Bagaimana memulai ERG: Apa yang kami pelajari dengan melakukannya dan apa yang perlu diketahui oleh staf HR

Memulai kelompok sumber daya karyawan (ERG) sama bermanfaatnya dan rumitnya, terutama jika memulai dari awal. Anda tidak akan sendirian merasa terintimidasi oleh perjalanan ini, tapi sejujurnya, memulai ERG tidak sesulit kelihatannya. Meskipun memerlukan perencanaan dan pengorganisasian yang melibatkan sisi SDM, ERG pada dasarnya dipimpin dan dijalankan oleh karyawan. Yang harus Anda lakukan sebagai profesional HR adalah meletakkan dasar, menetapkan proses agar segala sesuatunya berjalan lancar, dan menawarkan dukungan organisasi.

Kami berada di posisi Anda dan bergulat dengan kompleksitas ERG. Ini adalah laporan langsung tentang cara memulai ERG—peta jalan praktis yang diambil dari pengalaman dunia nyata kami sejak awal pembuatan ERG Submittable.

ERG adalah komunitas dalam perusahaan, yang diciptakan oleh dan untuk karyawan yang memiliki latar belakang, minat, atau pengalaman yang sama. Kelompok-kelompok ini memberdayakan individu untuk terhubung dengan orang lain dan berbagi perspektif secara bebas di ruang khusus yang aman. ERG juga memperkuat suara karyawan dari kelompok yang kurang terwakili, memberi mereka peluang untuk melakukan advokasi terhadap kesadaran dan perubahan di tingkat organisasi.

Jika Anda ingin memperkenalkan ERG ke tim Anda, Anda tidak sendirian. Sekitar 90% perusahaan Fortune 500 memiliki ERG sebagai bagian dari budaya organisasi mereka, namun organisasi dari semua ukuran bisa mendapatkan keuntungan dari memiliki ruang semacam ini.

Kami pikir kami akan mengambil langkah mundur dan merenungkan perjalanan Submittable dalam mengimplementasikan dan menjalankan ERG. ERG kami adalah kelompok yang dijalankan oleh karyawan dan berfokus pada karyawan yang beroperasi sebagai komunitas mikro di ruang kerja kami yang lebih besar. Berdasarkan pengalaman kami, kami telah mengidentifikasi beberapa langkah yang dapat Anda ikuti untuk memulai program ERG yang efektif:

1. Ukur minat karyawan
2. Amankan dukungan kepemimpinan
3. Tentukan tujuan ERG Anda
4. Izinkan karyawan untuk bergabung dengan ERG Anda
5. Menetapkan pemimpin ERG
6. Ciptakan ruang aman untuk berdiskusi
7. Berikan dukungan berkelanjutan

Prasyarat: ERG harus dipimpin oleh karyawan

Kunci untuk menciptakan ERG yang efektif terletak pada namanya: karyawan Anda. ERG paling sukses ketika karyawan mampu berpartisipasi secara autentik, dalam lingkungan yang didasarkan pada kepercayaan dan rasa memiliki. Untuk itu, Anda harus memberdayakan karyawan Anda untuk memimpin dan menjalankan kelompok ini sendiri, dengan pengawasan minimal dari perusahaan.

Kualitas terpenting dari setiap ERG adalah kemampuannya untuk membina komunitas, memungkinkan orang untuk tampil sebagai diri mereka sendiri dan menyuarakan keberhasilan atau tantangan mereka di ruang yang diperuntukkan bagi orang-orang yang berpikiran sama. Untuk membangun komunitas tersebut, biarkan karyawan Anda mengambil alih kendali.

Para pemimpin dan peserta ERG Submittable dapat memutuskan seperti apa ruangan mereka. Karyawan lebih mungkin menyuarakan pendapatnya, berpartisipasi dalam diskusi, dan terlibat aktif dalam inisiatif transformatif ketika mereka memiliki lebih banyak kepemilikan dan hak untuk ikut serta dalam kelompok. Yang lebih penting lagi, dengan mengambil pendekatan akar rumput, ERG yang dikelola karyawan tetap selaras dengan kebutuhan anggotanya dan selaras dengan permasalahan nyata yang dihadapi komunitas mereka.

1. Ukur minat karyawan

Karyawan tidak akan berpartisipasi dalam kelompok yang tidak melayani mereka secara otentik . Pembuatan ERG tidak boleh merupakan inisiatif top-down di mana perusahaan memutuskan kelompok mana yang akan didukung. Dan Anda tidak boleh hanya membuat ERG untuk menyelesaikan item di daftar DEI Anda, atau Anda berisiko melanggengkan tokenisme.

Mulailah dengan mengukur minat karyawan dalam mendirikan program ERG. Tanyakan topik mana yang paling relevan bagi mereka. Anda juga dapat mengandalkan data demografi karyawan sebagai tolok ukur untuk menentukan target demografi mana yang mungkin memiliki cukup banyak karyawan yang tertarik untuk berpartisipasi.

Kami merekomendasikan untuk melakukan survei denyut nadi karyawan di seluruh perusahaan atau mengangkat ERG sebagai agenda selama pertemuan semua pihak. Berdasarkan minat karyawan, Submittable saat ini mendukung empat ERG yang dipimpin oleh akar rumput:

1. Orang Tua & Pengasuh yang Bekerja ERG
2. ERG Advokasi Kesehatan Mental
3. DEI ERG
4. Karyawan Jarak Jauh ERG.

Haley Catton, Manajer SDM di Submittable, menjelaskan bahwa permintaan karyawan mengarah pada terciptanya ERG pertama Submittable.

“ERG harus benar-benar membantu membangun komunitas, merayakan berbagai kepentingan dan demografi, serta mengurangi isolasi,” kata Catton. “Itulah mengapa ERG kami dimulai, karena pasca-COVID ketika begitu banyak orang berada di daerah terpencil, ada seruan bagi komunitas karena isolasi dan isolasi diri.”

Anda tidak memerlukan jumlah tertentu karyawan yang ingin bergabung dengan ERG, namun Anda perlu memastikan bahwa ada tingkat minat yang jelas dari karyawan. Ketertarikan ini dapat muncul dalam bentuk karyawan yang mengemukakan ERG secara organik, atau sebagai tanggapan positif dari survei denyut nadi. Jika tidak, tanpa adanya kepentingan yang tulus, ERG akan mengalami rendahnya partisipasi, sehingga menjadi kurang efektif dalam melayani kebutuhan kelompok sasarannya.

2. Mendapatkan dukungan dan anggaran dari pimpinan

Setelah Anda menentukan bahwa karyawan ingin berpartisipasi, Anda dapat meminta pimpinan untuk mendukung SDM dalam menetapkan ERG dengan anggaran. Dukungan finansial dari organisasi menunjukkan komitmen dan dukungan kepemimpinan, memungkinkan ERG melakukan aktivitas bermakna seperti acara atau sesi pelatihan. Tanpa dukungan finansial, jangkauan dan dampak ERG mungkin terbatas.

Anda dapat membuktikan bahwa ERG diperlukan dengan merujuk pada data dari survei pengalaman karyawan dan informasi demografis. Misalnya, jika karyawan merasa bahwa perusahaan Anda dapat berbuat lebih banyak untuk DEI, membuat ERG adalah cara yang jelas untuk menunjukkan komitmen Anda dalam membangun tempat kerja yang lebih inklusif.

Saat berbicara dengan para eksekutif, jelaskan bagaimana ERG Anda akan dijalankan oleh karyawan dan jenis dukungan apa yang perlu diberikan oleh perusahaan.

Sasaran Anda adalah mengamankan anggaran bagi ERG Anda untuk melakukan aktivitas atau memberikan donasi perusahaan untuk tujuan yang sejalan dengan kepentingan mereka. Anda juga dapat meminta pimpinan untuk bertindak sebagai sponsor eksekutif ERG untuk menyediakan jalur komunikasi dan dukungan langsung.

ERG dapat memilih untuk menggunakan anggaran mereka untuk meningkatkan kesadaran di tingkat perusahaan tentang isu-isu atau tujuan-tujuan yang mereka anggap penting. Acara atau program di seluruh perusahaan dapat memberikan platform bagi kelompok yang kurang terwakili dan meningkatkan pemahaman budaya.

Misalnya, ERG Advokasi Kesehatan Mental kami mengundang Ivy Watts untuk berbicara kepada seluruh karyawan Submittable tentang pentingnya kesehatan mental dan cara mengatasi kecemasan. Orang Tua & Pengasuh Bekerja kami ERG mengadakan penggalangan donasi perlengkapan sekolah untuk membantu setiap karyawan yang memiliki anak yang membutuhkan bantuan, dengan sebagian besar donasi diberikan ke sekolah Missoula setempat.

3. Pastikan karyawan mendefinisikan dan mendokumentasikan tujuan setiap ERG

Setiap ERG harus memiliki tujuan yang jelas, dirangkum dalam beberapa kalimat, yang menjelaskan mengapa ERG ada dan siapa yang dilayaninya. Berikut pernyataan tujuan ERG Kesehatan Mental kami misalnya:

ERG Kesehatan Mental yang Dapat Diserahkan adalah komunitas yang dipimpin oleh karyawan yang mengembangkan ruang pendidikan untuk mendiskusikan gangguan mental dan praktik kesejahteraan dengan cara yang bebas stigma dan aman secara psikologis.

Pernyataan tujuan ini mewakili komitmen setiap ERG terhadap anggotanya, dan akan membuat peserta tetap fokus pada gambaran besarnya.

Beberapa kelompok mungkin menyambut sekutu, sementara yang lain mungkin lebih memilih untuk membatasi ERG hanya pada anggota kelompok tersebut demi keamanan yang lebih baik. Seperti biasa, daripada membuat keputusan dari atas ke bawah, biarkan karyawan yang tergabung dalam setiap ERG memutuskan sendiri.

4. Jadikan ERG Anda terlihat melalui pengumuman yang sering dilakukan

Karyawan tidak dapat bergabung dengan ERG jika mereka tidak mengetahui keberadaannya. Sebagai HR, salah satu peran utama Anda dalam keberhasilan ERG adalah melakukan bagian Anda dalam meningkatkan kesadaran terhadap ERG.

Iklankan ERG yang akan datang melalui semua saluran internal yang tersedia, termasuk pertemuan semua pihak, buletin internal, saluran Slack, dan papan reklame di ruang istirahat karyawan. Jangkau karyawan yang secara khusus telah menyatakan minatnya pada isu tertentu atau bergabung dengan ERG. Minta peserta ERG untuk menyebarkan berita ini.

Kesadaran tidak hanya berakhir dengan munculnya ERG Anda. Setelah ERG Anda terbentuk, Anda harus terus membuatnya terlihat. Kami mendidik karyawan baru yang Dapat Dikirim tentang ERG kami selama orientasi, dan menyimpan sumber daya tentang bergabung dengan ERG kami di tempat yang dapat diakses dan menonjol, seperti wiki perusahaan kami (saat ini kami menggunakan Confluence).

Mempromosikan ERG di atas kertas saja tidak cukup—Anda juga harus benar-benar memungkinkan karyawan Anda untuk berpartisipasi. Menurut Great Place to Work, meskipun 100% sponsor eksekutif ERG berpendapat bahwa kepemimpinan mendorong partisipasi dalam ERG, 52% pemimpin ERG berpendapat hal tersebut benar. Secara internal, survei seluruh staf baru-baru ini menemukan bahwa 56% karyawan Submittable mengatakan bahwa “tidak ada waktu” adalah hambatan terbesar untuk berpartisipasi dalam ERG.

Oleh karena itu, kami telah mengambil langkah-langkah untuk memastikan bahwa karyawan memiliki ruang dan waktu untuk menghadiri pertemuan dan acara ERG. Dari sudut pandang SDM dan manajerial, kami mendukung ERG sebagai penggunaan waktu karyawan secara substansial dan mendorong anggota tim kami untuk menggunakan ERG sebagai manfaat kesehatan. Kami juga bermitra dengan ERG untuk mensponsori acara di seluruh perusahaan agar visibilitasnya lebih besar.

5. Tetapkan pemimpin ERG dan pertimbangkan untuk menggunakan model co-leader

Setiap ERG membutuhkan seorang pemimpin untuk mewakili dan mengadvokasi komunitasnya. Pemimpin berfungsi sebagai penghubung antara ERG dan SDM mereka, memberikan visibilitas untuk aktivitas kelompok mereka sekaligus melindungi privasi kelompok mereka.

Anda tidak boleh menunjuk pemimpin ERG. Anda tidak bisa memaksa seseorang untuk mengambil tanggung jawab ekstra jika mereka tidak menginginkannya. Pemimpin ERG yang kuat harus bersemangat membangun komunitas inklusif, dan ingin membantu orang lain melakukan hal yang sama.

Untuk mengimbangi beban memimpin ERG, kami telah menerapkan model co-leader. Setiap ERG memiliki dua pemimpin, dan sebagai insentif, kami menawarkan masing-masing pemimpin bersama $500 untuk disumbangkan ke badan amal pilihan mereka. Kami meminta para pemimpin untuk berkomitmen pada posisi tersebut setidaknya selama satu tahun, setelah itu mereka dapat meneruskan tongkat estafet atau terus memimpin.

Para pemimpin ERG mengatur pertemuan-pertemuan dan memastikan bahwa setiap orang dalam kelompok mereka mempunyai kesempatan untuk menyuarakan pendapat mereka. Kami meminta para pemimpin ERG di Submittable untuk menetapkan agenda setiap pertemuan guna memberikan visibilitas kepada anggota dan mendorong partisipasi.

Namun, meskipun terdapat pemimpin bersama untuk memandu diskusi, penting bagi ERG untuk menjadi ruang yang demokratis agar tetap fokus pada karyawan dan berbasis komunitas.

Sam Ellsworth, manajer pemasaran produk di Submittable, ikut memimpin ERG Advokasi Kesehatan Mental kami.

“Hanya karena ada seorang pemimpin tidak berarti mereka mengetahui topik tersebut lebih baik daripada orang lain,” kata Ellsworth. “Cara kita mendefinisikan dan menangani topik kita, seperti kesehatan mental, bisa sangat berbeda. Misalnya, kami mempunyai anggaran, namun saya bukan satu-satunya yang memutuskan ke mana anggaran tersebut disalurkan—kami mengadakan pertemuan untuk memutuskan 'Apa yang kami inginkan?' Menjadi seorang pemimpin adalah tentang mengumpulkan semua orang dan memastikan bahwa orang-orang tahu kapan dan di mana sesuatu terjadi, daripada mengatakan pendapat Anda lebih baik daripada pendapat orang lain.”

6. Izinkan ERG menciptakan ruang aman untuk berdiskusi

ERG harus menyediakan tempat yang aman bagi karyawan untuk berkomunikasi secara bebas tentang pengalaman mereka, termasuk tantangan terkait pekerjaan, dan menjalin hubungan dengan orang lain. Ruang aman ini memerlukan privasi dan otonomi yang besar.

Di Submittable, para pemimpin dan anggota ERG memutuskan bagaimana mereka ingin menggunakan ruang mereka. Meskipun setiap ERG mengadakan pertemuan bulanan seputar topik tertentu (misalnya, bagaimana kelompok tersebut ingin menggunakan anggaran mereka), para anggota tidak dipaksa untuk hadir. Kami juga menyediakan saluran Slack dimana anggota dapat mengobrol lebih santai satu sama lain.

Ellsworth mengatakan kunci untuk menyediakan ruang aman bagi anggota ERG adalah memastikan bahwa mereka merasa diterima dan diterima dalam kapasitas apa pun yang mereka tunjukkan.

“Apa pun subjeknya, ERG menyediakan komunitas bagi orang-orang yang memiliki ketertarikan terhadap sesuatu, memiliki wadah untuk berdiskusi, dan memiliki kesempatan untuk terhubung dengan orang-orang yang mengalami hal serupa,” kata Ellsworth. “Entah Anda ingin menjadi peserta aktif atau hanya sekedar lalat di dinding—entah Anda berbicara atau tidak—ERG memberi Anda platform untuk tidak sendirian.”

Sebagai aturan umum, para anggota harus sepakat bahwa apa pun yang dikatakan di saluran atau pertemuan pribadi tidak boleh dibagikan di luar ERG mereka. Sebagai staf HR, Anda dapat memfasilitasi keamanan psikologis dengan menjadikan saluran ERG Slack hanya untuk undangan, dan menjelaskan bahwa percakapan ERG tidak dan tidak akan pernah dipantau oleh HR atau pimpinan.

7. Berikan dukungan berkelanjutan

ERG yang efektif dipimpin oleh karyawan, namun didukung oleh sumber daya perusahaan. Untuk menciptakan perubahan positif yang bertahan lama, penting untuk memberikan dukungan pada ERG Anda—dan mengandalkan ERG Anda sebagai sumber pendidikan yang berharga. Ini mungkin terlihat seperti:

Check-in rutin dengan pemimpin ERG Anda

Di Submittable, kami melakukan sinkronisasi triwulanan antara pemimpin ERG, manajer SDM, dan CEO kami. Selama pemeriksaan ini, para pemimpin memberikan informasi terkini tentang kinerja ERG mereka, meninjau tujuan mereka, dan mengemukakan topik atau kekhawatiran yang menurut kelompok mereka harus dipertimbangkan oleh perusahaan. Pertemuan-pertemuan ini menyediakan jalur komunikasi langsung antara ERG, SDM, dan CEO kami, sekaligus tetap memungkinkan ERG kami melindungi privasi dan mempertahankan otonomi mereka.

Ciptakan ruang untuk acara atau aktivitas ERG

ERG dapat memilih untuk menggunakan anggaran atau waktu perusahaan yang dialokasikan untuk acara atau kegiatan yang dapat membantu membina masyarakat, atau menciptakan perubahan positif.

Acara ERG seperti lokakarya, seminar, atau perayaan dapat meningkatkan visibilitas dan membangun kesadaran di tingkat organisasi mengenai isu-isu terkait. Mereka juga dapat menyoroti keberagaman, mendorong pemahaman, dan memperkuat inklusivitas di lingkungan kerja Anda.

Misalnya, setelah setiap pertemuan, dua lokasi di kantor kami mengadakan happy hour untuk berdiskusi dan bersosialisasi. Karyawan Jarak Jauh kami ERG berhasil menganjurkan happy hour virtual pasca-semua tangan, yang telah membantu memperkuat komunitas virtual kami dan menyertakan pekerja jarak jauh kami dalam aktivitas membangun tim yang bermakna.

Belajar dari ERG Anda

ERG menawarkan wawasan berharga tentang apa yang sebenarnya dirasakan oleh karyawan dari komunitas marginal di organisasi Anda. Misalnya, lakukan survei terhadap seluruh staf yang menanyakan kepada karyawan seberapa baik kinerja perusahaan terkait inisiatif DEI. Sentimen umum mungkin mengatakan bahwa Anda baik-baik saja, namun jika anggota ERG Anda merasakan hal yang berbeda, pendapat tersebut dapat menceritakan kisah sebenarnya. Orang-orang tersebut akan merasakan dampak negatif yang lebih kuat karena dikucilkan dibandingkan karyawan yang tidak terlalu dipertaruhkan.

Anda bahkan dapat mengandalkan ERG untuk mendapatkan umpan balik dan panduan mengenai keputusan perusahaan. Jika Anda ingin memastikan bahwa peluncuran produk atau kampanye pemasaran baru menghormati semua identitas, biarkan ERG Anda mempertimbangkannya terlebih dahulu. Seperti yang dikatakan Patricia Toothman, manajer dampak sosial di Splunk, memperlakukan ERG Anda sebagai ahli di bidangnya dapat memungkinkan perusahaan Anda membuat keputusan yang lebih cerdas dan inklusif.

“Kami memiliki bantuan ERG yang dinonaktifkan dan sebenarnya untuk mendesain ulang produk, produk Splunk kami, sehingga orang-orang dengan gangguan penglihatan dapat mengakses produk dengan lebih baik,” kata Toothman.

Anda juga dapat meminta ERG untuk memberikan arahan mengenai strategi CSR Anda, dan program apa yang mereka ingin agar perusahaan jalankan.

“Dengan kelompok sumber daya karyawan kami, kami sepenuhnya mendukung mereka dan hal-hal yang paling berarti bagi mereka,” kata Toothman. “Dan menurut saya, hal yang sangat saya banggakan adalah keterhubungan, bagaimana kita dapat memanfaatkan sumber daya kita—waktu istirahat sukarela, program pemberian hadiah yang sepadan—untuk benar-benar meningkatkan tujuan yang mereka rayakan dan dukung?”

Perjuangan terbesar bagi sebagian besar ERG adalah meningkatkan partisipasi karyawan

Memulai ERG hanyalah langkah pertama. ERG dirancang sepenuhnya bersifat sukarela. Karyawan harus ingin bergabung dengan ERG, dan kemudian harus aktif hadir dalam rapat dan percakapan. Dan di situlah letak tantangan sebenarnya.

Saat ini hanya sekitar 8,6% dari total tenaga kerja kami yang berpartisipasi dalam ERG, dengan rata-rata empat peserta per pertemuan ERG. Namun, anggota yang berpartisipasi dalam ERG kami senang menjadi bagian dari komunitas mereka dan memperkuat hubungan dengan orang lain—dan bagi tim kami, hal ini membuktikan bahwa ERG kami efektif.

“Seperti program apa pun—terutama program yang cukup baru—perlu waktu dan kerja keras untuk mengembangkannya, namun saya sangat senang kita memiliki ERG di sini,” kata Catton. Kami sendiri baru memulainya, namun kami telah belajar banyak selama prosesnya.

Satu pelajaran terakhir yang kami pelajari adalah bahwa proses dan alat yang tepat dapat membantu Anda mengukur dan meningkatkan partisipasi karyawan dalam ERG. Dengan Relawan dan Pemberian Submittable, para pemimpin ERG dapat membuat dan mengelola inisiatif mereka sendiri—cocok untuk ERG yang ingin keluar dan memberikan dampak pada komunitas mereka.