Umumnya, sebuah pertemuan dianggap berhasil jika mencapai hasil yang nyata. Apakah sudah waktunya untuk berhenti berfokus pada hasil dan lebih pada peserta yang sebenarnya?

Penelitian terbaru menunjukkan hal ini mungkin terjadi. Pertemuan yang bertujuan adalah pertemuan yang memperkaya hati dan pikiran, membawa peserta ke tingkat yang baru.

Menurut temuan ilmu perilaku, apa yang dialami orang sebenarnya mengubah jaringan otak fisik. Orang melatih otak mereka melalui percakapan, lebih dari dua pertiganya bersifat sosial. Bayangkan betapa merugikannya duduk melalui pertemuan tradisional dengan pembicara dan presentasi PowerPoint bagi otak!

Keluar dengan Konvensional, Masuk dengan Kreatif

Banyak manajer menerapkan logika ekonomi tradisional, memandang anggota organisasi sebagai agen yang mementingkan diri sendiri. Mereka menciptakan budaya perusahaan yang sesuai, yang gagal membuahkan hasil.

Kemudian, mereka sampai pada persimpangan jalan: menegakkan kontrol yang lebih ketat untuk mencapai hasil yang diinginkan atau menjadi kreatif dan merancang pertemuan sesuai dengan tujuan otentik yang lebih tinggi yang membantu memandu keputusan dan bersinggungan dengan kebutuhan perusahaan. Jika mereka memilih opsi kedua, mereka akan menemukan orang-orang yang mencoba hal-hal baru, mengambil risiko, dan beralih ke pembelajaran mendalam di setiap tingkat organisasi dari atas ke bawah.

Bagaimana Seorang Fasilitator Dapat Membantu Menemukan Tujuan Yang Lebih Tinggi Itu?

Jika Anda bertanya kepada manajer apa tujuan perusahaan mereka, banyak yang akan mengatakan "pertumbuhan ekonomi", "lebih banyak keuntungan", atau sesuatu yang lain seperti itu. Ini wajar karena konsisten dengan strategi manajemen yang telah diajarkan di sekolah bisnis dan apa yang mereka pelajari setelahnya. Pekerjaan pada dasarnya berbasis hasil dan keuntungan adalah tujuan dari setiap perusahaan. Beberapa organisasi memiliki dokumen yang menguraikan misi, tujuan, dan nilai-nilai mereka. Meskipun itu adalah langkah ke arah yang benar, apakah nilai-nilai ini terintegrasi dan tercermin dalam pertemuan?

Ide Rapat Manajemen – Daftar Periksa Rapat yang Efektif

Rapat manajemen adalah tempat pengambilan keputusan paling penting. Dengan memelihara koneksi sosial, penyelenggara dapat membuat mereka lebih terarah. Rasa memiliki memiliki pengaruh yang cukup besar pada pengambilan keputusan dan perilaku.

Gunakan Bercerita

Untuk membuat pesan Anda lebih bermakna, ceritakan sebuah cerita, dan buat cadangan fakta menggunakan data. Fasilitator dapat membantu Anda menyeimbangkan fakta sehingga peserta rapat tidak kewalahan. Otak seseorang tidak dapat menyimpan informasi dalam jumlah yang tidak terbatas. Fasilitator membuat rencana pertemuan manajemen untuk menghindari fokus yang berlebihan pada data, alih-alih berfokus pada pemanfaatan potensi manusia.

Ketuk Potensi Manusia

Tidak dapat disangkal bahwa teknologi sangat membantu dalam rapat. Namun, orang-orang adalah intinya. Setiap organisasi memiliki kumpulan agen perubahan yang memberi energi yang belum dimanfaatkan – orang-orang yang didorong oleh tujuan, dewasa, dan sangat positif. Mereka adalah inspirasi alami bagi orang lain. Mereka selalu siap untuk mengambil inisiatif dan dapat membantu dalam setiap langkah proses penetapan tujuan.

Untuk memanfaatkan potensi manusia, pikirkan kapan Anda ingin peserta mempersempit fokus mereka dan kapan harus memperluas perhatian mereka. Manfaatkan cahaya dan suara untuk menciptakan energi di dalam ruangan atau menimbulkan rasa tenang. Salah satu cara untuk melakukannya adalah dengan membuat stasiun yang lebih kecil yang memungkinkan peserta memilih bagaimana mereka ingin terlibat. Ini adalah sesi kelompok fokus yang lebih kecil dengan atau tanpa pembicara, sering kali melibatkan teknik pembelajaran berdasarkan pengalaman yang dapat dikomunikasikan oleh fasilitator Anda kepada Anda.

Kelola Stres

Ingatkan peserta Anda untuk tidur dan berolahraga sebelum rapat agar mereka cukup istirahat dan siap untuk berkontribusi. Elemen mindfulness dapat membantu manajer merasa lebih berenergi dan mengelola tingkat stres mereka.
Ide termudah adalah berhenti secara berkala selama rapat untuk mengingatkan peserta agar menarik napas dalam-dalam. Selama istirahat, Anda dapat merangsang indera dengan memberikan cahaya alami atau kue yang baru dipanggang, yang aromanya cukup untuk menyegarkan orang. Elemen alami seperti ini membantu manajer berpikir lebih jernih.

Tentukan berapa banyak orang yang benar-benar perlu hadir dalam rapat dan hindari membuat mereka stres dengan mengharapkan mereka untuk duduk diam selama berjam-jam dan mengambil data. Idealnya, data dipecah menjadi bagian-bagian yang lebih kecil dan lebih “dapat dicerna” yang dapat ditampung menjadi 40 -menit sesi.

Pikirkan tentang bagaimana perasaan peserta setelah rapat, lalu pikirkan tentang apa yang dapat diubah atau ditambahkan untuk mencapainya. Ini dikenal sebagai perasaan "melapisi". Selalu sertakan tindak lanjut rapat, misalnya, dengan mengirim email ringkasan rapat dan risalah rapat jika memungkinkan dan diperlukan.

Menjamin Dampak Positif

Bagaimana Anda memastikan hasil pertemuan yang positif? Itu dimulai dengan menentukan hasil yang positif. Apa pun itu – memecahkan masalah, membuat keputusan, dll. – termasuk aktivitas untuk mendorong tingkat konektivitas dan makna baru.

Ketika orang terlibat, pengalaman mereka lebih kaya, lebih memuaskan, dan lebih terarah. Fasilitator pertemuan yang berpengalaman akan memastikan semua orang yang hadir pada pertemuan itu aktif dan berkontribusi. Kebutuhan peserta harus diperhitungkan; hanya dengan begitu Anda dapat menjamin dampak positif serta pengalaman yang nyata dan otentik.

Fasilitator pertemuan dapat menciptakan pengalaman unik dan nyata yang ingin dibagikan oleh orang-orang. Ini dimulai dengan memberikan pilihan kepada peserta. Menurut data IACC saat ini, 4 dari 5 pekerjaan perencana pertemuan mencakup penciptaan pengalaman jauh lebih besar daripada dua tahun lalu. Pertemuan manajemen berubah menjadi pengalaman dengan menunjukkan strategi yang sesuai yang dapat membantu ditentukan dan diterapkan oleh fasilitator.

Rahasia Pertemuan yang Bertujuan: Pengalaman Desain

Menurut pemimpin pertemuan dan pameran acara IMEX, tema "pertemuan yang bertujuan" akan mendominasi industri di tahun-tahun mendatang. Pertemuan yang bertujuan menggabungkan inovasi, makna yang lebih dalam, dan wawasan.

Manfaat dan tujuan pertemuan didekati secara kompleks. Bagi fasilitator, ini berarti melampaui desain pertemuan konvensional dengan memperkenalkan unsur-unsur kesehatan, kesejahteraan, ilmu perilaku, dan teknologi. Di atas segalanya, bagaimanapun, itu berarti memberi setiap orang pilihan yang termasuk dalam ruang lingkup tema pertemuan yang bertujuan.

Tujuan yang Lebih Tinggi di Pertemuan Anda Berikutnya

Meskipun tujuan yang lebih tinggi, seperti merasa puas dan menganggap pekerjaan seseorang bermakna, tidak serta merta menjamin dampak langsung pada laba, banyak perusahaan telah menunjukkan hasil yang mengesankan.

Sebuah studi Gartenberg pada setengah juta orang di 429 perusahaan, yang berlangsung selama lima tahun (2006 hingga 2011), menunjukkan dampak positif pada ukuran kinerja berwawasan ke depan dan pengembalian aset ketika tujuannya dikomunikasikan dengan jelas.

Tujuan, kemudian, lebih dari sekadar angan-angan. Daya saing dan kesehatan keuangan perusahaan Anda mungkin bergantung padanya.

Sylvia Peters adalah kolaborator untuk Find A Fasilitator dan ibu dari dua anak. Dia juga ahli dalam menghadirkan fasilitasi yang paling kredibel, berpengalaman, dan menarik untuk setiap pertemuan yang dia hadiri. Di waktu luangnya, Anda akan menemukannya bermeditasi dan membuat salad favoritnya.