Cara Memulai Email Secara Profesional [+Templat]

Email adalah mode komunikasi utama kami hari ini, dan memulai email adalah aspek penting dari komunikasi profesional dan pribadi. Entah itu untuk keperluan kerja, sekolah, atau pribadi, kita semua perlu mengetahui cara memulai email dengan baik dan benar .

Apakah Anda sedang berkomunikasi dengan mitra bisnis, calon pelanggan, atau kolega, cara Anda memulai email menentukan nada untuk pesan Anda selanjutnya. Faktanya, intro email yang ditulis dengan baik bisa menjadi pembeda antara percakapan yang berhasil atau tidak.

Pada artikel ini, kami akan mengeksplorasi mengapa pengantar email itu penting dan memberi Anda 19 cara berbeda untuk memulai email yang dapat Anda gunakan dalam berbagai situasi. Plus, kami akan memberikan tip tentang cara menulis kalimat pembuka email terbaik.

Baca terus!

Mengapa Intro Email Penting?

Seperti disebutkan di atas, pengantar email mengatur nada untuk keseluruhan pesan Anda. Ini kesan pertama Anda pada penerima dan dapat memengaruhi cara mereka memandang Anda dan pesan Anda. Kalimat pembuka yang ditulis dengan baik dapat menarik perhatian pembaca, membuat mereka merasa dihargai, dan menyiapkan panggung untuk percakapan yang sukses.

Di sisi lain, pembukaan email yang ditulis dengan buruk atau tidak pantas dapat mematikan penerima atau membuat mereka mengabaikan pesan Anda. Ini juga dapat memengaruhi keberhasilan niat email Anda, apakah itu untuk melakukan penjualan, menjalin hubungan profesional, atau sekadar menjaga hubungan yang sehat.

Kalimat pembuka email harus menarik, ramah, dan relevan bagi penerima. Pengantar email yang bagus membantu membangun hubungan baik, mengatur suasana percakapan, dan mendorong penerima untuk terus membaca.

Berbagai Cara Memulai Email Tergantung Keadaan

Bukan rahasia lagi bahwa email adalah cara komunikasi yang cepat dan nyaman. Hal ini memungkinkan Anda untuk berkomunikasi dengan orang-orang di seluruh dunia. Namun, saat memulai email, banyak orang kesulitan menemukan kata yang tepat.

Mari jelajahi cara memulai email, bergantung pada keadaan.

Email Formal/Resmi

Email formal atau resmi biasanya digunakan dalam lingkungan profesional, seperti lamaran kerja atau penyelidikan bisnis. Jika Anda menulis email formal, penting untuk menggunakan nada profesional.

Mulailah dengan sapaan formal, seperti “Dear Mr./Ms./Dr. [Nama Belakang]” atau “Kepada Yang Berkepentingan”. Hindari penggunaan bahasa atau singkatan yang terlalu santai, dan pastikan tata bahasa dan tanda baca Anda benar.

Email Informal

Email informal biasanya digunakan dalam pengaturan pribadi, seperti mengirim email ke teman atau anggota keluarga. Dengan demikian, ini memungkinkan nada yang lebih santai. Anda dapat memulai dengan sapaan ramah, seperti “Hai [Nama Depan]” atau “Hai [Nama Depan]”. Namun berhati-hatilah agar tidak terlalu santai, karena Anda tetap ingin mempertahankan tingkat profesionalisme.

Email Dingin

Email dingin dikirim ke seseorang yang belum pernah Anda temui atau komunikasikan sebelumnya. Memulai email dingin bisa jadi menantang, karena Anda harus membuat kesan pertama yang baik.

Anda dapat memulai email dingin dengan memperkenalkan diri dan menjelaskan mengapa Anda menghubunginya. Pertimbangkan untuk menggunakan baris subjek yang menarik perhatian penerima, seperti “Pertanyaan singkat” atau “Pengantar”.

Pastikan untuk mempersonalisasi email sebanyak mungkin dan hindari penggunaan bahasa umum. Juga, pastikan untuk meneliti contoh saluran pembuka email dingin untuk pemasaran & penjualan dan pilih yang terbaik untuk meningkatkan tingkat respons Anda.

Email Tindak Lanjut

Email tindak lanjut dikirim setelah email atau percakapan sebelumnya. Anda dapat menggunakan email tindak lanjut dalam berbagai situasi, seperti wawancara kerja atau penawaran penjualan. Tetapi apakah ada cara yang baik untuk memulai tindak lanjut email, Anda bertanya?

Merupakan ide bagus untuk memulai email tindak lanjut dengan merujuk komunikasi Anda sebelumnya dan mengingatkan penerima tentang konteksnya. Gunakan nada ramah dan profesional, dan jelaskan apa yang Anda tindak lanjuti.

Email Terima Kasih

Email terima kasih dikirim untuk mengungkapkan rasa terima kasih setelah pertemuan atau percakapan. Ini digunakan dalam berbagai situasi, seperti setelah wawancara kerja atau pertemuan dengan klien.

Mulailah email terima kasih dengan mengungkapkan rasa terima kasih Anda dan berterima kasih kepada penerima atas waktunya. Bersikaplah spesifik tentang apa yang Anda ucapkan terima kasih kepada mereka, dan gunakan nada ramah dan menghargai.

Baca juga: Pesan Terima Kasih LinkedIn

Email Permintaan Maaf

Email permintaan maaf dikirim untuk meminta maaf atas kesalahan atau kesalahpahaman. Ini biasanya digunakan dalam lingkungan profesional, seperti di tempat kerja atau konteks bisnis. Mulailah dengan mengakui kesalahan dan mengambil tanggung jawab untuk itu. Gunakan nada yang tulus dan empati, dan jelaskan apa yang Anda minta maaf.

Jadi, seperti yang Anda lihat, ada banyak cara berbeda untuk memulai email, tergantung pada keadaan. Apakah Anda sedang menulis email formal atau email biasa, penting untuk memilih pembukaan Anda dengan hati-hati, tergantung pada situasi dan hubungan yang Anda miliki dengan penerima.

Cara Memulai Email [19 Contoh]

Sekarang setelah Anda mengetahui pentingnya intro email dan cara mengubah pembukaan email Anda tergantung pada keadaan, mari kita lihat beberapa contoh pembuka email praktis untuk inspirasi Anda. Anda mungkin ingin menggunakan contoh obrolan ringan email ini sebagai template email untuk menulis email yang berorientasi pada hasil.

1. Email Resmi

Subjek: [Nama], Mengenai [Topik]

Halo nama],

Saya harap email ini menemukan Anda dengan baik. Saya menulis kepada Anda tentang [Topik].

2. Email Tidak Resmi

Subjek: [Topik]

Hai [Nama],

Semoga Anda baik-baik saja! Saya hanya ingin menghubungi tentang [Topik].

3. Email Dingin

Topik: Pendahuluan

[Nama] yang terhormat,

Nama saya [Nama Anda], dan saya [Posisi atau perusahaan Anda]. Saya menemukan [situs web, profil LinkedIn, dll.] Anda dan berpikir kami berpotensi [alasan untuk menjangkau].

4. Email Tindak Lanjut

Perihal: Menindaklanjuti [Topik]

Hai [Nama],

Saya ingin menindaklanjuti percakapan kami sebelumnya tentang [Topik]. Saya ingin tahu apakah ada pembaruan atau jika Anda memiliki pertanyaan lebih lanjut.

5. Jaringan Email

Perihal: Saling Menghubungkan

[Nama] yang terhormat,

Saya harap email ini menemukan Anda dengan baik. Saya perhatikan bahwa kami memiliki hubungan timbal balik melalui [Nama koneksi], dan saya ingin menjangkau dan memperkenalkan diri.

6. Email Lamaran Kerja

Perihal: [Posisi] Lamaran

Kepada manajer perekrutan,

Saya menulis untuk mengungkapkan minat saya pada posisi [Posisi] di [Perusahaan]. Terlampir adalah resume saya untuk pertimbangan Anda.

7. Email Terima Kasih

Subyek: Terima kasih

Hai [Nama],

Terima kasih banyak untuk [alasan berterima kasih kepada mereka]. Saya sangat menghargai [dukungan, waktu, tenaga, dll.] Anda.

8. Email Permintaan Maaf

Perihal: Permintaan maaf atas [Kesalahan]

[Nama] yang terhormat,

Saya ingin menghubungi dan meminta maaf atas [kesalahan]. Saya memahami [konsekuensi kesalahan] itu, dan saya bertanggung jawab penuh atas tindakan saya.

9. Minta Email

Perihal: Permintaan [Topik]

Halo nama],

Saya harap email ini menemukan Anda dengan baik. Saya menulis untuk meminta [topik atau bantuan].

10. Email Penjualan

Perihal: [Penawaran] untuk [Produk/Layanan]

Halo nama],

Saya ingin menjangkau dan memperkenalkan Anda ke [Produk/Layanan]. [Penawaran atau diskon] tersedia untuk waktu terbatas.

11. Email Pengingat

Subjek: Pengingat tentang [Topik]

Hai [Nama],

Hanya ingin mengirimkan pengingat tentang [Topik].

12. Email Pendahuluan

Topik: Pendahuluan

[Nama] yang terhormat,

Saya ingin menjangkau dan memperkenalkan diri. Nama saya [Nama Anda], dan saya [Posisi atau perusahaan Anda].

13. Email Umpan Balik

Perihal: Permintaan Umpan Balik

Halo nama],

Saya menulis untuk meminta umpan balik tentang [Proyek/Tugas]. Saya menghargai pendapat Anda dan sangat menghargai masukan apa pun yang mungkin Anda miliki.

14. Email Kerjasama

Perihal: Peluang Kolaborasi

Hai [Nama],

Saya harap email ini menemukan Anda dengan baik. Saya menemukan [pekerjaan, profil, dll.] Anda dan berpikir kita dapat berkolaborasi dalam [Proyek/Ide].

15. Selamat Email

Perihal: Selamat atas [Prestasi]

[Nama] yang terhormat,

Selamat atas [Prestasi]! [Pesan ucapan selamat tambahan atau tawaran bantuan].

16. Email Pengumuman

Topik: Pengumuman

Hai [Nama],

Saya ingin menghubungi dan memberi tahu Anda tentang [Pengumuman]. [Detail tambahan atau ajakan bertindak].

17. Email Survei

Perihal: Permintaan Survei

[Nama] yang terhormat,

Saya meminta partisipasi Anda dalam survei tentang [Topik]. Umpan balik Anda sangat berharga bagi kami.

18. Email Undangan

Topik: Undangan

Hai [Nama],

Saya ingin menyampaikan undangan ke [Acara/Rapat]. [Detail tambahan atau permintaan RSVP].

19. Email Pembaruan Berita

Perihal: Pembaruan Berita

[Nama] yang terhormat,

Saya ingin menghubungi dan memberikan kabar terbaru tentang [Topik]. [Detail tambahan atau ajakan bertindak].

Jadi, begitulah, 19 contoh intro email! Anda dapat menggunakan contoh ini sebagai inspirasi atau template untuk menulis kalimat pembuka email yang efektif.

Cara Menulis Kalimat Pembuka Email Terbaik

Baik untuk alasan bisnis atau pribadi, kalimat pembuka email Anda dapat berdampak signifikan pada tanggapan yang Anda terima. Menulis kalimat pembuka email terbaik adalah keterampilan yang dapat Anda pelajari dengan latihan.

Mari kita lihat lebih dekat bagaimana Anda bisa menguasai seni menulis kalimat pembuka email yang efektif:

Tetap pendek dan manis

Ketika datang ke baris pembuka email, lebih sedikit lebih sering. Kalimat pembuka yang pendek dan manis lebih mungkin menarik perhatian pembaca daripada yang panjang dan bertele-tele. Karena itu, ada baiknya menjaga kalimat pembuka Anda tidak lebih dari satu atau dua kalimat. Plus, pastikan itu mudah dibaca dan dipahami.

Personalisasi Pembukaan Email Anda

Tahukah Anda bahwa mempersonalisasikan baris pembuka email Anda dapat membuat semua perbedaan? Sapa penerima dengan nama dan coba gunakan nada yang cocok dengan hubungan Anda dengan mereka. Jika Anda menulis kepada seorang teman, Anda bisa lebih informal daripada jika Anda menulis kepada calon pemberi kerja.

Langsung ke Intinya

Hindari berbelit-belit dengan kalimat pembuka email Anda. Langsung ke intinya dan beri tahu pembaca mengapa Anda menulis. Jika Anda meminta informasi, katakan demikian. Jika Anda menawarkan bantuan, beri tahu mereka. Semakin jelas pesan Anda, semakin besar kemungkinan Anda mendapat tanggapan.

Gunakan Pengait

Hook adalah frase atau kalimat menarik yang menarik perhatian pembaca dan mendorong mereka untuk terus membaca. Itu bisa berupa pertanyaan, pernyataan, atau ajakan untuk bertindak. Menggunakan pengait di baris pembuka email Anda bisa menjadi cara yang efektif untuk melibatkan pembaca dan mendorong mereka untuk merespons.

Jadilah Profesional

Meskipun penting untuk bersikap pribadi dan terlibat dalam kalimat pembuka email Anda, menjaga nada profesional juga penting. Hindari penggunaan bahasa slang atau informal yang mungkin tidak pantas dalam lingkungan bisnis. Gunakan tata bahasa dan ejaan yang benar, dan hormati waktu penerima.

Gunakan Humor (bila perlu)

Banyak orang bertanya-tanya bagaimana memulai email profesional dengan sedikit kesenangan. Humor mendukung Anda! Ya, humor adalah cara yang bagus untuk mencairkan suasana dan terhubung dengan pembaca dengan cara yang menyenangkan. Namun, penting untuk menggunakan humor dengan tepat dan menghindari apa pun yang menyinggung atau tidak pantas. Jika Anda tidak yakin apakah lelucon atau permainan kata-kata Anda pantas, sebaiknya berhati-hatilah dan lewati saja.

Jadilah kreatif

Terakhir, jangan ragu untuk berkreasi dengan kalimat pembuka email Anda. Berpikir di luar kebiasaan dan menghasilkan sesuatu yang unik dan berkesan. Baris pembuka email yang kreatif dapat memberikan kesan yang bertahan lama dan meningkatkan kemungkinan mendapatkan tanggapan.

Dengan mengikuti tips ini, Anda akan berada di jalur yang tepat untuk menulis kalimat pembuka email yang menarik perhatian dan mendapatkan hasil.

Baca juga: Contoh Kampanye Tetes Email Terbaik

Yang Harus Anda Hindari untuk Memulai Email Anda

Meskipun ada banyak hal yang dapat Anda lakukan untuk membuat kesan pertama yang baik dengan kalimat pembuka email, ada juga beberapa hal yang harus Anda hindari. Di bawah ini adalah hal-hal tertentu yang harus Anda hindari untuk memulai email Anda dengan benar.

Hindari Bersikap Terlalu Santai

Meskipun penting untuk bersikap ramah dan mudah didekati dalam email Anda, Anda harus menghindari bersikap terlalu santai. Mulai email Anda dengan "Hai" atau "Ada apa? ” dapat terkesan tidak profesional atau bahkan tidak sopan, terutama jika Anda menulis untuk seseorang yang tidak Anda kenal dengan baik.

Hindari Menggunakan Semua Caps

Menggunakan huruf besar semua dalam pembukaan email Anda dapat dianggap sebagai berteriak atau agresif. Alih-alih, gunakan kapitalisasi dan tanda baca yang tepat untuk menyampaikan pesan Anda dengan jelas dan profesional.

Hindari Slang atau Singkatan

Slang dan singkatan bisa membingungkan, dan tidak semua orang bisa memahaminya. Jika Anda menulis untuk seseorang yang tidak Anda kenal dengan baik, sebaiknya hindari penggunaan bahasa apa pun yang mungkin tidak dipahami secara universal. Ini termasuk akronim, steno, dan bahkan emoji.

Hindari Membuat Asumsi

Saat Anda memulai email dengan asumsi, itu bisa membuat penerima merasa tidak nyaman atau bahkan defensif. Misalnya, memulai email dengan "Saya menganggap Anda tidak tertarik" dapat membuat tidak nyaman dan mungkin membuat penerima enggan merespons.

Hindari Bersikap Terlalu Formal

Meskipun penting untuk mempertahankan nada profesional dalam email Anda, terlalu formal bisa sama tidak menyenangkannya dengan terlalu santai. Hindari penggunaan bahasa yang terlalu formal atau kalimat rumit yang tidak perlu yang mungkin sulit dipahami.

Hindari Terlalu Bertele-tele

Memulai email Anda dengan kalimat yang panjang dan bertele-tele dapat menyulitkan penerima untuk memahami pesan Anda. Pertahankan kalimat pembuka Anda singkat dan to the point, pastikan itu dengan jelas menyampaikan tujuan email Anda.

Hindari Menjadi Negatif

Saat Anda memulai email dengan nada negatif, hal itu dapat membuat penerima bersikap defensif dan membuat mereka cenderung tidak merespons. Jadi, pastikan untuk menghindari memulai email Anda dengan keluhan atau kritik dan fokuslah pada bahasa yang positif dan konstruktif.

Memulai email Anda dengan langkah yang tepat sangat penting untuk komunikasi yang efektif. Dengan mengikuti pedoman ini, Anda dapat memastikan bahwa pembukaan email Anda profesional, mudah didekati, dan efektif dalam menyampaikan pesan Anda.

Kesimpulan

Memulai email bisa jadi menantang, terutama jika Anda tidak yakin tentang cara terbaik untuk memulai. Untungnya, dengan tip tentang cara memulai email ini, Anda memiliki berbagai opsi untuk dipilih tergantung pada nada dan tujuan pesan Anda.

Dari pernyataan langsung hingga sapaan ramah atau bahkan pembukaan yang lucu, ada banyak cara untuk menarik perhatian pembaca dan membuat kesan pertama yang positif. Terlebih lagi, template menawarkan contoh praktis yang dapat Anda sesuaikan agar sesuai dengan situasi unik Anda.

Ingat, baris pembuka adalah aspek penting dalam menulis email, jadi luangkan waktu untuk membuat pembukaan yang profesional, menarik, dan disesuaikan dengan audiens Anda. Selain itu, menggunakan media sosial untuk menulis kalimat pembuka email juga merupakan ide yang bagus. Misalnya, Anda akan menemukan banyak artikel LinkedIn penuh wawasan yang berbagi kiat berharga tentang menulis intro email. Dengan menggunakan tips ini, Anda akan berada di jalur yang tepat untuk menulis email yang efektif dan berdampak.