Bagaimana mengatasi masalah utama dalam manajemen proyek

Perubahan besar-besaran dalam organisasi kerja dan manajemen bisnis yang diprakarsai oleh pandemi tidak melambat sedikit pun di tahun 2022. Namun, gejolak dan dinamika ekonomi sebenarnya dapat terbukti kondusif bagi kelancaran pelaksanaan proyek. Hari ini, mari kita lihat lebih dekat isu-isu utama dalam manajemen proyek.

Masalah dalam manajemen proyek – daftar isi:

1. Isu utama dalam manajemen proyek
2. Masalah ruang lingkup proyek
3. Waktu pelaksanaan proyek
4. Fleksibilitas tindakan
5. Ringkasan

Isu utama dalam manajemen proyek

Menurut laporan Pulse of the Profession, persentase proyek yang lebih tinggi telah diselesaikan secara efisien: mencapai tujuannya, tetap sesuai anggaran, dan waktu penyelesaian yang direncanakan. Di sisi lain, lebih banyak proyek yang dibatalkan pada tahun 2021 dibandingkan tahun-tahun sebelumnya.

Oleh karena itu, kami akan memeriksa yang sukses untuk belajar dari yang terbaik. Apa isu-isu utama mengenai pengelolaan proyek-proyek ini? Dan bagaimana kita akan mencoba menyelesaikannya hari ini?

Kami akan fokus hari ini pada tiga bidang utama yang menjadi perhatian dalam manajemen proyek. Ini adalah:

• ruang lingkup proyek
• waktu pelaksanaan proyek
• fleksibilitas tim

Masalah ruang lingkup proyek

Masalah dengan mendefinisikan ruang lingkup proyek biasanya dimulai sejak awal. Dan bahkan sebelum asumsinya diklarifikasi sepenuhnya. Itulah mengapa sangat penting untuk membuat sketsa cetak biru proyek dengan hati-hati. Jangan terburu-buru dan luangkan banyak waktu untuk mengklarifikasi tujuan dan rencana tindakan dengan hati-hati sebelum menjadwalkan tugas.

Ini adalah ide yang baik untuk menggunakan alat yang tepat untuk ini ketika merencanakan ruang lingkup proyek serta membaginya menjadi epik atau utas yang dapat dipahami oleh semua pihak.

• Komunikasi dengan klien dan mitra

Untuk memastikan keberhasilan suatu proyek, kelahirannya sangat penting. Suasana yang menyenangkan, presentasi yang meyakinkan dari asumsi yang paling signifikan bersama dengan negosiasi dan keterampilan interpersonal dari manajer proyek semua dapat memutuskan apakah proyek akan ditolak atau dilaksanakan.

Diskusi selanjutnya dengan klien dan pembuat keputusan lainnya adalah momen mengikat yang menentukan ruang lingkup awal proyek.

• Fleksibilitas lingkup alami versus creep lingkup

Tetapi mengapa kita berbicara tentang ruang lingkup "awal" dari sebuah proyek? Karena ruang lingkup yang direncanakan tidak akan pernah identik dengan ruang lingkup akhir.

Asumsi fleksibilitas alami dari ruang lingkup proyek adalah cara untuk menangani variabilitas ruang lingkup dan hanya pendekatan yang realistis. Ini memungkinkan kerangka kerja proyek untuk beradaptasi dengan kemampuan pengiriman yang sebenarnya dan perubahan kondisi bisnis. Namun, variabilitas alami ini tidak boleh berlaku untuk asumsi utama proyek.

Ketika asumsi kunci berubah dan ruang lingkup tugas yang harus dilakukan meluas, keberhasilan proyek dipertanyakan. Masalah ini disebut scope creep. Istilah scope creep berarti pertumbuhan proyek yang tidak terkendali. Dan itu adalah kutukan sebanyak sepertiga dari proyek bisnis yang dilaksanakan.

• Sisi konten

Hambatan lain dalam manajemen proyek adalah mendefinisikan isi proyek. Seorang manajer proyek harus jujur ​​menjawab pertanyaan: apakah saya cukup tahu tentang tugas yang ingin saya lakukan?

Jika jawaban untuk pertanyaan ini adalah tidak, maka tidak peduli seberapa maju proyeknya, perlu berkonsultasi dengan spesialis. Awalnya dengan mereka yang membentuk tim proyek. Namun terkadang saran dari ahli eksternal diperlukan.

Waktu pelaksanaan proyek

Bahkan manajer proyek yang sangat berpengalaman adalah orang yang optimistis dalam hal waktu pelaksanaan proyek. Ini dibuktikan dengan statistik proyek besar yang diselesaikan. Pada tahun 2021 secara global 55% proyek diselesaikan tepat waktu. Jumlah ini meningkat 4% dibandingkan tahun sebelumnya. Namun, hasilnya masih belum terlalu memuaskan.

• Penundaan yang realistis

Penyelesaian proyek tepat waktu biasanya terhalang oleh waktu yang tidak realistis yang dialokasikan untuk tugas-tugas tertentu. Itulah mengapa ada baiknya menggunakan alat yang memungkinkan pengukuran statistik dari kecepatan aktual pelaksanaan tugas dan membandingkannya dengan waktu yang dijadwalkan.

• Komunikasi tim

Tentu saja, waktu pelaksanaan proyek terkait erat dengan ruang lingkup dan anggarannya. Namun, faktor penentu sering kali menjadi efisiensi dan fleksibilitas tim.

Kinerja tim harus memenuhi persyaratan yang jelas dan dapat dimengerti melalui pendelegasian tugas dan tanggung jawab yang jelas. Sama pentingnya adalah transparansi saling ketergantungan dari masing-masing tahap pelaksanaan pekerjaan, serta antrian tugas. Menjaga aspek komunikasi ini untuk mencegah kemunduran dengan waktu pelaksanaan proyek.

Fleksibilitas tindakan

Kesulitan dan sumber kegagalan dalam manajemen proyek adalah kurangnya fleksibilitas yang dihasilkan dari berpegang teguh pada jalan yang terkenal dan sulit. Ini sering mengarah pada penggunaan metode dan alat manajemen yang dicoba dan diuji yang tidak cocok untuk proyek tertentu. Tetapi bagaimana meningkatkan fleksibilitas Anda – sebagai manajer proyek – dan fleksibilitas seluruh tim?

• Kelincahan

Bukan kebetulan bahwa fleksibilitas operasi dan pemecahan masalah yang melekat pada tim desain perangkat lunak yang kecil dan gesit telah mendapatkan pengakuan dunia. Semakin sering alat manajemen proyek dari industri TI yang menyebar ke industri lain ketika situasi membutuhkan peningkatan fleksibilitas operasi.

• Komitmen dan pengorganisasian diri

Tim yang dikelola dengan tangkas dapat melatih fleksibilitas yang luar biasa. Di dalamnya, manajer menjadi terlibat langsung dalam proyek sering memberi dan menerima umpan balik atas tindakan mereka. Dan anggota tim - setidaknya sampai batas tertentu - secara mandiri memilih tugas untuk dilakukan. Semua itu membuat tim agile terlihat mirip dengan model self-organization.

Ringkasan

Kami telah mengkategorikan isu-isu utama dalam manajemen proyek menjadi tiga kelompok. Yang pertama termasuk mendefinisikan, memahami, dan memelihara ruang lingkup proyek selama pelaksanaannya. Yang kedua adalah waktu tugas proyek. Yang ketiga adalah menjaga fleksibilitas dalam manajemen tim dan terus beradaptasi dengan perubahan kondisi.

Cara terbaik untuk mengatasi masalah ini adalah dengan tetap memperbarui – dengan jadwal dan pengetahuan Anda, dengan metode manajemen Anda, dengan tim Anda, dan dengan perangkat lunak yang membuat pengelolaan proyek yang sangat kompleks menjadi lebih mudah.

SUMBER STATISTIK: Pulsa Profesi 2021

Baca juga: Tonggak Proyek

Jika Anda menyukai konten kami, bergabunglah dengan komunitas lebah sibuk kami di Facebook dan Twitter.

Pengarang: Caroline Becker

Sebagai Manajer Proyek, Caroline ahli dalam menemukan metode baru untuk merancang alur kerja terbaik dan mengoptimalkan proses. Keterampilan organisasi dan kemampuannya untuk bekerja di bawah tekanan waktu menjadikannya orang terbaik untuk mengubah proyek rumit menjadi kenyataan.

Lihat semua posting