jawab formal.

Ringkasan

Pilihan tim proyek dapat menentukan keberhasilan atau kegagalan seluruh proyek. Itulah mengapa sangat penting bahwa tim harus terdiri dari orang-orang dengan keterampilan dan kepribadian yang berbeda, pengalaman dan gaya kerja yang berbeda. Jika Manajer Proyek memilih kolega dengan benar, mereka secara alami akan memerankan peran informal untuk membentuk tim yang kohesif, meningkatkan peluang keberhasilan dan kerja sama yang lebih bermanfaat.

Jika Anda menyukai konten kami, bergabunglah dengan komunitas lebah sibuk kami di Facebook, Twitter, LinkedIn, Instagram, YouTube, Pinterest, TikTok.

How to set up a project team? | #29 Getting started with project management caroline becker avatar 1background

Pengarang: Caroline Becker

Sebagai Manajer Proyek, Caroline ahli dalam menemukan metode baru untuk merancang alur kerja terbaik dan mengoptimalkan proses. Keterampilan organisasi dan kemampuannya untuk bekerja di bawah tekanan waktu menjadikannya orang terbaik untuk mengubah proyek rumit menjadi kenyataan.

Lihat semua posting

Pertanyaan paling penting

  1. Mengapa tim proyek harus terdiri dari orang-orang dengan kepribadian dan gaya kerja yang berbeda?

    Orang-orang dengan kepribadian dan gaya kerja yang berbeda melihat sebuah proyek dari perspektif yang berbeda. Berbagai masalah penting bagi mereka, jadi ketika mereka berkomunikasi, mereka menciptakan suasana inovasi. Dengan kata lain. mereka menghasilkan lebih banyak ide saat mereka bersama, yang berkontribusi pada implementasi proyek yang lebih baik.

Memulai manajemen proyek:

  1. Apa itu proyek?
  2. Apa itu manajemen proyek?
  3. Bagaimana mengelola proyek?
  4. Metode manajemen proyek
  5. Jenis proyek
  6. 4 contoh proyek
  7. Prioritas proyek
  8. Area kegiatan proyek
  9. Definisi sukses dalam manajemen proyek
  10. Mengapa menggunakan perangkat lunak manajemen proyek?
  11. Bagaimana memilih perangkat lunak manajemen proyek terbaik?
  12. Gambaran umum perangkat lunak manajemen proyek
  13. Siklus hidup proyek
  14. Untuk apa visi proyek?
  15. Tujuan proyek. Apa itu dan bagaimana mendefinisikannya dengan baik?
  16. Fase inisiasi proyek - apa yang harus diperhatikan?
  17. Domain perencanaan dalam manajemen proyek
  18. Apa itu jadwal proyek dan untuk apa?
  19. Bagaimana cara menggunakan tonggak dalam suatu proyek?
  20. Eksekusi projek
  21. Bagaimana mempersiapkan rencana kontinjensi proyek yang sukses?
  22. Pentingnya penutupan proyek
  23. Kegagalan proyek. 5 alasan mengapa proyek gagal
  24. 4P manajemen: proyek, produk, program, dan portofolio
  25. Tugas dan tanggung jawab paling penting dari Manajer Proyek
  26. Keterampilan manajer proyek yang paling berguna
  27. Bagaimana cara menjadi manajer proyek?
  28. 5 buku yang harus dibaca setiap manajer proyek
  29. Bagaimana cara mengatur tim proyek?
  30. Struktur rincian kerja - bagaimana cara mendelegasikan pekerjaan dalam sebuah proyek?
  31. Bagaimana cara memimpin tim selama hybrid work?
  32. Tantangan yang dihadapi manajer proyek saat bekerja dengan tim
  33. Jenis pertemuan proyek
  34. Pemantauan proyek. Parameter apa yang harus diperhatikan?
  35. Cara menulis yang menarik
  36. Bagaimana cara menentukan ruang lingkup proyek dan menghindari creep ruang lingkup?
  37. Studi kelayakan – bisakah kita mengimplementasikan proyek ini?
  38. Analisis risiko dalam proyek dan alat untuk memfasilitasinya
  39. Bagaimana cara membuat piagam proyek?
  40. Apa itu daftar pemangku kepentingan?
  41. Bagan Gantt dalam perencanaan manajemen proyek
  42. Bagaimana cara membuat anggaran proyek?
  43. Manajemen waktu dalam proyek
  44. Bagaimana cara membuat daftar risiko proyek?
  45. Strategi manajemen risiko proyek
  46. Pemasaran proyek
  47. Sumber dan area perubahan dalam proyek
  48. Model perubahan manajemen proyek
  49. Apa setelah Agile? Metode dalam manajemen proyek